茶话会策划方案.doc

宁德协和妇产医院茶话会
宁德协和妇产医院
暨月子会所茶话会
活
动
策
划
主办：宁德协和妇产医院
时间：2016年1月

2016

目 录
前言
一、活动主题······························3
二、时间地点······························3
三、参与人员······························3
四、活动进程落实··························4
五、组织分工
（一）秘书组······························5
（二)会务组······························5
（三）后勤组······························6
六、场地布置
(一）场地具体布置························6
（二）场地布置效果图······················7
七、活动流程······························8
八、经费预算······························9
九、应急预案······························9
十、附件：
（一)邀请函······························10
（二)活动流程表··························11
目 录
前言
一、活动主题······························3
二、时间地点······························3
三、参与人员······························3
四、活动进程落实··························4
五、组织分工
(一）秘书组······························5
(二）会务组······························5
(三）后勤组······························6
六、场地布置
（一）场地具体布置························6
（二）场地布置效果图······················7
七、活动流程······························8
八、经费预算······························9
九、应急预案······························9
十、附件
（一）邀请函······························10
(二）活动流程····························11
前 言
为宣传我院近段的建设发展成果，主动接受社会监督，不断提升医院形象，继续推动“人民满意的医疗卫生机构” 创建和“五心服务”深入进行，决定通过“茶话会”这种活动与医院直接沟通的方式，真正让准妈妈了解医院,了解医务人员，增强医生之间的感情,零距离接触医院医务人员.同时也是医院拓宽联系渠道、构建和谐医患关系的一次崭新尝试，不仅可以提升医院的医疗服务水平，且便于准妈妈和公众参与医院的建设、改革和发展.借助“茶话会”活动营销我院，树立我院在周边居民中的认知度，同时消除公众神秘感、增强医院透明度，参与活动的公众还可以点评医院的工作.“茶话会”活动突显其重要性和必要性，也是我院深入开展党的群众路线教育实践活动的一部分.根据我院实际，特制订本实施方案.
一、 活动主题
协和送祝福·孕妈享温暖
二、活动时间、地点
时间：
地点：宁德市协和妇产医院月子会所
三、参与人员
产科领导
儿科领导
孕妇学校负责人
企划部人员
客服导医
客户代表等
四、活动进程落实
（督促落实负责人： 联系方式: ）
完成日期
具 体 任 务

调查参与热情度：访问客户代表，听取意见

完成活动筹备方案,确认邀请来宾名单及参与项目

确定节目流程

发出邀请,告知各与会人员

确认场地布置方案,会议场地预定

完成本活动相关宣传单、横幅设计制作
完成道具准备工作（根据当天现场布置及节目单需求)

相关参与节目表演人员进行节目表演训练

音响设备、礼品、茶点、水果、水等到位
相关茶席布置人员确定茶席布置方案

简单布置场地

检查各项工作是否全部落实到位，并按策划完成彩排
五、组织分工
（一）秘书组
总负责人： 联系方式：
具体项目
具体安排
负责人
联系方式
备注
文稿撰写
活动筹备方案撰写

参考完成进度及活动流程
开场发言稿撰写、主持稿编写
文本资料
活动流程安排
邀请函制作
礼品准备
莅临嘉宾礼品：50份

确认来宾名单
审核并确认来宾名单，
并呈送请柬
请柬
制作50份来宾邀请函
彩排监督
确定节目流程、监督节目彩排
（二）会务组
总负责人： 联系方式：
具体项目
具体安排
负责人
联系方式
备注
协调员
维持现场秩序，并及时协调会议期间任何事宜

根据实际表演节目来确定道具准备
来宾座位安排
按照到场来宾任务安排座位
屏风
1块：活动背景墙

横幅
2条：会场两侧
会场设备配置与维护
1.音箱设备及话筒2支;
2。摄像设备1套；
3.笔记本电脑：安排人员播放控制背景音乐
道具准备
相关表演道具搜集、租赁、购买
（三)后勤组
总负责人： 联系方式:
具体项目
具体安排
负责人
联系方式
备注
场务维护及服务
负责现场秩序维护，排除干扰

实际情况跟其他组协商
各项会议材料的搬运工作
包括礼品、文本资料、茶水等材料
协助会务组会场布置工作
包括横幅、屏风、表演道具、茶道具等
礼品、茶水购置
1.各种水果
2.茶点（糕点)
3。礼品

可酒店协商
饮食安排
活动准备相关人员的餐饮（宴会）安排
住宿
负责夜宿的嘉宾住宿
六、场地布置
（一）场地具体布置
总负责人: 联系方式：
区域
布置任务
负责人
备注
外围区
活动场地两侧植被悬挂横幅与宣传贺词；

嘉宾区
1. 整齐摆放嘉宾座椅：呈左右各6张桌子，每桌配
4张椅子（与舞台呈T字形）;
2。嘉宾坐席每桌摆放各式茶点（茶席自行布置）；
3。嘉宾区正后方为摄影师录像.

舞台区
背景
1. 舞台以喷布（提前做好)为总体背景,并放置一古色古香屏风;
2. 舞台两侧各放置音响话筒;

具体设备根据表演节目安排
表演区
正方留置20*5平方米的空间，前方留置2。5*10平方米空间
七、活动流程
茶话会 流程表
时间：
地点： 宁德协和妇产医院月子会所
人员：准爸妈

上午

通知全体人员，最后确定到场信息

进行现场布置检查(包括布置茶席）

中餐（在活动现场解决）
晚上

茶会正式开始（正式开始前播放背景音乐，摄影设备准备就绪）

院领导代表致辞发言，感谢客户

播放禅茶一味(期间由xx老师现场书写、画待定）

服装展示：亲子装、个人秀

茶歇：在所坐位置休息,泡茶者展示其着装、茶席布置主题、茶样、茶礼等

香艺展示（期间演示古筝/古琴弹奏）

孕育知识讲座,发放礼品

代表致辞，共同祝愿，现场预定

茶会结束
八、经费预算
项目
具体内容
金额
备注
摄影、音响设备租赁

会场布置费用
背景屏风:
现场活动桌椅租赁：
横幅：

会场用品费用
水果、茶水:
手花：

礼品费
莅临嘉宾礼品：

服装租赁
汉服、香艺服租赁：

共计费用
(实际费用待定）
九、应急预案
为了保证此次夜茶会的顺利进行,及时应对突发事件,避免在活动中出现异常问题或现象，特制定此应急预案，措施如下：
（一） 现场指挥
由xx现场监督检查问题，并及时解决
（二)突发事件应急
1、相关信息的收集（如当天天气查询）；
2。联络有关应急信息的收集（各种灾害事故的应急抢救）;
3.劝阻滋事人员，制止过激行为（路人甲乙)；
配备： 1。灭火器材的配置:（全部使用3公斤ABC干粉灭火器）舞台区、嘉宾区后方各放1具，供电设备处放4具，运输物资的车内放1具备用。
2。各类常用药品的配置。
（三）制止突发事件的原则：
1。遵循“安全第一”的原则。
2。确保参加茶会嘉宾的人身安全。
3.一旦出现突发事故，应急指挥组立即启动，得到相关指导和帮助。
4。保护现场，控制滋事人员。
附:
邀 请 函
尊敬的 先生/女士:
我店定于2016年X月X日X时，在宁德协和妇产医院举行“宁德协和妇产医院月子会所茶话会"，
届时恭候您光临指导。
联系人： 联系电话:
宁德协和妇产医院
二○一六年一月
活动流程表
1. 嘉宾入座，静心茶；
2. 医院领导代表致辞,感谢客户；
3. 表演；
4. “宁德协和妇产医院”ppt展示院内；
5. 茶话会,厚韵红茶、岩骨茶香;
（茶师主泡）
6. 香艺、韩国茶礼表演：宁德协和妇产医院代表展示；
（古琴演奏）
7. 茶话会，孕产小知识；
8. 代表致辞；
9. 放飞祝福:现场预定
10. 活动结束
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