南昌大学日常财务办事指引.doc

南昌大学
日常财务办事指南

南昌大学计划财务处
二○一○年一月
目 录
1、从外单位取得什么样的发票、收据才能
正常报销？…………………………………1
2、什么情况下须经校领导和计财处长签字
才能报销？…………………………………2
3、自制原始单据如加班费、评审费、监考
费、酬金发放等怎样编制才规范？………3
4、学校内部单位之间发生了经济业务支付
的款项如何处理？…………………………3
5、原始单据应该怎样粘贴才规范？…………3
6、对原始单据的签字要求有哪些？…………6
7、预算经费的财务审批手续及使用范围是
怎样的？……………………………………6
8、部门发展基金、福利基金、各项代管经
费的财务审批手续及使用范围是怎样的？
………………………………………………7
9、科研课题经费的财务审批手续及使用范
围是怎样的？………………………………7
10、研究生业务费有哪些规定？ ……………8
11、报销差旅费时，单位主要负责人及科
研课题负责人本人出差应由谁签批？ …9
12、基建及维修工程报账时应提供哪些凭据？
……………………………………………9

13、设备采购的报销程序是怎样的？………9
14、如果有境外单据，应该怎么处理？……9
15、什么情况下需要通过银行转账支付？…10
16、外来经费如何办理入账手续？…………10
17、计财处什么日期不办理借款和报账业务？
……………………………………………11
18、博士及人才科研启动费的报销有哪些
规定？……………………………………12
19、学生毕业实习费用如何报销？…………13
20、差旅费报销有哪些规定？………………13
21、如何在前湖校区办理办理现金支票提
现手续？…………………………………18
22. 科研课题经费入学校哪个银行账户？…18
23、横向课题经费需要发票如何办理？……18
24、教职工持有的工行、建行、交行的存
折各发放何种项目？……………………19
25、工资中个人所得税如何计算？…………19
26、南昌大学住房公积金提取、转移应注
意哪些事项？……………………………20
27、公积金如何查询？………………………20
28、为什么职称、职务变动而岗位津贴未
及时调整？………………………………21
29、工资条中“补发”栏有哪些内容？……21

1、从外单位取得什么样的发票、收据才能正常报销？
发票、收据在财务记账时称外来原始单据，原始单据的内容必须具备：凭证的名称；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。
凡购买各种物品均应附有原始单据，原始单据必须是税务机关统一印制的发票并加盖发票专用章或财务专用章，转账支付的单据其发票专用章或财务专用章须与提供的银行开户户名一致。购货发票必须详列购买单位全称、物品名称、规格、单位、数量、单价、金额(合计金额必须大写)及时间。如果一张发票品种较多而填写不下（3种以上），应附有加盖销货单位发票专用章的销货清单。
支付行政事业性收费的原始单据，必须是当地财政机关统一印制的收费收据或财政机关监制的收款收据。收款收据上必须写明款项详细内容，并加盖收款单位财务专用章。对于单据上特别注明为“往来结算款项”的收款收据，不予报销。
凭证不得涂改、挖补。原始单据如有错误的，应当由开出单位重开或更正（金额错误的必须重开，文字错误的允许更正，但必须在更正处加盖开出单位的财务专用章或发票专用章）。
2、什么情况下须经校领导和计财处长签字才能报销？
①金额限制：对于报销金额在2万元（含2万元）（住院费为1万元）以上的支出须分管校领导、计财处处长签批。10万元(含10万元)以上的还须校长签批。
②职工出差乘坐飞机及火车软卧的须分管校领导签批（使用科研经费开支的除外）。
③各单位的主要负责人本人出差的差旅费，须分管校领导签批。
④各种没有安排归口部门管理的专项经费开支。
⑤会计人员认为需要校领导和计财处长签字的。
注1：凡师资队伍建设经费中博士安家费、购房补贴、科研启动费需要计财处处长签批的，可到前湖办公楼209室由计财处副处长签批。学生多缴学费和校园卡需要退费可到前湖办公楼207室由计财处副处长签批。
注2：校领导具体分管情况可上校办公网或计财处网站查询。

3、自制原始单据如加班费、评审费、监考费、酬金发放等怎样编制才规范？  
针对偶尔发生的上述费用应按“姓名、应发金额、代扣税金、实发金额、签名”等栏目造表，有条件的应该加上“工作量、单位计量标准”等内容。针对长期固定的津贴补贴讲课费等，税金的计算则要由前湖校区办公楼200室计财处人员经费管理科计算并签署意见，同时提供电子版交人员经费管理科。
4、学校内部单位之间发生了经济业务支付的款项如何处理？
除独立核算的后勤集团、学术交流中心等单位要求转账支付外，其余非独立核算的部门之间发生的业务均由付款方出具内部划账书面报告，计财处审核后可以通过指标划转的方式将指标转入收款方，双方不得有现金交易。
5、原始单据应该怎样粘贴才规范？
原始单据应按照下列要求进行粘贴、整理，不得随意、无序粘贴。对不按要求粘贴整理的凭证，会计人员有权拒绝受理。原始单据粘贴的规定一般是：
4
3
5
①登录计财处网站下载专区，下载空白凭证粘贴纸；或将A4纸张对半裁开，作为空白凭证粘贴纸。
②在空白粘贴纸上将原始报账单据按照车船费、住宿费、路桥费、邮电费、办公费、招待费等进行分类整理，同类原始单据粘贴在一起。注意空白粘贴纸左上角不能粘贴单据。
③同类原始单据如果数量较多，大小不一，应按单据规格的大小进行分类，同一张空白粘贴单上所粘贴的单据尽量保持大小一致。每张空白粘贴单所粘贴的单据不得过多，规格较大的单据（如购物发票等）可只重叠粘贴左上角部分；规格较小的单据（如停车费、过路过桥费、定额餐饮发票等）应按小票在下、大票在上的要求，从右至左或从下至上呈瓦状依次粘贴。
④在单据粘贴单上粘贴凭证时，应由上而下、自左至右、均匀排列粘贴。一般粘贴2-3列，每列若干张，在粘贴线内均匀粘贴，上、下及右方不得超出粘贴纸，两列之间不得重叠、大量累压粘贴。原始单据应保持原样粘贴，有奖发票应去掉对奖联，个别规格参差不齐的凭证，可先裁边整理后再行粘贴，但必须保证原始单据内容的完整性。
⑤对于规格较大、纸质较硬的原始单据（如证明文件、合同、会议通知等），将其左上角粘贴在相应的原始单据粘贴纸上。
⑥原始单据粘贴完毕，需将凭证张数、小计金额完整填列在每张粘贴纸上。
⑦汇总填制费用报销单做封面，将单位名称、日期、费用类别、经费代码、金额、张数和经手人签字等内容填列完整，做到书写正规、清楚，计算正确。将已填写完毕的费用报销单粘贴在已贴好的原始单据的空白粘贴纸上（将左上角对齐粘贴）。
⑧出差报销凭证（如住宿费、过路过桥费、车船票等），均应使用差旅费报销单做封面。粘贴时，应先将单据粘贴在空白粘贴纸上，然后加贴差旅费报销单，不得直接在差旅费报销单的背面粘贴报销凭证。出差期间因工作需要支出的接待费凭证需单独粘贴，不得混同于差旅费报销。差旅费报销单填制时，出差人不要填制伙食补贴、路途补贴金额、合计数大写金额，会计人员会统一填写。
⑨原始单据应使用优质胶水进行粘贴，以保证凭证的粘贴效果。粘贴凭证如果数量较多、厚度较高，应在粘贴线外加粘贴条，粘贴好后及时用重物压平，以防褶皱、膨松，确保凭证整体平整。
⑩对借款单、会议费、接待费、办公耗材、设备购置等单张需转账支付的凭证，可不粘贴，签字后，经办人可持单据直接办理。对报销单据比较多的业务，应将转账支付的单据单独粘贴在一张粘贴纸上，并在填制费用报销单时在备注栏中注明。
6、对原始单据的签字要求有哪些？ 
原始凭证及相关单据应按照下列要求进行签字，不得随意、无序签字。
①负责人、经办人、验收人（或证明人）应使用蓝黑色碳素笔签字，不得使用圆珠笔、铅笔、非蓝黑色碳素笔等签字，如单据背面无法签字的情况下需在单据正面的右边位置签字，不得在凭证对奖联及发票印章上签字。签字应清晰可辨并注明签字日期。
②对于粘贴在单据粘贴单上的凭证，原则上一票一签字，不得压签，但对于金额较小数量较多的小额凭证（限小额车票、停车费），经办人、验收人（或证明人）一票一签字后，在粘贴空白处注明凭证张数和金额，加贴费用报销单封面，由负责人、经办人在封面上签字。
③差旅费报销凭证由负责人、经办人、出差人在差旅费报销汇总单上签字，出差人或经办人在所附原始单据上签字。
7、预算经费的财务审批手续及使用范围是怎样的？
7
6
8
6
4
5
预算经费是指学校从年度预算经费的公用经费中划分出的，下达给部门自主管理的一部分事业正常维持费用及纳入部门归口管理的部分专项费用。各单位由一名主要负责人为本部门经费的财务责任人（即“一支笔”审批责任人），负责本单位经费的审批。其开支范围主要用于维持各院系、部(职能处室)的正常运行，含办公、资料印刷、差旅、会议、教学业务、学生实习、教学实验设备、实验耗材等。 
8、部门发展基金、福利基金、各项代管经费的财务审批手续及使用范围是怎样的？
各院系、各单位创收收入划入部门发展基金、福利基金、代管经费账后，部门发展基金、福利基金、代管经费在指标控制额度内的支出，由各单位“一支笔”审批责任人负责签字审批。部门发展基金用于弥补公用经费的不足，福利基金的开支范围除可以弥补部门经费的不足外，还可以开支适当比例的招待费、劳务费、津贴补贴等。代管经费的开支范围按其代管款项的性质和用途确定。
9、科研课题经费的财务审批手续及使用范围是怎样的？
科研课题经费在款项到位并立项入账分配后，由课题负责人签批报销。
开支范围按课题性质有所不同：
纵向课题（Z、S开头的经费代码）按项目申报时经费开支预算内容确定，一般只能开支差旅费、设备费、资料费、印刷费、试验耗材等费用。国家基金课题经费禁止开支招待费、劳务费、电话费、交通费等费用。请报账人带好项目申报的经费预算备查。S开头的课题经费其中70%必须转账支付。校基金课题经费不得开支招待费、劳务费、电话费、交通费等费用。
横向课题（H开头的经费代码）可以开支与项目直接有关的差旅费、设备费、资料费、印刷费、试验耗材、项目协作等费用，另外交通费、电话费、招待费、劳务费合计开支总额限制在项目总经费的30%内。横向课题经费结题后，提供科技处或社科处出具的结题报告，可以将剩余的经费全部开支劳务费（扣除个人所得税）。
教改课题（ZJ开头的经费代码）、基地课题（JD开头的经费代码）的开支范围参照纵向课题。
每年职称评审时申报职称材料需要计财处核定时，需提供课题经费本，计财处会计科只负责核定经费到帐情况。
10、研究生业务费有哪些规定？
研究生业务费主要是用于我校研究生培养方面的开支，平时由各学院根据研究生院的要求从学院预算经费中按学生人数将指标划入研究生导师账户，由导师统筹安排使用、各学院主要行政领导为签批人，主要开支范围为资料费、打字复印费、查新费、论文评审费、答辩费等。
11、报销差旅费时，单位主要负责人及科研课题负责人本人出差应由谁签批？
负责人本人出差时：行政差旅费应由各部门分管校领导审批，教学差旅费由分管教学校领导审批，科研课题旅费由课题负责人所在学院分管科研副院长审批。
12、基建及维修工程报账时应提供哪些凭据？
凡立项工程项目的报销和数额较大的零星维修支出，必须附有合同、正规的本地税务发票和经学校审计处审计后的工程决算表等材料。
13、设备采购的报销程序是怎样的？
粘贴好原始单据，填制费用报销单，履行完正常的审批手续后还须履行以下审批程序和提供附加资料作为原始单据。
①资产处审批的采购计划执行表，按资产处的要求办理审批手续。
②物资采购中心签字盖章的采购合同。
③资产处的固定资产入库单。
④使用单位的设备验收单。
14、如果有境外单据，应该怎么处理？
境外单据应该提供：
①银行出具的同时点的换汇水单。
10
9
11
②国际交流合作处签字认可的同时点的汇率。
③境外发票的中文翻译书（可写在空白处、背面或另附页）
④填制费用报销单或差旅费报销单时应境内境外两部分分列。
15、什么情况下需要通过银行转账支付？
根据国务院《现金管理暂行条例》的相关规定，凡对外交易金额在1000元以上的应当转账支付，不得向对方支付现金。严禁采取化整为零的方式支付现金，否则，会计人员有权拒付。如果在不了解此规定的情况下支付了现金给对方的，必须要求收款方退还现金，再按规定转账支付给对方。对于引进人才的购房补贴，确已支付现金给开发商或二手房东，可参照计财处会计科的提示写出情况说明后到前湖校区办公楼209室计财处副处长办公室签批后办理领取现金手续。超过1000元的论文版面费原则上须转账支付，对于未转账支付但能够提供银行汇款回单或邮局汇款回单的可予支付现金。
16、外来经费如何办理入账手续？
如果是直接将款项转入学校银行账户的按以下程序：
①按要求填写经费到账查询单。
②每日上午到会计科2号柜台查询到账情况。
③确已到账，开具经费到账通知单。
④到科技处或社科处登记领取科研经费本和分配单。
⑤计财处会计科办理入账手续和分配。
如果是上级主管部门将款项打入学校财政专户账户的按以下程序：
①持相关文件或复印件，没有相关文件的写好情况说明。
②到前湖校区办公楼205室计财处综合管理科查询到账情况。
③确已到账，计财处综合管理科开具经费到账通知单。
④凭到账通知单到计财处会计科办理入账手续
17、计财处什么日期不办理借款和报账业务？
每星期二下午为计财处业务学习时间，不办理有关借款报账业务。
每月月末最后一个工作日下午、次月月初头2-3个工作日为计财处每月结账时间，不办理有关借款报账业务。
年末结账时间不办理有关借款报账业务，具体时间另行通知。
学校寒暑假值班期间，只办理借款业务，不办理报账业务，办公地点另行通知。
18、博士及人才科研启动费的报销有哪些规定？
1、报销程序
①使用者填写费用报销单，将发票附在报销单背面，分项计算报销金额后在报销单及所有发票背面本人签字确认；
②所在单位分管科研的领导对发票及费用报销单审核并签字确认；
③到学校计财处办理审核报销手续。
2、使用范围
科研启动经费主要用于教师购买教学及实验设备、实验易耗品、图书资料、支付核心及以上期刊论文版面费、参加学术会议等。餐费、汽油费及出租车费不在报销之列。
3、经费使用注意事项：
①购买设备须到资产管理处办理设备申购计划手续，申购计划由学院（单位）行政领导审核签字后报资产管理处。购买设备的报销应到资产管理处办理入库手续后，凭入库单、合同、发票等到学校财务处报销（购置设备时不得申购数码相机，非硕士生导师限购电脑壹台）；
②实验易耗品、图书资料、办公用品的报销应提供发票出具单位的物品清单；
13
12
14
③图书报销须先到学校图书馆或学院资料室入库，资料员须在发票背面签字确认；
④论文报销特指中文核心及以上期刊，须提供论文录用通知，并到人事处师资科审核认定；
⑤参加学术会议需提供会议通知。
19、学生毕业实习费用如何报销？
由学院经办人员造册，分班级按“学生姓名、学号、毕业设计（论文）费用、毕业实习费用、合计金额、建行卡号、签名”栏目造表，标准不得超过每年教务处下达的毕业生毕业设计（论文）和实习经费预算额度。学院院长签字，经办人签字，加盖学院公章，金额超过2万元（含2万元）的还须分管本科教学校领导和计财处处长审核签字。
对于非毕业生参加教学社会实践，还须到教务处实践科审核签字才能报销。
20、差旅费报销有哪些规定？
按照《江西省省直机关和事业单位差旅费管理办法》并结合我校实际情况，制定了如下规定：
差旅费开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费。
城市间交通费和住宿费在规定标准内凭据报销，伙食补助费和公杂费实行定额包干。
出差人员要按照规定等级乘坐交通工具，凭据报销城市间交通费。未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分自理。
出差人员乘坐交通工具的等级见下表:
交通工具

级别
火车
(包括全列软席列车)
轮船
不包括旅游船
飞机
其他交通工具(不包括出租小汽车)
副省级及相当
职务的人员
软席
(软座、全列软席列车
一等软座、软卧)
一等舱
头等舱
凭据报销
省直机关厅(局)级，以及相当职务人员;教授，研究员，主任医师，艺术一级等人员以及岗位工资在四级以上的管理人员。
软席
(软座、全列软
席列车
一等软座、软卧)
二等舱
普通舱
(经济舱)
凭据报销
其余人员
硬席、
全列软席列车软席
(硬座、硬卧;
全列软席
列车二等软座、软卧)
三等舱
普通舱
(经济舱)
凭据报销
乘坐火车(包括全列软席列车)，从当日晚8时至次日晨7时乘车5小时以上的，或连续乘车超过7小时的，可购买和报销同席卧铺票;
符合规定而未购买卧铺票的，按实际乘坐的硬座票价的80％给予补助，乘坐全列软席列车，符合乘坐卧铺规定而改乘软座的，按软座票价的40％给予补助；可以乘坐软卧而改乘硬卧的，不再给予补助。
乘坐飞机，往返机场的专线客车费用、民航机场管理建设费和航空旅客人身意外伤害保险费(限每人每次一份)，凭据报销。乘飞机和火车软卧的须分管校领导审核签字（科研除外）。
住宿费：出差人员按照副省级人员每人每天600元，厅局级人员每人每天300元，县处级每人每天150元凭据报销。县处级以下人员报销标准省外为每人每天150元、省内为100元。学校补充规定对于住宿费教授及相应技术职称人员报销标准每人每天300元，副教授及相应技术职称人员标准每人每天150元。出差人员无住宿费发票，一律不予报销住宿费。
16
15
17
伙食补助费：出差人员的伙食补助费按出差自然(日历)天数实行定额包干，每人每天50元。为鼓励出差人员乘坐火车，少乘飞机，节约开支，对到省外出差的人员，乘火车且乘车时间达到5小时以上的，可凭车票加发伙食补助费，具体标准按照学校补充规定执行。核算核定由会计人员执行，出差人员不要填写在差旅费报销单上。
出差人员由接待单位统一安排伙食的，不实行包干办法。出差人员应向接待单位交纳伙食费，回所在单位如实申报，每人每天在补助标准以内凭接待单位收据据实报销。接待单位收取的伙食费用于抵顶招待费开支。
汽车驾驶员出车报销规定。汽车驾驶员在非出差期间出车，按实际出车天数报销出车补助，每人每天6元。
夜班伙食补助费。值小夜班(到午夜12点以后)每人每晚报销伙食补助费6元;值大夜班(至次日凌晨8时)报销伙食费9元。
公杂费：出差人员的公杂费按出差自然(日历)天数实行定额包干，每人每天30元，用于补助市内交通、通讯等支出。
出差人员由所在单位、接待单位或其他单位免费提供交通工具的，应如实申报，公杂费减半发放。具体核算核定由会计人员执行，请出差人在填制差旅费报销单时不要填写。
参加会议等的差旅费：工作人员外出参加会议，会议统一安排食宿的，会议期间的住宿费、伙食补助费和公杂费由会议主办单位按会议费规定统一开支。在途期间的住宿费、伙食补助费和公杂费回所在单位按照差旅费规定报销。小型调查研究会等不统一安排食宿的。会议期间和在途期间的住宿费、伙食补助费和公杂费均回所在单位按照差旅费规定报销。
工作人员参加单位指派统一安排食宿的学习和非学历培训，不发放公杂费，住宿费回所在单位按照规定报销。
伙食补助费按照以下标准给予补助:
到省外学习和培训的，每人每天补助伙食费18元;到省内省级和设区市培训基地参加学习和培训的，每人每天补助伙食费9元;到县(市、区)培训基地学习培训的，每人每天6元。
凡在工作单位所在地参加学习和培训，不集中食宿的，按每人每天6元发给公杂费，主要用于往返交通。 到上级政府单位挂职锻炼(简称上挂人员)、到基层单位实(见)习、工作锻炼、支援工作以及各种工作队等人员，在途期间的住宿费、伙食补助费和公杂费按照差旅费开支规定执行;上挂和在基层单位工作期问，上挂人员每人每天报销伙食补助费15元，在县(市、区)和乡镇以下挂职锻炼等人员每人每天报销伙食补助费9元，不报销住宿费和公杂费。
其他：工作人员出差或调动工作期间，事先经单位领导批准就近回家省亲办事的，其绕道交通费，扣除出差直线单程交通费，多开支的部分由个人自理。绕道和在家期间不予报销住宿费、伙食补助费和公杂费。
工作人员出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的费用，均由个人自理。
21、如何在前湖校区办理办理现金支票提现手续？
有两种方式可供选择。您在计财处出纳科开好支票后，一是持现金支票并携带本人身份证到前湖校区学生宿舍9栋建行办理，缺点是可能需要排队等候取现；二是直接在出纳科出示南昌市建行存折或银行卡，然后由出纳科开出转账支票转至您存折或卡上（一般需要3个工作日到账）。
22.科研课题经费入学校哪个银行账户？
学校科研课题经费专用账户
户名：南昌大学
开户行：工商银行南昌市青山湖支行
账号：1502209009024923469
23、横向课题经费需要发票如何办理？
一种情况是课题主持人持与协作单位签订的并经科技厅认定的技术开发和技术转让合同，到计财处开具转让无形资产发票。另一种情况是课题主持人持与协作单位签订的合同到红谷滩地税局开具税务发票。
18

24、教职工持有的工行、建行、交行的存折各发放何种项目？
工行存折为每月的工资
交行存折为每月的岗位津贴
建行存折为年终岗贴、各种课时费、交通补贴及其他临时补贴等。
25、工资中个人所得税如何计算？
个人所得税计税方法如下：
应纳税所得额＝应发工资—公积金—失业保险金—2000
应缴税金＝应纳税所得额×税率—速算扣除数
附：个人所得税税率表及计算方法(2008年3月1日生效)
个人所得税税率表
级数
全月应纳税所得额
税率（%）
速算扣除数
1
不超过500元的
5
0
2
500—2000的部分
10
25
3
2000—5000的部分
15
125
4
5000—20000的部分
20
375
5
20000—40000的部分
25
1375
6
40000—60000的部分
30
3375
7
60000—80000的部分
35
6375
8
80000—100000的部分
40
10375
9
19
超过100000的部分
45
15375
26、南昌大学住房公积金提取、转移应注意哪些事项？
一、提取所需材料（原件及复印件一份）
（一）购买住房
1、购房款发票、契税完税证明
2、购房合同、《房屋所有权证》
（二）偿还购房贷款本息
1、借款合同
2、最近12月的还款记录
（三）离、退休
1、离、退休证明
（四）户口迁出、调离
1、户口迁出证明
2、人事调动函或文件
二、注意事项：
1、职工办理以上事项时，应提供本人身份证原件，代他人办理的，须出具代理人身份证原件。
2、公积金提取表格可到省住房公积金中心网站或计划财务处网站下载。
3、政策有变化的，以省住房公积金中心文件为准。
27、公积金如何查询？
20
登陆江西省住房公积金中心网站（
①输入身份证号码查询
②输入个人公积金查询号进行查询
首次进入无密码，如未能查询请持身份证到省住房公积金中心进行密码修改。
28、为什么职称、职务变动而岗位津贴未及时调整？
岗位津贴由所在学院包干经费中支出，教职工由于职务或职称的变动，相关岗位津贴需通过所在学院进行调整后报送人事处办理审核手续后，计财处方可进行调整。
29、工资条中“补发”栏有哪些内容？
一般情况下每年7、8、9三个月发放防暑降温费，每年12月及次年1月、2月按80元/月发放防寒费，以及个别调整发放的项目均在“补发”栏中体现。

※ 本《日常财务办事指南》解释权归计划财务处。

21