DB14_T 2629-2023公共资源交易平台 档案服务规范.pdf

ICS 03.080.01 CCS A 12 14 山西省地方标准 DB14/T 26292023 公共资源交易平台 档案服务规范 2023-01-18 发布 2023-04-18 实施 山西省市场监督管理局 发 布 DB14/T 26292023 I 目次 前言.II 1 范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 基本要求.2 5 档案分类.2 6 文件收集与整理.3 7 归档.3 8 存档.4 9 档案服务.4 10 档案处置.4 11 档案安全.4 12 评价与改进.5 DB14/T 26292023 II 前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由山西省行政审批服务管理局提出、组织实施和监督检查。山西省市场监督管理局对标准的组织实施情况进行监督检查。本文件由山西省政务服务标准化技术委员会（SXS/TC12）归口。本文件起草单位：山西省行政审批服务管理局、山西省检验检测中心（山西省标准计量技术研究院）、山西省公共资源交易中心（山西省省级政府采购中心）、晋中市行政审批服务管理局、长治市行政审批服务管理局。本文件主要起草人：张永红，邢建全，杜振宇，董凤鸾，刘立伟，朱蓉，张颖，武守强，王琪，刘燕，王建英，尚晓磊，赵献春，卢天明，黄勇军，郑云贵，赵勇，宋瑞祥，乔子严，张建平，郭敏，平丽娟，张淼，樊志中，祝云杰。DB14/T 26292023 1 公共资源交易平台 档案服务规范 1 范围 本文件规定了公共资源交易平台档案服务的术语和定义、基本要求、档案分类、文件收集与整理、归档、存档、档案服务、档案处置、档案安全、评价与改进。本文件适用于山西省行政区域的平台运行服务机构提供的电子档案服务。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 39784 电子档案管理系统通用功能要求 DB14/T2630 公共资源交易平台 基础服务规范 3 术语和定义 DB14/T2630 界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1 电子档案 公共资源交易活动中产生的以项目为单位，按照一定的顺序编排，内容完整、数据准确、能反映公共资源交易真实情况，具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件和元数据。3.2 电子文件 公共资源交易全过程中，通过计算机等电子设备形成的文字、图表、图像、音频、视频等信息，以数据电文形式存储于磁盘和光盘等载体，依赖计算机系统等电子设备阅读、处理、存取并可在通信网络上传输的，不涉及国家安全、国家秘密的文件。3.3 元数据 描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。通过与交易双方不存在利益和权属关系的第三方的亲眼所见和现场记录，保存公共资源交易环节、交易过程的真实性的数据、视频等资料。3.4 电子档案管理系统 DB14/T 26292023 2 用于电子文件的收集、整理、移交与电子档案的接收、存储、备份、利用、鉴定和安全管理的信息系统。3.5 档案证明电子专用章 平台运行服务机构档案管理部门出具档案证明时，用于识别单位身份并表明认可其中内容真实性、完整性的电子印章。4 基本要求 4.1 应遵循全程管理、统一规范、安全可靠和便于利用、服务高效的原则。4.2 应建立健全管理制度，明确档案管理相关部门和人员的职责与分工。4.3 应建立电子档案管理系统，电子档案管理系统应符合 GB/T 39784，具备目录检索、档案查询、档案检测等功能。电子档案管理系统安全性应经过相关部门评估考核通过后方可投入使用。4.4 应按照“一项一档”的要求，对公共资源交易活动中电子档案的形成、归档、存档、服务等环节实行集中管理并全程监控，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性。5 档案分类 5.1 工程类 包括但不限于项目登记备案表、立项批复资料、招标代理合同、招标公告、招标文件、更正公告、澄清答疑、投标文件、开标记录表、评审因素系数抽取表、资质评标评审汇总表、评标评审结果报告、专家评标评审汇总表、中标候选人公示、中标结果公示、专家廉政承诺书/回避承诺书、现场影音视频资料以及其他资料。5.2 采购类 包括但不限于采购计划资料、采购公告、采购文件、更正公告、澄清答疑、投标文件/报价文件/响应文件、开标记录表、专家评标评审汇总表、评标评审结果报告、中标通知书/成交通知书、中标/成交公告、专家廉政承诺书/回避承诺书、现场影音视频资料以及其他资料。5.3 自然资源类 包括但不限于出让公告、补充公告、终（中）止公告、报名信息资料、竞价结果表、成交结果公示、现场影音视频资料以及其他资料。5.4 产权资产类 包括但不限于转让公告、更正公告、流拍公告、终（中）止公告、竞价结果表、成交结果公示、现场影音视频资料以及其他资料。5.5 其它类 列入山西省公共资源交易目录内的其它类项目按有关规定执行。DB14/T 26292023 3 6 文件收集与整理 6.1 收集 应真实完整收集电子文件，内容信息应与其形成时保持一致，包括但不限于：a)同一项目交易形成的电子文件应真实、完整、齐全。b)电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全完整。c)声像类电子文件应能客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等。d)邮件、网页、媒体类电子文件的文字信息、图片、音视频文件等应齐全、完整。6.2 整理 6.2.1 应在文件收集过程中完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活动。6.2.2 应以件或卷为管理单位整理文件。6.2.3 应在分类下根据项目交易活动、形成时间等关键字，对电子文件、纸质文件目录数据进行同步排序，排序结果应能保持电子文件，纸质文件之间的有机联系。6.3 档案形成 6.3.1 电子档案应当以符合国家法律法规规定的原件形式形成。6.3.2 电子档案原件形式包括但不限于：a)能够有效表现所载内容并可供随时调取查用；b)能够保证电子文件及其元数据自形成起，内容保持完整、来源可靠，未被非法更改；c)在信息交换、存储、读取和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容的真实、完整；d)经认可的第三方认证电子签名与手写签名或盖章相关电子文件。7 归档 7.1 归档要求 7.1.1 电子文件及其元数据应当同时归档，元数据应符合国家相关标准。7.1.2 加密的电子文件归档前应做解密处理，明文归档。7.1.3 应在电子档案归档时加盖电子档案证明电子专用章。7.1.4 归档案卷应齐全、完整、目录清晰。7.2 档案编目 7.2.1 应编制统一的档案总目录，并根据公共资源交易内容和性质对档案进行编码。7.2.2 电子档案应标明载体编号、类别代码、密级、存档期限等。7.2.3 档案以“件”为单位，将交易过程中产生的电子文件、元数据、操作痕迹数据、音视频等数据进行整理，根据项目的时间、类别、存档期限等信息统一编号。7.3 归档时间与方式 7.3.1 公共资源交易项目应当在交易完成后 10 个工作日内完成已生成电子文件的归档工作。7.3.2 可采用在线归档或离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其DB14/T 26292023 4 元数据的归档。7.3.3 对未在电子交易系统中留痕的应归档材料，均需通过人工扫描等方式形成电子档案留存。7.3.4 应对已归档的档案数据定期检查登记，发现问题应及时采取措施。8 存档 8.1 存储 8.1.1 电子档案的存储模式，包括在线存储、光盘存储等。分门别类、集中有序的按照存储路径自动在线存储和自动刻录电子档案。8.1.2 应为电子档案及其元数据的安全存储配置与电子档案管理系统相适应的在线存储设备及光盘自动刻录设备。8.1.3 平台运行服务机构需保存近 5 年的进场交易项目电子档案，保存保管期从电子档案证明电子专用章签章之日起算。8.1.4 电子文件应采用通用数据格式存储，如数据有特殊要求无法使用通用数据格式存储的，应当提供可安装于通用计算机系统便于数据读取、查阅和利用的应用程序一同存档，并在档案记录中进行说明。8.2 备份 8.2.1 应定期将电子档案进行迁移备份，有条件的单位可增加一套异地封存保管。8.2.2 应采用一次写光盘、磁带、硬磁盘等离线存储介质实施电子档案及其元数据等的离线备份。8.2.3 电子档案或电子档案离线存储介质自形成一年内可送同级综合档案馆电子档案中心进行备份。9 档案服务 9.1 平台运行服务机构应提供公共资源交易档案的查询、调阅等服务。9.2 应建立档案查询制度、调阅制度，规范档案查询、调阅流程，依法依规提供档案查询、调阅服务。9.3 应查验档案查询、调阅对象的合法证明和利用档案的目的和范围，并做好档案查询、调阅登记工作。9.4 应为利用档案创造便利条件，设置查询、调阅窗口或查询热线，编制必要的档案检索工具，提供查询系统。9.5 应做好档案查询、调阅记录，并确保档案的保密性、完整性。9.6 应提供调取档案服务，并按相关程序办理。公共资源交易电子档案调取单参见附录 A。10 档案处置 10.1 应定期对电子档案进行销毁鉴定和解密审查，鉴定、审查程序应符合国家有关规定。10.2 电子档案自形成起 5 年内，可移交同级综合档案馆，移交保存的电子档案须进行加密保存。10.3 电子档案的销毁应参照国家关于档案销毁的有关规定与程序执行。11 档案安全 DB14/T 26292023 5 11.1 应将档案安全保密管理纳入单位安全管理工作内容，提供必要的人员、经费、设施等保障，明确电子档案安全管理工作的主管领导、人员分工和岗位职责。11.2 应建立健全档案安全保密管理制度，定期进行保密知识培训，强化人员保密意识。11.3 电子文件按照保密程度的不同划分为公开数据、敏感数据和保密数据，应按照数据保密程度的不同，分层次开展公开、共享和利用。11.4 应按照档案信息系统安全等级保护定级工作指南的要求，开展电子档案管理系统的安全保护等级测评工作。11.5 电子档案管理系统应综合运用数字签名、可信时间戳等技术手段，防止电子档案数据被篡改、伪造，有效保障电子档案的真实可信。11.6 一旦发现档案信息泄密情况,应及时采取补救措施。12 评价与改进 12.1 应建立服务质量评价机制，定期开展评价工作。12.2 应采取自我评价、内部评价、外部评价、满意度调查等方式进行评价。12.3 评价过程中发现的问题和不足应进行汇总分析，制定整改措施，持续改进。DB14/T 26292023 6 附录A （资料性）公共资源交易电子档案调取单 时间：年 月 日 项目名称：项目编号：调取 方式 调出 调取 事由 复制 其他 调取单位：联系人（电话）：档案室经办人：分管领导：附件：调取单位公函（介绍信）注：本单一式两联，一联调取人保管，一联档案室存档。