校学生会办公室工作流程.doc

学生会办公室工作流程一、文件的收发与存档1、文件的收发 当办公室值班人员收到文件时，须向送达文件人员仔细询问文件的有关信息。询问的信息包括文件数量，文件的内容、格式。并在记录本上做好详细记录，然后进行存档.2、 文件的存档(1） 文件的存放为确保文件的完整以及查阅文件的便捷，必须严格，认真的按照文件存档规范进行分类存档。(2） 文件的核对、整理已存放好的文件，每星期要进行一次核对、整理工作。核对时,依照文件夹所附的记录纸上文件的排列顺序逐一查对.若发现缺少文件，则加上相应的文件。若有文件没有在记录纸上登记，则补上记录。文件整理主要是针对破损情况的文件进行修复,以及对放错位置的文件重新放置。二、办公室日常物品管理1、办公室内部的物品管理原则认真的妥善的保管好办公室的物品，不定期的对物品进行清点、登记以及维护。2、学生会物品的领取与外借的管理办法 学生会内部的其他部门因活动工作需要领取物品时，须在办公室值班记录本以及物品使用表上登记,并由办公室主任签字同意方可领走。学生会内部其他部门若要借用需要归还的物品，如桌子、展板等，须经办公室主任知道,在借用物品时做好登记,并注明归还的时间。如果没有按时归还，在考核中对其部门的主要负责人进行追究责任；如果物品在借用的过程中损坏或者丢失,其责任自己承担。学生会以外的其它单位(各学院或者校外的单位)如要借用物品，需要由单位领导开出申请，然后经校团委老师审核同意，再由办公室核对借用的时间是否与学生会内部的使用相冲突,在借用物品时，登记好使用期限及归还时间，同时需要抵押重要证件（身份证、学生证等）、相应的押金等。如果没有按时归还,根据物品的价值收取相应的罚金（以天为单位）；如果在借用期间物品损坏或丢失；按原价赔偿。三、活动资料的整理与收集部门常规文件包括活动通知、申报、申请表、策划书、总结书、月计划、月总结.学生会各部门在举行部门所主办的活动前3天，要上交活动 通知、申报、申请表、策划书,举办活动的部门在活动结束后三天之内将总结书交至办公室。办公室的工作人员在活动结束后尽快将活动申报表、申请表、活动考核表、活动总结表、活动总结书全部收集整理好,确认无误后存入档案.每月23号各部门将本部门的当月工作总结下一个月的工作计划上交的办公室。四、内部的协调1、内部活动的时间和物品使用的协调办公室在了解了各部门的活动时间和活动的地点的基础上，审核各部门举办活动的时间和地点有没有冲突。如有冲突需要及时想办法做出调节,和相关部门的部长共同商量协调.在物品的使用上要作好分配,及时准备好活动需要的物品。2、各部门之间关系的协调 作为一个负责内部协调的部门，办公室有必要，适当的搞一些有助于内部联谊的活动，比如球赛,交谊舞会等一些友谊性质的活动,来促进学生会各个中心与中心之间各个部门与部门之间的相互了解和友好往来。对于一些活动需要两个或多个部门共同举办，办公室要作好其分工的合理性的协调。2、会议记录 办公室要作好学生会内所有重大会议的会议记录,以及全校主席团会议的会议记录，并存档。五、值班表的安排值班时间按季节共分为两种。周一至周五上午8:00至12：00，下午14：00至18:00，晚上19:00至21：30；每次安排两人值班，值班人员要严格按照值班时间值班，在值班的时间里值班员不可擅自离开岗位，不可早退或迟到。如有原因需要离开,或者不能按所安排的值班时间值班，要及时告诉办公室主任，由办公室主任做出调整.值班需要签到，签退在值班的过程当中，值班人员不可以嬉笑打闹。办公室干事值班期间有借东西的，如果是不确定的东西一定要问清楚办公室主任。在搞好日常工作的基础上,办公室值班的人员要对办公室进行卫生的打扫和物品的整理,收进的材料要及时的整理好收集齐了之后要及时存档。发现有缺失或未交的材料要及时向有关部门的催交。