费用报销制度.doc

费用报销制度编制审核审批2012*发布 2012*实施 公司费用报销制度总则一、 为规范公司及公司控股子公司、分公司及下属经营实体（以下简称“公司”）各种费用报销行为，加强公司费用控制，明确各种费用开支范围，提高公司经营效益，特制定本制度。二、 公司所有费用采取预算管理的方式，未列入公司费用预算的项目必须按规定程序立项后方能报销。三、 本制度适用于公司所有的费用报销，包括列入公司费用预算的所有项目、零星物品临时采购、其他杂项开支等。四、 费用报销应遵循以下基本原则：1. 费用报销遵循真实性原则，即报销人应以实际发生的费用支出为基础，在公司规定的标准内报销费用。2. 费用报销采取集中审批原则，公司董事长为费用最终审批人，根据需要董事长可授权他人代行部分审批权。3. 费用报销的单据必须有效，即报销必须取得税务局监制的有效发票或财政局监制的有效收据。严禁白单（含送货单、调拔单、发货单等）报销。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容。涂改、大小写不符、假发票以及未盖章的收据一律不予报销。4. 费用报销的相关报销手续必须完整。五、 违反以上基本原则的费用一律不予报销。六、 所有费用报销必须有经手人和具有相关审批权限的审批人签字方可报销。如相关审批人因故不能审批的，由其代理人审批签字，但审批人必须将书面的“委托代理审批书”交财务部。七、 报销凭证不得涂改和刮擦。凭证一律使用黑色签字笔填写。八、 所有报销原始单据必须写明用途，由经办人（使用人/证明人）签名。九、 费用开支报销（非成本开支），必须在相关业务发生后七个工作日内，填写“费用报销单”报销。十、 所有报销单据必须使用胶水粘贴整齐，不得使用订书机。原始单据粘贴于报销单后，在报销单上写明核算单位名称、报销日期、报销内容、金额、附单据张数（票据粘贴必须工整、美观，市内交通费须乘坐者在背面签名，按票面大小分类，依次粘贴。）十一、 费用报销凭证标准粘贴格式参见财务部费用报销凭证样板执行，凡是不符合报销规定，签字不完整和粘贴不规范的报销凭证，财务部有权退回申请报销部门重新按规范填写和粘贴。十二、 请款时间：所有费用报销请款作业规定在每星期三、五下午的14：30-17：30进行。大额款项（5000元以上）须提前一天通知财务部准备。十三、 本制度由公司财务部负责制定、修改、解释。十四、 本制度经公司审批后从2012年 月 日起施行。附件一：公司费用报销细则附件二：差旅费报销细则 公司2012年 月 日附件一 公司费用报销细则一、 为使公司的费用报销制度得到有效实施，规范公司费用报销审批程序、费用开支范围、报销凭证的粘贴，特制定本细则。二、 公司员工报销需填制“费用报销单”（或“付款通知单”），所有单据要按性质（如差旅费、招待费、办公费用）分类、分次、分页粘贴填制；差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，住宿、伙食补助和市内交通费在限额内填报。所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐、美观。三、 市内交通费1 范围：公司员工因公办事或参加公司组织的活动，可据实报销市内公共汽车、地铁、小巴费用、经分管领导同意乘坐的的士费。2 费用报销必须在发票背面经手人签字，在“费用报销单”备注栏如实填写乘车日期、乘坐车次、起止地点和办事内容。发票与所乘车次相符，整齐粘贴在附件页上，并经分管领导审核签字。3 公司员工因公急需或晚间超过22：00乘坐的士，经分管领导同意可予报销的士费，但必须在费用报销单上注明原因。4 市内交通费报销原则上每周报销一次，按票面金额实报实销。四、 差旅费1 报销规定按公司差旅费报销细则执行。五、 业务接待费1 范围：因工作、业务需要在酒楼餐厅接待有关单位或个人（不含公司内部人员）用餐费、招待费。2 因工作、业务需要在酒楼餐厅接待有关单位或个人（不含公司内部人员）用餐的，须事先填写申请表，按规定批准权限审批后方可进行；如事情紧急不能事前填写申请表，需事后按程序补办审批手续。报销时申请表正本必须交财务部，否则不予办理报销手续。3 业务接待费发生三天内报销，最迟不得超过一周。4 业务接待费发票抽奖的奖金需交回公司财务部。5 在有签单挂账的酒楼餐厅接待时，需事先填写申请表经审批后由交财务人员留存。挂账酒楼餐厅结账时，无申请表的应酬费用，一律由个人承担。六、 车辆费用1. 范围：公司业务用车的车辆维修费、过路过桥费、停车费、洗车费、加油费等与车辆有关的费用支出。2. 车辆维修费：维修前需提出维修申请表，报账时需要附相关维修工时记录，修理费发票以及相关领导同意维修的批复；公司定点维修的车辆，由公司车辆管理部门汇总，每月以月结结算方式办理请款手续。3. 过路过桥、停车、洗车费用报销，必须由当班司机签名，并注明日期、事项和发生地点，经同车人员签字证明。4. 加油费用需要提供加油费发票，经公司车辆管理部门管理人员负责审核签字后报销。5. 所有车辆费用报销必须写明车牌号。七、 办公用品的采购费用1. 范围：公司日常办公用品（不包括：电脑、传真机、复印机、打印机等可列入固定资产范围的物品采购）。2. 办公用品的才由公司行政部负责，需事先填制请购单，批准后在公司定点公司采购，由行政部专人验收和保管。3. 报销时需附经公司相关人员签收的送货单和发票,由行政部负责填制费用报销单，并按公司规定流程审批。八、 零星物品临时采购1. 范围：部门急需零星购入物品的开支。2. 零星物品的临时性采购由所需部门负责，采购前需填制申请单，经部门经理审核后保密分管公司领导审批。3. 物品采购完毕后，需办理验收手续，由使用人和行政部库管人员签字确认后方可办理报销手续。4. 报销必须由使用部门负责人在报销单据加签审核意见，对费用真实合理性初审，财务部门负责对费用合理性和真实性进行复核，依相关请款报销流程办理费用报销手续。九、 电话费1. 范围：公司核定的给予补贴的电话费。2. 电话费按公司规定方式报销，原则上公司不再负担任何电话费用。十、 其它杂项开支1. 范围：以上费用开支以外的开支。2. 本着开源节流、合理必须的原则，其他杂费按公司审批权限审批报销。3. 费用发生需要注明事由，在原始单据后有经办人及证明人签名和注明发生时间。4. 正常办公费用和其他杂费报销按发生费用时间填写报销单据，费用发生三天内报销，原则上最迟不得超过一周。十一、 报销程序：1. 费用支出人为报销的制单人，在“报销人”处签字，交部门经理；2. 部门经理核实报销的真实性后在“部门经理”处签字；交分管领导；3. 分管领导审核后处签字，由费用报销部门送财务部会计处；4. 财务部会计复核所附单据金额准确后在“复核”处签字，交财务总监；5. 财务总监负责审核开支的必要性及开支项目是否列入公司预算后在“会计主管”处签字，交总经理或董事长批准。十二、 审批人人员注意事项1. 部门负责人部门负责人需要审核部门人员的报销的真实性，部门负责人签字可注明本人意见，如：“情况属实”等。如以后经查实审核事实有舞弊、不负责任行为，部门负责人负连带责任。2. 分管领导分管领导需要审核：报销事实的合规性，合理性。分管领导可发表自己的审核意见，如：“同意实报”、“同意报销元”等。如以后经查实审核事实有舞弊、不负责任行为，分管领导负连带责任。3. 财务人员财务人员需审核报销单据是否符合要求，复核所附单据金额计算是否准确，预借款项是否已冲销，审批手续是否完善，费用是否属于公司费用预算项目或是否经立项批准，监控公司费用支出情况。如以后经查实单据金额有误或预借款项没有冲销，财务人员负连带责任。4. 制单人、复核人、审核人、审批人必须按实际时间日期签署签批时间。十三、 本细则由公司财务部负责制定、修改、解释。十四、 本细则由公司审批后从2012年 月 日起实施。 公司2012年 月 日附件二 公司差旅费报销细则一为加强差旅费报销的管理，便于更好地控制差旅费开支，结合公司实际情况，特制定本细则。二员工出差依下列程序办理：1出差前应填写出差申请单，并详细写明出差事由、人数、时间、地点、路线、交通工具。出差期限由派遗负责人视情况需要，事前予以核定。（出差申请单使用公司统一格式申请表，由出差人填写，相关人员填制及审批后交公司财务部做为差旅费报销附件）。2出差人凭批准后的出差申请单向财务部借支相当金额的差旅费，返回后三日最迟一周内填写“费用报销单”，并结清暂借款。未在规定时间日内报销者，财务部应于当月工资中先予扣回，等报销时再行核销。三出差不计算加班费，但节假日出差，可以调休。四出差途中因病或遇意外灾害，或因实际工作需要而延期的，必须电话向派遗负责人请示，经批准后延时，但事后应重新填写出差申请单。除此外，不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销差旅费外，另扣除延时期间工资，情节严重的按旷工论处。五差旅费报销规定：1差旅费报销时应附核准后的出差申请单。2交通费、住宿费按标准报销，超标自理。3餐费按标准凭餐费发票报销，餐费报销天数应与出差申请单上核准的天数相符。4出差期间的业务招待费须由有接待审核批准权限的领导批准后，方可凭发票报销。报销业务招待费后，不再报销当日的餐费。六差旅费分为交通费、住宿费、餐费、业务招待费等，其报销标准如下：（一）长途交通费按下列标准报销：级 别交通费飞机汽车轮船火车总经理以上经济舱实报实销二等舱位软卧经理以上(含经理)经济舱实报实销三等舱位硬卧其他人员实报实销三等舱位硬卧注：1) 其他人员是指：经理级以下人员。2) 乘坐火车，从晚8时至次日凌晨7时之间，在车上过夜超过6小时的，或连续乘车时间超过12小时的，可购卧铺票。3) 乘坐火车及长途汽车，应购买正规车票。4) 乘坐轮船应出具轮船公司或旅行社的购票证明或船票存根。5) 其他人员乘飞机者应事先报准并凭飞机票（行程单）报销。6) 出差人员经公司领导批准顺路回家探亲，不报销绕道产生的交通费。7) 如因故未能取得或丢失相应的购票证明或票据的，由出差人出具证明(或报告)，须经部门分管领导证实，并报总经理审批后方可报销。（二）出差地市内交通费报销标准经理以上（含经理）可乘坐的士，凭的士票报销交通费（票后说明乘车区间及事由），经理以下级别员工因赶乘飞机（火车）可乘坐的士，其他情况不予报销的士费。（三）出差住宿及餐费标准：1住宿标准级 别一般地区特殊地区总经理以上实报实销实报实销经理级以上（含经理）350元/天400元/天其他人员300元/天350元/天注：1) 其他人员是指：经理级以下人员。2) 特殊地区含珠海、海南、厦门、汕头、北京、上海、广州、天津。3) 培训或会议期间必须统一安排食宿的，住宿费执行培训单位安排的标准；4) 在途期间及其他会议按差旅费住宿费标准执行；5) 本市出差（含培训、会议）不报住宿费。6) 住宿费必须凭正式发票，在规定标准范围内以实际住宿天数计算按实报销。7) 职工出差因特殊情况（如多人出差不足包间人数，旅馆要求非全包标准不可）经领导审批可以据实报销。8) 出差人员由接待单位提供免费住宿或者在亲友家中住宿的，一律不报销住宿费。9) 不同级别同行的职员一同出差，有共同住一间住房的，按职位高的级别标准报销住宿费。2报销餐费标准（伙食标准）级 别早 餐中、晚餐总经理以上实报实销实报实销经理级以上（含经理）25元/餐40元/餐其他人员20元/餐30元/餐注：、其他人员是指：经理级以下人员。（四）出差期间的业务招待费报销标准：出差期间如因工作、业务需要接待有关单位或个人（不含公司内部人员）用餐的，须事先请示有接待审核批准权限的领导，经同意后方可在批准范围内报销,当餐不得再报销餐费。七. 本规定由公司财务部负责制定、修改、解释。八. 本细则由公司审批后从2012年 月 日起实施。XXXXXX有限公司2012年 月 日合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责- 9 -