房地产办公室各项职责.doc

房地产企业办公室岗位职责 

一、 办公室工作内容 
（一）企业人事管理工作 
1、协助企业领导制定、控制、调整企业及各部门编制、定员；
 2、协同各部门办理员工招聘工作，为各部门提供符合条件员工； 
3、 协助企业领导和各部门做好员工考核、转正、任免、调配等工作；
 4、协同各部门对员工进行培训，提高员工整体素质及工作能力； 
5、负责员工工资管理工作； 
6、负责正式员工劳动协议签订；
 7、负责保留员工有关个人档案资料； 
8、负责为符合条件员工办理养老保险和大病统筹等有关福利； 9、根据工作需要，负责招聘临时工及对其管理工作； 10、负责为员工办理人事方面手续和证明。 
（二）企业行政管理工作 
1、制定企业行政管理制度、汇编企业各项制度、监督检查各部门执行状况；
 2、负责对员工进行遵守劳动纪律教育及考勤工作管理； 
3、根据董事会同意行政费用总额度，每月制定企业行政费用预算，并严格控制行政费用支出； 
4、负责企业资产管理，建立固定资产、低值易耗品等物品购置、验收、使用登记及定期检查使用状况制度； 
5、负责企业印章和简介信管理，严格执行印章和简介信使用规定；
 6、负责企业文献管理工作； 
7、 根据企业行政管理制度，做好电话、传真和复印机等设备使用和管理；
 8、负责企业车辆管理和调度工作；建立车辆档案，做好车辆维修、保养工作，定期检查车辆使用状况，加强对司机、非司机安全教育工作；
 9、负责企业外围环境卫生管理； 
10、 负责企业办公地点安全、保卫、消防工作管理；
 11、负责员工食堂工作管理； 
12、负责对外接待及票务、住宿等工作； 
13、根据总经理指示，积极组织好企业级重大会务活动和平常办公会议；
 14、负责企业大事纪工作；
 15、负责信访接待工作； 
16、负责对派出所、安委会、居委会等单位联络工作；     
17、负责办理营业执照、代码证、记录证、税务证等换发年检工作。 
二、办公室主任工作职责 
（一） 完毕企业领导交办各项工作； 
（二） 负责企业人事管理、工资管理工作； （三） 负责企业财产管理工作； 
（四） 督促检查各部门执行企业规章制度状况； （五） 行政费用计划预算编制及使用状况审核；
（六） 企业印章、简介信及文献档案管理； 
（七） 企业所有后勤保障，即：车辆安排、安保、食堂、接待、票务、 办公用品购置等。
三、经理秘书岗位职责 
（一） 完毕总经理、办公室主任指定交办各项事务。就总经理交待事务只对总经理负责，保证总经理与各部门之间上传下达畅通。 
（二）负责转交办理各部门与总经理 之间文献往来。由总经理室发出多种文献，负责及时反馈各部门在实际执行过程中问题及提议并理解执行状况。 
（三）负责对应会议记录，并将各部门对每次会议贯彻状况及时向总经理汇报。 
（四） 负责起草总经理交办多种文献，整顿总经理室文献。搜集、整顿、提供对应信息资料，为总经理对企业各项问题做出决策提供根据。 
（五） 积极协调好与各部门多种关系，为开展总经理交办各项任务发明良好条件。对于企业外部需会见总经理人员，做好接待工作。
四、办公室总务工作职责 
(一) 负责填报企业行政管理费预算审批表。 
(二) 负责办公用品、低值易耗品和企业其他物品采购及保管和发放工作。做到帐物清晰、管理有序。 
(三) 负责管理员工食堂帐物及平常工作。
 (四) 协助办公室主任完毕如下工作： 
1、企业人事管理工作，包括人员招聘、岗位变动、解雇、人事档案、劳动保险等项工作。 
2、协调企业对外联络和应急事物，如税务、银行、外管局、地方政府等单位公关协调。 
3、办公设备、车辆、办环境、宿舍平常管理。 
4、企业保安工作，保证企业财产安全。
 5、营业执照年检，财务年检联络。
 6、与安委会、派出所、居委会联络。
 7、完毕主任交办其他事务。 
五、办公室文秘职责 
（一）打印企业文献，并负责办公室电话、传真、复印机等到设备使用权用与管理； 
（二）负责报刊、信件发放、转送工作； 
（三）保证各部门联络畅通，并理解各部门工作内容；
 （四）负责考勤登记工作； 
（五）登记企业员工外出内容； 
（六）布置企业会议会场，负责告知参会人员会议时间、地点，必要做会议记录； 
（七）热情接待来访人员，做好信访工作； 
（八）积极参与各项活动，协助办公室主任处理应急事。

六、办公室驾驶员岗位职责 
（一）认真遵守企业各项规章制度，不迟到、不早退、努力完毕各级领导分派任务。 
（二）认真遵守公安交通管理部门制定法规、法纪。
 （三）保持车容整洁、车辆机械性能良好。 
（四） 不酒后开车，不闯红灯，不驾驶机械失灵车上路。 
（五）每日养成自查、自检良好习惯。 
（六）提高驾驶技能，维护首都道路交通畅通。
1、基本职责 
1.1、工作积极积极，服从分派，爱岗敬业，遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理规章规则，安全驾车。同步遵守单位各项规章制度。  
  1.2、驾驶员应爱惜单位车辆，平时要注意车辆保养，常常检查车辆重要机件。 
   1.3、驾驶员应每天抽合适时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆清洁(包括车内、车外和引擎清洁)。   
 1.4、出车前，要例行检查车辆水、电、油及其他性能与否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存油局限性一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。
1.5、驾驶员发现所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修，应立即汇报后勤工作人员，并提出详细维修意见(包括维修项目和大体需要经费等)。未经同意，不许私自将车辆送厂维修，违者费用不予报销。  
   1.6、出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选用停放地点和位置，不能在不准停车路段或危险地段停车。驾驶员离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。  
1.7、驾驶员对自己所开车辆多种证件有效性应经
常检查，出车时一定保证证件齐全。  
  1.8、晚间驾驶员要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。  
  1.9、驾驶员酒后驾车或私自用车导致一切违章或交通事故后果均由驾驶员本人承担，并予以行政惩罚。   
 1.10、驾驶员驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车(包括高速、追尾、争道、赛车等)。对于旁人包括单位领导指令，驾驶员认为不能做到，可以提出异议，祈求变更指令。行车途中如发生交通事故，能合用迅速处理，应采用迅速处理方式处理；如必须现场处理，应当立即报警待处，不得逃离现场。如因违反交通规则而发生事故，驾驶员应承担所有后果和责任。
1.11、驾驶员因违章或证件不全被罚款，单位不予报销。违章导致事故由当事驾驶员承担责任和后果。    
1.12、驾驶员对随行人员要热情、礼貌，说话应文明。车内人员谈话时，除非他人积极搭话，不得随便插嘴。   
1.13、驾驶员对后勤人员工作安排，应无条件服从，不准借故迟延或拒不出车。对工作安排故意见，事后可向分管后勤副场长或场长反应。  
1.14、驾驶员出车执行任务，遇特殊状况不能准时返回，应及时设法告知后勤人员，并阐明原因。  
1.15、遵守作息时间，保证休息时间，以充沛精力上
岗，待班时必须在单位。在出车过程中严禁睡觉、散玩、或处理与工作无关其他事情。 
1.16、如实认真填报出车费用，保留好油票、过桥过路费等报销根据，否则费用不予报销；严禁用假票报销，一经查出该趟费用不予报销。驾驶员出车时碰到突发问题，自己处理不好，要及时反馈到单位，且不能无中生有，虚报、夸张事故及费用，一经查出处以报销十倍。 
1.17、驾驶员不得随意变更行驶线路、私自载货载客，导致单位损失或延误工作时间，导致损失，单位将追究其对应责任。 
1.18、听从单位领导安排，按计划出车，不能挑三拣四，距离近就出，距离偏远就拒绝出车。 
1.19、有事必须请假，经同意后才可离岗，否则按旷工处理。驾驶员请假要提前一天，轮到出车时请假一律不予准假。
1.20、严禁将车辆交给单位指定驾驶员以外人员驾驶。一经发现将严惩；非指定驾驶员驾驶发生意外由该车指定驾驶员承担一切后果。 
2、物资运送 
2.1、驾驶员要保持良好职业道德，赤诚服务态度，不得与青叶收购点人员、饲料贩卖人员及老百姓等争执，假如出现矛盾要及时打电话回单位处理。
2.2、到收购点装物资时，一定要根据卖方规定，与随行后勤人员确定最佳装载方案，如发现问题及时提出并向有关人员反馈。要监督装车，切忌不能以重压轻，以大压小。物资装载完毕后，确认无误，必须对物资进行合理有效地遮盖、捆绑好，确定无误后方可驾车离开。 
2.3、凌晨回单位，假如仓库无人卸货时不能将车门打开，防止物资丢失。 
3、派车制度 
3.1、车辆由后勤办公室统一调度，除单位领导外，其他人员不得随意指派。 
3.2、车辆因公出差须经后勤办公室同意。
4、车辆维修制度 
4.1、车辆发生故障，无论问题大小，必须将状况及时上报后勤人员，经分管场长审批后方可进厂维修，若执行公务途中发生故障，应就近处置，同步汇报后勤办公室。 
4.2、对维修更换下来部件，驾驶员应带回交后勤办公室，否则后勤办公室不签验收表。 
4.3、驾驶员应随车进厂督修，以便掌握维修项目到位状况和质量，不随车进厂或车进厂人就离，按缺勤处理。 
4.4对维修车辆，驾驶员要亲自调试合格后方可在厂家维修项目单上签字承认。 
5、 车辆加油制度
5.1、车辆跑长途回来必须加满油，倒短车辆跑完一天也必须加满油，驾驶人员加油后要第一时间认真填写加油登记表。 
5.2、驾驶员应节省用油，发现车辆漏油时应及时处理。

七、档案员岗位职责 
（一）  认真学习马列主义、毛泽东思想、“三个代表”及科学发展观，贯彻执行档案法规，讲究职业道德热爱本职工作，为发展档案事业尽职尽责。 
（二）  努力学习科学文化知识，钻研业务，掌握本机关种类档案分类、组卷、编目、保护、运用知识和技能，搞好所属机构业务指导工作。 
（三） 对本单位应归档文献材料准时搜集、分类、整顿、组卷、书写编目、保证案卷质量、做到管理科学，以便运用，努力实践档案工作原则化、规范化。
（四） 坚持原则，保守机密，忠于职守，坚守岗位，不将档案材料私自带离工作岗位或给无关人员传阅。 
（五） 热情接待查档人员，为查档者提供以便，提供档案做到及时、精确。 
（六）  做好档案信息运用，资料搜集，编制检索工具，编研和档案记录工作。 
（七）  做好档案收进、移出和记录工作。 
（八） 认真做好档案鉴定工作，对已超过保管期限确无运用价值档案材料提出存毁意见，编造销毁清册，经领导和单位审核后，按规定程序进行销毁，并报市档案行政管理部门立案。
1、档案借阅制度 
1.1、职能部门人员借阅档案，需经主管领导同意，办理借阅登记手续，方可查阅。 
1.2、借阅机密档案，必须经主管领导同意后，在阅览室内查阅。
1. 3、外单位查阅本单位档案，必须持单位简介信。写明运用目，内容及来人政治面目，经主管领导同意后，方可查阅，但一律不得借出。 
1.4、借阅档案者未经许可，不得随意抄录、复印和拍照原文。 
1.5、借阅人员必须爱惜档案、资料，保持档案清洁与完整，不得在档案上勾划、涂改、污损、抽页，注意保密，不得转借和遗失。如发现问题，根据情节轻重，依法处理。
1.6、档案员有责任检查借阅者偿还档案，理解保管状况和运用效果。借阅人员有义务汇报、简介运用状况。 
1.7、借阅期限，按规定用毕偿还。如需借走，或延长时间，必须经单位主管档案工作领导同意，方可办续借手续，期限为期一年，到期必须偿还 
2、档案保密制度 
 2.1、严格遵守、执行党和国家保密制度、维护档案安全、完整和统一。 
2.2、机密档案要妥善保管加强保密措施。 
2.3、机密档案、资料借阅，必须履行严格领导审批手续，经领导同意后，方可在指定场所阅读，不得外借。 
2.4、机密档案不准摘抄或复制。 
2.5、档案员或查阅人员对档案内容要保密。不得在公共场所谈论，不准携带档案文献回家，探亲，访友。导致失密、泄密要追查当事者和工作人员责任。
3、档案库房管理制度 
 3.1、档案库房内有“九防”措施：即防盗、防火、防光、防虫、防尘、防潮、防鼠、防污染、防高温。并定期检查、通风。 
3.2、保持库内清洁，做好温湿度记录，使库房相对湿度保持在45%—60%之间，温度保持在14℃—24℃左右为宜，如有异常状况及时采用改善措施。 
3.3、库房内严禁吸烟，严禁寄存易燃易爆等危险物品和与档案无关物品。停电时应用手电照明，不得使用蜡烛等明火器具。 
3.4、库房设专人管理，无关人员一律不得进入库房。随时关好门窗，保证档案安全。 
3.5、档案出入库状况应有详细记录，借阅档案收回时，及时放回原处，不得前后错位。
3.6、案柜摆放应做到整洁美观。远离窗户，随时做好保洁工作。
4、档案记录制度 
 档案记录工作是档案工作中一项独立工作环节，也是保证档案工作质量，提高档案工作水平一项有效措施。 
（一） 档案记录工作应精确、及时、科学。 
（二） 根据档案资料查阅、借阅登记，每年记录一次运用效果状况。 
（三） 凡立卷归档文书、会计、科技、声像档案，应分类填写登记簿，年终汇总立卷状况。 
（四） 经档案室移交出去或销毁档案，应进行记录登记。
4.1、立卷归档制度 
 4.1.1、归档范围：但凡本单位在各项工作活动中直接形成、已经办理完毕、具有查考保留价值多种文字、图纸、表格、声像等不一样形式和载体文献材料，均应依法归档，任何人不得以任何借口拒绝归档。 
4.1.2、归档时间 
4.1.3、文书档案：本年度各部门形成多种不一样形式和载体文献材料，在次年一月底前由档案室管理人员统一布置立卷，经本部门负责人审定后，每年三月份移交档案室集中统一保管。 
4.1.4、会计档案由财务部门年终立卷，保留一年后，移交综合档案室保管。 
4.1.5、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置、协议、阐明书、安装、调试、验收记录等文字材料，指定负责人员，搜集整顿。设备投入使用后及时移交档案室保管。 
4.1.6、声像档案在每项工作活动完毕后随时整顿归档。 
4.1.7、实物档案：单位获荣誉奖品、铜牌等准时间次序随时编号归档 
4.2、归档规定 
4.2.1、应归档文献材料要搜集齐全、完整、查对精确，按照文献材料形成规律及其内在联络，进行分类、立卷，使案卷能对反应出本校工作活动真实状况，便于保管和运用。
4.2.2、归档文献材料一般一式一份。重要或运用频繁，可酌情增长归档份数。 
4.2.3、凡归档文献材料，其制作材料必须利于长期保留，同步要保证图样清晰，字迹工整耐久，签订完备。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文献。 
4.2.4、案卷封面各个项目应填写清晰、精确；卷内文献材料按规定次序排列、编号，并填写“卷内文献目录”和“备考表”。 
4.2.5、归档案卷要按一定次序系统排列，按照不一样门类、载体和不一样保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。
4.2. 6、归档手续，各部门将文献材料和案卷向档案室移交时，应编制“移交清单”一式二份，经交接双方查对签字后，各留一份，以备考察。

八、企业食堂厨师职责 
1、负责编制食堂食材采购计划，厉行节省、杜绝挥霍，搞好主副食调配，增长花色品种，提高饭菜质量，搞好成本核算，做到饭菜份量足、价格合理，经济实惠，把戏多，品种多，质量好。 
2、每日做好食物采购登记，验收工作，做到大公无私，保证食品数量和质量，并定期与食堂管理员查对。 
3、负责早、中、晚餐烹饪调制，严格执行食品卫生法，保证食品卫生，不加工霉烂变质食物，杜绝食物中毒现象。 
4、计划用料，精细工作，提高烹饪技术，改善制作措施，估到色、香、味倶佳。 
5、负责餐具消毒，每天一次。 
6、负责搞好食堂卫生，个人卫生，保证无为是死角规定食物寄存整洁，灶具置有序。 
7、食堂厨师及帮灶人员每六个月进行一次健康体检检查，持证上岗。 
8、生熟食严格分开放置，保证饮食卫生，剩菜，剩饭要及时妥善，防止鼠，虫侵入。

九、保洁员岗位职责 
1、遵纪遵法，遵守企业各项规章制度。 
2、热爱本职工作，不怕脏，树立全心全意为企业服务思想。 3、举止、语言文明，注意个人卫生，上班穿工作服，带工作牌，仪表整洁，精神饱满。 
4、准时上下班，不得迟到、早退，不得私自离岗，不得在工作场所闲谈，或做与工作无关事，有事先请假。 5、负责本责任区内垃圾打扫，清理和保洁。 
6、楼道地面卫生要按实际状况及时清理，负责楼内楼梯、扶手、公共部分玻璃、墙壁、瓷砖、消防箱、厕所打扫、清理保洁工作，做到无纸屑、无果皮（袋）、无烟蒂、无脚印、无蜘蛛网、无灰尘、无污渍、无积水、无乱涂乱画等。 
7、厕所每天彻底打扫一次，平时做到无异味，无尿碱、无水锈，地面无尘土、无积水。 
8、每天打扫垃圾不得乱倒、乱放，做到垃圾日产日清，爱惜并合理使用多种卫生工具，工作完毕，及时清洗工具，并摆放在规定位置。 
9、工作结束后，负责公共部分灯、水龙头、门、窗户关闭工作，工作中若发现公物损害现象，应立即汇报，以便及时维修。 10、爱惜公物，保管好各自使用工具，不准私自拿企业物品挪作他用，遗失工具要照价赔偿。 11、完毕企业领导交办其他任务。

十、企业保安管理制度 
 1、  为了加强保安队伍管理工作，保障我司正常工作秩序，搞好人员接待和车辆、物品出入登记管理，保安人员值勤执行任务有所根据，当好企业卫士，保证企业人员、财产、治安、消防安全，特制定本制度。 
2、认真做好保安管理工作，自觉服从上级管理人员工作安排，积极提供配合，做好交接班记录。 
3、 保安人员代表我司执行有关规章制度，企业其他部门员工应配合保安人员工作。 
4、企业保安勤务应每日24小时执行不间断，其各班各岗值勤时间，由后勤主管进行合理安排。 
5、  维持企业办公场所内外区域正常工作秩序、治安秩序，消除隐患于萌芽状态，防患于未然，严格遵守企业各项规章制度。 
6、对来访客人热情、有礼、耐心文明问询和积极引导，维护企业良好形象。
7、保安应除负责门卫室平常清洁卫生工作外，还应按《办公楼卫生管理制度》贯彻卫生状况。 
8、工作态度 
8.1. 对工作具有责任心、热情、敬业精神和职业道德 
8.2. 对自身责任心：钻研业务、工作认真、上进心 
8.3. 同事之间协作力、包容、配合、团结 
8.4. 对本职工作负责：不拖沓、不积压、不埋怨、不挑拣
8.  5. 看待来访人员态度：谦和、礼貌、诚恳、友善、不卑不亢 
9、平常行为规范 
9.1. 爱惜企业公共财产、不随意破坏、挪为私用； 
9.2. 及时清理、整顿个人工作用品，保持工作环境洁净整洁；
9. 3. 办公桌上不放与工作无关用品； 
9.4. 未经同意不得翻看他人文献、资料或他人个人物品。
10、工作纪律 
根据《保安服务管理条例》等有关规定和对企业及员工人身财产安全负责原则，保安员严格严禁下列行为： 
10.1. 限制他人人身自由、搜查他人身体或者欺侮、殴打他人；
10.  2. 扣押、没收他人证件、财物；
10. 3. 阻碍依法执行公务； 
10.4.参与追索债务、采用暴力或者以暴力相威胁手段处置纠纷；
10.  5.删改或者扩散监控影像资料、报警记录；
10.  6.侵犯个人隐私或者泄露企业商业秘密。
10. 7.仪容不整, 言语行为轻浮、粗暴无礼。 
10.8.值班时间聚众赌博、下棋、喝酒、看小说报纸、看电视录像，打瞌睡等。 
10.9.对群众、来宾故意刁难或挟怨报复。对员工、来宾或送货人员索取好处及贪小廉价。 
10.10.脱岗、漏岗、睡岗，迟到、早退。夜班值班人员睡觉被发现每次罚款50元。
10.  11.未经许可私自调班 
10.12. 暴行犯上，不服从指挥。 
11、访客人员及车辆管理规则 
对于外来人员有下列情形之一者，拒绝进入企业。
11.  1. 携带易燃易爆及危险物品人员及车辆。 
11.2. 不明身份，衣冠不整及明显带有恶意人员。
11.  3. 推销产品、商品及收购废品人员及车辆。
11.  4. 非洽公人员及车辆且拒绝登记和检查者。
11.  5. 来访人员报不清受访部门及受访人者。
11. 6. 来访人员不能出示有效证件者。 
12、外来车辆人员所乘车辆，一律按指定位置依序停放，不按规定者，保安人员应即时纠正。 
13、  除实际需要，严禁员工携带易燃易爆及危险物品进入企业 
14、 火警事件处理 
14.1.保安人员应熟记办公楼内各处之水、电、燃料、开关、门锁及消防器材地点，以免临急慌乱，定期对消防水管进行检查登记，如有发既有失效应立即告知保安队长。对重要电灯、门窗等有缺损时，应及时上报主管部门处理。 
14.2.发现火灾应立即赶到失火现场查看，若发生火苗应即以灭火器将火源熄灭，若已使用灭火器仍然无法将火势扑灭时立即向119火警台报案，且告知有关领导至现场，保安仍然坚守岗位，指挥员工及来宾向安全地区疏散，保持高度警戒，严防小偷趁机窃取企业财务。火势熄灭后应清查人员及物品所害情形，并保持完整现场，以供警方处理。
15、 打劫被盗事件处理 
15.1.保安值班要高度戒备，加强对重点部位治安防备，加强防盗活动，及时发现可疑人和事，并进行妥善处理，保安当值班期间发现可疑状况或发现纠纷事件应及时与有关领导联络。 
15.2.对于正在发生刑事案件或可疑状况应及时制止并对可疑人员进行查问，情节严重可直接拨打110并上报企业领导。 
16、  不良分子前来滋事处理 
16.1. 保安人员不得与不良分子对打。 
16.2. 关闭大门和所有出入口，勿使不良分子进入寻讯滋事。
16. 3. 告知后勤人员和企业领导前来支援处理。 
16.4. 认清来着容貌、特性、人数、有无携带枪支、刀具、坐车种类以及车牌号码、滋事原因等，作为警方侦查处理根据。 
16.5. 将状况汇报企业领导并随时保持联络，若下班后来应立即告知派出所并电话联络有关领导。
17、纠纷事件处理 
17.1.对纠纷事件，保安员应稳定事态发展，并对当事人双方进行劝阻，以制止事态扩大。 
17.2. 发生打斗，应迅速予以制止，将当事人交由企业领导处理为原则，如当事人不听制止时，可与值班保安或企业其他人员合力制止。 
17.3. 打斗现场若有其他员工围观时，为防止围观者鼓噪起哄或使现场复杂化，应将肇事者带离现场再行处理。 
17.4. 事态有愈超严重态势，应立即请派出所协助处理。 
17.5. 注意立场要保持公正，千万不可偏袒打斗当事人任何一方或加入战局，丧失理智。
17.6. 若为下班时间，应即刻电话告知企业有关领导；有安全之虑时，即刻拨打110协助。
 18、意外事故 
18.1. 员工急病，即刻告知办公室或救护员，及时派人送医院治疗。
18.  2. 请救护车随带医生。 
18.3. 及时报备领导。