董事会办公室董事长行政秘书岗位职责.doc

董事会办公室董事长行政秘书
岗位名称
董事长行政秘书
岗位等级/编号

所在部门
董事会办公室
岗位定员
1人
直接上级
董事会办公室主任
工作地点
北京
直接下级
无
薪酬类型/等级

所辖人员
无
岗位分析日期
2012年4月
本职：为集团董事长的工作、生活提供服务和支持，保证集团董事长工作的高效开展。
职责与工作任务
职
责
一
职责表述：董事长日程行程的管理
工作
任务
根据集团董事长工作需要，合理安排董事长的工作时间和工作行程，制定行程计划，保证董事长劳逸结合，高效工作。
每天接送集团董事长上下班，并提醒当日的工作安排。
职
责
二
职责表述：集团董事长及家庭生活服务与管理
工作任务
做好集团董事长就餐安排。
协调司机，做好集团董事长出行安排。
根据集团董事长家庭需要，及时为集团董事长家庭提供各种生活服务。
职
责
三
职责表述：差旅随行
工作
任务
预定机票、酒店，合理安排集团董事长出行。
做好差旅过程中集团董事长的服务工作。
职
责
四
职责表述：集团董事长证件办理

根据集团董事长的需要，为集团董事长及家人办理各项证件。
职
责
五
职责表述：对外的服务与管理
工作
任务
代表集团董事长参加授权范围内的各种对外接洽，协助集团董事长出席各种社会活动。
根据集团董事长工作行程安排，提前通知相关单位和人员做好准备，为董事长高效工作做好准备条件。
职
责
六
职责表述：信息的沟通与衔接。
工作
任务
负责集团董事长与集团其他部门和人员之间的信息传递，上传下达工作，确保信息通畅。
根据集团董事长工作需要，及时与相关单位和人员取得联系，沟通信息。
职
责
七
职责描述：集团董事长宾客的接待工作

做好集团董事长宾客的宴请、住宿、出行、娱乐等服务。
职
责
八
职责描述：部门内部协调
工作
任务
与董事长工作秘书沟通董事长工作行程安排。
协调董事长安保秘书，提前做好安保准备。
协调董事长内勤，做好董事长宾客接待等工作。
职责九
职责表述：完成集团董事长、董办主任交待的其他事项。
权力
对集团董事长工作行程、工作日程安排的知情权
向各部门索取必要资料的索取权
公司业务信息的知情权
工作协作关系
内部协调关系
集团董事会、业务板块董事会、董事会各专业委员会、集团公司、各子集团和各子公司相关部门
外部协调关系
董事长工作日程和对外联络涉及到的相关单位和人员、政府主管机关、证券媒体等
任职资格
教育水平
大学本科以上
专业及
技术资质
行政管理等相关专业。
培训经历
商务礼仪培训
经验
3年以上工作经验，在相关秘书岗位上工作1年以上。
知识
行政管理、经济学和法律等相关专业知识
技能技巧
具有较强的沟通能力、分析判断能力，具有工作热情、工作主动性和职业道德水平；综合使用各种知识和技能灵活处理问题的能力
性格要求
善于沟通协调。
个人素质
工作积极主动有责任感、有保密意识和专业技巧。
其它
使用工具/设备
一般办公设备（电话、传真机、打印机、投影仪、招聘平台账号、Internet/Intranet网络）、通讯设备。
工作环境
个人办公工位
工作时间特征
不定时工作制
所需记录文档
集团董事长签署文件、集团董事会决议、会议通知、汇报材料、工作总结、公司文件
考核关键指标：
集团董事长交待任务完成情况、董事会办公室主任满意度
部门合作满意度
人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识与技能
备注
任职人签字：