浅谈如何更好地发挥办公室职能作用.doc

浅谈如何更好地发挥办公室的职能作用【摘要】办公室是单位的枢纽部门,起着上传下达联系的桥梁纽带作用。办公室的工作纷繁复杂，包括办文办会、信息调研、督查督办、文档管理、信访接待等。总之，办公室工作就是服务，为领导服务，为机关服务，为基层服务，发挥着参谋助手作用、综合协调作用、督办督查作用、信息调研作用。本文就如何更好地发挥好办公室的职能作用进行简要分析.【关键字】办公室；发挥；职能作用一、如何发挥好桥梁纽带作用（一)对上:充分发挥好参谋助手作用。办公室最重要的作用就是领导的参谋部作用，可以说办公室主任相当于单位的“管家”、“秘书长”、文秘人员则是领导的秘书。有句话说“办公室是领导的大脑”,作为参谋助手，办公室还不能仅仅满足于“领导出题目，秘书做文章,简单地当领导的传声筒”,而是应该抢占先机，对影响单位发展的重要事项要有前瞻性和预见性，做领导已想到的事,想领导还没想的事。尤其是当领导交给一个难题时，绝对不能说“我不会”，只能说“我试试看”，努力去将这件事做好。(二）对中：充分发挥“传话筒”作用。办公室处理机关日常工作承上启下，是一个机关的中枢。就“对中”而言，最重要的是将领导交给的任务进行二次分配，需要办公室综合协调，将各项工作落实到实处。尤其是督办工作更是体现了这一点，在督办的时候难免出现有的部门做晚了等特殊情况，这也需要办公室去和领导及时汇报,让领导掌握即时信息，将工作根据实际情况重新安排，保证单位运作正常.（三）对下：充分发挥好“司令部”作用。办公室承担了服务、指导、联系基层的职能，有时候基层同志对领导布置的工作有不懂的地方,不便找领导就来咨询办公室,这就需要办公室发挥好“司令部”作用，经过和领导有效沟通后，代表领导发号施令,传达和贯彻上级的决策。（四）对外：充分发挥好窗口门面作用.办公室工作联结内外，是一个单位的“窗口和“门面”.单位的精神面貌、服务态度、工作作风和效率都可以从办公室反映出来。办公室人员的一言一行都体现机关的形象.办公室在日常接待中要做到有礼有节、不卑不亢，给上级单位留下良好的印象;对待上访群众时要诚恳热情，谦逊和气,以真诚的服务赢得口碑，赢得理解，营造地税良好的外部环境.二、做好办公室工作需要具备的条件（5 c） y6 I/ N） F一）要把领导重视作为搞好办公室工作的先决条件。办公室是领导的参谋部，办公室员工要主动争取领导的关心和重视,一方面要勤请示、多汇报，让领导心中有数，支持有方.另一方面要紧贴领导思路，不折不扣地落实领导决策,为领导分忧解难，以卓有成效的工作赢得领导信任。（二)要把勤奋学习作为办公室自身建设的第一要务。一是要博学。办公室上管天文地理,下管鸡毛蒜皮。各方面的知识都要有所涉猎，尤其在当今国家推行多读书的大形势下，应该精通自己单位所有业务的基础上，学习哲学、历史、法律等知识，不求精通，但要粗通.二是要会学。现在的出版物汗牛充栋、良莠不齐，所以要分辨出哪些是好书，要有选择地学习与本单位业务、办公室密切相关的知识，当然不仅要从书本上学，还要从实践中学，在工作中学,向领导和同事学。三是要多思。“学而不思则罔”,在学习的时候要养成边学边思考的习惯，结合自己的工作需要，将所学的知识转化为为领导参谋、服务的能力。四是要会用。学以致用是学习的根本目的,以读书的领悟来提高自己的思想政治觉悟和业务能力，对指导实践工作具有重要意义。（+ o4 g- j+ o” ？5 0 三)要把乐于奉献作为办公室人员必须具备的职业精神.办公室事情多、矛盾多、时间紧、任务重。办公室的事，看起来都是小事，实际上都是大事，做好了都是小事，没做好就是大事。从事办公室工作的同志，既要做有为才有位的努力,又要做有为而无位的思想准备，要吃得了苦，受得了累，不仅要甘于为领导一心一意地服务,而且要甘于为各部门奉献，更要甘于为基层单位奉献,无论到哪只有俯下身子,才能得到更准确、更真实的信息。（ ！ F; D7 2 X: B1 j/四）要把综合协调作为办公室人员必须具备的重要能力.办公室的组织能力是非常重要的。办公室对上要安排领导活动和会议，对内要协调各部门工作，对下要指导和督办各项中心工作,工作千头万绪，任务繁重。在办公室工作，必须学会“弹钢琴”，将事情分出轻重缓急，建议每天都做工作笔记，在笔记中标记出各项工作的重要程度,同时清晰地记录当天所做的工作（包括已经完成的和未完成的)和明天的工作计划，保证在繁忙的工作中能做到头脑冷静、思路清晰、统筹兼顾、忙而不乱.（0 S O3 _/ Z6 M9 X五）要把写作能力作为办公室人员的立身之本。办公室工作以政务为主，从一定角度看，政务工作又以文字为主，所以写材料是办公室工作的重中之重，写作能力是文秘人员的看家本领。办公室每天接收大量的上级文件,同时在领导的带领下起草、修改各类材料最为频繁,所以说领悟领导意思能力最强,应该发挥好这项优势，不断总结自身不足，力争写出最有深度、最有思想的材料。三、结语办公室工作人员要增强大局意识和责任意识，保持“四心”，即办公用心、办事上心、办文细心和办会精心，要善于学习,勤于积累，勇于实践,增长新见识,扩大新视野，进一步提升自己的综合办事能力，充分体现办公室工作的时代性和创造性。论文作者：任婷婷（大庆油田创业集团庆新实业建筑安装公司)、张哲（管道公司大庆输油气分公司）邮编:163458- 4 -