文件传阅管理规定.doc

文件传阅管理规定
为规范文件传阅程序，更好地发挥文件指导实际工作功能，切实提高办事效率，制定本制度。
一、收文
（一)纸质来文
1、签收。收到来文，应看清是否属于本单位收文，检查封皮编号与投递单是否相符，文件装封、密封条是否破损等情况，检查无误后，方可签字、盖章、注明日期.
2、拆封.来文均需秘书科文件专管人员拆封,其他人员不得任意拆封。写明某个部门或个人亲收的文件，应先登记，然后送交有关部门或个人。
3、核对。文件拆封后，要对照发文通知单核对文件种类和份数。同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等问题,发现问题及时向发文单位查询，及时沟通处理。
（二）电子来文
电子来文是指从Foxmail公文收发系统接收的电子公文.工作日应保证每天上、下午各接收一次,确保接收及时，不得出现上网断档和电子公文积压、延误现象.下载后的电子公文,经核对无误后，进行打印装订。
二、登记
将收到的文件，分别按照中央、省级、市级和密级、非密的分类在公文登记簿上分簿登记。注明来文机关、收文编号、成文时间、收文时间、文件字号、收到份数、密级与文件标题。
三、批阅
1、收文登记后,要清楚无误地填写《文件处理单》.
2、将附有《文件处理单》的文件交由办公室主任。主任阅文后统一签批,写明阅知范围和阅办单位。
四、传阅
1、办公室主任签批的文件，根据批办意见按顺序传阅,如有领导外出不能及时阅签，经秘书科负责人同意后可先由其他领导传阅.领导阅文后应签字、注时，如有阅批意见，秘书科应联系相关单位及时交办.
2、部门领取人在领取文件时应在收文登记簿上注明领取人、领取日期，阅文后应及时交还,送还文件时注明送还日期.
3、各部门领取文件后应及时向领导汇报,提高文件传阅效率。对于密级文件,应根据保密要求妥善保管.
4、经办人应做好登记，随时掌握文件的去向,保证文件安全.文件传阅完毕后,应在《收文登记簿》或文件处理单上注结。
五、归档
将办理完毕的文件按不同的分类和序号分别归在相应的文件盒内,以备查考。
每年度文件及时整理,装订成册，向档案局存档。
六、清退
按照上级的文件清退通知单，在规定的清退范围和清退时间内，填写清退表，到上级部门进行清退。清退中发现有文件缺失等问题，要认真组织查找，并及时向领导汇报。