影院财务安全管理.doc

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营业款交接及单据管理1、营业款交接管理：1.1每班营业结束时，当班收银员与行政助理（行政助理休息时由值班经理执行）要一起当面点清营业款项，核对无误后，双方在票房现金交接表小卖现金交接表上签名确认，交接表由行政助理保管。1.2夜班值班经理与收银员当面点清票款金额，核对无误后在影院营业款交接登记表上签名确认。夜班值班经理填写营业款封存交接记录单（见附表）并签字确认，然后连同营业款项一起用信封封好，并在信封上面写明金额、日期并签名，最后将信封投入保险柜。1.3次日行政助理上班打开保险柜取钱时，应在办公室与当日值班经理一起清点前日营业款金额及票券数量，核对无误后在营业款封存交接记录单上签名确认。1.4各岗位交接现金时应仔细清点并鉴别现金，移交时没有发现假币，事后发现假币责任由接收人承担损失。前一日晚班经理投入保险柜的现金，如果行政助理在没有其他人在场的情况下自行清点现金时发现假币，则由行政助理承担损失；如果次日的值班经理不能参与清点现金，必须安排一名工作人员参与，如不能参与清点又不安排其他工作人员参与，发现假币则由此值班经理承担损失；如行政助理与值班经理或其指定人员清点时发现假币，则由投入保险柜的经理承担损失。2、单据管理2.1每天收银员应将当天实际收到的营业款真实地反映收入日报中，收到的其他各项收入必须马上向总部财务中心汇报并及时记录在当天的收入日报中，所有交接记录表单都要交接双方签字确认。2.2所有交接记录表单，包括票房现金交接表小卖现金交接表营业款封存交接记录单都要装订存档；所有回收的票券（指促销活动票券和团体票、兑换券）要加盖作废章或撕角，集中封存保管，以备核查。（二）营业款安全管理 1、各影院当天的所有收入款项（包括票房收入、小卖收入、其他收入等）必须在次日15：00前存入公司指定的银行帐户，如遇国家法定节假日则顺延至假期后的第一个工作日15：00前存入，公司临时另行规定的按当时规定办理。如遇特殊情况不能按时缴存收入款项，必须及时与总部财务负责人沟通，说明原因，在征得同意后须将未存银行款项放入保险柜，不得擅自将款项带离影院。否则，由此产生的一切后果由当事人承担。2、行政助理负责保管保险箱钥匙及密码，每季度的首月和与保险箱有关的人员变动时，行政助理必须及时更换保险箱密码，并做好密码更改登记工作（见附表保险箱密码变更登记表）；如行政助理出现工作调动或离职时，需说明钥匙及密码的交接情况。影院保险箱的密码和钥匙必须在总部财务部留一备份，其中钥匙由总部出纳保管，密码由财务负责人保管。3、影院保险柜存放的现金超过5万元的要通知总部财务中心，若现金当天未能及时处理的，可要求晚班经理住店。4、影院当天需存款金额达到一万元以上时，行政助理必须向影院值班经理报告，要求指派人员陪同前往（即二人同行），否则出现意外由当事人承担责任。 5、影院发生意外情况（如资金被盗、抢劫等情况）必须在第一时间报警，并报告总部营运支付中心负责人，不能无故拖延或隐瞒不报。 6、现金保管和经办人要有防范风险的意识，要保持高度警惕性，影院经理应不定期对影院员工进行安全防范措施的教育和指导，并负责监督执行。7. 抽大钞：影院营业款达到5000元时，当班收银员必需知会行政助理（行政助理休息时值班经理）执行抽大钞操作，同时行政助理或影院经理必须在核对系统数据（影院票务系统和进销存系统）与营业款数额一致后在影院营业款交接登记表上签字，核对有误时需及时查明原因。8. 假币责任：影院需加强假币防范意识，影院培训计划中必须要有假钞鉴别知识的培训。鉴别假钞的能力是影院经理、行政助理、收银员应有的工作技能。如收到假币，损失则由责任人承担。如果影院训练经理没有给员工进行鉴别假钞的培训，就让员工上岗，收到假币的成的损失则由影院训红经理承担。经培训仍不能适应收银岗位或一个月出现3次收银差错的收银员调离该岗位。9. 影院取得的其他各项收入必须马上向总部财务汇报。第二章 备用金管理制度（一）备用金分类影院的备用金分为报销备用金、商品补充备用金和找零备用金 1、报销备用金：只能用于影院零星日常开支，包括需要影院购买的办公用品及耗材、维修费、员工交通差旅费、邮寄费、存款手续等，水电费、房租物业费由总部统一汇款支付，不得在备用金中支付。2、商品补充备用金：只能用于影院小卖商品补充，小卖商品原则上都采取总部统一配送的方式。如影院需自行购买部分零星商品，必须报总部卖品经营中心批准后才能自行采购。3、找零备用金：只能用于给顾客找零，每天早晚班上班时，影院行政助理（行政助理休息时由值班经理执行）与收银员在办公室当面清点找零备用金，双方在票房现金交接表、小卖现金交接表（见附表）上签名确认。找零备用金由收银员每次上班前领取，下班时交回。（二）备用金管理1、总部根据各影院实际情况，核定各影院的备用金数额标准，保证影院正常运营。如影院运营情况发生变化需要增减备用金数额标准，由总部另行核定。2、影院备用金由行政助理开设个人帐户进行管理，影院经理填写借款单，总部将款项直接汇入影院备用金帐户。3、影院将费用报销单据邮寄或通过其他方式交到总部，总部营运支持中心和财务中心审核通过后10个工作日内将报销款项直接汇入影院备用金帐户，补足备用金；影院必须及时将已发生业务报销单据办好相关手续后邮寄到总部，业务发生超过一个月的报销单据原则上不予报销。4、影院实行收支两条线管理，各影院一律不得用各种收到的款项支付影院的各项支出，即坐支，一旦发现坐支行为，将视其情节轻重给予相应处罚。5、影院行政助理必须每日登记备用金日记帐，详细记录备用金收支情况，并每日上报一份至影院的分管会计。6、月末，影院经理督促行政助理做好月末最后一天备用金盘点表（见附表），影院经理复核无误后签字确认，行政助理将影院经理签字确认后的备用金盘点表上报总部财务中心分管会计。7、各影院的水电费、房租物业费由总部统一汇款支付，不得在备用金中支付。8、总部人员、营运督导到影院办事及储备干部到影院实习及培训，所有费用开支回总部报销，不得在影院备用金中支取。9.各备用金的列支权限审批按公司审批权限执行。第三章 票券管理制度（一）电影票的管理1、影院应做好总部下发的电影票的收、发、存登记工作，收银员领用电影票时，行政助理必须做好详细登记。2、机打电影票只能用于系统出票时打印电影票，严禁手写，一经发现，将予以严惩。3、手工电影票参照手工票操作管理办法严格执行。（二）电影票副券的管理场务工作人员必须严格验票，将入场顾客的电影票副券撕下，副券清点后交行政助理集中保管。场务工作人员、行政助理必须共同核对当日的票房收入与副券是否相符，如有差异必须向上级汇报，并将当日核对情况做好详细登记，以备核查。（见附表电影票副券与票房核对情况记录表）（三）团体票、兑换券、现金券的管理销售各种可以兑换电影票的团体票（兑换券），必须做好详细记录，逐笔登记销售的张数、金额、号码；总部市场推广部发放的各种用于促销的现金券，必须详细登记数量、面额、号码；收银员回收的团体票（兑换券）、现金券必须连同收入款一起交行政助理或影院经理，并撕角。行政助理要仔细清点每日回收的团体票（兑换券）、现金券，并按日分类捆扎好，同时标明每一捆（类）的数量、金额、所属日期，每月5日前将上月回收的团体票（兑换券）、现金券连同统计表邮寄到总部财务中心，总部财务中心核实后存档保管。行政助理必须在当天的收入日报附表中如实填写销售的团体票（兑换券）张数、金额、号码，以及回收的团体票（兑换券）、现金券张数、号码。（见收入日报附表二、附表三、附表四）第四章 财务相关岗位管理一、行政助理1.发放备用金：每天按照影院备用金标准向各班次收银岗员工发放备用金，并做好签收工作；2.抽大钞：按标准抽大钞，清点确认无误后在交接表上签名确认，并及时存入保险箱；（注：下班时检查交接表是否有抽大钞却没有上交的记录，如发现并及时跟进）3.存款：按要求到指定银行存前一天的营业款，并上传给总部财务收入日报、现金日报表和财务要求的其他报表。4.每天早上开保险箱清点前一天晚班移交的现金前，必须通知值班经理，在值班经理或值班经理指定人员监督下开启封条。如没有通知值班经理情况下发现假钞或账款不符时，后果自行承担。5.每天上班时检查前一天的小卖收入现金交接表、票房收入现金交接表，如没有收到时向值班经理报告并追查原因，如收到则应对交接表进行检查，对不完整、不清晰、修改没有签章等不符合要求的情况，必须要求当事人做好补登工作。做好检查工作后，对前一天班次的数据进行汇总并填写在对应表格内，确认无误后签名上交值班经理复核。6.各种交接表应放入带锁抽屉上锁保管，次月2号前需对前一个月的交接表进行分类，并按时间顺序装订成册保管。7.对现金的安全性负责，现金离开视线时需上锁或放入保险箱，当同事影响工作时应礼貌提醒，出现禁止行为或进入禁入区域时发出警告（如未经许可，员工进入财务室）。8.保险箱定期更换密码，并确保不泄露，如发现有人知道时及时更换。开保险箱时礼貌请相关同事回避，开启后再提示进入。接手本岗位的新同事在接收钥匙的同时确保同事收到保险箱密码更改登记表，查看移交的钥匙数量是否相符且正确。9.所有经手与财务有关的物品和票券都必须按规定表格进行签收签发登记，对不按要求登记的一律不发放。10.每天在上交收入日报表同时在回收票券上盖作废章，并检查实际回收数与交接表是否一致，不一致时必须询问原因并在备注栏备注，不得在相关票券登记处涂划修改。二、收银员：1.备用金：每天上岗时领取，清点清楚后在相关表格签名确认，并把表格带到工作岗位，移交给行政助理或值班经理前对签收表的安全性负责。2.抽大钞：向行政助理或值班经理上交，并要求当事人签名确认，然后自己也须签名。3.每天下班时须把签收表交回并做好相关营收款的交接工作，早班营收款交给行政助理，晚班营收款则交给值班经理。晚班由值班经理做好现金交接，填写完整后签名确认，并与影院经理清点封存现金投入保险箱，行政助理是签收表的接收人。4.工作时必须认真负责，做到账款相符。不多收、不漏收客户现金，发现假币报警处理。提高自身假币识别技术，认真参加公司相关培训，不懂或有疑问的地方及时提问。交接班时账款应核对清楚，发现不符及时查找原因，并做好登记记录。5.因特殊情况离开工作岗位时，现金存放处必须上锁，并提醒同事留意。6.严格按操作要求操作电脑和POS系统，确保财务数据与实际账款相符。7.领取票券时按要求进行签收，并及时清点确认，如不符时向发放人提出复核，否则有权不签收并知会影院经理请求解决，仍有异议可向总部财务部反馈。三、影院经理：1抽大钞：清点无误后在交接表上签名确认，并及时移交行政助理或与收银员共同清点后封存投入保险箱。2.各班次值班经理需将当天的签收表填写完整，并对其安全负责，如出现异常必须追查直至解决为止。3.值班经理需对行政助理上交的交接表仔细核对，有疑问须向当事人核实，并把详细情况记录于备注栏内，检查无误后签名确认，然后再交还行政助理保管。4.收到行政助理要求指派同事共同前往银行存款后，安排同事或亲自前往，否则发生意外时追究值班经理责任。5.影院经理每天上班亲自或指定人员与行政助理共同开启封条，清点前一天收入及核对账务。接到开启封条通知时，影院经理必须回复是亲往或指定同事前往，指定同事时如行政助理不在场，影院经理需电话知会行政助理指定同事的姓名，否则产生假钞或账款不符之责任由影院经理承担。6.按公司相关规定审核报销单据，做好相关培训以免影响报销进程或出现不能报销的情况，否则产生的后果由影院经理承担。7.行政助理休息时由值班经理制作收入日报表和每天需要上报的相关财务报表，当日收入与收银员共同清点封好后投入保险箱。8.当有客户包场包租时必须签订合同，并告知所有当班同事，否则相关后果由影院经理负责。9.每月至少完成一次对涉及影院安全事项进行抽检（现金、备用金、票券及发票单据等）。第五章 手工票管理1. 手工票券使用目的：在系统不能正常出票情况下的所做的应急处理，以规范出票流程，减少财务风险。2. 手工票券使用范围：广东大地影院建设有限公司第一分公司所属直营影院。3. 手工票券使用前提：3.1票务系统故障不能从系统售票的情况；3.2售票系统正常，但所有打票机都不能出票的情况（有一台可打票都不能使用手工票）；3.3放映机、服务器等放映设备故障无法正常放映的，需要临时修改排片，但是票务系统无法支持的情况；3.4出现票房异动需要临时修改排片，但是票务系统无法支持的情况（现阶段由排片管理部统一安排）。4. 手工票的申请：4.1出现以上第3.1-3.3条情况，影院经理应先自行排除故障，在确定无法自行排除故障的情况下，可以启动使用手工票程序。4.2与此同时，影院值班经理应立即向片区督导报备，并通知所属片区的区域排片员。 4.3因情况紧急可电话报备，事后影院值班经理邮件上报营运部、排片管理部，书面说明原因，并附影院值班经理和1名当班售票员签名。邮件怎样签名5. 手工票操作人力安排及出票时间：5.1在部分场次需要出具手工票的情况下：5.1.1影片开场前四十分钟，方可预售该场次手工票。5.1.2出票过程中，为避免混乱及重票，一名售票员只负责一个场次的售票。5.2在全天需要出具手工票的情况下：5.2.1如果观众需要在日场人流较少的非繁忙时段，预先购买当天任何场次的电影票，当天六点前影院经理根据当日人流情况，指派1-2人负责提前预售手工票。5.2.2晚班交接进入人流多的繁忙时段后，影院经理应按照每名售票员只负责一个场次的原则安排售票，主要售票集中在开场前四十分钟的影片。5.3交接班的售票员应做好手工票的售出记录。6. 手工票的选位原则6.1票务系统故障不能从系统售票的情况下，手工票按座位号顺序出票，不选位，但可依照好票位优先售卖、先到先得的原则，具体实施方法由影院经理自行灵活处理。6.2售票系统正常，但所有打票机都不能出票的情况，可于系统选位出手工票。7. 手工出票步骤：7.1票务系统故障不能从系统售票的情况下；7.1.1准备工具：影厅座位图、笔、手工电影票、日期时间章（可以手写）。7.1.2预售票记录统计：从影院管理系统内倒出当日该场次已售票记录与座位显示图，打印多张备用。7.1.3手工写电影票：调派人员填写空白手工票券，已经提前售出的座位不在手工票范围内。空白票券填写的信息如下表票面必填内容正票影片、座位、影厅、场次、时间（盖日期时间/可以手写）副券影厅、座位、影厅、场次、时间（盖日期时间/可以手写）7.1.4整理：按每排的顺序依次排开，摆放在方便取票的位置。7.1.5售票：判断顾客票类为成人、学生、团体在正票与副券的相应位置打“”；其它所对应栏，则写所售票类名称（票类范围：公关、VIP、或当时执行的票类名称）。7.1.6出票：出票时，从好位优先、先到先得的原则，逐排按顺序出票。同时，售票员签名、存根填票价，保留存根。7.1.7座位表登记：收款出票完毕后，将所出的票在座位图上的对应位置填票类简称与票价，例如：“成30”，“学15”。7.1.8清款：将手工票款、存根与手工票上交值班经理，根据座位图记录清款。7.2票务系统正常，但所有打票机都不能出票的情况7.2.1准备工具：笔、手工电影票、日期时间章。7.2.2手工写电影票：调派人员填写空白手工票券。空白票券填写的信息如下表票面必填内容正票影片、影厅、场次、时间（盖日期时间/可以手写）副券影厅、影厅、场次、时间（盖日期时间/可以手写）7.2.3售票按正常流程从系统选位。7.2.4出票：按所售票类在正票与副券成人、学生、团体的相应位置打“”；其它所对应栏，则写所售票类名称（票类范围：公关、VIP、或当时执行的票类名称）。售票员在正副券填写顾客所选座位，签名、存根填票价，保留存根。8. 手工票验票：8.1验票人员验票时，与其它票券同样，注意日期、时间、影厅、将票根妥善保管。8.2该场放映开始30分钟后，场务上交手工票根，清点数量。9. 手工票的补登9.1手工记录：9.1.1手工出票完毕后30分钟后，值班经理方可清点手工票款、存根与剩余票券。9.1.2将核对好的手工票统计在手工票售出记录表中，存档保存。9.2系统录入以及报表的制作：9.2.1如果是系统故障导致：9.2.1.1如可以在当天补登录入系统的，应在当日00点前，补登票款。票款按照票类、人数与金额补登到影院票务系统的该场次中，票款补登后，再制作当日的票房日报。9.2.1.2如不能在当天补登录入系统的，应当在系统修复之后的当日00点前，补登到该日的场次。但是该日的报表应按照手工票售出记录表中予以手工制作、上报。9.2.2如果是临时更改排片，系统又无法支持导致：9.2.2.1如果当日有相同名称的影片，应在当日00点前，将更改后影片的票房补登到当日相同影片的场次之中，票款按照票类、人数与金额补登到影院票务系统的该场次中，票款补登后再制作当日的票房日报，并在报公司的报表中予以备注说明。9.2.2.2如果当日没有相同名称的影片，影院经理应及时通知排片管理部区域排片专员，在次日安排相应的场次予以补登，票款按照票类、人数与金额补登到影院票务系统的该场次中，票款补登后，再制作当日的票房日报，并在报公司的报表中予以备注说明。10. 手工票券管理10.1手工票券定义以及券样：10.1.1在影院票务系统故障不可出票时，影院填写的一种由大地数字电影院线统一印制电影票券，简称“HT”。10.1.2手工票券一式三联：正券：观众。副券：场务。存根：售票员。10.2手工票券配备标准：根据影院日最高观影人次，按手工票流水号顺序配备手工票券。日最高观影人次200以下20050050010001000-15001500-2000 配备数量200张500张1000张1500张2000张10.3手工票申领及使用：10.3.1计划统筹部为手工票申领部门，领取票券时报手工票券结存表。10.3.2领到手工票券两日内，应核对手工票的号码、数量是否与发放的一致。10.3.3影院在使用手工票券时，都必须按照票券流水号顺序填写。10.4手工票统计、作废以及稽核：10.4.1手工票统计10.4.1.1各影院行政助理应将当天所出具的所有手工票券的统计结果汇总填写在手工票出票明细中（根据当天所出具的手工票的总数量予以登记票号的起止号码，不用按照票类一一分开登记），连同当日的现金收入日报一起，发送到总部财务中心。10.4.1.2各影院手工票售出记录表、票根、及影厅座位图登记完毕之后应由影院经理妥善保管，手工票出具完成两日内，影院经理安排行政助理将手工票的副券、存根、影厅座位图原件及手工票售出记录表寄回总部票房数据管理组。10.4.2手工票的作废：10.4.2.1每场已填写内容但未售出的手工票，且三联完整者，视为作废票。10.4.2.2作废手工票应该在该场次结束后，由影院经理盖作废章作废，并连同所有票券一起寄回总部票房数据管理组。10.4.3手工票的稽核：10.4.3.1院线财务部和票房数据管理组及总部相关部门有权对手工票进行稽核。10.4.3.2如稽核出现票券短缺的，报营运部按奖惩制度进行惩罚。10.4.3.4各片区督导每月二、三级例会上需报告上月片区手工票发生情况和原因。11. 手工票罚则11.1未经同意，值班经理私自决定出手工票，事后也未上报者；11.2在发生手工票的当日，无特殊原因，而未将票房补登入系统者；11.3当日手工票款有长短款差异者；11.4手工票券管理不善，盘点有差异者；出现以上情况，其第一责任人为影院经理，依奖罚条例进行惩罚。流程图排片管理部临时修改系统不支持票务系统故障或放映设备故障自行排除故障不能（邮件说明）报障 修改排片技术支持部（IDC）出手工票排片管理部统计上报总部稽核补登及制作报表第六章 影院费用及借支管理制度为规范影院费用报销及借支行为，结合公司具体业务情况，特制订本管理制度，以规范影院的费用报销、借款管理；全体员工应本着敬业、诚恳、勤俭节约的精神，认真执行和遵守本制度。（一）差旅费管理规定1、营运督导、影院管理组、影院员工因公需在外出差的应事先向上级领导报批（格式见出差申请表），获得批准后方可进行出差借款、订购票务等工作。出差人员审核权限审批权限片区内跨片区督导营运部营运部总监影院经理营运部营运部总监影院员工营运部营运部总监2、为了保证业务的正常开展，节省在途时间，对于预算内往返交通费用的限额控制标准如下表：出 差 交 通 工 具 标 准级 别长途交通工具标准出差地市内交通备 注督导、影院经理长途汽车/火车硬座/火车硬卧（路程超过八小时）参照市内交通费标准特殊情况，需要乘坐飞机的，需报营运管理部总监批准影院员工长途汽车/火车硬座/火车硬卧（路程超过八小时）参照市内交通费标准全体员工必须本着节约、高效的原则，严格按照标准执行，事后凭机票、火车票、车票、船票在标准内据实报销；因特殊情况超过规定标准的，经营运管理部总监同意方可报销。3、 住宿费用、补助的报销限额标准如下表：地 区 分 类 及 报 销 标 准类别分类地区级 别住宿限额补助1一级城市（上海、北京、广州、深圳、杭州）运营督导220元/天/间运营督导参照运营督导人事管理制度1.2.2点执行；影院员工帮铺，参照影院人员异动管理制度3.2.2.2点执行。影院经理200元/天/间影院员工150元/天/间2二,三级城市运营督导200元/天/间影院经理150元/天/间影院员工100元/天/间4、 出差人员凭出差相关票据在标准内据实报销（住宿费必须凭宾馆、旅馆、招待所开具的当地省市统一制式发票），超过该报销标准的部分不予报销，本标准可作为差旅借款限额标准。5、 差旅费报销应一次性完成，不得分拆同次出差费用。6、 如出差人员为同性别偶数时，应合并住宿，报销标准以其中高级别人员为准。7、 工作所在地到出差目的地，如当天去当天返回的，不视同出差，只报销交通费。8、 如果出差人员当日12：00出发，当天按半天计算，依此类推；所有时间一律以车、船、机票上注明的时间为准。9、 公司组织的学习及各类交流会议，食宿由公司统一安排的，不视同出差，只报销往返交通费，同时不再享有正常出勤的午餐补贴。 10、低阶人员随同高阶人员出差，费用由高阶人员承担的，不再另行报销相关差旅费用。11、出差人员去往目的地搭乘飞机时，应乘机场大巴前往机场，特殊情况如携带重要文件、贵重仪器，可以申请乘坐出租车。12、异地调动及外派报销程序及标准不适用本规定，另行规定。 (1) 外派人员是指由于公司业务的需要，由总部派往原工作地点以外省/市/镇工作15天以上3个月以内的人员（包括外派的影院管理组及督导）； (2) 调动人员是指由于公司业务的需要，由总部派往原工作地点以外省/市/镇工作3个月以上的人员（包括外派的影院管理组及督导）；(3) 出差人员是指由于公司业务的需要，由总部派往原工作地点以外省/市/镇工作15天以内的人员。 （二）市内交通费管理规定1、公司员工在市内外出办公事可乘坐公交车、地铁，原则上不予乘坐的士。出现下面情况时，经部门最高负责人批准后，可以乘坐出租车：(1) 事情紧急，需要尽早到达目的地时；(2) 需要接送重要客户；(3) 乘坐公交车、地铁无法到达目的地或需经多次倒车才可到达目的地时；(4) 携带物品较多，需要车辆运输时；(5) 外出时，因单位有急事需要立即返回时。2、报销时，出租车票上应注明始发地、到达地、所办事项；如出租车票为定额发票时，应在每张发票上注明实际消费金额，按实际发生额实报实销。（三）业务招待费管理规定1、影院原则上不允许发生业务招待费，如果在经营业务过程时中或与相关部门沟通确实有需要招待客人的，必须事先填制招待费申请单或邮件请示，营运管理部总监同意后方可执行。2、单笔业务招待费超过300元的，必须经总经理批准后方可执行。3、严格控制业务招待费用，招待客人应有明确的业务目的，切忌盲目应酬，发生的招待费应严格控制在预算限额内。4、影院在报销业务应酬费时应如实、详细填写“费用报销单”，连同“招待费申请单”或批复邮件一同提交财务部，在报销标准范围内具实报销。5、业务招待费报销标准原则上控制在50元人以内。（四）办公费用管理规定1、办公费用是指影院使用的办公用品、低耗品、邮电邮递、维修等费用；大宗办公用品、物料用品由总部负责采购；影院自行发生的零星办公费用仅限于：用于急需使用的办公文具、打印耗材，影院自行发生的零星办公费用总额每月不得超过300元；快递业务交由行政助理统一登记邮寄，个人不得以公司名义私自办理邮递业务。2、影院每月8日前将所需营运物料上报到总部营运管理部，总部营运管理部汇总各影院的营运物料申购单，经批准后，由采购部统一进行采购；完成采购任务后，下发到各影院，影院应办理相关验收手续。3、影院应本着节约的原则，合理使用、杜绝浪费，总部每月会对影院使用的办公费用进行考核，并与绩效挂钩。4、对于消耗性办公用品，影院根据员工工作性质控制使用数量；非消耗性办公用品不得重复领取，如发生意外损坏，待核实后才可重新领购。5、员工离职，应将办公用品退还。6、影院应设专人登记办公用品的入库及领用，确保做到物尽其用、不浪费的原则。（五）日常财务借支及报销管理规定1、员工借支（1）借款：借款主指公司为经营或管理需要，需垫支或对外支付的，尚未收到正规发票的款项；（2）影院员工出差、外勤或为公司购置财物等需预先借支者，应事先填写现金借款单、出差借款单，经影院负责人审批后，方可到影院行政助理处办理借款手续；影院负责人应根据具体的业务内容审核经手人的借款金额，原则上不能超过500元；（3）借款人在现金借款单、出差借款单上应详细写明借款人姓名、部门、职务、借款原因、借款金额的大写及小写、借款时间和还款或销账时间等；（4）公司不允许员工私人借款；（5）影院员工应在业务完成后5日内还款或填制报销单销账，影院行政助理有权力和责任及时督促，经催促仍末销账或还款者，影院行政助理有权上报总部，在其当月工资中扣回，并给予相应处罚；（6）前次借款未清者，不得再行借款；（7）若借款人未能偿还借款，公司将追究借款人法律责任，其直接领导负有连带责任。 2、日常财务报销及审批程序（1）经办人填写单据（支付证明单、费用报销单或差旅费报销单）；（2）交影院行政助理复核；（3）交影院经理审核；（4）邮寄总部审核、审批；（5）总部将报销款汇入影院备用金账户；（6）经办人到影院行政助理处领款。3、为了公司账目清晰，并做到日清月结，现对报销时间做如下规定（1）在公司借款外出办事的人员，在办事完成之日起5日内，须将所有单据进行整理，粘贴整齐，并经影院经理确认后，连同余款一起交至影院行政助理，逾期将不再进行报销处理，所借款项全额在当月工资中扣除；（2）出差人员，从返回到公司之日起5日内，须将所有单据进行整理，粘贴整齐，并经影院经理确认后，交至影院行政助理，逾期将不再进行报销处理。（3）总部收到影院的报销单据审核通过后至汇款到影院备用金账户，时间不超过10个工作日。4、关于报销单据的规定（1）员工报销须取得合法、有效的原始单据（发票），且真实可靠，内容完整，字迹清晰，发票上必须需有出票单位的 “财务专用章”或“发票专用章”；购货发票必须有明确的数量、单价，如发票上未能列明数量单价的，必须附上销货单位的正式销货明细单；发票上应有事项发生的明确日期；行政助理和总部财务部有权不受理以下发票：大小写金额不符或涂改；抬头、摘要没有或涂改； 无相关印章；假发票。（2）采购商品报销所需资料：销售发票（发票上需注明商品明细；如发票上无明细，必须注明明细详见附件，同时提供产品销售清单，清单上须加盖与发票同样的印章)； 影院售卖系统打印的入库单（入库单须有经手人和分管事务经理或影院经理签字，并加盖收货专用章）；供货方的出库单； 影院自行采购的商品，且报销单是由影院填写的，报销单上必须有影院经理签字。（3）不符合规定、不合法的发票一律不予报销，原始车票、机票、住宿费发票遗失的，个人承担票面金额10的赔偿；（4）报销单的填写：报销单必须用钢笔或签字笔填写，不得使用铅笔、圆珠笔，填写内容必须整齐规范、不能涂改，尤其是金额部分，如有涂改，须重新填写；报销人须在报销单据上签名，并注明所属影院；（5）报销人须在原始单据后签名，并注明用途，如的士费发票后需列明乘坐日期、出发地点及到达地点，招待费发票背后需注明业务发生日期及事项内容、人数。对原始单据填写不合格的报销单，行政助理和总部财务部有权退回要求其重填；（6）报销人须将原始单据分类和整理，并呈鱼鳞状地整齐粘贴于报销单据粘贴单上（发票与收据必须分开在两张粘贴单上分别粘贴，不得将发票与收据贴在同一张粘贴单上）。对粘贴不合格的报销单，行政助理和总部财务部有权退回要求其重新粘贴；（7）同一次出差的费用，须在同一张差旅费报销单列示，不得将费用分拆报销。5、报销人在将原始单据和报销单送交审核人签字核批时，应提供与费用发生相关的单据或文件(如出差申请单、招待费用申请单、申购单及报销清单等)以供审阅。6、行政助理和总部财务审核人员应将原始凭证逐一复核数额，并检查其真实性，使之单据张数齐全，手续完备。对不合法、不真实的原始凭证，应按会计法有关规定处理。原则上不允许以收据作发票报销。第七章 发票及会计档案管理制度（一）发票管理规定为加强发票的管理，正确取得和使用发票，根据税法对发票管理的有关规定，结合本公司的实际情况，特制定本管理规定。1、发票的领购与保管：（1） 影院领购、开具、核销、保管发票应由影院主管会计负责，也可以指派税务专员或行政助理申购发票，领购发票要根据税务机关对发票的购买要求填写申请；（2）领购的发票在启用前，应先查对有无缺联少份、缺号错号等问题，如有应整本退回；（3）公司应建立发票使用登记制度，设置发票登记薄；（4）按规定存放和保管发票，不得擅自损毁，已开具的发票存根联和发票登记簿应当保存五年，经管人离职时应办理交接手续。2、发票的开具（1）已经收到款项的客户要求开具发票时，可以到财务处申请开具相应金额的发票；未收到款项，客户要求先开具发票的，必须先填写先开发票后收款申请表，并由部门负责人及财务负责人签字后，到财务处开具发票，经手人必须保证开具的发票如数收回款项；（2）发票视同现金管理，如丢失发票，客户又不能提供证明的，责任人需按票面金额将款项交至财务部，如客户能提供证明没有支付此笔款项的，责任人需承担200元/份的登报挂失等费用；（3）开具发票时，应按发票要求项目完整填写，并按顺序全份复写，项目内容真实、完整、准确，不得开具没有付款单位及无金额的空白发票；未用大写金额应划“X”符号封顶，对作废的发票，应整份保存，并加盖“作废”字样；（4）发票填写完整后，应在发票各联加盖财务专用章（或发票专用章）；（5）开具的发票必须做好备查登记，登记开具的内容、收款核销情况，明确有关职责，应填制发票领、用、存报表；（6）严禁转借、代开、虚开、涂改、挖补、撕毁、折本和单联填开发票；（7）对外开具的收据需加盖财务专用章，此类收据的管理适用于发票管理办法。3、发票的取得采购货物、取得服务必须取得合法有效的发票，经办人应认真审核取得的发票联（1）所取得的发票应妥善保留，不得折叠；（2）发票各联项目填写是否完整、税率计算是否准确、大小写金额是否相符、未填写的大写金额是否划上“X”符号封顶，数字有无涂改，特别注意发票抬头应为“广东大地影院建设有限公司广州第一分公司”；（3）发票是否有清晰的水印防伪标志；（4）取得的发票应盖有销货单位或提供服务单位的财务专用章或发票专用章；（5）开具发票的单位应与合同签订主体及收款单位一致；（5）经手人报账时，财务部审核人员应按上述要求审核，对不符合要求的发票有权不予受理。（二）会计档案管理制度会计档案包括书面档案资料和电子档案资料，电