浅谈如何做好秘书工作.doc

浅谈如何做好秘书工作一、“秘书”概说 什么叫秘书？按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”.但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上,这个词的出现率极高，可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处；一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”.可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了. 然而，有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书们区分开来，找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的. 秘书一词的来源 1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。 2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等. 3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。 4、宫廷里的藏书,尤指*. 5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。 秘书的类别 1、从服务的对象上分： 2、从所属部门来分 3、从具体的工作性质分 （1）文字秘书 (2）机要秘书 (3）通讯秘书 （4）信访秘书 （5)事务秘书 （6）生活秘书 关于秘书机构 （一）各级秘书机构 1、中央机关的秘书机构 2、省、市、县机关的秘书机构 3、基层单位的秘书机构 (二）各类秘书机构 1、人民解放军系统的秘书机构 2、企事业单位秘书机构 3、民主党派 4、人民团体 此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构.此外,在重大活动中，也要设临时性秘书机构,如筹备一场体育运动会，一场文艺演出,也会有秘书处，有的叫会务组。 二、秘书处的工作性质 我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点： 1、法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。 2、涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。 3、管理性：秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序，管理各种文档,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。 4、服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说,属服务行业.我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。 只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。 谈到我们的工作性质,我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索作者是北京市贸促会会长姚望，内容在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部” 三、秘书人员应具备的素质 （一）、基本素质 1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个 健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的. 2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左 右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对 社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的. 3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员,在一 个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精 神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。 在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天,你的哥们当了大官,前天，你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。.。.这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的,马上又一转念，做人还是谨慎为好！ （二）、业务素质 1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知 识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识.另一方面也注意 收集新的信息,关注的法学领域的新的发展动态。 2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经 验交流,要多向有经验的人学习。 3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎,这就要求我们必须具备较高的办事能 力，无论是办案，办会，还是处理日常事务,都要注意锻炼自己的办事能力，提 高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。（详见“四) (三)、文化素质 1、社会科学学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲,具备一定 的文化素养，也很有必要,可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清 朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。 何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行.后皇帝派了 一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化， 上联曰:江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之：塞北一天一地一 圣人。语出惊人，顿受青睐.江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大? 王随口吟到：天下文章属三江三江文章属吾乡吾乡文章属吾弟吾为吾弟改文 章.由此,一句对联,一首诗完成了招考工作。 2、自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知 识,如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累；另一 方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。 3、外语:我们办理的案件中,涉外案件占有很大的比例,经常涉及外国当 事人,对外交往中,无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语.我们要使 自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才. （四）此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好 处的. 俗话说,“艺不压身如果你具备了一定的素养,掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。 但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心,在做好本职工作的前提下,才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”,更不能“不务正业”. 四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术 工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。 工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径.比如过河：你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实可行的方法。 工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法,顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。 作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：坚持工作原则,运用工作方法，讲究工作艺术。为此，我们要做到以下几点: 1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间；与仲裁员/调解员之间的关系；与当事人的关系，与律师的关系;与有关部门的关系等. 在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实,摆观点，有分析有推理;而有的领导喜欢单刀直入、开门见山,对此就要言简意赅，直中问题的要害；而有的领导幽默风趣,你也不妨与他(她）开开玩笑。了解领导的工作风格和特点，目的是为了更好地做好工作。当然，在尊重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神.那种对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。那样，会使别人怀疑你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。 对待当事人要热情周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩奸猾的习气。 对仲裁员/调解员要尊重，当好他们的助手和参谋，但不要越俎代庖。要各司其责,互相配合，共同把工作做好. 此外,要注意与有关部门建立和保持良好的工作关系，如外贸部门，商检机构，会计师事务所等。这对于我们搞好工作也是大有好处的。 2、要掌握理事艺术 （1）工作要有计划 长远计划：五年、三年、一年 短期计划：一个月、一个星期、每一天 （2）养成良好的工作习惯：今日事今日毕，能马上办的决不要等一会儿再 办;一件事情要一抓到底,不要半途而废.目标明确,有始有终. (3）始终把握工作的中心：工作安排要主次分明，不能“眉毛胡子一把 抓”。重要的事先办，急事先办,及时处理;对大事要高度重视,一抓到 底,而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。 3、要有较高的说、写能力,即语言表达能力和文字写作功夫，这也是做好秘书工作必须具备的。 我们在实际工作中，都体会到，秘书工作涉及到的关系方方面面,既有人,又有事，千头万绪,林林总总。然俗语到：“千条线，一根针”，我们就是这根“针”，运用得好，你会有条不紊,游刃有余；运用不好，你会手忙脚乱，焦头烂额。 四、秘书人员的纪律要求 任何一种组织，都有自己的组织纪律，作为一个从事法律工作的机构，更应 该如此。 现在,贸仲、海仲和调解中心都有自己的“秘书人员工作守则”，它对秘书人员提出了具体的要求,这就是我们的纪律，每一条都应自觉遵守。各个“守则虽然在内容上各有特点,但从要点上看，大体上可分为三个方面： 1、忠于职守，爱岗敬业 2、秉公办事，廉洁自律 3、保密制度,严格遵守 其具体内容是不言自明的，无须再作解释，只是对我们每一个做秘书的来说,要时刻提醒自己，严格遵守这些纪律. 在当今社会，在知识经济的今天,人的现代化素质，是一个人，一个单位，乃至一个国家生存与发展的决定性因素.一个单位是否具有竞争力,取决于这个单位工作人员整体素质的提高。在我们这种单位，秘书人员的工作十分重要，秘书人员既是业务人员，也是管理人员，秘书人员的素质及其工作效率，直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力.因此，一方面，秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率；另一方面，领导人员要注意对智力资源的不断开发，对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。