燃气公司材料采购及入库标准流程.docx

材料采购及入库流程

（流程编号：HNLC 021）

版本
职务
姓名
签字
日期
V1.0

编制人：
编制日期：
单位：
编制：
主管部门：
审核：
版本：V1.0
批准：
实施日期：
第页共页

1．流程

2.流程说明
步骤编号
负责部门/人员
步骤描述
备注
010
申请部门
确定物料采购需求
需求根据未来工程量对应使用量估算，工程物料采购需求可根据工程进度估计。此外，物料的涨价速度也是重要考虑因素之一
020
申请部门
填写请购单提出采购申请
申请部门可为项目物料或库存物料采购申请，申请时需填写采购申请单（HNLC-021-01）
030
申请部门领导
请购单交部门审核
预算内的请购单申请项目需附上CEA审批结果作支持文件，预算外申请需编写申请说明，送相关审批部门/领导审批后附上采购申请单作支持文件

审核结果
通过：跳至050
不通过：走至040

040
申请部门
采购需求复核，重回010

050
申请部门
请购单交财务部交仓管员

060
财务部（仓管）
确认仓库有无表中所列同类物资

确认结果
有：走至070
没有：走至090

070
财务部（仓管）
预购表退回申请部门

080
申请部门
安排领料，跳至结束
参考HNLC 022-023相关领料流程
090
财务部（仓管）
查找性能相同可代用物资

财务部（仓管）
查找结果
有：走至100
没有：跳至190

100
财务部（仓管）
确认申请部门是否同意采用

确认结果
同意：走至110
不同意：跳至140

110
财务部（仓管）
确认替代物料数量是否满足申请需求

确认结果
是：跳至130
否：走至120

120
申请部门
安排领料，重回020
参考HNLC 022-023相关领料流程
130
申请部门
安排领料，跳至结束
参考HNLC 022-023相关领料流程
140
申请部门
解释不同意原因
以书面解释不同意原因
150
申请部门
交相关副总

160
相关副总
审批原因是否合理

审批结果
通过：走至170
不通过：走至120

170
相关副总
签字同意

180
申请部门
交采购部门

190
财务部（采购员）
启动采购工作

确定采购方式
低于50万：跳至210
高于50万：走至200

1．金额低于50万：编制采购订单

200
财务部（采购组）
以招标方式定出供货商，跳至230

可参HNLC016招投标流程
210
财务部（采购组）
内部确定供货商
根据港华联合采购目录自行确定供货商，可通过货比3家方法定出供货商
220
财务经理
确定结果后交领导审批

230
财务经理
合同签订
1．一般在港华联合采购目录内的供货商均与港华采购部门签订了相关合同
240
财务部（采购组）
向供货商发采购计划
招投标产生的供应商可根据合同发货；其他可通过发传真等方法启动采购计划
250
供货商
发货后通知到货日期

260
物流公司/运输队
通知采购组到货

270
财务部（采购员）
填写到货单给仓管员

280
财务部（仓管）
到货验收

验收结果
合格：走至290
不合格：跳至300

290
财务部（仓管）
仓管员生成入库单，材料入库，跳至340
用友系统软件生成入库单
300
财务部（仓管）
通知采购组物料不合格

310
财务部（采购员）
填制红字到货单

320
财务部（仓管）
生成红字入库单

330
财务部（采购员）
通知供货商相关情况

340
供货商
付款申请及发票发送至采购组

350
财务部（采购员）
发票录入，安排付款申请，送财务部审批

360
财务部
申请审核

370
财务部/财务总监/总经理
批准签字

380
财务部
付款结算

结束

3．流程所需的报表与表单

序号
表单名称
表单编号
1
采购申请单
HNLC-021-01

编号：HNLC-021-01
采购申请单
项目名称： 部门：
是否附CEA：□是 CEA是否审批：□是 CEA编号：
是否附 EA：□是 EA是否审批：□是 EA编号：
序号
材料名称
规格型号
单位
数量
单价
总值
需求日期
备注

申请人
部门经理
分管副总
财务经理
财务总监

日期
日期
日期
日期
日期