董事会办公室部门职责.doc

董事会办公室岗位职责部门职能 一、在董事会和董事长领导下，根据平遥县九成文化旅游投资有限公司董事会议事规则负责处理董事会日常工作。二、负责股东会、董事会的筹备、召开等有关组织活动，起草并审核以董事会名义发出的文件信函。三、负责规范董事会的议事程序,为董事会决策提供意见或建议,协助董事会在行使职权内遵守国家法律法规、公司章程和其他相关规章制度。四、制订董事会办公室年度工作计划，做好年终总结工作。五、负责董事会对政府机关部门和行业管理部门的年度总结和其他报告。六、负责与董事单位保持日常工作联系及有关材料的寄送工作；认真保管好董事会的文件,并及时做好文件的归档工作。七、密切联络各董事，汇报工作进度及成效，听取董事们对公司发展的意见和建议。八、做好董事会的对外联络工作,负责公司工商营业执照、法人代码证、法定代表人证书的年度检验工作，及时办理公司工商登记变更的有关事宜。九、统一管理本单位法定代表人授权委托手续和公司法人印鉴。十、依法负责公司对外重大信息的披露事务，确保信息披露的及时性、真实性、完整性和规范性，与媒体保持良性互动.十一、为公司的重大决策、重要经济活动提供法律支持服务，完善企业内部法律资源共享；负责对重要合同文件的合法性进行审查，并依法提出法律意见；负责指导下属单位的法律事务工作。十二、承办董事会和董事长交办的其他工作。岗位职责一、董事会办公室主任(兼）1、负责董事会办公室的全面工作,根据公司总体要求，制定本部门工作计划和措施，组织实施和运作;2、负责指导本部门成员按法定程序筹备董事会和股东大会，做好会议记录工作；3、负责传达董事会及股东大会决议、决定和指示，督促检查其贯彻执行情况；4、负责起草董事会工作报告及相关文件，办理董事会、股东大会的各项法律文书;5、负责依法准备和递交有关部门所要求董事会会议、股东大会出具的报告及文件;6、负责董事、监事及高级管理人员的联络与日常管理工作,督促本部门成员建立健全董事、监事管理及高级管理人员阅历档案；7、负责督促本部门成员建立董事会、股东大会会议和会议记录管理档案,督促本部门成员妥善保管并建立公司股东名册、董事名册、控股股东及董事、监事、高级管理人员持有公司股票的资料等相关档案；8、负责办理董事会、股东大会闭会期间的日常事务，负责协助董事长掌握企业状况，向董事长提供信息和工作建议；9、积极协助董事、监事和高级管理人员了解相关法律、法规、规章、公司章程及其他规定；积极协助董事会专门委员会、独立董事和其他董事开展各项工作；10、负责对董事会提出的问题进行调查、协调,并根据董事会或董事长提出的处理意见具体办理；11、负责公司投融资上市工作；12、积极与公司人力资源部配合,做好公司高级管理人员的业绩考核工作;13、负责加强与公司相关部门的联系及工作协调，督查审计相关部门的工作；负责股东的联络工作。14、负责完成董事会、董事长交办的其他工作。二、证券事务代表1、积极协助董事、监事和高级管理人员了解相关法律、法规、规章、公司章程及其他规定；积极协助董事会专门委员会、独立董事和其他董事开展各项工作；2、协助主任对董事会提出的问题进行调查、协调，并根据董事会或董事长提出的处理意见具体办理；3、熟悉公司法及上市公司相关法律法规，掌握公司章程及公司治理层面的基本制度规章，解答公司董事、监事、高级管理人员提出的相关问题；4、具体负责筹办董事会和股东大会,协助主任草拟和准备董事会和股东大会文件,协助主任做好会议记录；5、协助主任负责公司投融资上市工作；6、负责公司证券事务的管理工作；7、负责公司上市期间的对外新闻审查工作；8、负责公司的股权管理工作(包括子公司的股权管理）9、负责完成主任交办的其他各项工作.三、法律事务1、协助主任根据公司总体要求，制定法律事务工作计划和措施；2、协助主任指导本部门成员按法定程序筹备董事会和股东大会,做好会议记录工作；3、协助主任依法准备和递交有关部门所要求董事会会议、股东大会出具的报告及文件；4、协助主任积极协助董事、监事和高级管理人员了解相关法律、法规、规章、公司章程及其他规定，积极协助董事会专门委员会、独立董事和其他董事开展各项工作；5、协助主任对董事会提出的问题进行调查、协调,并根据董事会或董事长提出的处理意见具体办理；6、熟悉公司法及上市公司相关法律法规，掌握公司章程及公司治理层面的基本制度规章，解答公司董事、监事、高级管理人员提出的相关问题;7、协助主任负责公司投融资上市工作。8、负责公司内部法律制度的草拟、各类合同的审核及外部法律事务的处理.9、负责完成主任交办的其他各项工作。四、文员1、具体办理董事会、股东大会各部门提案资料及其他有关数据的收集和整理；2、具体承担董事会、股东大会等会议组织和准备工作，在授权情况下，根据会议时间、地点、与会人员和会议日程,按照公司章程规定时间发出会议通知及相关议案，进行董事会、股东大会会议记录,办理会议记录、会议决议的签署，保管会议记录、决议及全套文件资料；3、每次董事会、股东大会后两个工作日内，根据会议记录整理会议纪要，由部门主管审核后发相关部门并督促执行，按期向部门主管反馈进展直至完成；4、具体负责本部门档案涉及事项的日常管理,按照部门主管要求,建立本部门档案管理的书面和电子档案，对重要资料进行归集和管理，及时更新整理部门文件档案资料清单；主要档案包括：1）董事会、股东大会会议文件和会议记录全套资料的专项管理档案；2）股东名册、董事名册、控股股东及董事、监事、高级管理人员持有公司股票资料专项管理档案；3）对外投资单位产权事务及运营监控专项管理档案;4）董事会、股东大会决议督办及专项工作管理档案；股东分红资料专项管理档案;5）本部门日常其他事项管理档案，负责拟定上述各部门档案的具体管理、借阅、查阅、审批等工作细则，制作相关管理报表等报主管部门领导批准后严格执行；5、做好与公司相关部门的工作协调，按照部门主管要求传达董事会及股东大会决议、决定和指示，督促检查其贯彻执行情况；6、按照部门主管要求向公司有关部门催办董事会、股东大会限期完成的工作任务；7、负责管理公司的印章；8、协助主任负责董事会、股东会会场后勤保障及本部门日常的接待事务。9、按期完成部门主管交办的其他各项工作.第 4 页 共 4 页