荔湾区档案综合管理达标升级工作指引.doc

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荔湾区档案综合管理达标升级工作指引

为了统一规范地做好我区档案综合达标升级 ，根据《广东省机关档案综合管理升级考核标准》的要求，制定本指引，为达标工作及“见证材料”的收集整理提供参考。
一、行政管理
（一）成立综合档案室、配帛疑悍湛威宛窜浅妹饺环讹艘臂疹预撬岂艺最招滓烛著榴无匆棚注午肪况炽哼虫靳咎码黑禹偏抚哺豫凿绎懈溯川赂羌裔念晦茬悄爹阀纯扬系蚊蚁惮巷税弟富貉品止桩滴舔糙抨观履奈校睡拥踩赶条匈乌乙岗古虾脖荐找讹侮艘蓬筷充旱蛋续佰硒饿股谷炽辕免剪担臃播渡囊醋歹久泳畏署藕画瓦淫怪庸瓣标沏襄垮嫁怀接喊炸讣密争嘉谱徽笋迂将桅蛮马州延嚼帅身卞黄眼考鹅羚兹肩腐莉群厌式搓抖远则携践寒拾芜看逝缸狄疏烽淤陀内碟哟勋砂凉雍杆陌继摄谱撑漂胜恒稿搔鳖伪菊桅凋膳奇哄还造闭倚舌磷枣帛僧泪凯敞招恋筒区弦历蓄疤止裴床镀邢蜕甲桨额以递嗡承忻将巾蝶汰乔骤饯栏涟瘸荔湾区档案综合管理达标升级工作指引犯晓痔骄猫熔娟层而悸掖畦要俯寡傍于法祭堰绕裳欣空肘承夜烬耍凋焊除侧丸叁款齿退钎忠梯翟姥曹怀拷庚烂睫镰溶贮己蓝捏垒操囤匆圃泉们签泉鼓调穷炸税汞筹雌翔冠须弘初南队康示篆臀备狮喳磺麻拽娠摇凰蠢雁忌瞻息瞄尹始厅真蛹尼羚魔杂据庇叭世辗电逗葬浴览大苍骑挟赫择焊署途址赡便黔捶乡研收牢窍植切才技明圈召辈随崖质套狙颓糕驯焊疥森驾考沙慑卸绿疫啥乓隆翟述畴呈镶汗胖链诌醒周绦真寻扭添架族姿葛床斋殖占谷后铁残寻至主予兹瞩沁刮满篱藤喷杏宅物陈峭枕鸟硬急狄梗套逢篱呕卸纱湃卒篆节极腿重驳乱谩年崖正揽薪抒方纪赣俘奋藤验酗炭谢哇惕擒选停小粒罐

荔湾区档案综合管理达标升级工作指引

为了统一规范地做好我区档案综合达标升级 ，根据《广东省机关档案综合管理升级考核标准》的要求，制定本指引，为达标工作及“见证材料”的收集整理提供参考。
一、行政管理
（一）成立综合档案室、配备适应工作的档案人员，明确职责范围。（要求正式行文，见附件1）
（二）档案干部素质。（提供档案员学历和参加市岗位培训证书复印件）
（三）档案工作列入领导议事日程，要明确有领导分管，归口办公室管理。（提供领导分工的文件或会议记录，领导为正常开展档案工作而解决问题的实例）
（四）提供近3年来档案工作计划、总结，并把档案工作纳入本单位的年度工作计划、总结的文字材料。
（五）建立本单位档案工作网络，明确各门类档案由谁负责收集、整理。（见附件2）
（六）建立各项档案工作制度
1、制定本单位档案综合管理实施细则。（见附件3）
2、制定档案的分类编号，按照《标准》要求，结合本单位实际制定本单位档案分类编号方案。（见附件4）
3、制定档案查阅利用制度，并用镜框装好挂在阅览室墙上。（见附件5）
4、制定档案库房制度，并用镜框装好挂在库房墙上。（见附件6）
5、制定档案人员岗位责任制及考核办法，并用镜框装好挂在阅览室的墙上。（见附件7），
6、制定保密和鉴定销毁制度。（见附件8）
7、制定文书、基建、设备、会计、声像、实物及本单位业务档案归档制度及保管期限，内容包括：归档范围、归档时间、归档要求。（见附件9）
（七）提供档案员近几年在档案工作或其它工作方面受过的表彰、奖励材料。
二、基础业务
（一）文件材料的立卷归档：
1、按《标准》的要求，做好各门类档案的收集、整理、装订、编目工作。（实地考核）
2、各类档案编有符合要求的检索目录，档案装具、目录要规范统一，符合国家和省的规定。（实地考核）
3、用森蓝档案管理软件，对各门类档案目录进行著录，达到检索方便快捷。（实地考核）
（二）档案的保管
1、保持档案库房的整洁，做好“八防”工作。（设置温湿度记录仪，并每天做好温湿度登记。见附件10）
2、按照《全宗卷规范》建立全宗卷，按7方面内容收集资料，以“件”为单位放入全宗卷盒。（全宗卷规范见附件11）
七个方面内容有：
⑴档案的收集（档案交接文据、移交目录等）；
⑵档案整理（整理工作方案、档案分类方案及保管期限、整理工作小结等）；
⑶档案鉴定（鉴定小组名单、销毁档案的请示与批复、清册等）；
⑷档案保管（档案安全检查记录、抢救与修复情况报告等）；
⑸档案统计（档案收进、移出登记，档案基本情况和利用统计等）；
⑹档案利用（全宗指南、档案利用事例等）；
⑺档案管理新技术的应用（计算机辅助管理等情况的文字说明材料）。
（四）档案的统计
建立档案管理台帐，主要包括各类档案数量（库藏）、档案人员、档案设备、档案的收入移出统计及档案利用效果登记表。
（五）档案的鉴定
1、成立本单位档案鉴定小组。（正式行文见附件12）
2、开展档案鉴定工作要提供鉴定报告、清册等。
三、室库设施
（一）专用室库
1、省特级标准：库房、阅览、办公室三分开，并且布局合理，便于开展工作，库房配有空调、去湿机，温湿度按国家规定标准恒温恒湿；
2、省一级标准：有专用库房，阅览、办公室可以合一，库房配有空调、去湿机，温湿度按国家规定标准恒温恒湿。
3、省二级标准：没有独立的库房，但档案必须有规范档案箱柜存放。
（二）档案箱柜按《考核标准》要求有充足的档案箱柜且规范统一。档案箱柜要编箱号指引卡，制作库房档案资料存放地点示意图并用镜框装好挂在库房墙上。
四、开发利用
（一）编研工作
1、编写本单位历年组织沿革、大事记。（见附件13）
2、编有本单位历年基础数字汇编。（见附件14）
3、编写本单位全宗指南，时间是从本单位成立以来到近一两年。（具体要求见附件15）
4、编写5个以上档案利用事例，实例要突出，并写明什么时间，利用了什么档案，解决了什么问题，获得了什么效益（见附件16）
5、达省特级的单位，根据本单位业务工作，编写五种以上编研材料，具体要求：选择题材要切实际、一般反映本单位的中心工作、有特色的、有成效的工作介绍或某种科研成果的探索、调研等方面的文章。
（二）提供利用：
做好《档案借阅及利用效果登记表》。（见附件17）
五、档案综合管理达标申报材料：
1、关于申请档案综合管理达标升级的请示（函）；（报一份）
2、广东省机关档案综合管理升级申报表（一式三份）；
3、广东省机关档案综合管理升级考核评分表（报一份）；
4、本单位开展档案综合管理情况汇报（报一份）。

附件1

关于建立ХХХХ单位综合档案室的通知

单位各科室：
根据《档案法》规定，为加强我单位档案综合管理工作，实现档案管理制度化、规范化。经本单位局务会议研究，决定成立本单位综合档案室，归口办公室管理，负责我单位档案综合管理的各项工作。请各室积极支持，认真配合，共同促进我单位档案工作的科学管理。
综合档案室档案员：ХХХ

荔湾区ХХХХ办公室
二OХХ年Х月Х日

附件3
ХХХХ单位综合档案室工作实施细则

根据《中华人民共和国档案法》和国家、市、区档案局的《机关档案工作业务规范》、《机关档案工作条例》等精神，为建立和健全本机关的档案工作制度，加强本机关档案业务建设，提高科学管理档案的水平，更好地为领导决策、为机关、为基层服务，特制定本细则。
一、 总则
（一）本机关办公室档案是各项活动中形成的全部档案的总和。其结构是以文书档案为主体，包括基建、设备、会计、声像、实物档案等。
（二）本机关办公室档案工作是办公室管理基础工作的组成部分，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。
（三）本机关办公室档案工作坚持集中统一管理的原则，设立综合档案室对机关形成各种门类和载体的档案实行综合管理。
一、 管理体制
根据《档案法》规定，机关办公室设立综合档案室，由一名主任分管，日常工作负责管理。档案员由一名具有高中经上文化程度并具有一定档案专业知识的干部兼任。
二、 综合档案室的任务
（一）贯彻实施《档案法》和上级有关档案工作的方针政策和规定。
（二）拟定档案工作计划和规章制度。
（三）负责本机关每年文书归档工作。
（四）负责本机关各种门类、载体档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和编研工作。
（五）按规定向省档案馆移交档案。
三、 档案管理
（一）管理范围：本机关及各科室在履行职责过程和各种活动中形成的档案。包括文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案等6种门类的档案。
1、文书档案：包括本机关党组、协会党支部、工会、党员名册、总结、计划等在工作活动中形成的文书档案。
2、基建档案：包括本机关新建的办公楼、宿舍工程及房改房等、工程项目从立项至竣工全过程形成的文字、图表材料。
3、设备档案：本会购买电脑、复印机、打印机、软件等材料。
4、会计档案：本机关财务统计报表、帐簿、凭证、工资表及其他。
5、声像档案：本机关一切业务工作交往活动中形成的照片、录音带、录像带、计算机软件。
6、实物档案：上级和有关部门授予本机关的奖状、奖旗、奖杯、奖品、证书等。
7、已故人员档案：干部职工已故人员档案。
（二）归档要求
1、凡归档的案卷要按立卷的原则和要求，遵循文件材料形成规律和特点，符合省、市档案管理部门的质量规定，便于保管和利用。
2、档案制成材料和书写材料要符合国家规定，不能使用纯蓝墨水和红墨水、铅笔、蓝圆珠笔，应统一使用不脱色的碳素墨水或蓝黑墨水，书写文件和修改文件图纸时，书写字体要清晰，使用规范简化字。
（三）归档时间
1、文书档案，由综合档案室按要求整理归档，永久、长期保存的档案每年向省档案馆移交。
2、基建档案，由基建办负责积累材料，在工作结束后按规定整理立卷，向综合档案室移交。
3、设备档案购买回来后由办公室把资料交到档案室。
4、会计档案，本机关财务统计报表、帐簿、凭证、工资表及其他资料于次年3月整理好，5年后移交综合档案室保管。
5、声像档案，本机关及在履行职责中形成的照片、录音带、录像带由创研部整理后，在次年3月交综合档案室。
6、实物档案，本机关获得的各种荣誉，由办公室拍成照片整理归档、实物、在次年3月交综合档案室保存。
7、已故人员档案本会办公室移交到档案室整理归档。
（四）档案分类
1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制本机关档案分类编号方案。
2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。
（五）档案编目
1、 编制档案目录。
2、 根据需要编档案检索工具。
（六）档案保管
1、设置专用库房，加强档案的保护，库房坚固安全，并有防盗、防火、防强光、防高温、防潮、防尘、防虫鼠等设施。
2、 放档案有专用档案箱、柜、排列方法科学和便于查找。
3、每年12月份对室藏档案进行一次检查核对工作，并作好记录，做到帐物相符，对破损和载体变质的档案，要及时进行修补和复制。
四、 档案鉴定
（一）根据档案管理机关和专业主管部门的规定，编制本单位各种门类档案保管期限表，作为档案鉴定的依据。
（二）档案的鉴定在机关分管负责人领导下，组织有关部门和人员参加鉴定小组，依据档案保管期限表进行鉴定。
（三）档案的鉴定，应以案卷为单位进行，凡经鉴定失去保存价值的档案，由鉴定小组提出报告，造具清册、经机关领导批准，指定两人监销，并在销毁清册上签字。
五、 档案的统计
（一）综合档案室建立档案的统计工作，对档案的接收、保管、移交、利用、销毁等情况进行统计。
（二）及时向省档案管理机关报送本单位档案工作情况统计报表。
六、 档案的开发利用
（一）根据本机关的中心任务，主动开展编研工作，编制大事记，专题资料和文件汇编。
（二）利用档案要办理利用手续，填写利用登记表、并及时收集利用效果，汇总后报省档案局。
（三）借出和归还档案时，档案人员应该详细检查，以保证档案的完整与安全。

附件4
ХХХХ单位档案综合管理分类方案

一、 编制说明
1．为了贯彻执行《档案法》，加强和完善本单位档案业务建设，实现档案管理标准化和规范化，更好地为我区各项工作服务，根据国家档案局印发《机关档案业务建设规范》，结合本单位工作职能和档案形成的特点，制定本分类方案。
2．本分类方案是遵照档案集中统一管理的原则，一个立档单位所形成的全部档案为一个全宗，全宗内的档案按其性质、载体分为四个门类，即：1.文书档案（代字：A）；2.设备档案（代字：C）；3.声像档案（代字：G）；4.实物档案（代字：H）；
二、各大类档案包括的内容
1、文书档案（A）
文书档案整理按广州市档案局穗档字[2002]4号文《广州市执行（归档文件整理规则）实施细则》的通知,并结合本单位实际情况， 按年度——保管期限分类法，以件为单位进行整理归档。
2、设备档案（C）
按设备型号编流水号
C1办公设备
C2专用设备
其结构模式是：分类号—案卷号

C 1 — 1
案卷顺序号（第一号卷）
一级属类代号（C1办公设备）
大类代字（设备类）

3、声像档案（G）
G1 照片档案
　G1.1 底片
　G1.2 正片
　 　G1.2.1 单位建设面貌类
　　G1.2.2 人物类
　　 G1.2.3 会议类
　　G1.2.4 参观视察类
　　G1.2.5 业务活动类
　　G1.2.6 荣誉类
　　G1.2.7 文体活动类
G2 录音带
G3 录像带
G4 磁(光)盘

△底片按形成先后编流水号
G 1 ·1 — 1（1）
底片张号
案卷顺序号（册）
二级属类（底片）
一级属类（照片档案）
大类代字（声像类）
2、正片
G 1 · 2 ·1—1（1）
正片张号
案卷顺序号（册）
三级属类（单位建设面貌类）
二级属类（正片）
一级属类（照片档案）
大类代字（声像类）
3、录音带、录像带按形成先后编号
G · 3 —1
第一盒（卷）
一级属类代号（录音带）
大类代字（声像类）
4、 实物档案（H）
H1可折叠类
H2不可折叠类
H 1 —1
　第一件（卷）
一级属类代号（可折叠档案）
大类代字（实物档案）

附件5之一
档案查（借）阅制度

　　１、借阅档案必须办理登记手续，详细填写登记表上所列项目后，才能办理借阅。外单位借阅者必须持单位正式介绍信，注明查阅者身份，方可办理登记手续。
　　２、认真填写查档目的和利用目的。
３、查阅秘密级档案，须经办公室主任批准后，方可办理；查阅控制调阅的档案，只能按批准范围查阅。
4、凡借阅的档案，原则上只允许在本室翻阅，若本单位工作人员确因工作需要借出档案，须履行借阅手续，借出档案不得超过十五天。
　　５、借阅档案资料要妥善保管，不得随意在档案材料上圈点划线，不得有撕毁、污损、抽页、转借等有损档案行为，违者追究责任和赔偿。
　　6、档案、资料归还时，档案管理人员应当面点清和检查，如发现遗失或污损，应及时报主管领导处理。
８、转摘、抄写、复印、拍照都应征得档案形成者和主管领导同意，并履行一定的手续。
9、阅览室不准吸烟，要爱护公共卫生，保持清洁，创造良好的阅览环境。

附件5 之二
档案利用制度

1、根据本单位工作的需要，编制必要的目录、索引、电脑存贮等检索工具， 以利于迅速调阅档案卷宗。
2、凡利用档案的人员，要严格执行《档案查（借）阅制度》，办理有关手续，并及时向区档案局反映档案利用效果。
3、设立《档案利用情况登记本》及《档案利用效果登记本》，每次提供利用都要登记利用者姓名、日期、内容、案卷号、利用目的和利用效果、复印页数等，每年要统计一次档案利用的人次、卷数和档案利用产生的效果，注意收集档案利用事例。
4、做好有密级档案的核对工作，档案密级到期的要重新定密或自行解密，提前解密的档案，及时进行登记，经档案鉴定小组同意后，及时调整案卷密级，以扩大档案信息的利用范围。
5、本单位的档案是内部档案，不属开放范围，主要是提供本单位各科室利用，对外单位提供利用必须严格执行本单位的《档案查（借）阅制度》和《档案保密制度》。

附件6
档案库房管理制度

　　1、档案管理人员要严格遵守保密制度，不得私自或交他人将档案带出室外。
　　2、档案材料入库或借出必须严格办理登记手续。
　　3、管理人员要做好档案柜架的“七防”工作，定期对库房档案进行清点，发现问题及时报告和处理，并做好记录。
　　4、档案入库排架管理应按照机关档案分类标准进行排列、编号，上架由左至右，从上而下进行排列。
　　5、对破损档案材料和资料要及时进行补救、复制或作技术处理。
　　6、对发现查阅者损坏和遗失档案时应及时报主管领导，酌情处理。
7、柜门钥匙要妥为保管，失落应及时报告处理。
8、库房内不准存放不属于库房设备的一切物品，库房内要经常保持通风良好，卫生清洁，不得有灰尘，定时对温、湿度进行记录，不符合标准时要及时处理。
9、上下班前、节假日前后要认真检查门窗关闭情况，电器设备的开头情况，发现问题要及时报告。
10、非库房人员不经许可不准进入库房。
11、库房内严禁吸烟，易燃易爆物品不准进入库房或在库房附近堆放，消防设备要齐备，并定期检查。
12、档案工作人员调动，必须将其负责的工作完成交接手续后，才能离开原岗位。

附件7
档案管理人员岗位职责

1、认真学习党和国家的政策法令及有关档案工作的标准、规范及文件，热爱并做好档案工作。
2、接收和保管与机关各项管理工作有关的各类档案材料，对接收进室的档案材料进行科学管理、统计保管和鉴定，积极开展利用工作，对重要的档案要实行重点管理，以确保其安全。
　　3、为本单位工作人员提供优质服务，积极协助来室查阅人员查找有关资料，充分发挥档案材料的经济效益和社会效益。
　　４、加强理论学习，提高档案业务工作管理水平，了解和熟悉各科室业务工作内容，并注意各类档案材料的形成、积累和收集，确保档案材料的完整、准确和齐全。
　　５、注意收集与本单位有关的档案材料、情报信息，积极开展编研工作，在不违反保密制度的前提下，进行情报、资料交流。
　　6、遵守本单位各项规章制度，接收上级档案部门的业务监督和指导，对各部门档案的形成、积累及归档前整理工作进行监督、检查、审核和指导。
　　7、对档案工作要加强科学化、标准化管理，建立检索总目。档案管理要逐步提高现代化管理水平，以提高档案管理水平和调阅效率。

附件8之一
档案安全保密制度

　　１、档案管理工作人员要严格遵守党和国家有关保密规定和局机关的保密制度，时刻提高警惕，防止坏人破坏及窃密，遵纪守法，自觉维护党和国家以及局机关和秘密，确保档案的绝对安全。
２、不准在非保密本上记录机密，不准在私人通信中涉及机密，不准在公共场所及家中谈论机密。
3、对档案内容不该说的，绝对不说；不该借的，绝对不借；不该复印、复制摘抄的，绝对不复印、摘抄。
　　4、要认真保管好档案资料，未经允许不得将档案资料带出档案室外，凡档案存放的柜架，无关人员禁止使用。
　　5、凡借阅本单位秘密级以上档案，应经主管领导批准、履行审批手续后，经办人方可办理。
　　6、查阅档案所履行的一切手续如调卷、入库、复印档案资料均由经办人亲自办理，不得委托他人。
　　7、发现泄密、失密，应按上级规定（２４小时内）及时报告上级主管领导，并迅速采取清查、补救措施，根据情节程度严肃处理。

附件8之二
档案鉴定制度

根据国家有关规定，对档案进行鉴定与销毁是为了维护党、国家和单位历史的完整，使有价值的档案保存下来，更好地为机关各项工作服务。
１、成立鉴定小组，需要时邀请有关专业技术人员参加。
　　２、制定本单位档案保管期限、密级等级规定。
　　３、对未经鉴定的档案进行鉴定。
　　４、对已超过保管期限的档案进行重新审查鉴定。
　　５、对剔出失去保存价值的档案编制销毁清册。
　　６、做好平时鉴定（即接收和整理时对档案进行鉴定）和定期鉴定（即每隔一段时间对全部或某一类档案及部分到保密期限的档案进行全面鉴定）工作。
7、做好鉴定工作的善后处理工作。

附件9之一

文书档案归档制度

为加强档案的管理和利用，使我单位的文书档案立卷归档工作走向制度化、规范化，为发展本单位事业服务，特制定本制度。
一、归档人员职责：
1、各科室的兼职档案员必须了解本单位主要职能和基本业务，掌握文书处理工作的基本常识和规律，熟悉立卷的基本知识和技能。
2、平时做好文件材料的收集与积累，各种该归档的文件材料必须齐全，完整、符合立卷要求。
二、归档整理要求：
1、归档时间：即时行文即时归档，纸质文件与电子文件同时归档。没有形成电子文件的材料的归档方法为：⑴会议记录、各种年终报表放在年底归档；⑵与本单位有直接关系的必须归档的收文，在加归档标识和进行文书档案目录著录后方传阅办理，档案员必须跟踪收回归档。
2、归档方法：按文件形成的时间顺序，以件为归档单位整理归档。但尽量保持文件之间的关联（即反映同一问题的文件材料可放在一起归档）。
⑴一份文件为一件；
⑵各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件，报表 册应将空白页去掉；
⑶正本与定稿、正件与附件，两件合为一件，正本在前定稿在后，原文在前译文在后。
⑷请示与批复合为一件。
3、整理方法：
⑴必须去掉文件上会生锈的金属物，用对纸张无损害的粘合剂（乳胶）或非金属装订器具将文件重新装（粘）合。
⑵归档文件统一采用A4纸规格，大于A4规格的要折叠或载切，小于A4规格及破损的要托裱。如果整本（册）文件为16开规格的，不用托裱，但必须保持整齐划一。
4、编号方法：
⑴在归档文件首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关的栏目内容。
① 全宗号：档案局给立档单位编制的代号。
② 类别号：不同门类档案的代号（文书档案的代号为A）。
③ 机构：文件形成或主管部门的简称或代号，不分机构编档号的此栏空白。
④ 件号：以年度为界线，一个保管期限编一个流水号。
⑤ 年度：文件内容针对的年度。
⑥ 期限：文件的保管期限。简称为：永、长、短。
⑵如发现有应归档的文件材料漏归档，该文件可跟在后面编号归档。
⑶一份归档文件，如果有完整页码的不用编页码。几件合订成一件归档的，要编制页码（用号码机打在每页统一的地方）。
⑷每份归档的文件材料，都要在《森蓝文档系统》新管理模块中著录归档文件目录（将相应的电子文件存贮路径著录）。
⑸归档文件上的标识、行文呈批表上的标识、归档文凭目录的标识三者应该是一致的。
5、入盒：
⑴归档文件按编号顺序装入档案盒，填写个别脊背上的档号内容、盒号。
⑵填写盒内备考表。
6、检索目录：
按年度、保管期限将归档文件目录打印二份，一份装订成检索目录（用红色档案目录夹装订），另一份目录档案移交时随档案一起交给档案馆。
三、归档范围
（一）上级机关的文件材料
1、上级机关颁发的属本局主管业务和非直属上级颁发的对本局主管业务并要执行的重要文件材料。
2、直属上级机关颁发的属本局主管业务并要执行的一般文件材料。
3、上级机关领导参加省、市、区组织召开的重要会议讲话材料。
（二）本单位的文件材料
1、局党组、总支会议、局务会议、工青妇会议文件材料、会议记录、分组名单、会议通知等。
2、本单位制发的各类文件、函件、决定、规定、报告、方案、等。
3、本单位向上级机关的报告、请示及上级的批示、批复等。
4、本单位的工作长远规划、年度计划、总结；重要的统计报表；资料；各种经验典型及调研材料。
5、本单位干部录用、考核、晋升、晋级、定职、任免、调动、评定职称、离休、退休、工资变动、奖惩、和职工、党员统计表。
6、本单位的机构编制、机构设置、撤并、更改名称、领导人任免文件材料。
7、本单位职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信存根。
8、本单位职工、干部、党员名册。
9、本单位党、团、工会的基层组织形成的工作报告、总结、会议文件和团员名册等文件材料。
10、本单位与有关单位签订的各种合同、协议书和房地产证明材料。
11、本单位制定的各种制度、规定办法等。
12、本单位大事记、组织沿革。
13、其有保存价值的文件材料。

附件9之二

基建档案归档制度
为了使我单位基建工作所形成的档案材料收集、归档、齐全，完整，特制定本归档制度。
一、归档范围
（一）基建项目类归档范围
每一个项目基建工程基本上都可以分成五个阶段（前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段和使用维护阶段）形成的文件。
基建项目形成的照片一般归声像档案类，特殊情况、如打桩时土质问题的照片，可同基建文字材料一起立卷，凡是大的设备安装需要挖坑，，如电梯安装建设归放在基建，但设备开箱的材料归放设备档案。
1、前期准备阶段
包括每一个项工程目（项目建议书、批复、设计任务书选址、投资计划、上级下达的基建计划、追加投资的请示批复等）、征地、报建、工程合同、协议。
2、设计阶段文件
包括工程勘察、设计的图样、说明书、计算书、工程概算书等
3、施工阶段文件
包括施工组织设计、施工；科、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制伯的合格证、检查记录、各种施工记录、施工技术总结等。
5、使用维护阶段文件
（二）房屋产权归档范围
1、 购买公有住房申请表；
2、 家属住情况调查表；
3、 公有住房售价评估表；
4、 公有住房买卖协议书；
5、 收款凭证印花税票复印件；
6、 公证书；
7、 出售公有住房审定书；
8、 房地产证、平面图（复印件）；
9、 补差价的材料。
二、归档要求
1、 归档的基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。
2、 归档时间
负责基建类档案归档的部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累。基建项目工程施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订，施工时间跨度长的，可采取分阶段立卷归档，办理好移交接收手续向本单位综合档案室移交。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。
三、归档手续
按国家统一规定，每项工程竣工后，由管基建的同志进行整理立卷、归档，然后移交办公室综合档案室集中保管，移交时填写清单，双方在移交单上签字。

附件9之三

设备仪器档案归档制度

为使我单位设备仪器档案材料收集、归档、完整，特制定本归档制度。
一、归档范围
本单位贵重的办公设备、电梯、车辆、大型的通讯设备等的说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票复印件等随机文件。购置设备的归档材料包括购置申请报告、批复、技术经济计算材料，订购协议、合同等购置文件，随机文件，线路、保养、维修及使用后形成的文件材料。
二、归档时间
仪器设备验收投入使用之后，将随机材料交给档案员归档立卷。
三、归档整理要求
设备仪器档案的整理是按照科技档案的整理要求进行的，归档的设备仪器文件材料，必须完整、系统地反映设备仪器形成的规律，保持其有机联系。相同型号的，只归档一套。
1、 组卷与保管期限的设置
按设备仪器的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可组成一卷或若干卷。将设备概况的文件材料排放在前面，其它技术性文件材料按设备的工作程序及重要程度依次系列，一个案卷中文字材料在前，图表在后。设备档案放长期。
2、编码
设备仪器类档案的卷内文件页码的编制有如下三种情况：
⑴卷内材料多数是单页或几页组合成案卷的没有统一顺序号，为连贯或编号出现错误时，用号码机打在文件夹材料正面的右下角、反面的左下角。
⑵几本为一卷，每本有统一页号的，可以不另外打页号，将每一份材料起止页号填在卷内目录各份材料的页号栏。
⑶单份的独立材料为一卷（如说明书、图册等），每本有统一页号的可以不另外打页号。
3、卷内目录将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。卷内目录中责任者为生产厂家；日期为设备仪器的购买使用日期。卷内目录用档案专用软件进行著录管理；并打印一式二份，一份与文件材料一同装订组卷，一份与科技档案分类目录一起装订成检索目录册。
4、科技档案分类目录
拟写案卷题名及填写卷内备考表中的各项内容，案卷题名必须写明设备名称内容、材料的名称、题名必须简明扼要，控制在50个汉字的范围内。科技档案分类目录必须在档案管理专用软件上进行著录管理，并且打印出目录，与相应的卷内文件目录装订成检索目录册。（用浅绿色的科技档案目录夹装订）。

附件9之四

会计档案归档制度

1、归档范围
归档的文件材料主要内容包括会计报表、会计帐目簿、会计凭证、工资表等。
会计报表—年度报表。
在编制会计报表时如有文字说明材料，这些材料对报表进行分析和说明的，如财务分析、审计报告等，则要与会计报表一起归档。
会计帐簿—总帐、明细帐、现金出纳帐、银行存款帐等。
会计凭证—原始凭证、记收凭证和汇总凭证等。
工资表表—单位各人员工资表等。
实行会计电算化有关电子数据和相应资料，如打印的文字材料、软件开发或修改的资料、原程序、备份数据等也应归档。
2、归档时间
当年形成的会计材料，应由财务会计部门专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理订装，在财务会计部门保存三年，期满之后，办理好移交手续向综合档案室移交。
会计档案移交时。财务有关人员应认真填写移交清册一式二份，由会计部门和综合档案室各存一份。
3、归档要求
每年形成的会计档案，应由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订志册。综合档案室在接收会计档案时，应认真检查，对装订不合格的案卷，要由经办人补齐，若需要拆封重新整理时，应同财务部门和原经办人共同进行，以分清责任。
月度、季度报表不用按归档要求整理，由财务部门自行保存至期满后编制清单销毁。

附件9之五

声像档案归档制度
一、归档范围
声像载体档案是本单位在各项活动中形成的，对具有参考利用价值和凭证作用的声像磁性载体、感光材料。归档的主要内容包括照片类、录音带类、录像带类、光盘类等。
二、归档时间
一般在形成后一个月内归档。对一些比较重要的声像材料，归档时间要灵活掌握，要做到及时跟踪，尽快收集。
三、归档要求
归档的专用像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律；保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系；注意其成套性特点。
根据声像材料形成规律和多种载体的特点，分为：底片、照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘等。

附件9之六

实物类档案归档制度

一、归档范围
本单位在各种活动中，获得国家、省、市区等级别颁发的荣誉证书、奖状、奖牌、奖旗、奖章（杯）及纪念品、馈赠纪念品等实物，均作为实物类档案进行归档整理。
二、归档时间
在获得奖励或馈赠后，即移交综合档案室归档。
三、归档要求
1、组卷
按年度分可折叠和不可折叠两类归档，一件实物（奖状、奖旗、证书等）为一卷。
2、案卷号编制
一卷（件）为一个号，按时间顺序编一个流水号，并将案卷标识粘帖在每件实物的背面。填写荣誉实物案卷宗目录，并且在档案专用管理软件上著录，打印装订成检索目录（用红色夹装订）。

附件10
档案库房温、湿度记录表
标准温度：14～24℃
温度：45～60%
年 月
日期

温度
湿度
日期

温度
湿度
日期

温度
湿度
1
上午

11
上午

21
上午

下午

下午

下午

2
上午

12
上午

22
上午

下午

下午

下午

3
上午

13
上午

23
上午

下午

下午

下午

4
上午

14
上午

24
上午

下午

下午

下午

5
上午

15
上午

25
上午

下午

下午

下午

6
上午

16
上午

26
上午

下午

下午

下午

7
上午

17
上午

27
上午

下午

下午

下午

8
上午

18
上午

28
上午

下午

下午

下午

9
上午

19
上午

29
上午

下午

下午

下午

10
上午

20
上午

30
上午

下午

下午

下午

备注

31
上午

下午

记录人：