中石化内控流程演示教学.doc

1.4一般物资采购业务流程检查工作底稿被检查单位及部门负责人：检查人：复核人：检查日期： 是否财 应抽取 适用检查错报样本 控制点分值 务报告 不相容岗控制点相未有效执行 样本量 控制点描述适用单位检查步骤及方法标准评价（文件号/ 点 位关资料的原因 分值得分 凭证号等） 是/否1/2/5/1非ERPERP 5/30/31. 物资供应职责界定1.1物资装备部负责制定股份公司物资装备1.检查是否制定物资供物资供应管物资供应管理规章制度，对各分部应管理规章制度。理规章制度 否3不适用（子）公司物资采购供应实施监管。1.2物资装备部（国际事业公司）物资装备1.检查是否制定集中采集中采购物按照总部集中采购物资目录，负责部（国际购物资目录资目录；在全球范围内搜寻资源，实施总部事业公2.分（子）公司物资采物资采购管集中采购。总部直接集中采购物资司）；购管理办法。理办法由物资装备部（国际事业公司）实分（子）施采购。总部组织集中采购由物资公司装备部（国际事业公司）牵头组织优选确定供应商短名单，发布采购指导价格，进口物资由物资装备部 否3不适用（国际事业公司）实施采购操作，国产物资由分（子）公司实施采购操作。分（子）公司自行采购物资原产地在国外且需动用外汇或价值50万美元以上的，由物资装备部（国际事业公司）实施采购操作。1.3分（子）公司授权一个物资供分（子）1.检查分（子）公司物 石化股份粤应归口部门对物资计划、供应商、公司资采购管理办法,确定 中安20068价格、质量、储备等实行归口管物资采购是否归口管理 号中山石 物资采购管理，对未列入总部集中采购物资目。 否3111油分公司警 理办法录的生产建设物资实施集中采购， 卫消防费归实行供应与管理结合。 口管理实施 细则1.4物资供应归口部门内部实行计物资装备1.检查物资供应归口部划、采购、质检、合同审核、申请部（国际门岗位责任制，确定其付款等环节相互监督的分段管理模事业公是否按规定采用分段管 供应部门岗没有发生 否3式。司）；理模式。 位责任制业务 分（子） 公司2物资计划编制与审核 分（子）2.1分（子）公司须明确各类物资1.检查是否明确各类物 公司需求计划的审核部门。物资需用单资需求计划的审核部门位根据生产建设需要准确、及时编。 物资需求计 没有发生制物资需求计划，经本单位负责人2.检查物资需求计划是 否3划 业务签字确认后，报需求计划审核部门否经需用单位负责人审、物资供应归口部门，相关部门按核，是否按规定权限审规定权限审批。批。2.2分（子）公司物资需用单位和分（子）1.检查物资需求计划，各职能管理部门在编制、审核物资公司确定其是否存在指定或需求计划时不得指定或变相指定供变相指定供应商现象。 物资需求计应商，对独家代理、专有、专利等2.检查对独家代理、专 划；没有发生 否3特殊产品应提供相应的资料，报分有、专利等特殊产品采 指定采购审业务管副经理审批。购，是否经分管副经理 批资料 审批。 1.检查物资采购计划是2.3分（子）公司物资供应归口部分（子） 否按规定权限审批。门依据审批的物资需求计划综合平公司 物资采购计没有发生 是3衡利库后，及时编制物资采购计 划业务划,按规定权限审批。2.4【ERP】主数据维护员按审批后分（子）经办；1.运行事务代码MM03，的物资主数据在ERP系统中维护。公司审批抽取物资主数据，检查 没有发生 与经审批的物资主数据 否3 业务 申请表是否一致。3采购渠道的确定与控制3.1物资装备部负责组织建立一级物资装备经办；1.检查是否建立一、二供应商网络;对一级供应商网络没部；审批级供应商网络。 一级网络供有包括的物资品种，油品销售事业油品销售2.检查一、二级供应商 应商名单及部负责组建油品销售分（子）公司事业部；网络成员是否按规定权 审批表；的二级供应商网络，其他分（子）分（子）限审批。 否2不适用 二级网络供公司物资供应归口部门负责建立本公司 应商名单及公司二级供应商网络，按规定权限 审批表审批后，报物资装备部备案。 1.4一般物资采购业务流程检查工作底稿被检查单位及部门负责人：检查人：复核人：检查日期： 是否财 应抽取 适用检查错报样本 控制点分值 务报告 不相容岗控制点相未有效执行 样本量 控制点描述适用单位检查步骤及方法标准评价（文件号/ 点 位关资料的原因 分值得分 凭证号等） 是/否1/2/5/1非ERPERP 5/30/33.1【ERP】物资装备部负责组织建物资装备经办；1.运行事务代码FK03，立一级供应商网络;对一级供应商部；审批抽取供应商主数据。网络没有包括的物资品种，油品销油品销售2.检查上述系统中供应售事业部负责组建油品销售分事业部；商主数据审批手续是否（子）公司的二级供应商网络，其分（子）完整。他分（子）公司物资供应归口部门公司3.检查主数据维护员是 否3不适用负责建立本公司二级供应商网络，否按审批后的供应商主按规定权限审批后，报物资装备部数据在ERP系统中进行备案。主数据维护员按照审批后的正确维护。供应商主数据在ERP系统中维护。3.2总部直接集中采购在总部直接物资装备经办；1.抽取采购业务，检查集中采购供应商名单内选择供应部（国际审批是否按规定选择供应商，特殊情况报物资装备部主任审事业公商，特殊情况是否按照批。总部组织集中采购在总部组织司）；规定审批。集中采购供应商短名单内选择供应分（子）2.询问是否存在特殊情 网外供应商 否3不适用商，特殊情况报物资装备部分管副公司况，检查特殊情况是否 审批表主任审批。企业自行采购在一、二按规定审批。级供应商网络范围内选择供应商，特殊情况必须报分（子）公司分管副经理审批。3.3物资供应归口部门按照公平、物资装备1.检查供应商确定的依公正和竞争的原则，择优确定供应部（国际据是否符合规定原则。 供应商确定商。需要签订技术协议的，由物资事业公2.检查技术协议是否经 依据的相关供应归口部门牵头组织技术交流和司）；相关部门审核确认。 否3未发生 资料；技术谈判，设计、生产、技术、机分（子） 技术协议动、装备等部门对技术文件进行审公司核和签字确认。3.4物资供应归口部门建立供应商物资装备1.检查是否建立供应商考核台账，从价格、质量、交货期部（国际动态台账，是否按规定、售后服务等方面对供应商进行动事业公进行动态量化考核。 供应商日常 否3不适用态量化考核。司）； 考核台账 分（子） 公司3.4【ERP】物资供应归口部门在物资装备ERP系统中根据价格、质量、交货部（国际1.检查物资供应部门供期、售后服务等方面对供应商进行事业公应商动态台账和考核记 否3不适用动态量化考核。司）；录。 分（子） 公司4采购价格确定与控制4.1物资供应归口部门按照性能价物资装备1.检查采购价格确定的采购价格确格比最优和总成本最低的原则，采部（国际依据是否符合规定原则定依据的相 消防器材取协议采购、招标采购、询比价采事业公。关资料 是2333招投标会议购等多种方式，科学理性地确定采司）； 纪要购价格。分（子） 公司4.2物资装备部分析研究大宗通用物资装备1.检查是否编制分析报重要物资的成本构成与市场价格变部；告并每月发布采购指导 物资装备部动趋势,至少每月发布采购指导价分（子）价格; 发布的采购格，分（子）公司物资供应归口部公司2.抽取采购业务，检查 是2指导价格；不适用门不得突破，特殊情况报物资装备是否存在突破指导价格 突破指导价部批准。现象。突破指导价格是 格审批表 否报批。4.2【ERP】物资装备部分析研究大物资装备1.运用ZMREHQ090事务宗通用重要物资的成本构成与市场部；代码，检查价格维护是价格变动趋势,至少每月发布采购分（子）否与采购指导价格一致指导价格，分（子）公司物资供应公司。归口部门不得突破，特殊情况报物2.对于突破指导价等特 是2不适用资装备部批准。殊情况的，检查是否报分（子）公司物资供应归口部门根批。据指导价格及时维护ERP系统中的价格数据。4.3物资供应归口部门建立采购价物资装备格数据库，每月开展一次主要物资部（国际 1.检查是否建立采购价采购价格数的市场供求形势及价格走势商情分事业公 格数据库。据库； 否2不适用析，并形成报告。司）； 2.检查是否编制商情分商情分析报油品销售分（子）公司按年进行分分（子） 析报告。告析。公司5. 采购合同签订、审批与执行5.1物资供应归口部门根据确定的物资装备供应商和价格，拟订采购合同，准部（国际 1.检查物资采购合同中确描述合同标的物、数量、价格、事业公 的供应商、价格是否与 物资采购合没有发生技术质量要求、交货期、运输方式司）； 其确定依据一致。否3 同业务及保险责任等条款，明确双方的权分（子） 2.检查物资采购合同条利、义务和违约责任。公司 款是否符合规定。 1.4一般物资采购业务流程检查工作底稿被检查单位及部门负责人：检查人：复核人：检查日期： 是否财 应抽取 适用检查错报样本 控制点分值 务报告 不相容岗控制点相未有效执行 样本量 控制点描述适用单位检查步骤及方法标准评价（文件号/ 点 位关资料的原因 分值得分 凭证号等） 是/否1/2/5/1非ERPERP 5/30/35.2合同签订人按照规定权限和经物资装备1.检查采购合同是否经法律事务部门审定的合同文本与供部（国际法律事务部门审定。应商签订物资采购合同。事业公2.检查采购合同是否按 物资采购合没有发生 是30 司）；照规定权限签署。 同业务 分（子） 公司5.2【ERP】物资供应归口部门根据物资装备1、检查采购合同是否预防性/人工采购计划、确定的供应商和价格等部（国际按照规定权限签署；控制在ERP系统中维护采购订单，由系事业公2、运行ME23N事务代统生成采购合同，打印后按照规定司）；码，检查在ERP系统中 没有发生 是30程序和权限签订。分（子）采购订单与采购合同内 业务 公司容是否一致；（含红字 定单查询） 1、检查是否签订年度5.3总部集中采购物资，物资装备物资装备 供应协议或代理采购协部（国际事业公司）与分（子）公部（国际 议。司根据生产建设物资需要签订年度事业公 年度供应协 2、检查总部物资调拨供应协议或代理采购协议。物资装司）； 议或代理采 单是否符合签订年度供备部（国际事业公司）供应各分分（子） 否3购协议；不适用 应协议或代理采购协议（子）公司上述物资，以总部供应公司 总部供应物 。物资调拨单来履行年度供应协议或 资调拨单代理采购协议。5.4物资供应归口部门依据采购合物资装备 跟踪监督合同中确定的主要条款，跟踪监督合部（国际 1.检查是否跟踪监督合 同履行情况同履行情况,对出现异常的要出具事业公 同履行情况没有发生 否3记录；书面报告并提出解决方案。司）； 2.检查异常情况书面报业务 异常情况书 分（子） 告。 面报告 公司6.采购质量控制 物资装备6.1物资供应归口部门对长周期重1.检查是否对长周期重 部（国际要设备和关键材料组织实施过程监要设备和关键材料实施 事业公造，确定监造方式，签订监造协过程监造。 监造协议； 司）；议，落实监造责任人。2.检查签订监造协议并 监造大纲； 否3不适用 分（子）落实监造责任人。 监造记录； 公司3.检查是否编制监造大 监造报告 纲、监造记录、监造报 告。 1.检查是否制定必检物6.2分（子）公司制订必检物资和分（子）采购；必检物资和 资和验证放行物资目录验证放行物资目录。对必检物资，公司质检验证放行物 2.检查仓储部门台帐，分（子）公司物资供应归口部门组资目录； 查看入库单是否有经办织质量检验，由质量检验人员判定仓储部门台 消火栓箱合 人员和保管人员签字，质量状况，出具质量检验报告书；帐； 格证、消防 必检物资是否出具质量对验证放行物资，分（子）公司物质量检验报 是30666产品供货证 检验报告书。资供应归口部门检查质量保证书、告书等相关 明、质量检商检证书或合格证等证明文件。仓质量证明文 测报告书储保管人员对符合合同要求的合格件；物资办理验收入库。入库单6.3直接运抵现场的物资，由分分（子）采购；检查交接记录是否有相（子）公司物资需用单位、物资供公司验收关部门经办人员签字确应归口部门等有关人员现场验收，认，交接手续是否完备 否3交接记录444送货签收单办理交接手续，并签字确认。6.4经检验不符合合同约定的质量物资装备检查不符合质量要求的不符合质量技术要求的物资，物资供应归口部部（国际物资处理记录，确定其要求的物资门办理让步接收、退货、索赔等事事业公按规定办理让步接受、处理记录； 没有发生 否3宜。司）；退货、索赔等事宜。质量检验报 业务 分（子）告书 公司7.供应物流与储备控制7.1物资供应归口部门根据生产建物资装备1.检查运输、投保、报运输、投保设进度需要和物资特性，选择合理部（国际关、商检等相关单据。、报关、商的运输工具和运输方式，负责办理事业公检等相关单 否3不适用运输、投保、报关、商检等事宜。司）；据 分（子） 公司7.2分（子）公司物资供应归口部分（子）1.查看仓储部门台帐， 重要物资合门根据核定的重要物资合理库存进公司不检查重要物资储备是否 理库存明细行储备，并结合物资需求和市场行含油品销存在超过合理库存现象 否3表；不适用情进行优化调整。售分 仓储部门台 （子）公 帐 司 1.4一般物资采购业务流程检查工作底稿被检查单位及部门负责人：检查人：复核人：检查日期： 是否财 应抽取 适用检查错报样本 控制点分值 务报告 不相容岗控制点相未有效执行 样本量 控制点描述适用单位检查步骤及方法标准评价（文件号/ 点 位关资料的原因 分值得分 凭证号等） 是/否1/2/5/1非ERPERP 5/30/37.2【ERP】分（子）公司物资供应分（子）1.检查是否按规定制定归口部门根据核定的重要物资合理公司不重要物资的合理库存。库存进行储备，并结合物资需求和含油品销2.运行MM03事务代码，市场行情进行优化调整。根据核定售分检查重要物资合理库存 否3不适用的合理库存，及时在ERP系统中进（子）公是否在系统中正确维护行维护。司。7.3分（子）公司物资供应归口部物资装备1.检查是否按规定出具门至少每半年（物资装备部每年）部；库存动态分析报告.开展一次库存动态分析。对库存积分（子）压物资，分析原因、提出处臵意见公司不 否2库存动态分析报000不适用及防范措施。含油品销 售分 （子）公 司 物资装备7.4物资装备部确定总部集中储备1.检查物资装备部是否物资装备部 部；和区域联合储备的物资范围，并采拟定总部集中储备和区确定的储备 分（子）取合理的方式实施储备。分（子）域联合储备的物资范围物资范围明 公司公司消耗原有库存后，不得对纳入。细；总部集中储备和区域联合储备范围2.检查仓储部门台帐，仓储部门台 否3不适用内的物资进行储备，特殊情况报物确定列入上述范围的物帐；资装备部批准。资储备是否增加。特殊储备情 3.检查上述增加是否按况批复 规定报批。8.采购资金使用和控制8.1股份公司和各分（子）公司采物资装备物资供应1.获取物资采购管理制物资采购管购资金由物资供应归口部门集中使部（国际部门；度，检查是否规定采购理制度；用。由物资装备部实施采购的货事业公财务部门资金由物资供应归口部内部转帐结 否3不适用款，委托中国石化财务有限公司实司）；门集中使用。算委托协议行内部转账结算。分（子）2.检查是否签订内部转 公司帐结算委托协议8.2采购资金支付由采购人员依据物资装备物资供应1.检查付款是否按照规采购合同或总部供应物资调拨单、部（国际部门；定权限审批。 付款审批入库单、发票等付款凭据填制付款事业公财务部门2.检查账务处理是否正 表；申请，按规定权限审批后提交分司）；确，相关会计凭证是否 没有发生 是30付款凭证及（子）公司财务部门，财务人员核分（子）由不相容岗位人员进行 业务 相关原始凭实无误后付款，并进行账务处理,公司稽核。 证相关会计凭证由不相容岗位人员进行稽核。8.2【ERP】采购资金支付由采购人物资装备物资供应1.检查付款是否按照规员依据采购合同或总部供应物资调部（国际部门；定权限审批；拨单、入库单、发票等付款凭据填事业公财务部门2.运行FBL1N事务代制付款申请，按规定权限审批后提司）；码，检查发票校验凭证交分（子）公司财务部门。财务部分（子）与采购合同、入库验收 1、付款申请门审核合同、发票及入库单据，三公司单、发票是否一致。 单；单匹配后，核对价格、数量、金3.运行FBL1N事务代 2、采购合同 没有发生额，并在ERP系统内进行发票检验码，检查付款凭证与付 是30/总部供应物 业务后，办理付款，并由不相容岗位人款申请单是否一致，是 资调拨单员对会计凭证进行稽核。否符合规定审批权限。 3、发票 4.检查会计凭证是否经 5、入库单据 不相容岗位人员复核。8.3依据采购合同或协议的约定，物资装备物资供应1.检查采用特殊付款方付款审批单采用预付款、分期付款、信用证等部（国际部门；式的，是否按规定审批特殊付款方式的，按权限和财务有事业公财务部门。 没有发生关规定审批。业务经办人员和财务司）；2.预付款等跟踪参见 是2 业务人员对预付款等负责跟踪，参见分（子）7.1应收款项管理业务7.1应收款项管理业务流程控制公司流程控制点3.2。点3.2。9.绩效评价、考核与监督9.1物资供应归口部门每季度（油物资装备检查是否按季（油品销品销售分（子）公司每年）开展一部；售分（子）公司按年） 季度物资采次针对物资计划、采购渠道、采购分（子）形成物资采购供应活动 购供应活动价格、采购质量、采购成本、合同公司专项分析报告。 否3不适用 专项分析报签约与履行情况等物资采购供应活 告动专项分析，形成分析报告。 1.4一般物资采购业务流程检查工作底稿被检查单位及部门负责人：检查人：复核人：检查日期： 是否财 应抽取 适用检查错报样本 控制点分值 务报告 不相容岗控制点相未有效执行 样本量 控制点描述适用单位检查步骤及方法标准评价（文件号/ 点 位关资料的原因 分值得分 凭证号等） 是/否1/2/5/1非ERPERP 5/30/39.2物资装备部对各分(子)公司实物资装备物资供应季度物资供 1.检查物资装备部是否施季度物资供应管理绩效考核。分部；部门；应管理绩效 存在季度物资供应管理（子）公司必须将物资需求计划管分（子）绩效考核考核记录； 绩效考核记录。理、供应商管理、储备管理等方面公司部门经济责任制 2.检查分（子）公司经的关键指标纳入经济责任制考核，考核办法； 济责任制考核办法，确奖惩兑现。分（子）公司对需求计考核结果； 定其是否将关键指标纳否3不适用划提报不准确、不及时、造成物资奖惩兑现结 入考核。积压或影响生产建设的，追究提报果及追究责 3.检查分（子）公司是单位和审核部门责任。任相关资料 否按考核结果奖惩兑 现，并追究有关部门责 任。9.3物资装备部和分（子）公司审物资装备1.检查是否存在专项审物资采购专计、监察部门每年至少开展一次针部；计报告和效能监察报告项审计报对指定采购、上网采购、渠道选择分（子）。告； 否3不适用、价格管理、质量控制等情况的专公司物资采购效项审计和效能监察。能监察报告 。 1401414合 计