外贸企业订单管理程序.doc

文件编号：外贸企业订单作业流程控制管理程序文件编号：制定日期：修改日期：总页数:1目的：了解客户需求，将审查合格后之客户需求转化为内部指令,保证客户需求得到及时有效的满足. 2范围:所有公司客户及潜在客户的需求，包括对产品和服务的需求.3定义:无4职责：41业务部负责客户需求的搜集、审查和确认，通过与客户及内部相关部门的沟通协调，保证客户需求得到及时有效的满足。42开发部负责新开发案的可行性评估、估价、新产品开发案流程管控和样品提交等与产品开发相关的工作。4。 3生产部负责交期评审、生产的组织实施。44品检部负责产品生产全过程的质量控制。45其它相关部门根据各自的职责，配合上述部门做好订单的流程管理.5。流程：步骤工 作 流 程主导部门配合部门说 明相关支持文件及表单1客户询盘业务部无1.1一般在客户下订单之前，都会有相关的Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。无2邮件的回复业务部 无2.1因时差问题对于不同地区的客人在邮件回复的时间上有所不同,亚洲客人应在早上回复，欧州客人应在下午回复，美洲客人应在晚上回复。因此公司可能会据此时差及业务发展的状况来调整业务员的工作时间，以能更好地服务于客人。2.2对于对方以企业邮箱联系的客人，要求必须第一时间给予及时的回复.2。3 原则上所有业务员都要用公司的企业邮箱与客人联系，不准用其它邮箱与客人联系。无现有产品3产品研发Y N报价取消Y可行性评估业务部开发部3.1，在客户要求的时间内对产品技术、生产和成本、风险及时效等可行性作出评估。3.2若该产品在技术、生产和成本要求等方面不可行,评估部门应及时告知业务员，业务员应及时通知客户，并与客户确定一致意见并反馈评估部门。【估价需求及可行性评估表】【估价单】【报价单】10YN报价确认结案业务部算价部4.1首先要明白产品的价格同其所用材料的材质及订单数量有关系。因此在报价时在报价单上必需具体体现：产品的图片、产品的规格型号、选用的材质、产品尺寸、内盒外箱规格、报价的数量、包装方法及交易条件及交货时间。(要求报价单格式化,严格使用公司的报价单，不得另制其它表单)。但最终报价应以确认样品为准。4。2对未能与客户达成一致意见之报价，进行结案处理。【估价需求及可行性评估表】、【估价单】制样、样品的确认及寄样开发部业务部5.1业务员根据客人的产品要求,制作样品单.客人有额外特殊要求的，需详细备注。5。2开发部（责任人:王秀红)依据业务员打印的样品单，制作相应的样品。5。2。1常规、简单产品的胚型,请务必按照老规矩做,以避免出错。5。2.2客人有特殊要求，或者工艺复杂的样品,请制样人务必及时与业务沟通清楚，必要时与经验丰富的专业人员沟通探讨，并考虑到批量大货时能满足质量及交期的需要，还需考虑大货生产的人工成本控制问题。5。2。3供样必需保时、保质供客人确认。样品完成后，前后（正反面）均需拍照留底。5。2.4新样或者客户样，前后做的要一致。如不确定,请务必跟相关人员核对清楚。5。3根据客人要求制造的样品如果不能做,我们也要如实相告,不应欺瞒客人，当然条件许可下可努力试制，并适时告知进度。要深知企业是靠质量取胜，而不是靠低价格竞争得来的,因此，样品的品质相当关键.5.4制样时我们要费时、耗财，同时又可体现客人诚意度。为此，对于暂末合作过要供样品的新客人原则上要付样品费且要付运费。当然,客人能付样品费，他也会思考合作可能性有多大,那样合作可能性才会有。5。5制作完成的样品，经业务员确认后（特殊的、工艺复杂的还需公司领导及生产技术负责人确认），样品部及时安排样品的寄样.【样品单】11客户沟通合同/订单N合同/订单评审业务部设计部开发部品检部生产部采购部6。1 合同评审：如客户要求签订保密协议、制造合同、技术协议等法律文档，业务员须审核与业务相关的条款，提出需调整部分，同时将合同交总经理审核，保证公司权益得到有效维护;合同的年度评审由业务组织在每年初进行.6.2订单评审:业务员需确认是否已建立该产品的基本资料.6.3若合同评审不能通过，业务员需于2个工作日内将审核意见统一反馈给客户并与其进一步协商达成一致意见。【BOM表通知单】【订单评审表】12Y合同条款的确立业务部无7。1与客户协商、谈判,确立合同项目.包括所购产品的品名、规格、数量、颜色、价格、包装要求、交货期及其他要求;贸易国别、付款方式、目的港、配件额度及其他条款.业务审批业务部业务员8。1业务员收到订单后，首先做出业务审核表.按出口合同审核表的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上经双方确认的销售合同.审核表要由业务员申请，部门经理审核，再交总经理核准后才能执行。8.2如果是L/C付款的客户，通常是在生产前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障,及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 8。3如果是T/T付款的客户，要确认定已经到账.8.4业务员制定生产单，生产单必须从系统走；生产单应按统一的格式，生产单上所有的描述必须使用中文,所有的信息都必须清楚明确、通俗易懂、一目了然，不会因公司任何岗位人员的变化，而产生不应有的失误。生产单包含以下内容：a。生产单号、客户名称、生产依据(签样、产前样、样品室样品、图片或图纸、生产单等)、质量要求、大货样数量、要求及提供时间、大货照要求及提供时间、验货要求及验货时间、出货时间等；b。产品图片、工厂货号、客人货号、产品描述、产品尺寸、数量、单位、机芯品牌（包括机芯上的文字、LOGO等要求）、钟针种类、包装细节要求、内盒资料(盒子类型、盒子尺寸、纸板类型）、外箱资料（箱规、尺寸、纸板类型）、单个体积、总体积、条形码、单个净重量、单价、总金额、其它事项备注等。8。5生产单由业务员打印下发相关部门（没彩盒的打印15份，有彩盒的打印16份），所有收单人应在订单发放签收表上签收.【出口合同审核表】、【订单发放签收表】13合同的执行生产部设计部采购部排产部业务部品检部9.1业务员(或跟单员)需在生产单下达后的十天内,将钟面贴纸确认给设计部，否则延期一天,交货期也顺延一天,以此类推。9。2设计部在收到生产单的7-10天内。9.2通过合同评审的订单依生产管理作业指导书作业。留底的样品，生产要用的话,请务必找我们核对之后再拿出去,不要自己随便拿，这样容易错，而且容易不知道样品去哪了.生产管理作业指导书、合同跟踪业务部生产部10。1备货期间，对订单生产情况进行跟踪，并告知客户生产进度和交货时间。10。2在订单执行过程中若需要变更,生管部需知会业务部，业务部与客户重新确认.（订单或合同变更的范围及内外部联络方式，如客户口头订单或变更或通知)验货品检部业务部生产部11。1如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户验货并将验货日期告知生管部和品保部11。2如果客人指定由第三方验货公司验货的,要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知生管部和品保部. 商检业务部品检部12.1、如果属于法定检验的商品范围（属于种类表商品范畴)，在商品报关时，需出具商检机构的出口货物通关单方可报关。 12.2、申请出口商品检验时，公司报检员,将报检委托书、外销合同、商业发票、装箱单、厂检单等单据寄到报关行委托报检。 商检通过，取得出口货物通关单.如需商检验货,约定验货时间，并通知品保部配合。 验货通过取得出口货物通关单，与纸箱单一并寄到货代公司用于报关.租船订仓业务部无13。1如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船务公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，并确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面订仓通知或邮件/网上订仓,跟踪舱位预订情况，尽早取得订舱确认。13.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船务公司咨询船期，运价，开船口岸等.经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船务公司。开船前两周书面定仓，程序同上。 13。3如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司订散货仓位。拿到入仓单时，还要了解截关时间，入仓报关要求等内容。 13。4向货代或船务公司订舱时,一定要传真书面定仓单或邮件订仓/网上订仓,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,不得口头订舱, 以避免差错.安排拖柜业务部生产部14。1货物做好并验货通过后，委托拖车公司拉柜。要给拖车公司传真以下资料：订确认书，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量,装柜地址,及装船口岸等.并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等.工厂装柜后一定要记住上封条。委托报关业务部无15。1在拖柜同时将报关委托书、商业发票、装箱单、合同,空白核销单，用快件寄出.联系并确认报关行收到上述单据，通常要给报关留出两天时间（船截关前）。15.2委托报关时,应告知报关行操作货代的联系方式及本公司的联系人和电话等， 跟踪报关放行情况.。获得运输文件业务部无16。1最迟在开船后两天内，要将提单内容传真给船运公司或货运代理。提单内容要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等。16.2督促货代或船公司尽快出提单样单,仔细核对样单无误后，向船公司书面确认。如果提单需客人确认的，要先传真提单样单给客人，得到确认后再要求货代或船公司出正本。16。3根据收到货代公司费用催缴单向财务请款，付款后通知货代或船公司及时取得提单和发票. 16。4收到货代或船公司的发票及提单交给财务.LC情况下,将提单及其他信用证要求的单据（如清单,发票，FORMA，等）交银行议付.准备其他文件业务部无17。1商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前.发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，要提前20天理.17。2 FORMA原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办.需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工.17.3一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。 也可以在检验检验局办理。17。4装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名,航班次，开船日，预计抵港日,货物及数量，金额，包装件数,唛头，目的港代理人等。（客户有要求时才做)有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等，注意按客人要求的时间内办理. 17。5装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符.要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符.交单业务部财务部18。1采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单,确保没有错误，才交银行议付.18.2采用T/T收汇的，单证员在取得提单后通知业务马上传真提单给客人要求付款，并将提单交回财务，财务确认收到余款后再将提单正本及其他文件交由业务寄给客人。业务归档业务部财务部19。1每单出口业务在完成后要及时做“出口业务登记表”，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等.每月月底将所有的文件、L/C和议付文件归档。19。2每月月初，核对配合货代上月的月结费用，并向财务请款。【出口业务登记表】14财务归档财务部20。1对订单进行归档处理6。相关文件/资料:6。1新产品设计与开发管理程序HB-BJS-226。2送样作业指导书HBCYW-0016.3生产管理作业指导书HBC-ZZ-0027。应用表单：7。1【估价需求及可行性评估表】HB-DYW-0057。2【报价单】HB-D-YW-0037。3【开发意向书】HBDYW0047。4【开发改善任务书】HBD-JS013 7。5【出口合同审核表】HB-DYW0147。5【出口业务登记表】HBD-YW015编制 :技术中心时间:20190410