年会工作整体流程表(万能年会策划).doc

年会及聚餐事宜安排流程规划起草人：一、基本情况1、会议事宜:1。1会议时间：1。2会议地点：1。2参加人员：总部职能部门部门负责人、浙江区域部分人员2、聚餐事宜2.1聚餐时间：(需提前10分钟到场，各部门负责人清点人数，未到者聚餐开始正常开始)2。2聚餐地点：公司总部食堂;2。3聚餐人员：参会人员及总部人员。3、权责：3。1人事行政部：主导；3.2总经办:监督各项事宜的落实；3。3各部门负责人：落实执行人事行政部各项通知；4、注意事项:4。1对未按要求按标准执行人事行政部关于“年度会议及聚餐事宜”各项要求,从重处罚；4。2由于开会地点是在，聚餐地点是在，去回过程注意安全，听部门经理的统一指挥；4。3聚餐后住宿事宜由人事行政部负责。二、具体细则会议安排事宜序号阶段项目细则电子文档截止时间执行人/ 主导人员协助人监督/ 审批人是否在规定时间内完成备注一、会议及聚餐通知1、起草(会议和聚餐内容、流程)；XXXXX-X，18:00无完成深圳、东莞天气预报等信息,准备好装备2、发布；XXXX-XX，12:00无完成3、温馨提示；隔四天发布一次，并手机群发尤其会议前两天必须发布完成4、手机信息提示：时间、地点、中餐就餐地点、提前多久到场；XXXX-XX，18：00完成避免忘记5、会议通知、天气预报等信息（含开会前后两天)；XXXX-XX，18:00完成二、浙江人员来总部开会安排项目1、参加人员汇总；XXXXXX,12:00完成2、机票预订(确定分开还是一起过来，必须保证时效)；XXXX-X-X，18:00XXX协完成3、接机事宜安排；XXXXXX完成会议准备阶段4、住宿、就餐安排事宜(宾利酒店3号和4号晚上）；XXXX-XX助预订酒店及订餐完成5号晚上住宿到凤岗这边住宿三、深圳、东莞、惠州参会人员1、人员汇总，2、住宿地点，3、4号中晚餐、5号中餐在白泥坑就餐XXXXX-X完成四、开会期间就餐安排1、两天会议中餐安排事宜XXXXXX完成五、5号开完会后的住宿预订XXXX-X-X完成2六、会议项目流程事项安排1、会议ppt汇总（确定会议议程)XXXXXX，完成32、提前会议现场设备及桌椅摆放沟通；XXXXXX至XXXX-X-X完成3、不需测试水（饮料+矿泉水）、笔、白板、参会签到表、座次牌、会议流程表、或会议通知（每个领导一份,每桌一张)、参会人员通讯录；准备好：XXXX-X-X,12:00前运至会议地点：XXXX-XX,12：00完成4、需测试与试用效果投影仪、音响、话筒、电脑、蓝桥软件、参会人员ppt会议课件试用（强调字体大小、颜色搭配）；XXXX-X-X，9:00至12：00测试完成找XX要酒店联系方式，提前至少三天协商会议现场事宜5、会议现场布置第三和第四项的用品的摆放及测试好XXXX-XX,9：00至12：00完成如上午无法完成下午继续6、和酒店工作人员沟通，第二天必须提前三十分钟（1个小时最好）开门，并留酒店负责现场设备人员联系方式，以备完成七、(是否需要聚餐)第一天会议聚餐后聚餐地点先确定好会议实施阶段第1天会议（XXXXXX)总部人员至会议场地安排1、职能部门参会人员提前1小时在总部营业部集合，在规定时间内未到指定地点，罚50元,直级领导50元；XXXXXX会议举行前1小时,人事行政部提前2小时到（向祖胜留下来组织统计未按标准时间到的）在参会前三天及前一天通知到位2、根据人员数量，公司总4辆车，是否能满足需求XXXXXX4会议进行时1、清点参会人数会前五分钟提前10分钟入场签到52、会议开场白及纪律宣布63、会议进行74、会议中间休息时间必须强调确定下来时间85、中午就餐及休闲(宾利酒店）9会议结束及总部人员回公司安排1、下午完会后宣布第二天的安排,并说明晚上聚餐（确定地点、时间） 2、提醒大家准时退房；102、职能部门回公司安排（主要是车辆)，注意开车喝酒人员11第2天会议（XXXX-XX）总部人员至会议场地安排1、职能部门参会人员提前1小时在总部营业部集合,在规定时间内未到指定地点，罚50元,直级领导50元；122、开完会聚餐？是否需要13中午结束自行安排坐车回总部14下午1、参会需住宿人员和王主管对接联系聚餐活动事宜序号阶段项目细则电子文档截止时间执行人/ 主导人员协助人监督/ 审批人是否在规定时间内完成备注17准备阶段1、聚餐礼物及其他礼物准备1、优秀管理者证书打印；XXXXX-X2、优秀管理者奖金包装、优秀团队（确定金额)XXXXXX18及抽奖箱准备,人员名单打印；XXXXXX19果瓜子盘子、一次性杯子等的；XXXXXX205、聚餐横幅定制XXXXXX212、水果、瓜子、糖类准备XXXXXX3、酒、饮料的购买224、菜的购买XXXXX-XXXX提供菜单5、现场KTV、话筒、投影仪等的试用XXXX-X-X，10：00前5、人员安排抽奖奖品包装及摆放组长：;成员:早晨9：00-下午17：30买菜回来后帮忙提菜的组长：；成员:早晨9：00下午17:30具体人员安排灵活点卫生打扫组长：；成员：早晨9：00下午17:30具体人员安排灵活点23洗菜洗水果组长:；成员：早晨9：00-下午17：30具体人员安排灵活点24做菜、切菜、帮厨早晨9：00下午17：30王主管和对方沟通25桌及现场筷子水果的摆放组长；成员：早晨9：00下午17：30具体人员安排灵活点26现场装饰组长:；成员:早晨9：00下午17:30具体人员安排灵活点端菜组长：；成员：早晨9:00下午17:30具体人员安排灵活点6、水电用量可开始前后数据比对，算出金额，在收款的时候扣除如对方不提就算了，但自己必须事先落实准备7、发言稿安排、“管理层代表、员工代表”提前三天写好，提前沟通写好员工代表及管理层代表提前三天写好稿子8、节目收集XXXX-XX28实施阶段1、现场主持人待定依次进行、时间待定2、发言依次进行、时间待定3、优秀员工、管理者奖颁奖_颁奖依次进行、时间待定4、聚餐、表演节目依次进行、时间待定5、聚餐开始后30至1小时可开始抽奖活动执行：依次进行、时间待定具体时间以现场为准结束1、卫生打扫依次进行、时间待定2、桌椅的归位依次进行、时间待定3、后期礼物等其他东西的整理、统计依次进行、时间待定2930年会流程及任务安排表总负责：时间流程内容负责人备注12月14日前杂项采买 负责提前购买水果 12月14日周六订好，15日早送货至会场主导人： 1、酒类（红酒，白酒，香槟）、面包、水、无忧宝宝礼品、荧光 棒、抽奖礼品、生日礼品、小游戏的礼品、点心、水果、易拉宝、 横幅；酒水： 其他： 负责自带电脑一台，用于节目评选除水果外在12月14日前全部采买到位；自带接线 板，用于评委评分电脑主持稿节目顺序和串词 背景、音乐制作音乐：背景： 抽奖制作收集人员照片、抽奖制作：1-3等奖逐个抽，4等奖2个一抽，5等奖5个一抽收集： 制作：无忧宝宝图片制作主导人： 会场桌位导视图打印主导人： 门口有电视屏幕可以滚动播放席位图，由 制作12月15日9点会务组全体人员进场1、 到达酒店主导人： 提前通知到位2、 在公司负责把物品运输到年会场地主导人： 会场布置扎吹气球，装饰会场主导人： ；组员： 负责向酒店索要2卷专用胶带易拉宝横幅的摆放主导人： 负责摆放并拉横幅10点背景音乐调试、LED调试音乐的播放流程、LED背景的播放流程，王剑与酒店音响师沟通调 试音乐播放： 背景播放： 抽奖、无忧宝宝礼品、小礼品的摆放在舞台的右侧有礼品桌：先封箱放置，待14:00拆箱摆放主导人： 已与酒店确认桌子一等奖，二等奖悬挂奖品放在酒店的升降挂钩上主导人：组员： 已与酒店确认主持人造型女主持： 服装、化妆主导人： 负责服装租赁由 联系化妆师（手机： )所有演职人员进场开始彩排11:40嘉定及中粮人员出发包车从嘉定出发到会场 包车由 负责确定，并制定行程12点泡泡机，烟雾机，追光灯，投 影仪及工作人员到位各项设备调试主导人：摄像师开始拍摄花絮需要无忧公司人员协助，请联系13点集体照拍摄位置商谈与摄影师讨论决定集体照拍摄事宜主导人： 12点灯光调试和酒店预约，和外请灯光师约好主导人： 12点午餐 演职人员、会务组人员面包与饮料，并做简单记录，以免漏发发放人： 由 负责提前购买并由张师傅负责运输13点水果点心摆放迎宾区及每桌台子上的水果和点心的摆放主导人：组员： 负责摆放14点酒店开始提供茶水 与酒店方沟通已与酒店确认现场负责人：主持人:14点全体人员入场入场引导：_区域、办事处负责人、部门经理自行安排本部门人员有序入场由_邮件提示所有年会人员14点开始入场14点50分演出倒计时通知通知演出正式开始安排节目的顺序，编写主持稿,裴慧协作15点陈总致词15点晚会音乐节目音乐播放（节目全程)主导人：晚会背景节目背景播放(节目全程）主导人：道具所有节目所需道具：列出清单，选准道具上下台时间点主导人:;组员：节目单（附道具，道具须提前准备好,统计好，打印好分享给)话筒根据表演人数的多少，提交话筒数量（共6个无线话筒），话筒支架无忧自带(由负责）道具负责人站在舞台左边,靠音控处灯光秀灯光秀时间、安排:外请追光灯灯光师配合主导人:已与酒店方确认安排节目衔接所有节目均从后面过道，由右边上台,左边下台负责邮件通知，和现场通知负责现场排练所有节目均须在上一个节目开始均已准备就绪，在等候区等待上场提前通知到下个节目的办事处、部门负责人进行准备化妆室后台演出通道化妆室：催促、引导从化妆室到入场通道-余丽敏演出通道舞台候场区主导人：组员：演出退场引导评委入座主持人邀请评委入场评委:上午与酒店安排桌椅座位,在主桌的右前方摆放评委席1517点现场竞答现场竞答，按问答顺序提问负责PPT播放负责礼品购置确认礼品存放处要负责给抢到答题的人员递话筒，翁美娟负责颁发礼品17点评委评选结果公布一二三等奖颁奖，颁奖嘉宾分别是一等奖：;二等奖:;三等奖:17点无忧宝宝礼品发放颁奖嘉宾：17点30分安排拍摄集体照站位，现场组织主导人:协助：事先已与酒店方确认需要拍集体照,现场人员与服务员一起摆放椅子17点30分18：25分酒店人员翻台收拾桌子,准备晚宴主导人：协助：17点32分摆放酒水搬运至指定服务台，由服务员进行上桌摆放主导人：协助:18点30分晚宴开席18点30分肖总致词九周年蛋糕庆祝仪式切蛋糕、倒香槟仪式（香槟塔搭建、酒杯到位)主导人：需酒店提供香槟酒杯现场搭香槟塔，注意安全，香槟杯由酒店提供，现场搭香槟塔由外请婚庆公司人员负责，杯子摔坏照价赔偿.12月份生日人员祝贺叫到名字的人员到舞台领取礼物站，接受大家的祝福由小俞组织催促，巧克力由小俞引导发放（由杨玉玲、翁美娟发巧克力)确定数量后由XXX统一购买晚宴开席负责与酒店方沟通,关注上菜的速度主导人：五等奖30名：5个一起1、整个抽奖环节由负责抽奖操作：协助：四等奖12名:2个一起抽奖仪式2、负责礼品的指导发放，为礼仪负责发放礼品;奖品:发放：记录：三等奖9名3、作抽到人员的名单记录二等奖6名20：30晚会结束嘉定、中粮包车回程人员由负责清点人数并做记录跟踪执行人：确保大家安全回程特别注意:1、以上会务组人员，请务必将自己所负责事务牢记并做好充分的准备，所负责事情均要从头到尾全部负责到底，包括运送回公司。2、会务组人员须对所有参会人员以礼相待，禁止出现不礼貌事宜，且无论此项事情是否你本人负责,只要有人前来咨询,均要给予回复或让其找到相关负责人员,不得推诿或说不知道。3、会务组人员内部须团结一致，互帮互助，不得出现争吵等内讧现象,以免影响公司形象。4、如有紧急或特殊事宜,请及时联系会务总负责人魏永丽。