浦东国际机场一期工程项目货物采购管理.doc

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No1322[收费论文]浦东国际机场一期工程项目货物采购管理[A420060601]gjj

引言
货物采购是资金向实物转化形成固定资产的方式之一， 作为固定资产投资构成中的重要部分， 大多需要通过工程建设项目的实施来得以实现。随着我国社会经济发展水平的不断提高， 货物在工程建设项目中有关投资项目的投资构成中所占比例呈逐年上升趋势。因此， 采购手段的科学性、规范性， 对工程建设项目而言显得越来越重要。货物采购工作的成功与否， 直接影响着整个建设工程投资效率的高低、投资成本的多少、工程质量的优劣，在这种情况下， 如何以最低的价格获取最优良的货物， 是每一位投资者所面临的重要课题。
浦东国际机场一期工程货物采购管理
浦东国际机场一期工程于l996年3月经国务院批准项目立项，l997年10月l5日全面开工并被列入“九五” 期间国家和上海市的重大交通基础设施项目。l999年l0月1日竣工通航，2000年8月31日通过国家验收， 并正式投入运营。
一期工程货物采购的资金来源主要是日本政府第四批l997年度400亿日元贷款， 外加部分内配人民币资金， 采购货物的项目数共约433项， 合同总金额约38．9l亿元人民币。其中日元贷款采购按批准的计划完成了23批货物计86包154项的国际竞争性招标采购工作， 除日元贷款招标采购外，浦东国际机场一期工程还利用约5亿人民币内配资金， 基本采用日贷的采购模式和以邀请招标为主的招标方式完成了国际和国内的招标采购。
浦东国际机场一期工程建设中对所需的货物通过组织大规模招标采购， 创造了以较快的速度、高比例的日贷(包括内配资金)使用率、高质量的合同履约率且未发生有效投诉和违约纠纷的成功经验， 而且采购到了大批品牌好、质量高、服务优的世界一流产品，在货物的采购方面保证了浦东国际机场所使用设备的高技术含量和现代化水平， 也确保了工程的进度要求。
1．货物招标采购工作的组织实施
(1)组织机构
货物采购在建设项目实施过程中具有举足轻重的作用， 在货物采购管理过程中必须做好采购计划的编制、采购方式的选择、用款计划的编制、招标文件计划的编制、招标文件的编制、发标与评标的组织、合同谈判签约以及合同履行过程中货物到货的组织、仓储、现场调试验收、售后服务及与之配套的一系列付款等工作。
为此， 在浦东国际机场一期工程中先后成立了浦东国际机场招标公司、设备采购等职能部门，在指挥部货物采购工作领导小组的统一部署下，各职能部门分工负责，职责明确，职任到位， 同时又通力协作，顺利完成了贷款申请、招标采购准备、招标采购实施、履约及用款等四个主要阶段的任务。
(2)运作模式
针对日元贷款的采购导则和主要采用国际公开招标的特点，为了提高采购工作的效率和实施效果，确保整个工程建设进度，在一期工程货物采购工作中采取了一系列积极应对措施。
组织对相关法规和采购导则的学习与学习取经为了规范采购行为， 指挥部组织了多次到用贷项目单位和招投标公司了解日贷使用的经验或赴国家有关主管部门了解关于贷款的申请、使用的程序和管理要求， 通过详细的了解和系统的培训， 使相关的招标采购人员及时地了解和掌握了国际竞争性招标采购的特点、JBIC的采购导则、采购特点和管理要求并于采购工作前在指挥部内部制定了相应的采购规章、制度及流程。
针对招标书资格后审的特点， 采取了大量的市场调研根据采购导则， 一期工程的货物招标均采用了资格后审的方式。针对这一特点， 在每本标书编制之前，各项目负责人协同设计人员对拟采购货物采取大量的以书面或口头等调研的方式进行的市场调查， 积极参加各供货商进行的产品演示和介绍， 到产品使用单位了解产品或系统的使用情况。针对一些重要系统或设备，通过方方面面各种形式的调研，在每本标书编写之前， 每个项目负责人都能够对拟采购货物的市场使用情况、价格行情、重要的技术指标以及潜在投标人的资质资格业绩有一定的把握， 而且对于一些重要的设备， 在招标标书编写之前， 同时拟就一份产品技术指标汇总表， 作为招标书技术指标定位的参考依据。市场调研和用户调研是标书编制工作中的一个重要环节， 也是整个货物招标采购工作顺利开展的重要保证，它为采购到技术先进、性能适用、价格合理、质量保证的货物奠定了坚实的技术基础。
谁设计谁编标， 主要技术指标请专家把关
招标书技术部分的组织编写， 采取了货物主要技术指标谁设计谁负责的原则， 由各建设项目的设计院根据设计意图和业主对货物的技术定位和功能定位的要求， 对拟招标货物的主要技术指标进行设定。除此之外， 针对一些重要设备和特种设备的主要技术指标， 设备采购职能部门组织专家进行多次论证， 确保招标书既符合招标的有效竞争原则又能保证采购到可靠的设备， 使竞争性与可靠性有机结合。
各职能部门各负其责， 对招标书及合同进行内部会审制日贷技术招标书送国审办审查前和合同正式签署前， 均要通过指挥部内部相关职能部门之间的会审。其中工程管理部门提供到货时间并负责对安装调试、试运行、验收等施工现场配合服务条款的审定， 规划设计部门负责设备数量及规格型号的审定， 计划部门负责商务条款的审定， 法律顾问以及财务监理根据各自职责负责相关条款的审定，最后，整本标书或合同报批。
采取封闭评标， 确保评标质量， 提高工作效率
根据JBIC采购导则要求和国家主管部门的规定， 为了保证评标工作的公正性和公平性， 避免评标工作受到外界各方面的干扰， 为此，评标工作在封闭的状态下进行。另外，在初评阶段， 商务和技术分开评审，避免相互影响。
通过采取一系列的措施， 较好地保证了因参加评标活动人员的多样性和个人质素高低而可能受到影响的评标质量， 保证了评标的公正性和公平性。同时，在招标机构的统一组织、协调下，安排好每一次评标活动， 利用集中评标的好处可使参评人员全身心评标，既提高了评标工作的效率又缩短了评标的周期。
合同到货及仓储管理的社会化
按照一期工程建设指挥部确立的投资多元化、管理社会化、经营市场化建立工程项目组织管理的总体构思， 在分析了一期工程建设项目投资大，施工的周期短，自身物资管理的人力、物力、经验等资源有限的情况下， 为了发挥一定的专业效率， 一期工程到货仓储采用社会化的管理方式， 改变传统的自建仓库后自营运输、收发、保管等方式， “筑巢迎风”，建造2．5万平米仓库区， 而将设备、材料从码头(空港)提货，至运抵施工现场交接于安装施工单位的运输职责和进入指挥部仓库区域的物资(备品备件、专用工具、搁置货物等) 的仓储管理工作的职责全部实行合同式委托管理。
货物采购过程资料的有序整理归档从第一批货物采购工作开始，设备采购管理职能部门即形成了一套资料整理归档模式， 在货物招标采购过程中由各项目负责人收集中英文招标书、各种过程性答疑资料、报审文件、招标过程中性能对比表、澄清单、废标单、各投标商投标书、合同及各报审文件等书面和电子文档， 待合同签署后由各项目负责人及时将资料统一归口到资料专职负责人， 由其对各项目进行编号整理， 统一收集。
资料整理和收集的完整保证了项目采购过程的任何环节有证可查， 减少了后续工作的重复性， 为后续工作提供了充分的参考依据。
2．采购工作程序
(1)采用国际公开招标方式的背景及要求浦东机场一期工程货物采购工作是在采用国际贷款， 以JBIC采购导则框架下进行的，所以组织机构的编制、工作流程的制定、运行机制的形成均围绕了这一框架进行。
结束语
本文主要回顾了一期工程货物采购工作的组织实施及主要工作程序。货物采购并非一单项性工作， 其作为工程建设过程中的一个重要环节， 其采购管理的整个过程与前期工程规划设计、后期的安装调试运行以及整个建设资金的合理使用和控制都有着非常密切的关系。而且作为一系统工程，要把采购工作做好， 采购方应清楚地了解所需采购货物的各种类目、性能规格、质量、数量要求及投入使用的tl~lq，要了解国内外市场价格、供求情况、货物来源、外汇市场、支付方式以及国际贸易惯例， 同时还要在现有法律法规规定的框架下建立一有效的采购工作运作机制。
项目货物采购的重要性不仅体现在建设阶段，作为对运行阶段非常重要的核心部分， 其有效采购也是整个项目安全、有效、合理运行的重要保障之一。

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