采购申请、采购订单操作手册.doc

赫克力士天普化工有限公司
SAP 用户操作手册
名 称:采购申请、采购订单操作手册
文档号：KUM-MM-003
定稿日期：2023-10-25
版本号：V1.0

1．目的：
在系统中创建、修改、删除采购申请和采购订单,指导相关业务人员在系统中的实际操作
2．合用范围：
采购
3．相关流程：
HTP-TOBE-MM-003 HTP-TOBE-MM-004 HTP-TOBE-MM-006 HTP-TOBE-MM-007 HTP-TOBE-MM-008

4．内容概述：
在系统中创建、修改、删除采购申请和采购订单。
5、操作环节：
5．1创建采购申请
系统途径
SAP菜单→后勤→物料管理→采购→采购申请→创建
事务码
ME51N
采购申请在SAP系统中可以有两种方式获得，第一是MRP运算后自动生成的采购申请，第二是通过手工在系统中维护得到采购申请，以下重要介绍的是手工维护采购申请的具体操作。
双击这里

说明：进入采购申请创建界面有两种途径，如上图所示，一种是在红框中输入事务代码ME51N，另一种是找到途径后双击进入。
下图是采购申请创建初始界面：
项目类别
科目类别

需要特别注意的是，根据不同的采购情况，会有不同类型的采购申请生成，根据天普化工的蓝图设计，采购申请类型分为以下五种：
1. 固定资产类采购申请（采购申请中的科目分派类别“A”）由申请部门在SAP系统中创建。
2. 生产性物料，涉及需要库存管理的物料和备品备件，由（需求部门）在SAP系统中创建。
3. 费用类，消耗类采购申请（采购申请中的科目分派类别“K”）由各申请部门在SAP系统中创建。
4. 服务类（采购申请中的项目类别“D”）由各申请部门在SAP系统中创建，同时需要在科目分派类别中输入“K”。
5. 外包类（采购申请中的项目类别“L”）。
注意：若为非保税物料、非外包类采购申请，订单类型为NB;保税采购申请类型为ZNB；进料加工的采购申请类型为JNB。

5.1.1创建普通采购申请
对于有物料编码且需要做库存管理的生产性物料、备品备件，创建采购申请过程如下：
此红圈内为行项目概览
填写需申请数量
填写工厂代码
填写采购组
填写需申请物料代码
此红圈内为相应行项目的项目明细

行项目中需要维护以下信息：
物料：填写需要申请的物料号码。物料描述可以由物料代码直接带出。
申请数量：填写需要申请的数量
交货日期：交货日期会自动带出，但可以根据需要自主修改
工厂：填写相应的工厂代码
采购组：采购此物料的采购组

若想在创建采购申请时就制定供应商，则可以在项目细节的“供应源”，输入可以参考的协议（协议）、固定供应商号码、信息记录或盼望供应商等。
以上信息输入完后，点击，系统会自动检查输入是否有错误，若没有错误，则系统会显示，若有错误，系统会给出相应提醒。

没有错误后，可以点击保存，创建完毕。

5.1.2创建费用类、消耗类采购申请
费用类，消耗类（无库存类）采购申请（采购申请中的科目分派类别“K成本中心”）由各申请部门在SAP系统中创建。使用交易代码ME51N进入采购申请创建界面

各申请人员需要在科目分派类别A中选“K”，表达为某个成本中心采购。
若采购有物料编码的物料，则同上一节，输入物料编码和数量，若没有物料编码，则输入短文本，如“机器维修”，以及输入申请数量。
输入工厂和物料组、采购组，回车

系统会提醒输入成本中心，输入成本中心，回车

由于没有物料主数据，系统需要人为输入评估价格，此价格后续可以修改。
这里输入评估价格后回车，系统会再次检查，

假如交货时间不用更改，则回车，点击检查

检查无误后，点击保存

5.1.3创建固定资产类采购申请
固定资产类采购申请由各申请部门创建。创建时，科目分派类别为“A固定资产”,进入采购申请创建界面：

如上输入后，回车

系统会提出输入固定资产号，可以从中选择，回车

系统会检测哪些信息没有输，按照系统信息维护即可。
点击保存

5.1.4创建外协加工类采购申请
此采购申请重要用于泸州和苏州间的外协加工业务。此时，采购申请类型选JNB，采购申请中的项目类别“L”，见下图：

输入需要外协加工的成品（或半成品）料号、数量、工厂、采购组，回车，点击检查

若没有错误，则点击保存
注意：若为保税采购申请，则采购申请类型为ZNB（保税采购申请），其他操作和上面相同。

5．2更改采购申请
系统途径
SAP菜单→后勤→物料管理→采购→采购申请→更改
事务码
ME52N
事务代码：ME52N

说明：进入采购申请更改界面也有两种途径，如上图所示，一种是在红框中输入事务代码ME52N，另一种是找到途径后双击进入。

在此处输入或选择要更改的采购申请号
单击该图标出现下面的对话框

回车出现如下图：

根据实际情况可以对物料、数量、交货日期、工厂、采购组进行更改，此处将数量100改成200，交货日期2023.10.24改成2023.10.27
点击 ,显示采购申请被更改,如下图所示：

注意：若采购申请已被审批，则数量已不能被改变，需要审批人员撤消审批后才干修改。修改后需要再次审批，否则采购申请将不能被用来创建RFQ或者采购订单。

5．3显示采购申请
系统途径
SAP菜单→后勤→物料管理→采购→采购申请→显示
事务码
ME53N
事务代码：ME53N

输入T-code或者双击途径菜单，进入采购申请显示界面：
单击该图标出现下面的对话框
在此处输入要显示的采购申请号

可以显示该张采购申请。

5．4删除采购申请
系统途径
SAP菜单→后勤→物料管理→采购→采购申请→更改
事务码
ME52N
说明：采购申请删除前几步操作同采购申请更改同样，当进入下图时：

选中所要删除的行项目，再按出现如下图

当行项目上出现标记，说明采购申请已删除。
点击，对删除操作进行保存，出现下图：

系统提醒采购申请已被更改。

5．5创建采购订单
系统途径
SAP菜单→后勤→物料管理→采购→采购订单→创建→已知供应商/供应工厂
事务码
ME21N
采购订单重要可以通过以下途径获得：
一、参照采购申请创建
二、参考供应商的报价单创建
三、参照协议创建
四、直接用事务码ME21N进行创建
下面一方面以事务码ME21N直接创建采购订单
输入事务代码：ME21N或者双击途径菜单：

回车进入以下界面，一方面选取采购订单类型，本公司保税物料采购订单类型为ZNB，外协加工采购订单JNB，其他类型均为NB。

输入供应商、采购组织（4723）、采购组、公司代码，要采购的物料编码、数量和工厂代码，回车

系统会自动带出物料描述、单位、交货日期等内容，点击检查，
若有错误，系统会有相应提醒，否则，点击保存即可
以上是标准采购订单的例子，若有费用类、消耗类、资产类等其他类型的采购订单，创建方法类同采购申请。需要注意：这三类采购订单创建时，在项目细节中“交货”栏中，“无估价的收货”要勾选，方便后续财务分派科目，具体如下图：

注意：若要创建免费收货的采购订单，则创建时需要勾选行项目里的“免费”，如下图：

若要创建退货的采购订单，则必须勾选“退回项目”。

以上为无参照的创建采购订单，如需参照采购申请创建，则在创建采购订单界面上，点击”凭证概览打开”按钮，
点击这里

系统会出现选择画面
点击采购申请
选择下拉按钮

进入采购申请搜索界面，如下图所示：

可以直接输入采购申请编号后运营，也可以通过采购组、物料组、日期等字段来查询需要的采购申请，找到后运营按钮，进入下一界面。

选择该采购订单，拉到右边的小车里，
选中此采购申请号，拖动到上面的红圈中的小车里即可

当完毕上述操作后，进入下一界面：

此时系统已将采购申请中相关内容带进采购订单。若采购申请中没有供应商，需要在采购订单中输入供应商、采购组织等必要数据：
点击按钮检查采购订单，如下图所示：

黄色的警告信息供用户参考，若忽略，则回车即可。本例中，由于没有参照该物料的协议创建采购订单，所以系统自动发出警告。回车继续以下操作。点击按钮出现下图：

出现保存文档对话框，提醒是否需要解决刚才的警告信息。选择保存继续，出现下图：

出现红框中的提醒，说明采购订单创建完毕。
同理，若要参照采购协议或者报价单创建，操作方法和参照采购申请类似。
5．6更改/删除采购订单
系统途径
SAP菜单→后勤→物料管理→采购→采购订单→ME22N→更改
事务码
ME22N
事务代码：ME22N

回车进入采购订单修改界面：

若要选择采购订单，则点击按钮如下图：
单击该图标出现如下对话框
输入要更改的采购订单号

回车，系统会带出相应采购订单：

注意：若采购订单尚未被审批，则可以直接修改。若已经审批过，则修改后需要再次审批。
可以修改采购订单中的物料、数量、交货日期、净价等信息，这里将数量100改为500，修改后保存即可。

采购订单已被修改，且状态也转为冻结。
假如要删除采购订单，进入采购订单更改界面，输入采购订单号，环节同上。如图所示：

选中订单中的行项目，按按钮，显示下图：

当行项目打上删除标记后，按保存按钮，

系统提醒，删除采购订单完毕。