采购申请、采购订单操作手册.doc

赫克力士天普化工有限公司SAP 用户操作手册名 称:采购申请、采购订单操作手册文档号：KUM-MM-003定稿日期：2023-10-25版本号：V1.01目的：在系统中创建、修改、删除采购申请和采购订单,指导相关业务人员在系统中的实际操作2合用范围：采购3相关流程：HTP-TOBE-MM-003 HTP-TOBE-MM-004 HTP-TOBE-MM-006 HTP-TOBE-MM-007 HTP-TOBE-MM-0084内容概述：在系统中创建、修改、删除采购申请和采购订单。5、操作环节：51创建采购申请系统途径SAP菜单后勤物料管理采购采购申请创建事务码ME51N采购申请在SAP系统中可以有两种方式获得，第一是MRP运算后自动生成的采购申请，第二是通过手工在系统中维护得到采购申请，以下重要介绍的是手工维护采购申请的具体操作。双击这里说明：进入采购申请创建界面有两种途径，如上图所示，一种是在红框中输入事务代码ME51N，另一种是找到途径后双击进入。下图是采购申请创建初始界面：项目类别科目类别需要特别注意的是，根据不同的采购情况，会有不同类型的采购申请生成，根据天普化工的蓝图设计，采购申请类型分为以下五种：1. 固定资产类采购申请（采购申请中的科目分派类别“A”）由申请部门在SAP系统中创建。2. 生产性物料，涉及需要库存管理的物料和备品备件，由（需求部门）在SAP系统中创建。3. 费用类，消耗类采购申请（采购申请中的科目分派类别“K”）由各申请部门在SAP系统中创建。4. 服务类（采购申请中的项目类别“D”）由各申请部门在SAP系统中创建，同时需要在科目分派类别中输入“K”。5. 外包类（采购申请中的项目类别“L”）。注意：若为非保税物料、非外包类采购申请，订单类型为NB;保税采购申请类型为ZNB；进料加工的采购申请类型为JNB。5.1.1创建普通采购申请对于有物料编码且需要做库存管理的生产性物料、备品备件，创建采购申请过程如下：此红圈内为行项目概览填写需申请数量填写工厂代码填写采购组填写需申请物料代码此红圈内为相应行项目的项目明细行项目中需要维护以下信息：物料：填写需要申请的物料号码。物料描述可以由物料代码直接带出。申请数量：填写需要申请的数量交货日期：交货日期会自动带出，但可以根据需要自主修改工厂：填写相应的工厂代码采购组：采购此物料的采购组若想在创建采购申请时就制定供应商，则可以在项目细节的“供应源”，输入可以参考的协议（协议）、固定供应商号码、信息记录或盼望供应商等。以上信息输入完后，点击，系统会自动检查输入是否有错误，若没有错误，则系统会显示，若有错误，系统会给出相应提醒。没有错误后，可以点击保存，创建完毕。5.1.2创建费用类、消耗类采购申请费用类，消耗类（无库存类）采购申请（采购申请中的科目分派类别“K成本中心”）由各申请部门在SAP系统中创建。使用交易代码ME51N进入采购申请创建界面各申请人员需要在科目分派类别A中选“K”，表达为某个成本中心采购。若采购有物料编码的物料，则同上一节，输入物料编码和数量，若没有物料编码，则输入短文本，如“机器维修”，以及输入申请数量。输入工厂和物料组、采购组，回车系统会提醒输入成本中心，输入成本中心，回车由于没有物料主数据，系统需要人为输入评估价格，此价格后续可以修改。这里输入评估价格后回车，系统会再次检查，假如交货时间不用更改，则回车，点击检查检查无误后，点击保存5.1.3创建固定资产类采购申请固定资产类采购申请由各申请部门创建。创建时，科目分派类别为“A固定资产”,进入采购申请创建界面：如上输入后，回车系统会提出输入固定资产号，可以从中选择，回车系统会检测哪些信息没有输，按照系统信息维护即可。点击保存5.1.4创建外协加工类采购申请此采购申请重要用于泸州和苏州间的外协加工业务。此时，采购申请类型选JNB，采购申请中的项目类别“L”，见下图：输入需要外协加工的成品（或半成品）料号、数量、工厂、采购组，回车，点击检查若没有错误，则点击保存注意：若为保税采购申请，则采购申请类型为ZNB（保税采购申请），其他操作和上面相同。52更改采购申请系统途径SAP菜单后勤物料管理采购采购申请更改事务码ME52N事务代码：ME52N说明：进入采购申请更改界面也有两种途径，如上图所示，一种是在红框中输入事务代码ME52N，另一种是找到途径后双击进入。在此处输入或选择要更改的采购申请号单击该图标出现下面的对话框回车出现如下图：根据实际情况可以对物料、数量、交货日期、工厂、采购组进行更改，此处将数量100改成200，交货日期2023.10.24改成2023.10.27点击 ,显示采购申请被更改,如下图所示：注意：若采购申请已被审批，则数量已不能被改变，需要审批人员撤消审批后才干修改。修改后需要再次审批，否则采购申请将不能被用来创建RFQ或者采购订单。53显示采购申请系统途径SAP菜单后勤物料管理采购采购申请显示事务码ME53N事务代码：ME53N输入T-code或者双击途径菜单，进入采购申请显示界面：单击该图标出现下面的对话框在此处输入要显示的采购申请号可以显示该张采购申请。54删除采购申请系统途径SAP菜单后勤物料管理采购采购申请更改事务码ME52N说明：采购申请删除前几步操作同采购申请更改同样，当进入下图时：选中所要删除的行项目，再按出现如下图当行项目上出现标记，说明采购申请已删除。点击，对删除操作进行保存，出现下图：系统提醒采购申请已被更改。55创建采购订单系统途径SAP菜单后勤物料管理采购采购订单创建已知供应商/供应工厂事务码ME21N采购订单重要可以通过以下途径获得：一、参照采购申请创建二、参考供应商的报价单创建三、参照协议创建四、直接用事务码ME21N进行创建下面一方面以事务码ME21N直接创建采购订单输入事务代码：ME21N或者双击途径菜单：回车进入以下界面，一方面选取采购订单类型，本公司保税物料采购订单类型为ZNB，外协加工采购订单JNB，其他类型均为NB。输入供应商、采购组织（4723）、采购组、公司代码，要采购的物料编码、数量和工厂代码，回车系统会自动带出物料描述、单位、交货日期等内容，点击检查，若有错误，系统会有相应提醒，否则，点击保存即可以上是标准采购订单的例子，若有费用类、消耗类、资产类等其他类型的采购订单，创建方法类同采购申请。需要注意：这三类采购订单创建时，在项目细节中“交货”栏中，“无估价的收货”要勾选，方便后续财务分派科目，具体如下图：注意：若要创建免费收货的采购订单，则创建时需要勾选行项目里的“免费”，如下图：若要创建退货的采购订单，则必须勾选“退回项目”。以上为无参照的创建采购订单，如需参照采购申请创建，则在创建采购订单界面上，点击”凭证概览打开”按钮，点击这里系统会出现选择画面点击采购申请选择下拉按钮进入采购申请搜索界面，如下图所示：可以直接输入采购申请编号后运营，也可以通过采购组、物料组、日期等字段来查询需要的采购申请，找到后运营按钮，进入下一界面。选择该采购订单，拉到右边的小车里，选中此采购申请号，拖动到上面的红圈中的小车里即可当完毕上述操作后，进入下一界面：此时系统已将采购申请中相关内容带进采购订单。若采购申请中没有供应商，需要在采购订单中输入供应商、采购组织等必要数据：点击按钮检查采购订单，如下图所示：黄色的警告信息供用户参考，若忽略，则回车即可。本例中，由于没有参照该物料的协议创建采购订单，所以系统自动发出警告。回车继续以下操作。点击按钮出现下图：出现保存文档对话框，提醒是否需要解决刚才的警告信息。选择保存继续，出现下图：出现红框中的提醒，说明采购订单创建完毕。同理，若要参照采购协议或者报价单创建，操作方法和参照采购申请类似。56更改/删除采购订单系统途径SAP菜单后勤物料管理采购采购订单ME22N更改事务码ME22N事务代码：ME22N回车进入采购订单修改界面：若要选择采购订单，则点击按钮如下图：单击该图标出现如下对话框输入要更改的采购订单号回车，系统会带出相应采购订单：注意：若采购订单尚未被审批，则可以直接修改。若已经审批过，则修改后需要再次审批。可以修改采购订单中的物料、数量、交货日期、净价等信息，这里将数量100改为500，修改后保存即可。采购订单已被修改，且状态也转为冻结。假如要删除采购订单，进入采购订单更改界面，输入采购订单号，环节同上。如图所示：选中订单中的行项目，按按钮，显示下图：当行项目打上删除标记后，按保存按钮，系统提醒，删除采购订单完毕。