U9ERP项目操作手册应付业务.docx

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广东顶固集创家居股份有限公司 U9ERP项目-应付管理操作手册创建日期：2023-01-01 最后修订日期：2023-01-12 文控编号: DG-U9-AC-003 客户项目经理：吴健华日期： 2023-01-12 用友项目经理：杨贵发日期： 2023-01-12 1. 文档控制更改记录日期作者版本更改记录 2023-01-01 杨贵发 V1.0 模板制定 2023-01-09 胡志凯 V2.0 手册编写审阅日期姓名职位审批日期职位姓名署名 2. 目录 1. 文档控制 2 2. 目录 3 3. 应付业务流程清单 5 4. 应付业务整体流程 6 5. 应付业务流程操作指引 7 5.1. 采购暂估业务流程操作指引 7 5.1.1. 业务场景 7 5.1.2. 业务流程图 8 5.1.3. 流程说明 8 5.1.4. U9系统操作指引 9 5.2. 采购暂估调价业务流程操作指引 13 5.2.1. 业务场景 13 5.2.2. 务流程图 14 5.2.3. 流程说明 14 5.2.4. U9系统操作指引 14 5.3. 采购立账结算业务流程操作指引 16 5.3.1. 业务场景 16 5.3.2. 业务流程图 17 5.3.3. 流程说明 18 5.3.4. U9系统操作指引 18 5.4. 委外加工应付立账结算业务流程操作指引 20 5.4.1. 业务场景 20 5.4.2. 业务流程图 21 5.4.3. 流程说明 22 5.4.4. U9系统操作指引 22 5.5. 债务转移业务流程操作指引 22 5.5.1. 业务场景 22 5.5.2. 业务流程图 23 5.5.3. 流程说明 23 5.5.4. U9系统操作指引 24 5.6. 应付冲应收业务流程操作指引 25 5.6.1. 业务场景 25 5.6.2. 业务流程图 26 5.6.3. 流程说明 26 5.6.4. U9系统操作指引 27 5.7. 请款付款业务流程操作指引 28 5.7.1. 业务场景 28 5.7.2. 业务流程图 29 5.7.3. 流程说明 29 5.7.4. U9系统操作指引 30 5.8. 供应商退款业务流程操作指引 32 5.8.1. 业务场景 32 5.8.2. 业务流程图 33 5.8.3. 流程说明 33 5.8.4. U9系统操作指引 34 5.9. 应付核销业务流程操作指引 35 5.9.1. 业务场景 35 5.9.2. 业务流程图 36 5.9.3. 流程说明 36 5.9.4. U9系统操作指引 37 5.10. 付款计划管理业务流程操作指引 38 5.10.1. 业务场景 38 5.10.2. 业务流程图 39 5.10.3. 流程说明 40 5.10.4. U9系统操作指引 40 5.11. 应付月结解决业务流程操作指引 42 5.11.1. 业务场景 42 5.11.2. 业务流程图 43 5.11.3. 流程说明 44 5.11.4. U9系统操作指引 44 3. 应付业务流程清单流程编号流程名称业务范围责任部门 TS-AP 应付管理总体流程财务中心 TS-AP-01 采购暂估业务流程材料采购货到入库后，系统确立为采购暂估的业务财务中心 TS-AP-02 采购暂估调价业务流程材料采购货到入库后、应付立账前，调整暂估成本和暂估应付款的业务财务中心 TS-AP-03 采购立账结算业务流程材料采购货到且票到后，确立应付账款并核算采购成本的业务。采购退货不单独立账，而是与收货合并立账财务中心 TS-AP-04 委外加工应付立账结算业务流程收到委外发票，确立应付账款并核算委外品成本的业务财务中心 TS-AP-05 债务转移业务流程应付账款由一个供应商转移到另一个供应商的业务财务中心 TS-AP-06 应付冲应收业务流程由客户的应收账款冲减供应商的应付账款的业务财务中心 TS-AP-07 请款付款业务流程采购人员提出付款申请、财务入账、出纳支付款项的业务流程。财务中心 TS-AP-08 供应商退款业务流程供应商退回我方款项的业务解决财务中心 TS-AP-09 应付核销业务流程供应商付款（含退款）与应付款（含借项）核销的业务财务中心 TS-AP-10 付款计划管理业务流程解决财务对未来一定期间内到期应付账款的付款安排，合理的做好付款计划。财务中心 TS-AP-11 应付月结解决业务流程应付管理模块月末结账解决流程。财务中心说明： A. 目前没有外币结算的采购业务，因此暂不需要应付汇兑损益的业务流程； B. 固定资产采购、在建工程采购的应付款通过“预付账款－预付款”和“预付账款－暂估款”科目，直接总账凭证解决，不通过应付管理系统单据解决； C. 应付供应商的模具款通过“应付账款－模具款”科目，直接总账凭证解决，不通过应付管理系统单据解决。 4. 应付业务整体流程 5. 应付业务流程操作指引 5.1. 采购暂估业务流程操作指引 5.1.1. 业务场景采购业务中，当期货到入库且发票未到，系统将自动执行暂估入账，产生暂估的会计分录的业务。关键业务规定：采购暂估考虑税金。暂估税金过渡性科目选用“应付账款—暂估税金”这样期末报表中不会高估存货，也不会高估应付账款。与供应商往来对账后的余额、总账、应付账可以一致。 A. 采购入库时：借：存货 {未税金额} 应付账款—暂估税金—XX供应商 {税额} 贷：应付账款—暂估应付款—XX供应商 {价税合计} B. 单到冲回－红字：借：存货 {未税金额，红字} 应付账款—暂估应付款—XX供应商 {税额，蓝字} 贷：应付账款—暂估税金—XX供应商 {价税合计，蓝字} C. 单到冲回－蓝字：借：存货 {未税金额} 货：材料采购 {价税合计} D. 应付立账：借：材料采购 {未税金额} 应交税费—应交增值税—进项税 {税额} 货：应付账款—应付材料款—XX供应商 {价税合计} 以上分录，在采购退货时按同方向的红字解决。 E. 付供应商款时：借：应付账款－应付材料款—XX供应商贷：银行存款 F. 供应商退款时：借：应付账款－应付材料款—XX供应商 {红字} 贷：银行存款 {红字} 5.1.2. 业务流程图 5.1.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工) 10 标准收货仓储部收到供应商送来的货品，办理入库并录入标准收货单标准收货系统 20 采购退货仓储部因各类因素退货给供应商，开具退货解决单。退货单系统 30 采购暂估分录财务部系统自动生成采购暂估分录会计分录系统 5.1.4. U9系统操作指引第一步：进入【采购管理】-【采购收货】菜单第二步：A:收货场景下【采购管理】-【标准收货】-【提交、审核】 B:退货场景下【采购管理】-【退货】-【提交、审核】第三步：A：采购收货场景下查看生产交易分录 B：采购退货场景下查看生产分录单据必须是已经提交审核后方可生产交易分录单据类型是在库退货 5.2. 采购暂估调价业务流程操作指引 5.2.1. 业务场景此流程合用于材料采购货到入库后、应付账款确立前，需要调整材料暂估成本和暂估应付款的业务解决。 5.2.2. 务流程图 5.2.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工) 10 提出调价联络单采购部采购部向供应商提出调价需求调价联络单手工 20 确认调价单供应商供应商确认调价内容确认调价单手工 30 后续调价财务中心进行事后调价，调整收货单的单价，用以对账和立账系统 40 收货单仓储部收货单显示调整后价格出货单系统 50 调价交易分录财务部生成调价分录会计分录系统 5.2.4. U9系统操作指引第一步：基础设立：料品【可事后定价】勾选第二步：进行调价操作【采购管理】-【标准收货】在未调整前分录为：假如价格调整为150，则其金额为：15000。分录为：该调价合用场景是：已经收货，单据审核但尚未确立应付账款的时点来调整应付暂估款。 5.3. 采购立账结算业务流程操作指引 5.3.1. 业务场景采购业务中，货收且票到，财务人员根据供应商采购发票确立应付账款并结算材料采购成本的业务解决。 5.3.2. 业务流程图 5.3.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工) 10 标准收货仓储部收到供应商送来的采购物资，办理入库并录入标准收货单标准收货系统 20 退货仓储部向供应商退货，并录入退货单退货单系统 30 收到供应商发票采购部索取供应商发票并提供开票明细，提交财务中心记账手工 40 应付单财务中心根据供应商采购发票和开票明细，生成系统应付单，产生应付账款应付单系统 50 立账财务中心相应付单执行“立账”操作系统 60 发票匹配财务中心将应付单与标准收货（退货）进行钩稽。若根据标准收货（退货）生成的应付单，则系统自动匹配，可忽略此步系统 70 发票结算财务中心进行发票结算操作，系统将采购发票金额反算标准收货（退货）中存货的采购成本。系统 5.3.4. U9系统操作指引第一步：【应付管理】-【应付单】-【新增】注意：单据类型默认为“发票”，同一供应商开票需要注意勾选合并开票，一定要填写供应商和实收勾选上。第二步：进行应付立账 A:采购收货立账 B：采购退货立账注意：系统设立单据类型相应现实业务类型，发票相应发票，借项账户单相应退货 5.4. 委外加工应付立账结算业务流程操作指引 5.4.1. 业务场景委外加工业务，收到委外商的加工费发票，财务人员确立应付账款并结算委外品加工成本的业务解决。 5.4.2. 业务流程图 5.4.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工) 10 委外收货仓储部收到供应商送来的委外物资，办理入库并录入委外收货单标准收货系统 20 委外退货仓储部向委外供应商退货，并录入委外退货单退货单系统 30 收到供应商发票采购部索取供应商发票并提供开票明细，提交财务中心记账手工 40 应付单财务中心根据供应商采购发票和开票明细，生成系统应付单，产生应付账款应付单系统 50 立账财务中心相应付单执行“立账”操作系统 60 发票匹配财务中心将应付单与标准收货（退货）进行钩稽。若根据标准收货（退货）生成的应付单，则系统自动匹配，可忽略此步系统 70 发票结算财务中心进行发票结算操作，系统将采购发票金额反算标准收货（退货）中存货的采购成本。系统 5.4.4. U9系统操作指引 5.5. 债务转移业务流程操作指引 5.5.1. 业务场景只允许同一个供应商的两个编码之间做转移，在顶固不允许两个供应商之间进行转移。供应商的一个编码应付减少，供应商的两一个编码应付增长。 5.5.2. 业务流程图 5.5.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工) 10 债务转移协议供应商经供应商协商一致，需要债务转移，则与财务中心签订协议手工 20 供应商关系维护应付会计维护供应商资料 30 债务转移单财务中心制作债务转移单，同时调整协议供应商的应付账款债务转移单系统 40 生产分录转总账财务中心系统生产分录转总账生产凭证分录系统 5.5.4. U9系统操作指引第一步：根据现实场景录入应付转移单【应付管理】-【债务转移】-选择转移对象第二步：将债务转移单提交审核 5.6. 应付冲应收业务流程操作指引 5.6.1. 业务场景某供应商和某客户的债权和债务核销。经与此供应商和此客户协商一致，以其对我方应付账款抵销我方对此客户的应收账款，而由此供应商和此客户直接产生结算。当某供应商和某客户具有业务关系，或既是供应商又是客户、既发生采购业务又发生销售业务的客户（供应商），经常会发生应付冲应收业务。 5.6.2. 业务流程图 5.6.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工) 10 冲账告知供应商经与供应商、客户协商一致，需要冲账时，与财务中心签订协议。手工 20 应付冲应收财务中心制作应付冲应收单应付冲应收系统 30 生产分录转总账财务中心系统生产分录转总账生产凭证分录系统 5.6.4. U9系统操作指引第一步：根据现实场景录入应付对冲单【应付管理】-【应付冲应收】-选择客户，供应商第二步：将应付对冲单提交审核。 5.7. 请款付款业务流程操作指引 5.7.1. 业务场景合用于向供应商付款的业务流程。采购部门提出付款申请、财务人员付款、记账的业务流程。 5.7.2. 业务流程图 5.7.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工) 10 请款采购部根据应付账款到期日，对于即将到期的应付款项进行请款操作，生成请款单请款单系统 20 审核财务中心材料会计对请款单进行审核系统 30 付款单财务中心制作付款单，减少应付付款单系统 40 付款财务中心出纳员支付款项。手工 5.7.4. U9系统操作指引第一步：根据现实场景录入应付对冲单【应付管理】-【应付冲应收】-选择客户，供应商注意：请款对象是针对供应商，并不要指定请款的应付单，其用途都是预付款第二步：将请款单提交，审核，并确认付款第三步：请款确认后，自动生成付款单。 5.8. 供应商退款业务流程操作指引 5.8.1. 业务场景供应商退回我方款项的业务解决。重要有以下业务场景： A. 出纳支付款项且会计入账后，由于某种因素该款项无法到账，收到银行退回款项的告知； B. 我方多支付供应商款，由供应商予以退还。 5.8.2. 业务流程图 5.8.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工) 10 银行告知单财务中心收到银行款项退回告知手工 20 供应商退余款告知单财务中心到账告知手工 30 收供应商退款财务中心在收款单下面录入对供应商收款收款单系统 5.8.4. U9系统操作指引第一步：在收款单下面录入供应商收款单【应收管理】-【收款单】表头其他页签的的备注页面必须录入第二步：将收款单提交审核 5.9. 应付核销业务流程操作指引 5.9.1. 业务场景供应商付款（含退款）与应付款（含借项）冲销的业务。以供应商为单位，按立账日先后顺序自动核销。应付核销的目的： A. 供应商按单结算，通过应付核销，系统可记录应付单的已付款金额和未付款余额； B. 应付账龄分析、到期应付表、付款计划表。 5.9.2. 业务流程图 5.9.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工) 10 付款单财务中心参与核销的单据系统 20 应付单财务中心参与核销的单据系统 20 应付核销财务中心将付款单和应付单进行核销核销单系统 5.9.4. U9系统操作指引第一步：基础设立——系统自动按供应商进行核销第二步：核销单据查看 5.10. 付款计划管理业务流程操作指引 5.10.1. 业务场景本流程合用于解决财务对未来一定期间内到期应付账款的付款安排，合理的做好付款计划。 5.10.2. 业务流程图 5.10.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工) 10 应付立账条件维护财务中心设定立账日期，账期拟定依据系统 20 应付立账日期和到账日期维护财务中心拟定应付账款的立账日期和到期日期系统 30 立账动作财务中心应付单进行确认应收立账应付单系统 40 应付核销财务中心将应付单于付款单进行核销应付核销单系统 50 查询报表财务中心出具到期应付表到期应付表系统 5.10.4. U9系统操作指引第一步：在到期应付表里查看到期，逾期数据。【应付管理】-【到期应付表】第二步：设立查询条件 A、到期应付查询 B、逾期天数查询 5.11. 应付月结解决业务流程操作指引 5.11.1. 业务场景期末，应付会计相应付管理系统进行月结的业务操作和流程。 5.11.2. 业务流程图 5.11.3. 流程说明序号流程作业部门及岗位活动说明输出单据方式(系统/手工) 10 单据所有核准财务中心所有单据执行核准系统 20 付款单财务中心付款给供应商单据系统 30 应付单财务中心应付给供应商款系统 40 应付核销财务中心核销应付单和付款单核销单系统 50 转暂付业务财务中心无法核销单据转成为暂付款暂付款系统 60 应付发票所有结算财务中心发票所有与收货单进行匹配结算交易分录系统 70 单据所有生产交易分录财务中心所以单据生产分录交易分录系统 80 交易分录所有转总账财务中心所有交易分录执行转总账操作会计凭证系统 90 应付-总账对账财务中心总账与明细账对账手工 100 月结财务中心执行月结操作，转入下一会计期间系统 5.11.4. U9系统操作指引第一步：所以相关单据所有审核（涉及应收单，借贷项单据，付款单，应付冲应收，债权转移单据）第二步：进行月结第三步：进入月结页面注意：可以双击红色看到阻止月结流程的单据，再进行相关操作后月结。

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