采购流程手册.doc

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采购流程

1. 范围
本流程适用于光泰所有生产原材料、辅助材料、包装材料以及办公劳保用品、设备工具等采购工作的控制。
2. 控制目标／指标
l 控制目标：规范采购申请、评审、订单变更及采购入库过程。
l 关键指标：
来料检验批次合格率≥95%（抽检合格批数/来料抽检总批数）
采购计划的完成率≥95% （采购计划实际完成数/采购计划总数）
材料准时交付率≥95%（材料准时交付批次/材料订购批次）
库存周转率≥80%（当月库存物料领用资金/当月库存总物料资金）
l 流程周期：见第7点流程涉及的记录。
3. 主要涉及部门/岗位
3.1 各分厂/生产计划科/采购部
3.2 销售部/仓库
3.3 财务部
4. 主要控制点（避免的失误和异常处理）
4.1 采购员应对采购申请单同类物料进行合并和汇总，做好需求计划，尽可能大批量采购；
4.2 选取合适的供应商；
4.3 检验合格后的物料方可办理入库；
5. 业务流程/流程说明

采购招标流程
供应商开发与管理流程
产品开发流程
付款流程
质管部检验员
仓库
仓管员
检验控制流程
N
Y
10.采购收货（退货）通知单
订单变更
采购部
采购经理

采购部采购员
12.采购付款登记
9.采购订单关闭
7.采购订单变更
8.采购订单变更评审
1.编制采购申请单
采购部采购员
11.收货入库
6.采购实施、催货
4.编制采购订单
生产计划科
计划员
采购部
采购经理

5.采购订单评审
采购部采购员
采购部
采购员
结束
3.询价比价
供方价格调整
2.请购单调度
开始

步骤
说明
输出内容
文件、表单
信息化
系统接口
1. 编制采购申请单
1．各分厂根据《主生产计划》、《物料需求计划》、订单BOM单、定额损耗率，运行MRP，自动根据订单需求和当前库存情况生成《采购申请单》，经各分厂负责人审批通过后，转给采购部/采购员。
2．在新产品研发需要采购时，项目组/组长开出《采购申请单》传递到采购部。
3．非生产计划性采购，由各部门填写《采购申请单》，经部门经理审批后（各部门经理和总经理需设定相应的采购权限），提交给采购部。
采购申请单

2. 请购单调度
1．采购部根据审批通过的《采购申请单》上的物料明细，根据材料类别，确定供应商、采购员。
2．支持《定点采购》或《采购价格表》控制，对于定点采购的不允许选择定点之外的供应商，对于受采购价格表控制的物料，不允许超过允许的采购价格范围。

3. 询价比价
供方价格调整
1．若市场无重大价格波动，直接按照约定价格与合格供应商签订《采购合同》或双方签署的《报价单》。
2．若需要调整价格时，采购部/采购员同时向《合格供应商名录》中的多个供方发放《报价单》，收集主要合格供应商的最新报价。并报采购部经理及总经理批准。
3．对于新产品的询价，参与询价供应商的数量不得少于3家；
4．因需要开发新供应商满足采购需求时，参照《供应商开发与管理流程》执行；
5．采购部/采购员应经常关注供应链价格波动，及时掌握长期供应商的价格变动；
6．《报价单》经采购部/采购员/采购经理初审，报总经理批准后，才可以发给供应商。

4. 编制采购订单
1．采购部/采购员根据接收的 《采购申请单》进行自动分类汇总合并后，在信息系统中生成《采购订单》。
2．《采购订单》中必须涉及到品名、规格型号、数量、交期、结算方式、特殊要求等事项。
采购订单

5. 采购订单评审
1．由采购部/经理对《采购订单》进行审核。
2．采购部/经理审核通过后，通过后，提交各分厂总经理或总经理批准。（依采构权限）
3．评审过程中特别注意对订单的型号、数量、交期、订单的分配、供应商的选择、价格、付款条件及特殊要求进行审核。
采购订单

6. 采购实施、催货
1．具体担负采购任务的采购部/采购员负责对已批准的《采购订单》进行跟踪，按订单确认交货时间、地点、数量，保证订单的履行。
2．对采购物资的进度应该经常查询信息系统采购催货功能，对近期到货的物料需要电话确认，对于过期未到货的物料及时和各供应商沟通解决，并统计在《供应商评审记录》上。采购部/采购员每月整理一次。

7. 采购订单变更
在采购过程中对需求的变更，需要调整采购的产品、数量、金额、价格、日期等信息。
1．由于客户的要求发生变化、造成采购订单的变化，销售部/业务员立即通知各分厂/ 生产计划员。工艺BOM表发生变更，造成采购订单的变化，技术中心/工程师立即通知各分厂/ 生产计划员
2．采购部/采购员对相应的订购记录做出修改，并以《订单确定或更改通知单》及时通知供应商。
3．非生产计划性采购，由各部门提出变更信息，提交给采购部，由采购部/采购员对相应的订购记录做出修改。
订单确定或更改通知单

8. 采购订单变更评审
1．变更后形成新的《订单确定或更改通知单》。
2．采购部/采购员把变更单提交采购部/经理评审，采购经理评审后提交总经理批准。
订单确定或更改通知单

9. 采购订单关闭
1．执行中的采购订单已经全部或部分收货或因为其他某种原因需要提前终止，应该进行采购订单关闭。
2．采购部/经理对采购订单进行关闭，并将关闭信息反馈给各分厂/生产计划员。

10. 采购收货（退货）通知单
1．供应商根据《采购订单》要求将采购材料送至公司，送采购部/采购员收货。
2．采购部/采购员根据《采购订单》生成《材料送检通知单》通知各分厂质管部进行进料检验；
3．采购部/采购员根据材料检验结果自动生成《采购收货通知单》，通知仓管员进行收货；
4．仓库/仓管员根据《采购收货通知单》核对供应商提供的《送货单》，无误后再对实数进行点收。
5．原材料检验按照《检验控制流程》执行。
6．对于已经入库后的原材料需要退给供应商的采购部/采购员开《采购退货通知单》，流程参照收货通知单。
采购收货通知单

11. 收货入库
1．仓库/仓管员将检验合格的物料移至各物料存放区，根据《验收单》的实收数量，在信息系统中录入《收货入库》，填写好库存卡（物料进出卡），编制库存报表。
2．不良品办理退货手续，与《收货入库》一致，入库数量为负数。
收货入库
退货单

12. 采购付款登记
1．采购部/采购员根据采购订单的付款方式，在信息系统中录入《采购付款登记》，报财务部并跟踪付款情况。
2．财务部按照《付款流程》流程进行付款。
采购付款登记

6. 流程涉及的文件

文件编号
文件名称
备注

产品开发流程

供应商管理流程
供应商选择、评价、复评

检验控制流程
进货检验合格后入库

付款流程

7. 流程涉及的记录
记录编号
记录名称
编制部门/岗位
输出形式
转交部门/岗位
提交时限/频率

采购申请单

信息系统流转

及时

报价单
采购合同

书面

3个工作日

采购订单

信息系统
打印单

及时

供应商评审记录

电子

一月一次

采购催货单

信息系统
流转

及时

变更通知单

书面

1个工作日

订单确定或更改通知单

书面

1个工作日

采购收货通知单

信息系统流转

1个工作日

收货入库

信息系统流转

1个工作日

付款情况表

信息系统流转

及时
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