采购管理流程手册上海.doc

采购管理流程手册上海（草案）目录第一部分概述11前提说明12负责部门和职责23采购管理运作分类3第二部分业务流程51采购申请及授权51.1流程图51.2管理方法51.3流程描述62供应商选择82.1流程图82.2管理方法92.3流程描述103采购133.1流程图133.2管理方法143.3流程描述154收货与记录174.1流程图上海部分174.2流程图上海复核184.3管理方法194.4流程描述20附件24采购申请单24采购审批权限表26供应商信息收集表27授权供应商清单28供应商选择比较表29订单汇总表30供应商评估记录31供应商考核报告32采购订单33采购检查单34领用单35第一部分 概述1 前提说明采购的范围 采购是指公司在平常经营活动中因购买商品或接受劳务供应并支付价款的活动。 本公司的采购范围重要涉及以下内容： 固定资产 低值易耗品 (涉及：办公用品) 专业服务 (涉及：征询费) 公共事业服务 (涉及：电话费、邮电费、物业管理) 其他服务 (涉及：业务宣传费、汽车费用、租赁费)应付帐款应付帐款是指因购买商品或接受劳务供应等而发生的债务。这是买卖双方在购销活动中由于取得物资与支付货款在时间上不一致而产生的负债。应付票据应付票据是由出票人出票，委托付款人在指定日期无条件支付拟定的金额给收款人或者持票人的票据。预提费用 公司在市场经营活动中发生的费用不一定当时就要支付，但按照权责发生制原则，应当将属于当期的费用计入当期。 本公司的预提费用重要涉及： 租赁费 水电费 征询费 利息其他应付款其他应交款涉及教育费附加、其他暂收及应付款等应交款项。2 负责部门和职责部门负责人员职责共同职责全公司各部门全公司职工 规范采购程序，建立、健全采购的内部控制； 为公司节约采购成本，最大限度防止舞弊行为。特殊职责计财部费用会计 预算控制 从供应商处直接获得发票并对数量、金额进行复核 编制与采购相关的会计分录 编制与采购相关的凭证 依协议及时付款给供应商计财部会计经理 预算控制 复核并批准所有付款凭证行政部采购员 根据采购申请规定联系供应商并询价，拟定综合成本最低的供应商 向供应商发订单并进行订单管理 维护供应商资料库和采购业务资料行政部行政部总经理 审批采购申请单和订单使用部门部门总经理 控制部门采购预算 审核、批准部门采购申请单和付款申请单使用部门行政员 汇总部门采购申请 及时取得本部门财务信息，协助进行预算控制3 采购管理运作分类采购管理的运作可分为：控制环境运作分类具体工作控制程序 经营管理的观念、方法和风格 组织结构 权限和责任分派 监控方法 内部审计 人事政策和实务采购申请及授权 采购申请与批准 文献设计和记录 独立复核 授权 预算管理供应商选择 供应商授权 文献设计和记录 资料管理和接触控制 独立复核 授权 确认供应商 资料管理和接触控制 独立复核 授权 供应商再评估 文献设计和记录 资料管理和接触控制 独立复核 职责分工采购 编制采购订单 文献设计和记录 资料管理和接触控制 独立复核 出具采购订单 资料管理和接触控制 独立复核 授权控制环境运作分类具体工作控制程序收货并记录 验收货品 文献设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 独立复核 确认采购 文献设计和记录 资料管理和接触控制 独立复核 会计系统 付款 独立复核 职责分工 授权 会计系统第二部分 业务流程1 采购申请及授权 1.1 流程图使用部门计财部管理层 采购申请与批准使用人部门秘书部门经理费用会计相应授权人口头提出申请1填制采购申请单2汇总采购申请3审批4预算复核5审批61.2 管理方法管理原则 采购申请必须根据预算得到部门经理的批准。 使用部门必须专设行政员与财务部门沟通并进行预算控制。 计财部必须复核每一份采购申请以保证预算控制的有效性。 公司应当设立审批的权限级别并严格遵守。管理部门使用部门秘书、计财部费用会计管理文献采购申请及授权流程中涉及以下文献:文献名称相关环节填制人复核人参考编号采购申请单填制采购申请单使用部门员工使用部门总经理、管理层附件1采购审批权限表审批采购申请单行政部管理层附件21.3 流程描述1.3.1 采购申请与批准重要环节描述负责部门口头提出申请1 使用部门员工（申请人）根据平常经营活动需要产生购买意向，向部门经理征询口头意见。 在得到部门经理的口头许可后，申请人将采购信息告知部门秘书，由部门秘书统一进行采购申请单的填制。使用部门员工填制采购申请单2 为了保证采购申请单的信息完整性和准确性，采购申请单由部门秘书统一填写。 部门秘书从申请人处获取采购需求后，填写正式的采购申请单。具体写明项目名称、项目编号、购货型号和数量。采购申请单一式两份，一份由使用部门留存，一份由行政部留存。 申请人检查部门秘书填写的采购申请单，确认后在申请人栏内签字确认。采购申请单 附件1 使用部门秘书汇总采购申请3 部门秘书对采购申请进行预算控制，填写采购申请单上的预算情况信息，并在预算初检栏内签字。 对于固定资产和其他超过人民币2,000元的大额采购，部门秘书必须检查该项采购是否在本年度部门费用预算内，并在采购申请单上注明。若超过预算，则在部门经理审批后，取得公司相应授权人批准，否则该采购申请将被退回。 对于低值易耗品等小额采购，部门秘书负责每月进行汇总，并检查累计采购金额（本月采购申请金额 + 以前月份采购金额）是否在本年度部门费用预算内。若超过预算，则必须在部门经理审批后，取得公司公司相应授权人批准，否则该采购申请将被退回。使用部门秘书审批 4 部门秘书对采购申请进行预算控制之后，由申请人直接主管和使用部门经理进行审核，假如采购申请合理，则在采购申请单上签字，否则退回申请。使用部门秘书复核预算 5 计财部费用会计对预算进行复核。 费用会计检查部门年度预算是否和存档的公司预算是否相符，已用预算是否和会计记录相符，以及部门可用预算的计算准确性。 预算复核后，根据公司的采购审批权限表将采购申请送交相应授权人审批。采购审批权限表 附件2 计财部费用会计审批 6 采购申请单必须由公司相应授权人根据采购权限表审核批准。相应授权人2 供应商选择 2.1 流程图行政部计财部管理层供应商授权采购员总经理费用会计总经理相应授权人寻找供应商1拟定授权供应商2审批322 确认供应商选择供应商4审批5审批6供应商再评估签订协议9评审供应商业绩7审批872.2 管理方法管理原则 不断发现可以提供低成本、高质量的供应商，丰富授权供应商名单。 采购员应当维护完整、实效的供应商资料并定期更新。 对于供应商的选择结果应当有具体的书面记录，并由总经理审核。 对供应商资料库实行权限控制管理。 定期对供应商业绩进行考核。管理部门行政部采购员管理文献供应商选择流程中涉及以下文献:文献名称相关环节填制人复核人参考编号供应商信息收集表发现供应商采购员行政部总经理附件3授权供应商清单拟定授权供应商采购员行政部总经理附件4供应商选择表选择供应商采购员行政部总经理、管理层附件5订单汇总表更新供应商档案采购员行政部总经理附件6供应商评估记录更新供应商档案采购员行政部总经理附件7供应商考核报告更新供应商档案采购员行政部总经理附件82.3 流程描述2.3.1 供应商授权重要环节描述负责部门寻找供应商1 采购员和公司其他员工在平常工作和生活中，应随时发现可以提供低成本、高质量商品/服务的供应商。 采购员在发现这些供应商后，应传真/电话联络供应商，规定供应商提供报价单，产品目录，公司简介、公司营业执照复印件、产品技术规格、产品质量认证书复印件等； 必要时，采购员可对供应商进行实地访问，进一步了解供应商的实力和服务质量。 采购员汇总收集的资料，填写供应商信息收集表。供应商信息收集表 附件3行政部采购员拟定授权供应商2 采购员将供应商资料存入供应商数据库。供应商资料库应注意保密，任何其别人不得接触和更改。 供应商资料库重要涉及重要信息和交易信息两部分。供应商重要信息涉及供应商名称、编号、地址、供货数量级和相应的供货价格、最小订购量、供货质量、付款条件、运送方式、交货周期和信用记录等。 采购员根据供应商的价格，质量，交货期和售后服务拟定授权供应商，建立/更新授权供应商清单。 采购员将授权供应商清单和供应商资料交行政部总经理批准。授权供应商清单 附件4行政部采购员审批3 行政部总经理复核授权供应商清单和供应商资料，并签字确认。行政部总经理2.3.2 确认供应商重要环节描述负责部门选择供应商4 采购员取得审批后的采购申请单，根据申请单的规定从授权供应商清单中可以提供需求产品/服务的供应商（假如授权供应商清单中没有可以提供需求产品/服务的供应商，必须及时寻找新的供应商）。 对于协议金额超过人民币_元的采购业务，采购员应至少在三个供应商中选择；对于协议金额超过人民币_元或协议期超过一年的采购业务，必须采用竞价投标的方式选择供应商。竞价资料做档案保存。 采购员根据价格、付款条件、质量等因素，选择适当的供应商，并在供应商选择表上具体说明不同供应商的供货价格、质量、交货时间和付款条件的比较，列明对节约的采购成本、提高的质量、节约的时间和付款期的优惠的综合评价，得出选择供应商的结果。 填写供应商选择表交行政部总经理审核。行政部采购员供应商选择表 附件5审批5 行政部总经理具体复核采购员选择供应商的程序和理由，审核采购的价格、付款条件等因素。假如采购的程序和理由合理，就在供应商审核表上签字批准，否则将供应商审核表退回。 未采用最低供应价的采购，以及未采用竞价投标的方式选择供应商的例外情况，必须注明合理的因素和解释，在行政部总经理审批之后，交由管理层总经理审核。否则，该供应商选择将不被批准。行政部总经理审批6 采购金额超过人民币_元的交易，审核未采用最低供应价的采购，以及未采用竞价投标的方式选择供应商的例外情况，必须在行政部总经理签字批准之后再由公司总经理签字批准。否则，该供应商选择将不被批准。公司总经理2.3.3 供应商再评估重要环节描述负责部门评审供应商业绩7 行政部采购员可以根据供应商供应物资、批次、数量单位、合格率及发货情况、售后服务等信息进行评估并打分，记录在供应商评估记录中。 采购员负责对其采购活动进行汇总分析。采购定单按月存档，并打印汇总表；该表同时能反映具体定单的供应商，有助于公司对供应商进行定期评估和进一步筛选。 每年结束后，行政部采购员根据供应商评估记录，生成各供应商年度考核报告，列示供应商每月的平均分，计算年度平均分，并得出考核结论。 考核结果将作为下一个年度选择供应商的一个依据，对于分数高的供应商将提高其采购额度，分数低于该类供应商平均分的供应商将取消其授权供应商资格。 供应商业绩评价标准为：到货及时率、质量合格率、违约率等。供应商年度考核报告 附件8供应商评估记录 附件7订单汇总表 附件6行政部采购员审核8 行政部总经理审批供应商考核报告。行政部总经理重要环节更新供应商档案9 行政部采购员根据考核结果，更新供应商档案。行政部采购员3 采购3.1 流程图行政部计财部管理层准备采购订单采购员部门总经理应付帐款会计相应授权人填写/更新采购订单1审批22 审批3出具采购订单出具采购订单4归档53.2 管理方法管理原则 公司应设立具体的审批权限级别，并严格遵守。 采购员必须及时的进行订单确认。 每一次采购必须出具采购订单。 采购订单顺序控制，由采购员进行管理。 采购订单上必须填写完整、准确。 为了保护公司的权益，采购订单必须由供应商盖章确认。管理部门行政部、管理层、计财部管理文献采购流程中涉及以下文献:文献名称相关环节填制人复核人参考编号采购订单填写并审批采购订单采购员行政部总经理、管理层附件93.3 流程描述3.3.1 准备采购订单重要环节描述负责部门填写/更新采购单1 采购员根据采购申请单和供应商选择表上的报价、付款条件，填制采购订单，具体列明申请采购货品的项目名称、供应商名称、型号、数量、单价、总金额、付款条件、盼望到达日期、目的地、运送条款和相应的采购申请单编号。 采购订单必须连号，一式三联，一联行政部留存，一联计财部记帐，一联交客户。 采购员将采购订单、采购申请单和供应商选择表交行政部总经理复核。采购订单 附件9行政部采购员审批2 行政部总经理对采购订单进行审核，对于内容与采购申请单和供应商选择表不符合的采购订单予以退回。 退回的采购订单由采购员进行修改。 超过人民币_元的采购订单在行政部总经理审核之后，再根据审核权限表交由管理层相应授权人审核批准。行政部总经理管理层审核3 超过人民币_元的采购订单在行政部总经理审核之后，再由管理层相应授权人审核。对于管理层相应授权人不认可的采购订单予以退回，退回的采购订单由采购员进行修改。 修改后的采购订单必须由行政部总经理和管理层相应授权人审批授权。管理层相应授权人3.3.2 出具采购订单出具订单4 采购员将采购订单传真/快递给供应商，并电话与供应商确认订单。假如供应商确认订单条款，则采购员规定供应商在订单上盖章，传真/快递回金新；假如供应商不确认订单，采购员应记录对方规定做的订单修改。 采购员将供应商规定做的订单修改向行政部总经理作口头报告，取得采购部总经理口头批准后，采购员更新原采购订单（订单编号不变，加后缀修改稿；并在原订单的编号后加后缀作废），报行政部总经理和管理层相应授权人批准。在取得批准后，将采购订单传真/快递给供应商。 假如行政部总经理或管理层相应授权人不批准修改，采购员应书面告知供应商取消原订单，重新选择供应商或取消采购。 采购员收到客户盖章确认的采购订单后，将订单交协议章管理员盖章，将一份传真/快递给供应商；将采购申请单、采购订单、供应商审核表、订单或协议统一保存，并将一份订单或协议交由计财部应付帐款会计。 采购员归档5 计财部应付帐款会计将采购员交来的订单或协议原件统一保存放在“未完毕订单”盒内。 计财部应付帐款会计4 收货与记录4.1 流程图上海部分行政部计财部使用部门 验收货品资产管理员应付帐款/费用会计总帐会计出纳使用人验收货品12 采购确认确认采购2复核过帐3付款47领用费用分摊5部门领用7领用申请64.2 流程图上海复核计财部 新疆应付账款会计上海应付账款会计上海总账会计 采购确认复核新疆部分见新疆4.1流程图-新疆部分复核3确认采购2过账34.3 管理方法管理原则 收货与采购的职能必须分离，由采购员进行采购，资产管理员统一收货。 收到的货品必须开具收货单。 采购只有根据检查单和采购订单才干入帐。 发票必须直接寄到计财部费用会计处。 确认应付款前必须进行将订单或协议、发票和检查单进行核对。 付款应尽也许在供应商给的信用期的最后一天，以争取钞票浮游量。 按部门领用的实际数记入各部门的直接费用。管理部门行政部采购员管理文献货品增长流程中涉及以下文献:文献名称相关环节填制人复核人参考编号采购检查单验收货品/开收货单行政部资产管理员行政部经理附件10领用单领用申请使用部门使用人使用部门经理附件114.4 流程描述4.4.1 验收货品重要环节描述负责部门 验收货品1 供应商于货品发出前数日将货品名称，数量及送货日期等信息告知采购员。 采购员告知行政部资产管理员接受和验收货品。 资产管理员告知采购申请部门，一起接受和验收货品。收到货品后，应根据采购订单的规定，就货品的外包装，数量和质量进行检查。 验收合格，行政部资产管理员及采购申请部门检查人员行政部资产管理员及采购申请部门检查人员在采购检查单上签字。检查单一式三联 行政部一联 财务部一联 送货人一联 假如检查时发现问题，行政部资产管理员出具不合格检查单，由供应商/送货商签字确认后交采购员解决。假如检查时发现问题，采购员将同供应商进行沟通及跟踪，并在附注中记录后续事项。 假如是由采购员直接到供应商处直接进行的小额现场采购，采购员应将发票在采购完毕后3天内送至计财部应付账款会计处，假如是发出订单或签订协议的大额采购，必须规定供应商将发票送至计财部应付账款会计处。使用部门/使用人资产管理员采购检查单 附件 104.4.2 采购确认重要环节描述负责部门确认采购2 采购员将采购申请表、检查单及其他相关文献交给计财部应付帐款会计。 应付帐款会计收到上述文献后，根据检查单上的订单编号从“未完毕订单”盒中找到相应的订单。 应付帐款会计检查采购申请单、检查单、发票及其他单据与订单金额、内容是否一致，假如内容无误，授权完整，则确认采购和应付款，编制记帐凭证；假如有差异，则应将相关的文献退回采购员。 假如应付帐款会计在进行上述工作时，仍未收到供应商发票，则可按订单金额暂估入帐。应付帐款会计复核过帐3 总帐会计复核采购确认的相关记帐凭证和原始单据，审核无误后签字批准，并将会计分录过入采购明细账和总账；假如记帐凭证和原始单据存在错误，总帐会计在凭证上说明因素并退回应付帐款会计。会计经理付款4 应付帐款会计天天编制到期付款报告，然后根据报告从应付款档案中抽取相应的发票、收货单、订单等采购相关文献，并填写付款申请，根据审批权限表规定送管理层相应授权人批准，然后将报告、付款申请和采购相关文献交出纳； 出纳检查报告中的每笔到期付款是否与付款申请，采购相关文献一一相应，及付款申请合计数是否与到期应付款总数一致，并在到期应付款报告上签字，确认复核； 出纳对每张付款申请进行复核，确认金额的对的性和授权的恰当性。 出纳对通过审核的付款申请进行钞票付款或银行付款，具体流程请参见“钞票与银行存款管理流程”手册。 出纳付款后，将采购协议交给档案管理员统一归档保管。 出纳 4.4.3 记录-复核新疆重要环节描述负责部门确认采购7 新疆应付帐款会计编制分录和凭证，传真至总部相应的应付帐款会计复核。新疆应付帐款会计复核8 上海应付帐款会计复核会计分录和凭证附件，假如发现错误，则说明错误因素，将会计分录和附件退回新疆应付帐款会计进行必要调整，假如无误，则在记帐凭证复核栏签字确认。 上海的应付帐款会计将复核通过的会计分录和附件交总账会计。上海应付帐款会计过帐8 总账会计确认会计分录后，将会计分录过入采购明细账和总账。总账会计4.4.4 领用重要环节描述负责部门 费用分摊5 对于固定资产领用，在办理完领用后，资产管理员登记固定资产台帐，立即将领用单交费用会计更新固定资产登记表；对于低值易耗品等领用，资产管理员月末对这些领用按部门进行汇总，将汇总表和领用单交费用会计记帐。（具体请参见“费用管理流程”手册）使用部门/使用人 领用申请6 使用人提出领用申请，在得到部门经理口头批准后，由部门秘书填制领用单，申请人签字，部门经理批准。领用单一式三联 领用部门一联 计财部一联 资产管理员一联 部门秘书将领用单交资产管理员。使用部门/使用人领用单 附件 11 部门领用7 行政部资产管理员审核各部门上交的领用单，检查该领用单是否得到适当授权，领用数量是否在原采购申请数量内，然后将货品发放给领用部门秘书，在实发数栏中填入实发数量，领取人领取货品后在申请单上签收。管理员将领用单一联交领用人，一联交计财部费用会计记帐。使用部门/使用人附件附件1采购申请单申请单编号 _申请日期 _申请部门部门编号项目编号申请理由采购性质 固定资产 办公用品 （家具、文具） 办公用品 （其他） 专业服务 市场营销 飞机票 低值易耗品 其他采购项目描述名称规格数量预计单价金额预算情况年度预算已用预算部门可用预算本次采购预计成本尚余预算审核部门秘书（预算初检）申请人使用部门总经理副总经理 ( Rmb_，或预算Rmb_)费用会计（预算复核）直接主管计财部总经理（超预算）总经理 ( Rmb_，或预算Rmb_)附件2采购审批权限表单笔金额内容部门总经理行政部总经理计财部总经理大区经理公司总经理董事会费用报销（预算内）所有申请-10,000以上20,000以上50,000以上费用报销（预算外）所有申请-所有申请5,000以上10,000以上20,000以上采购申请（预算内）所有申请-20,000以上50,000以上200,000以上采购申请（预算外）所有申请-所有申请5,000以上10,000以上20,000以上采购订单/协议-所有订单-100,000以上500,000以上（以上数字仅作参考）附件3供应商信息收集表供应商名称电话传真地址联系人联系人职务联系人电话供应商优势描述编号产品名称规格单价可提供折扣交货期备注信息收集人收集日期附件4授权供应商清单编号产品/服务规格供应商联系人联系方法备注1.2.3.4.5.6.7.附件5供应商选择比较表产品/服务规格和内容产品/服务内容品牌号（如合用）具体描述：供应商比较信息供应商名称原始报价质量付款条件供货时间可靠性评估ABCD相对质量比较（如合用）较高的质量/价格较低的质量/价格供应商价格质量说明%差异价格协商原始报价最终协商价格节约开支%关于折扣协商的记录采购员：其他意见批准：行政部经理（未超过50,000）：_ 日期：_ 总经理 ( 50,000)：_ 日期：_（以上数字仅作参考）附件6订单汇总表订单号供应商项目内容数量单价折扣金额附件7供应商评估记录基本信息供应商名称供应物资数量评估记录质量价格付款条件送货情况合格率售后服务打分记录质量价格付款条件送货情况合格率售后服务1 2 3 4 51 2 3 4 51 2 3 4 51 2 3 4 51 2 3 4 51 2 3 4 5平均分：附注：1分 很差2分 较差3分 中档4分 较好5分 很好附件8供应商考核报告供应商质量价格付款条件送货情况合格率售后服务平均分现行采购分派比例下半年采购分派比例A1 2 3 4 51 2 3 4 51 2 3 4 51 2 3 4 51 2 3 4 51 2 3 4 51 2 3 4 5%BCDEFG附注：下半年采购分派比例按照平均分值的大小进行分派。平均分越高的供应商可获得较高的采购分派比例，反之则获得较低的分派比例甚至不再进行采购。附件9采购订单甲方编号：乙方协议期限自：年月日至：年月日采购货品型号/规格数量单价总金额付款货币付款方法其他条款运送方式及到达日期：迟延交货补偿方式：迟延付款补偿方式：其他：甲方签字/盖章: _ 乙方签字/盖章: _ 日期: _ 日期: _ 附件10采购检查单编号_申请部门检查日期检查人订单号资产名称资产型号数量一致 o 是 o 否质量合格 o 是 o 否附件完整 o 是 o 否其他检查项目 o 是 o 否检查结果 o 合格 o 不合格 附注：后续事项后续事项负责人检查人签字使用部门经理签字附件11领用单编号_领用人领用日期领用部门部门编号领用物品采购申请单编号请购数量领用数量实发数量差异及因素领用因素使用部门经理会计经理副总经理总经理（超过人民币_元）