项目文档管理流程样本.doc

文档管理步骤
深圳天音通信
分销信息系统

编写人员: AMT咨询项目组
文档编码: 天音/0001
文档版本: 1.0

Title, Subject, Last Updated Date, Reference Number, and Version are marked by a Word Bookmark so that they can be easily reproduced in the header and footer of documents. When you change any of these values, be careful not to accidentally delete the bookmark. You can make bookmarks visible by selecting Tools->Options…View and checking the Bookmarks option in the Show region.

同意人员:
<深圳天音项目经理>

<AMT咨询项目经理>

To add additional approval lines, Press [Tab] from the last cell in the table above.
You can delete any elements of this cover page that you do not need for your document. For example, Copy Number is only required if this is a controlled document and you need to track each copy that you distribute.

文档控制

修改统计
日期
编写人员
版本
备注

审阅统计
审阅人员
审阅日期
备注

分发统计
序号
分发至
备注

1
项目资料库

2

3

4

5

6

The copy numbers referenced above should be written into the Copy Number space on the cover of each distributed copy. If the document is not controlled, you can delete this table and the Copy Number label from the cover page.
根据项目文档管理步骤要求，文档接收者请注意：
假如您收到本文档电子版，请打印本页并在对应栏目中签字。
假如您收到本文档原件，请直接在相关栏目中签字。
目录
文档控制 ii
修改统计 ii
审阅统计 ii
分发统计 ii
文档概述 4
目标 4
适用范围 4
相关文档 4
项目资料库 5
目标 5
资料库结构及分类 5
文档控制步骤 7
目标 7
步骤说明 8
文档控制标准 10
目标 10
软件标准 10
编写标准 11
命名标准 13
附录：项目文档模板 14

To update the table of contents, put the cursor anywhere in the table and press [F9]. To change the number of levels displayed, select the menu option Insert>Index and Tables, make sure the Table of Contents tab is active, and change the Number of Levels to a new value.

文档概述

目标
本文档关键明确全部交付结果及其项目文档管理步骤和标准，并将在深圳天音通信分销信息系统全过程中加以利用和控制。

适用范围
Note: A brief description of the scope of the document, for example:
Note: *..Configuration Definition, etc.
Note: * Applicable to what project phase(s)?
Note: * Is this document mandatory for all areas & participants in the project or just to <Consultant> staff?
本文档就项目文档管理中以下方面进行明确。
· 项目资料库
· 文档控制步骤
· 文档控制标准
· 文档公布步骤
本文档管理步骤将同时适适用于参与实施AMT实施项目组（包含实施联合体科讯企业实施组及PTC企业技术支持组等）和深圳天音项目组全部组员。

相关文档
List any documents that should be referred to in conjunction with reading this document. All documents should be defined by their name, document reference, version (if appropriate) and date (if appropriate). Contractual documents should be referenced as a minimum. If the list of related documents is long, you may want to refer this section to an appendix at the back of the document.

1. AMT项目实施文档标准

项目资料库

目标
根据本项目标实施范围和总体策略，将建立集中管理项目资料库，便于各类实施文档更新、审阅、同意和公布管理。同时将在项目开始早期，快速建立企业信息门户作为项目组进行沟通和文档公布交互平台，本文档中确定资料库分类及其它相关步骤全部将作为此信息平台建立需求标准之一。
项目资料库由以下要素组成：
1. 主目录
2. 目录
3. 子目录
4. 主页
5. 标题

资料库结构及分类
主目录 和本实施项目相关全部文档及其它相关资料将统一存放在“分销信息系统资料库”主目录内。

目录 依据实施项目标范围和总体策略，将根据各个分项目对目录进行分类：
1-项目管理文档
2-财务管理系统实施文档
3-人力资源管理系统实施文档
4-项目设计管理系统实施文档
5-项目施工管理系统实施文档
6-办公和企业信息门户系统实施文档
7-集成和技术开发文档

子目录 根据AMT实施方法论(AIM)和项目管理方法论(PJM)，建立以下分类子目录：
项目管理文档目录下：
1-总体实施计划及管理标准
2-每七天工作计划
3-每七天项目进度汇报
4-变更汇报
5-问题汇报
6-风险和争议汇报
7-阶段确定汇报
8-备忘录及会议纪要
9-质量检验和审计汇报
10-文档公布通知
11-文档模板
12-其它文档及参考资料
分别在财务管理系统、人力资源管理系统、项目设计管理系统、项目施工管理系统和办公及企业信息门户系统目录下：
1-步骤重组
2-需求汇报
3-处理方案
4-系统设置
5-数据转换
6-系统测试
7-用户培训
8-上线运行及维护
9-其它
集成和技术开发目录下：

主页 以下文档同时要求以主页方法存放：
总体实施计划及管理标准
每七天工作计划
每七天项目进度汇报
阶段确定汇报
文档公布通知
备忘录及会议纪要
重大变更汇报、风险汇报及问题汇报
其它需要跨项目小组或职能部门协调汇报或文档

标题 以下文档同时要求以标题方法存放：
文档模板
质量检验和审计汇报
关键培训教材
其它需要公布参考资料等

文档控制步骤

目标
本控制步骤明确项目文档编写、分发和更新步骤，并适适用于全部项目文档编写和收发过程。
Specify in this section the titles and responsibilities of the roles, meetings, committees or review boards which are responsible for document control. Use titles such as Project Administrator or organizations such as Change Control Board. In larger projects, organizations within the project may also be defined, such as team, group or sub-project.

步骤说明
1. 新建项目文档
全部文档复核、审批、更新均需遵照以下程序和标准。根据AMT实施方法论和项目管理方法论和项目工作计划和交付结果清单，采取本项目特定文档模板创建项目文档，并：
· 分配文档版本号和文档编码，参见文档版本标准和文档编码标准。
· 在文档控制修改统计栏统计文档更新全部统计。
· 在审阅栏中，将需要审阅本文档人员填列出。
· 在分发栏中，将本文档全部分发对象分别填列，包含项目资料库。
· 创建文档目录，目录显示等级为3层。
· 创建文档概述，表明此文档阅读对象、目标和工作关联等。
· 编写实施文档。
2. 文档复核、修改
全部文档在分发前必需经过项目管理计划中指定人员复核和审阅。本项目中各类文档审阅等级请参见附表，并遵照以下步骤和标准：
· 由文档编写人或项目小组组长根据文档审阅等级填列审阅人。
· 将文档分发给相关审阅人，并将拷贝件存放在项目资料库。
· 由审阅人审阅后提出意见并书面通知文档编写人或项目小组组长。若需要，由指定人员对文档进行修改更新。
· 根据文档等级，取得最终审批（审批能够经过会议纪要或电子邮件方法）但电子审批件需要并会同该文档一并保留于项目资料库。
· 正式公布文档，定时经过文档公布通知项目组及全部相关人员。

3. 对已经同意文档更新
对全部经过最终审批公布文档需要进行修改，必需根据项目管理计划中变更步骤进行方能进行文档修改和更新，未经过变更汇报并取得同意修改将视为无效。
文档控制标准

目标
文档控制标准对以下事项进行明确，在创建、更新和审批项目文档过程中将严格实施统一文档标准：
l 文档软件标准
l 文档编码
l 文档版本
l 文档封面
l 文档页眉页脚
l 文档字体
l 文档命名标准

软件标准
1. 文档软件标准
提议项目文档采取统一MS OFFICE 本作为编写工具，对于部分技术文件资料需要采取ACROBAT READER 4.0以上进行浏览，其它相关软件采取全部需要经过项目经理审定。以下是常见文档类型及软件列表：
文档类型
提议采取软件
文字类
MS-OFFICE WORD
表格类
MS-OFFICE EXCEL
培训演示类
MS-OFFICE POWERPOINT
步骤图类
VISIO
计划类
MS PROJECT / 每七天工作计划采取MS-OFFICE WORD

编写标准
2. 文档编码
文档编码是全部项目交付结果及实施文档唯一标识，要求根据以下格式进行编排：项目/PPP/CCC/NNNN， 其中:
PPP = 分类名称缩写
CCC = 功效分类缩写
NNNN = 次序4位数字编号
根据AMT实施方法论和项目管理方法论要求结合地铁项目文档分类，各类文档编码参见下表：
文档对应目录
文档对应子目录
文档编码
项目
PPP
CCC
NNNN
项目管理文档
总体实施计划及管理标准
分销
PM
SOP
以0001为起始号次序编排
每七天工作计划
WWP
每七天项目进度汇报
PPR
变更汇报
CRF
问题汇报
TSF
风险和争议汇报
RIF
阶段确定汇报
AC
备忘录及会议纪要
MM
质量检验和审计汇报
QA
文档公布通知
RN
文档模板
DT
其它文档及参考资料
REF
分销系统实施文档
步骤重组
ERP
PI
需求汇报
RD
处理方案
SD
系统设置
TA
数据转换
DC
系统测试
ST
用户培训
TR
上线运行及维护
TM
其它
REF
集成和技术开发文档
系统安装及维护

TID
IM

需求汇报
RD
数据接口处理方案
ISD
用户化开发方案
CUX
开发程序文件
PRG
系统测试
ST
用户培训
TR
集成切换及后期维护
TM
其它
REF

3. 文档版本
全部文档全部要以递增次序号来反应每个版本，当所提交项目文档经过另一方确实定并做修改时，主版本号进行递增；假如所提交项目文档只在实施同一方进行审阅修改时，主版本号不变，次版本号进行递增。以下为版本控制示例：
版本
版本说明
1.0
文档起始版本
1.1
文档经过内部修改或审阅
2.0
文档提交实施另一方审阅或修改
2.1
在对方确定后再次修改
4. 文档封面
文档封面通常由以下内容组成：
主标题，包含：
l 分项项目名称缩写，参见文档编码表
l 文档名称，参见文档命名标准
l 项目单位，统一采取“深圳天音通信”
l 项目名称 ，统一采取“分销信息系统”
l 文档说明，包含：
l 编写人员，统一采取“深圳天音项目组”、“AMT咨询项目组”、“科讯实施小组”和“PTC技术支持小组”等
l 编写日期，根据文档创建日期，通常不做修改
l 更新日期，根据文档更新或修改最新日期
l 文档编码，参见文档编码标准
l 文档版本，参见文档版本标准
审批统计：对需项目经理同意，应以原件打印并签字后由项目经理保留原件。
5. 文档页眉页脚
全部文档应保持统一版式，其中：
l 页眉：左侧为深圳天音图标，右侧为AMT和科讯企业图标
l 页脚：左侧为文档名称，右侧为分页号
6. 文档字体
本项目文档标准字体为宋体五号字（除演示文档和程序文件外）。

命名标准
7. 文档命名标准
根据实施范围和阶段性交付文档分类，全部文档将以以下规则进行文件命名：
The entries in this table should be expanded for your project. The document types listed are those for project management only.

附录：项目文档模板
以下文档作为地铁实施项目标标准模板：
l 实施文档模板
l 演示文档模板
l 变更汇报模板
l 产品问题汇报模板
l 风险争议汇报模板
l 会议纪要模板
l 阶段确定汇报模板
l 每七天工作计划模板
l 文档公布通知模板
l 问题汇报模板
l 项目备忘录模板
l 项目进度汇报模板