管理办法11-25.doc

集团采购部管理办法
一、组织架构；
集团副总裁
采购部经理
采购主管
核价员
内勤
采购员
驾驶员

二、部门职能；
1.制定并完善采购制度和采购流程：
(1）根据集团下属各分公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标;
（2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行；
(3）制订招、投标管理办法和各项物品的采购标准，并严格执行;
2.制定并实施采购计划：
（1）根据集团的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；
(2)审核各分公司呈报的采购计划,统筹策划和确定采购内容，制订主辅料采购清单；
（3)组织实施市场调研、预测和跟踪各分公司采购需求，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划;
（4）根据采购管理程序，参与重点和大宗采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况；
(5）负责组织落实各分公司的采购、供应材料、备品配件及其他物资供应，确保合理地组织采购，并及时供应生产所需的物资；
（6）督导检查仓库的验收、入库、发放及管理工作,确保采购物品的质量;
3.采购成本预算和控制：
（1）实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本；
（2）采购价格询价、比价、议价、审核、订价,达到有效的成本控制；
(3）向各分公司提出降低成本的建议，减少不必要的开支,以有效的资金保证最大的物资供应；
（4）对采购合同履行过程进行监督检查，及时支付相关款项;
(5）各分公司常备料及配件,存量基准设定及请购控制;
（6）各分公司的呆料及废料的预防及处理。
4.选择并管理供应商：
（1）根据集团下属各分公司的物质需求,选定价格合理、货物质量可靠、信誉好服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟；
（2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及物资市场价格状况和走势的综合评估系统；
(3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查;
（4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性；
三、各岗位职责;
采购部经理岗位职责：
1、 负责本部门各项工作的开展、人员调配、工作安排等工作；
2、 负责对本部门所属员工的业务指导、绩效考核等工作；
3、 根据经领导批示的大宗货物签呈进行询价、比价、议价、订价、采购；
4、 依据各分公司的订单和生产的实际情况，及时调整采购计划,确保采购任务按时完成;
5、 组织采购人员进行市场调查，向供应商发出询价单,及时收集、整理价格信息,并编写询价报告;
6、 组织相关人员与选定的供货商洽谈，达成一致意向后签订供货合同，并监督、督促供货商严格履行合同;
7、 根据各分公司采购申请，及时实施各种物资的采购，满足经营需要；
8、 制定紧急材料采购控制方法，减少采购的随意性考核重点：各项物资采购的及时到位情况;
9、 组织相关人员，会同质量管理部及库房,对采购物资进行清点验收；
10、 合格后办理相关入库、结算等手续，如发现问题，按合同规定进行相应处理；
11、 负责建立物资采购的供应体系，多方面开拓供应渠道，并进行妥善管理;
12、 与供应商保持良好的合作关系,并与供应商就价格、交货期、数量等题进行沟通；
13、 每年对供方进行一次评审，根据其货物价格、付款方式、交货时间及售后服务等方面,结合其它相关部门对供应商进行全面评审，并制订合格供方名录，对不合格供应商提出处理方案;
14、 根据各分公司采购计划的安排,以及对物资市场价格变动趋势的分析，编制每一采购项目预算,当好领导的参谋，抓住机会利润;
15、 根据预算，制定适当的采购策略，降低采购成本，保证企业经济效益指标顺利完成；
16、 定期组织本部门员工进行工作技能培训，提高工作水平;
采购员岗位职责：
采购管理制度、采购作业流程、委外加工作业流程的执行与完善；
1。考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面，在现有供应商基础上不断寻求新的供应商,以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围，负责新增供应商的寻访、调查，并组织相关部门进行评估、审查.2. 按照要求保质保量地组织好原料采购供应工作,并随时掌握合同履行情况，合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款，如需更改合同，在请示后，得到批准方可执行;3. 负责收集新材料的应用信息，做好市场分析,随时掌握国家相关产品的标准和政策变化，做好政策分析，为公司决策提供有价值信息；
对供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息（交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等)；
市场行情的调查、动态资讯收集、整理,及时上报,以便及时调整采购策略；
依业务订单适时、适品、适量的采购，并跟催采购进度,确保订购物料按时、按量、保质送达我司仓库，协调销售、生产的有效进行。订单变更与撤消、品质要求变更与供方之间的及时信息传递,确保供方满足我公司之需求。
与供应商采购异常、退、换货、补偿事宜的处理,确保我司利益；
加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确；
做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德，做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识，提高业务工作能力的敬业精神
核价员岗位职责:
1.建立价格审核管理体系和流程，规范价格成本管理工作。
2。对采购物资的价格进行审核,确保核价的及时性与准确性，提高价格管理效率和水平。
3.检查采购人员的询价、比价、招投标、销售合同等资料及记录。
4。进行市场采购价格调研,了解通用物资的供需情况,跟踪物资价格趋势，建立核价档案，建立并完善核价工具。
5.配合本部门组织检讨各项采购成本。
6.参与新供应商的开发、评估。
7.将每天的原材料价格报各子公司市场部
采购部统计员岗位职责:
1。 负责每天物资进出汇总，做到及时、完整、准确地进行整理汇总，建立形成相应统计报表。
2。 按时登记台帐,做到台帐齐全，帐帐相符.能及时为领导及客户提供所需统计资料。
3。 负责汇总统计月报、季报和年报的工作，并按要求及时向财务总监上报各项报表和数据，做到正确完整。
4. 指导和审核车间生产统计工作，健全原始记录和统计台帐。
5. 负责收集与交流内外同行业企业生产统计资料,为提高企业统计业务水平，提高经济效益作贡献.
采购内勤岗位职责：
1。 为组员提供可靠的工作办公环境；
2。 确认各公司申购物资的规格型号及数量;
3。 向供应商确认订单，跟踪订单生产进度及交货情况；
4. 根据供应商交货时间，安排提货员提货或仓库收货；
5. 将各公司入库单报销联收集，统计供应商供应物品金额，建立供应商台账；
6。 按各供应商付款期限完善付款通知书，安排向供应商付款;
7。 制作供应商审批表，建立供应商资料,定期不定期与供应商进行沟通;
8. 查询新材料供应商；
9. 建立新供应商资料;
10。完成上级委派的其他任务。
四、申购流程；
申购人按需求填写申购单
库管查看库存数量并填写库存数
公司领导签字确认
交付采购内勤

五、采购流程；
各分公司采购申请单
采购部内勤
采购员询价
核价员审核

采购部经理汇总
定合同或各公司领导确认后直接购买

六、付款流程;
采购内勤与我公司财务及对方公司对账
采购员填写付款通知书
核价员审核
采购部经理审核
各公司财务经理审核
各公司领导审核或集团相关领导审核
交付财务部付款