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1、 广东顶固集创家居股份有限公司 U9ERP项目-应付管理操作手册 创建日期：2023-01-01 最后修订日期：2023-01-12 文控编号: DG-U9-AC-003 客户项目经理： 吴健华 日 期： 2023-01-12 用友项目经理： 杨贵发 日 期： 2023-01-12 1. 文档控制 更改记录 日期 作者 版本 更改记录 2023-01-01 杨贵发 V1.0 模板制定 2023-01-09 胡志凯 V2.0 手册编写
2、 审阅 日期 姓名 职位 审批 日期 职位 姓名 署名 2. 目录 1. 文档控制 2 2. 目录 3 3. 应付业务流程清单 5 4. 应付业务整体流程 6 5. 应付业务流程操作指引 7 5.1. 采购暂估业务流程操作指引 7 5.1.1. 业务场景 7 5.1.2. 业务流程图 8 5.1.3. 流程说明 8 5.1.4. U9系统操作指引
3、 9 5.2. 采购暂估调价业务流程操作指引 13 5.2.1. 业务场景 13 5.2.2. 务流程图 14 5.2.3. 流程说明 14 5.2.4. U9系统操作指引 14 5.3. 采购立账结算业务流程操作指引 16 5.3.1. 业务场景 16 5.3.2. 业务流程图 17 5.3.3. 流程说明 18 5.3.4. U9系统操作指引 18 5.4. 委外加工应付立账结算业务流程操作指引 20 5.4.1. 业务场景 20 5.4.2. 业务流程图 21 5.4.3. 流程说明 22 5.4.4. U9系统操作指引 22 5.5. 债务转移业务流程操
4、作指引 22 5.5.1. 业务场景 22 5.5.2. 业务流程图 23 5.5.3. 流程说明 23 5.5.4. U9系统操作指引 24 5.6. 应付冲应收业务流程操作指引 25 5.6.1. 业务场景 25 5.6.2. 业务流程图 26 5.6.3. 流程说明 26 5.6.4. U9系统操作指引 27 5.7. 请款付款业务流程操作指引 28 5.7.1. 业务场景 28 5.7.2. 业务流程图 29 5.7.3. 流程说明 29 5.7.4. U9系统操作指引 30 5.8. 供应商退款业务流程操作指引 32 5.8.1. 业务场景 32 5
5、8.2. 业务流程图 33 5.8.3. 流程说明 33 5.8.4. U9系统操作指引 34 5.9. 应付核销业务流程操作指引 35 5.9.1. 业务场景 35 5.9.2. 业务流程图 36 5.9.3. 流程说明 36 5.9.4. U9系统操作指引 37 5.10. 付款计划管理业务流程操作指引 38 5.10.1. 业务场景 38 5.10.2. 业务流程图 39 5.10.3. 流程说明 40 5.10.4. U9系统操作指引 40 5.11. 应付月结解决业务流程操作指引 42 5.11.1. 业务场景 42 5.11.2. 业务流程图 43
6、 5.11.3. 流程说明 44 5.11.4. U9系统操作指引 44 3. 应付业务流程清单 流程编号 流程名称 业务范围 责任部门 TS-AP 应付管理总体流程 财务中心 TS-AP-01 采购暂估业务流程 材料采购货到入库后，系统确立为采购暂估的业务 财务中心 TS-AP-02 采购暂估调价业务流程 材料采购货到入库后、应付立账前，调整暂估成本和暂估应付款的业务 财务中心 TS-AP-03 采购立账结算业务流程 材料采购货到且票到后，确立应付账款并核算采购成本的业务。采购退货不单独立账，而是与收货合并立账 财务中心 TS-AP
7、04 委外加工应付立账结算业务流程 收到委外发票，确立应付账款并核算委外品成本的业务 财务中心 TS-AP-05 债务转移业务流程 应付账款由一个供应商转移到另一个供应商的业务 财务中心 TS-AP-06 应付冲应收业务流程 由客户的应收账款冲减供应商的应付账款的业务 财务中心 TS-AP-07 请款付款业务流程 采购人员提出付款申请、财务入账、出纳支付款项的业务流程。 财务中心 TS-AP-08 供应商退款业务流程 供应商退回我方款项的业务解决 财务中心 TS-AP-09 应付核销业务流程 供应商付款（含退款）与应付款（含借项）核销的业务 财务
8、中心 TS-AP-10 付款计划管理业务流程 解决财务对未来一定期间内到期应付账款的付款安排，合理的做好付款计划。 财务中心 TS-AP-11 应付月结解决业务流程 应付管理模块月末结账解决流程。 财务中心 说明： A. 目前没有外币结算的采购业务，因此暂不需要应付汇兑损益的业务流程； B. 固定资产采购、在建工程采购的应付款通过“预付账款－预付款”和“预付账款－暂估款”科目，直接总账凭证解决，不通过应付管理系统单据解决； C. 应付供应商的模具款通过“应付账款－模具款”科目，直接总账凭证解决，不通过应付管理系统单据解决。 4. 应付业务整体流程 5
9、 应付业务流程操作指引 5.1. 采购暂估业务流程操作指引 5.1.1. 业务场景 采购业务中，当期货到入库且发票未到，系统将自动执行暂估入账，产生暂估的会计分录的业务。 关键业务规定：采购暂估考虑税金。 暂估税金过渡性科目选用“应付账款—暂估税金”这样期末报表中不会高估存货，也不会高估应付账款。与供应商往来对账后的余额、总账、应付账可以一致。 A. 采购入库时： 借：存货 {未税金额} 应付账款—暂估税金—XX供应商 {税额} 贷：应付账款—暂估应付款—XX供应商 {价税合计} B. 单到冲回－红字： 借：存货 {未税金额，红字} 应付
10、账款—暂估应付款—XX供应商 {税额，蓝字} 贷：应付账款—暂估税金—XX供应商 {价税合计，蓝字} C. 单到冲回－蓝字： 借：存货 {未税金额} 货：材料采购 {价税合计} D. 应付立账： 借：材料采购 {未税金额} 应交税费—应交增值税—进项税 {税额} 货：应付账款—应付材料款—XX供应商 {价税合计} 以上分录，在采购退货时按同方向的红字解决。 E. 付供应商款时： 借：应付账款－应付材料款—XX供应商 贷：银行存款 F. 供应商退款时： 借：应付账款－应付材料款—XX供应商 {红字} 贷：银行存款 {红字} 5
11、1.2. 业务流程图 5.1.3. 流程说明 序号 流程作业 部门及岗位 活动说明 输出单据 方式(系统/手工) 10 标准收货 仓储部 收到供应商送来的货品，办理入库并录入标准收货单 标准收货 系统 20 采购退货 仓储部 因各类因素退货给供应商，开具退货解决单。 退货单 系统 30 采购暂估分录 财务部 系统自动生成采购暂估分录 会计分录 系统 5.1.4. U9系统操作指引 第一步：进入【采购管理】-【采购收货】菜单 第二步：A:收货场景下【采购管理】-【标准收货】-【提交、审核】 B:退货场景下【采购管
12、理】-【退货】-【提交、审核】 第三步：A：采购收货场景下查看生产交易分录 B：采购退货场景下查看生产分录 单据必须是已经提交审核后方可生产交易分录 单据类型是在库退货 5.2. 采购暂估调价业务流程操作指引 5.2.1. 业务场景 此流程合用于材料采购货到入库后、应付账款确立前，需要调整材料暂估成本和暂估应付款的业务解决。 5.2.2. 务流程图 5.2.3. 流程说明 序号 流程作业 部门及岗位 活动说明 输出单据 方式(系统/手工) 10 提出调价联络单 采购部 采购部向供应商提出调价需求 调价联络单 手工 20
13、 确认调价单 供应商 供应商确认调价内容 确认调价单 手工 30 后续调价 财务中心 进行事后调价，调整收货单的单价，用以对账和立账 系统 40 收货单 仓储部 收货单显示调整后价格 出货单 系统 50 调价交易分录 财务部 生成调价分录 会计分录 系统 5.2.4. U9系统操作指引 第一步：基础设立：料品【可事后定价】勾选 第二步：进行调价操作【采购管理】-【标准收货】 在未调整前分录为： 假如价格调整为150，则其金额为：15000。分录为： 该调价合用场景是： 已经收货，单据审核但尚未确立应付账款的时点
14、来调整应付暂估款。 5.3. 采购立账结算业务流程操作指引 5.3.1. 业务场景 采购业务中，货收且票到，财务人员根据供应商采购发票确立应付账款并结算材料采购成本的业务解决。 5.3.2. 业务流程图 5.3.3. 流程说明 序号 流程作业 部门及岗位 活动说明 输出单据 方式(系统/手工) 10 标准收货 仓储部 收到供应商送来的采购物资，办理入库并录入标准收货单 标准收货 系统 20 退货 仓储部 向供应商退货，并录入退货单 退货单 系统 30 收到供应商发票 采购部 索取供应商发票并提供开票明细，提交财务中心记账 手工
15、40 应付单 财务中心 根据供应商采购发票和开票明细，生成系统应付单，产生应付账款 应付单 系统 50 立账 财务中心 相应付单执行“立账”操作 系统 60 发票匹配 财务中心 将应付单与标准收货（退货）进行钩稽。若根据标准收货（退货）生成的应付单，则系统自动匹配，可忽略此步 系统 70 发票结算 财务中心 进行发票结算操作，系统将采购发票金额反算标准收货（退货）中存货的采购成本。 系统 5.3.4. U9系统操作指引 第一步：【应付管理】-【应付单】-【新增】 注意：单据类型默认为“发票”，同一供应商开票需要注意勾选合并开票，一定要
16、填写供应商和实收勾选上。 第二步：进行应付立账 A:采购收货立账 B：采购退货立账 注意：系统设立单据类型相应现实业务类型，发票相应发票，借项账户单相应退货 5.4. 委外加工应付立账结算业务流程操作指引 5.4.1. 业务场景 委外加工业务，收到委外商的加工费发票，财务人员确立应付账款并结算委外品加工成本的业务解决。 5.4.2. 业务流程图 5.4.3. 流程说明 序号 流程作业 部门及岗位 活动说明 输出单据 方式(系统/手工) 10 委外收货 仓储部 收到供应商送来的委外物资，办理入库并录入委外收货单 标准收货 系统
17、20 委外退货 仓储部 向委外供应商退货，并录入委外退货单 退货单 系统 30 收到供应商发票 采购部 索取供应商发票并提供开票明细，提交财务中心记账 手工 40 应付单 财务中心 根据供应商采购发票和开票明细，生成系统应付单，产生应付账款 应付单 系统 50 立账 财务中心 相应付单执行“立账”操作 系统 60 发票匹配 财务中心 将应付单与标准收货（退货）进行钩稽。若根据标准收货（退货）生成的应付单，则系统自动匹配，可忽略此步 系统 70 发票结算 财务中心 进行发票结算操作，系统将采购发票金额反算标准收货（退货）中存
18、货的采购成本。 系统 5.4.4. U9系统操作指引 5.5. 债务转移业务流程操作指引 5.5.1. 业务场景 只允许同一个供应商的两个编码之间做转移，在顶固不允许两个供应商之间进行转移。供应商的一个编码应付减少，供应商的两一个编码应付增长。 5.5.2. 业务流程图 5.5.3. 流程说明 序号 流程作业 部门及岗位 活动说明 输出单据 方式(系统/手工) 10 债务转移协议 供应商 经供应商协商一致，需要债务转移，则与财务中心签订协议 手工 20 供应商关系维护 应付会计 维护供应商资料 30 债务转移单 财务中心
19、制作债务转移单，同时调整协议供应商的应付账款 债务转移单 系统 40 生产分录转总账 财务中心 系统生产分录转总账生产凭证 分录 系统 5.5.4. U9系统操作指引 第一步：根据现实场景录入应付转移单【应付管理】-【债务转移】-选择转移对象 第二步：将债务转移单提交审核 5.6. 应付冲应收业务流程操作指引 5.6.1. 业务场景 某供应商和某客户的债权和债务核销。经与此供应商和此客户协商一致，以其对我方应付账款抵销我方对此客户的应收账款，而由此供应商和此客户直接产生结算。 当某供应商和某客户具有业务关系，或既是供应商又是客户、既发生采购业务
20、又发生销售业务的客户（供应商），经常会发生应付冲应收业务。 5.6.2. 业务流程图 5.6.3. 流程说明 序号 流程作业 部门及岗位 活动说明 输出单据 方式(系统/手工) 10 冲账告知 供应商 经与供应商、客户协商一致，需要冲账时，与财务中心签订协议。 手工 20 应付冲应收 财务中心 制作应付冲应收单 应付冲应收 系统 30 生产分录转总账 财务中心 系统生产分录转总账生产凭证 分录 系统 5.6.4. U9系统操作指引 第一步：根据现实场景录入应付对冲单【应付管理】-【应付冲应收】-选择客户，供应商 第二步：将应付
21、对冲单提交审核。 5.7. 请款付款业务流程操作指引 5.7.1. 业务场景 合用于向供应商付款的业务流程。采购部门提出付款申请、财务人员付款、记账的业务流程。 5.7.2. 业务流程图 5.7.3. 流程说明 序号 流程作业 部门及岗位 活动说明 输出单据 方式(系统/手工) 10 请款 采购部 根据应付账款到期日，对于即将到期的应付款项进行请款操作，生成请款单 请款单 系统 20 审核 财务中心 材料会计对请款单进行审核 系统 30 付款单 财务中心 制作付款单，减少应付 付款单 系统 40 付款 财务中心
22、 出纳员支付款项。 手工 5.7.4. U9系统操作指引 第一步：根据现实场景录入应付对冲单【应付管理】-【应付冲应收】-选择客户，供应商 注意：请款对象是针对供应商，并不要指定请款的应付单，其用途都是预付款 第二步：将请款单提交，审核，并确认付款 第三步：请款确认后，自动生成付款单。 5.8. 供应商退款业务流程操作指引 5.8.1. 业务场景 供应商退回我方款项的业务解决。 重要有以下业务场景： A. 出纳支付款项且会计入账后，由于某种因素该款项无法到账，收到银行退回款项的告知； B. 我方多支付供应商款，由供应商予以退还。 5.8.2
23、 业务流程图 5.8.3. 流程说明 序号 流程作业 部门及岗位 活动说明 输出单据 方式(系统/手工) 10 银行告知单 财务中心 收到银行款项退回告知 手工 20 供应商退余款告知单 财务中心 到账告知 手工 30 收供应商退款 财务中心 在收款单下面录入对供应商收款 收款单 系统 5.8.4. U9系统操作指引 第一步：在收款单下面录入供应商收款单【应收管理】-【收款单】 表头其他页签的的备注页面必须录入 第二步：将收款单提交审核 5.9. 应付核销业务流程操作指引 5.9.1. 业务场景 供应商付款（
24、含退款）与应付款（含借项）冲销的业务。 以供应商为单位，按立账日先后顺序自动核销。 应付核销的目的： A. 供应商按单结算，通过应付核销，系统可记录应付单的已付款金额和未付款余额； B. 应付账龄分析、到期应付表、付款计划表。 5.9.2. 业务流程图 5.9.3. 流程说明 序号 流程作业 部门及岗位 活动说明 输出单据 方式(系统/手工) 10 付款单 财务中心 参与核销的单据 系统 20 应付单 财务中心 参与核销的单据 系统 20 应付核销 财务中心 将付款单和应付单进行核销 核销单 系统 5.9.4. U9系统操作
25、指引 第一步：基础设立——系统自动按供应商进行核销 第二步：核销单据查看 5.10. 付款计划管理业务流程操作指引 5.10.1. 业务场景 本流程合用于解决财务对未来一定期间内到期应付账款的付款安排，合理的做好付款计划。 5.10.2. 业务流程图 5.10.3. 流程说明 序号 流程作业 部门及岗位 活动说明 输出单据 方式(系统/手工) 10 应付立账条件维护 财务中心 设定立账日期，账期拟定依据 系统 20 应付立账日期和到账日期维护 财务中心 拟定应付账款的立账日期和到期日期 系统 30 立账动作 财务中心
26、 应付单进行确认应收立账 应付单 系统 40 应付核销 财务中心 将应付单于付款单进行核销 应付核销单 系统 50 查询报表 财务中心 出具到期应付表 到期应付表 系统 5.10.4. U9系统操作指引 第一步：在到期应付表里查看到期，逾期数据。【应付管理】-【到期应付表】 第二步：设立查询条件 A、到期应付查询 B、逾期天数查询 5.11. 应付月结解决业务流程操作指引 5.11.1. 业务场景 期末，应付会计相应付管理系统进行月结的业务操作和流程。 5.11.2. 业务流程图 5.11.3. 流程说明 序号 流
27、程作业 部门及岗位 活动说明 输出单据 方式(系统/手工) 10 单据所有核准 财务中心 所有单据执行核准 系统 20 付款单 财务中心 付款给供应商单据 系统 30 应付单 财务中心 应付给供应商款 系统 40 应付核销 财务中心 核销应付单和付款单 核销单 系统 50 转暂付业务 财务中心 无法核销单据转成为暂付款 暂付款 系统 60 应付发票所有结算 财务中心 发票所有与收货单进行匹配结算 交易分录 系统 70 单据所有生产交易分录 财务中心 所以单据生产分录 交易分录 系统 80 交易分录所有转总账 财务中心 所有交易分录执行转总账操作 会计凭证 系统 90 应付-总账对账 财务中心 总账与明细账对账 手工 100 月结 财务中心 执行月结操作，转入下一会计期间 系统 5.11.4. U9系统操作指引 第一步：所以相关单据所有审核（涉及应收单，借贷项单据，付款单，应付冲应收，债权转移单据） 第二步：进行月结 第三步：进入月结页面 注意：可以双击红色看到阻止月结流程的单据，再进行相关操作后月结。
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