信息化环境下和谐人机会计模式初探-1.docx

信息化环境下和谐人机会计模式初探【摘要】 在信息化环境下，由管理主体和管理手段等共同组成的结构体系可称为“人机模式”。结构合理、要素和谐的“人机模式”是管理组织高效运转的基础和保障。基于上述思想，本文探讨了和谐人机会计模式的构建思路。【关键词】 信息化环境；人机会计模式；信息行为规范；会计伦理一、人机模式概念的提出与界定信息化时代的显着特征之一表现为企业组织将信息技术应用于包括会计管理在内的自身管理活动的各个层面，并取得较大成效。与此同时，学术界关于信息化会计理论的完善、会计组织结构的改造以及会计教育变革等问题的研究也取得了较为丰富的成果，在此不再详述。理性的思考促使笔者从另一个角度关注该问题：尽管相关领域关于会计信息化的研究和应用百花齐放、欣欣向荣，但实践过程的信息化应用发展到今天所取得的成效距离人们的预期仍然存在相当大的差距。究其原因应该是纷繁复杂、不一而足，但至少以下两个因素不能不引起我们的高度重视。一个是在会计信息化的不少文献中已经或正在讨论的会计流程设计和再造问题，事实上包括会计流程在内的管理流程的不适应是管理信息化发展到一定阶段而无法取得预期目标的主要因素之一；而另一个制约因素则是在企业流程再造中需要讨论的更深层问题，即人、组织与信息技术的关系人机模式问题。传统做法中绕过对会计管理信息化或企业管理信息化的人机模式的研究，而直接从技术入手讨论如何进行会计管理或企业管理的思路，目前已经证明是片面甚至是错误的，只有吸取此类教训，用系统论、信息论和控制论的观点，将企业管理信息化看作是一个发挥人、信息技术和管理新思想等各自优势的有机融合的系统工程，正确处理人与技术的关系问题，是研究信息化管理的一个迫切而又深远的重要课题。本文所指人机模式，是指在企业管理信息化进程中依据管理目标而将组织形式、结构状态、信息化环境等模式要素以及要素运行规则按一定逻辑进行组合的形式或关系。人机模式可以很好地描述信息时代在组织管理中人与现代信息技术的关系和影响，从而提高信息化管理水平，解决长期困扰管理界的信息化投资黑洞和效果瓶颈问题；从信息化组织的发展角度考察，建立基于流程管理的合理化人机模式也是企业流程再造的高级阶段和必然趋势。关于人与信息技术的关系问题，从信息技术诞生和应用的那一天起，就引起了人们的广泛兴趣和不断探索。尤其在20世纪70年代初管理软件危机爆发时就形成了包括管理信息化专家在内的许多领域的关注。Larry LConstantine在其着作人件集人性化的软件开发一书中提到“我们的敌人就是我们自己！”，“信息系统除了包括软件、硬件外，还应该包括更重要的部分人件。”这里提到的人件，其实就是对人机关系的某种模式的界定，不仅包括了充满个性的个体人，同时包括各种组织结构与信息技术的逻辑关系，是对人机模式探索的早期成果。Larry LConstantine等人的研究成果有力地说明：单从技术层面上来看，信息化无疑应该提高组织的工作效率与效能，但由于信息化过程与组织之间的关系比较复杂，效果的优劣要同时受到外界环境、组织结构、工作流程、权力分配、组织文化等诸多方面的制约与影响，因此，现实的应用效果并不理想。基于上述原因，本文将从一个比较宏观的全新角度探讨解决此类问题的有效途径。二、和谐人机会计模式的结构模型企业组织是一种正式的社会结构，从外部环境获取资源，经过加工处理，形成产品或服务。外部环境消耗了企业所输出的产品和服务，又向企业提供资源输入。引进信息技术会改变这种从输入到输出的处理方式。从行为观点来看，技术的改变需要和信息的所有权和控制权、信息的修改权和使用权以及最终的决策权同时进行改变，才能发挥效用。这涉及组织结构与运行方式的变化，要比技术变革重要和困难得多。用于指导企业建立适合自身管理的基于信息化环境的融洽的人机关系和谐人机模式，与传统的会计电算化或信息系统相比，前者更强调硬件、软件、人件的协调配置和功能集成，既不能排斥和抵触信息技术的渗透和使用，也反对管理过程中技术至上的“纯技术主义”。和谐人机模式可从以下几方面构筑其逻辑结构：组织中间件组织中间件是指部门、人员按照某种确定的职责、权力和利益的要素安排，开展组织活动、发挥组织职能、适应组织环境等，是人机模式的物质保证。组织中间件的主要功能是提供组织要素之间，例如组织成员之间、人与技术之间、技术系统之间的信息沟通功能，即起到信息集成和共享的桥梁作用。人机模式下的组织中间件不能单纯指对人的安排，要强调组织体系中技术、环境、信息等因素的影响和作用。信息化环境不管是整个企业的信息化工程还是会计部门的信息化管理，和谐的人机模式都离不开由计算机、通信网络和数据库等要素组成的沟通无障碍、集成无缝隙的信息化环境，这是发挥信息化管理的技术保障。在异构状态下的现代企业组织里，处理数据的会计系统只有与信息化环境要素相结合才能发挥系统的功能。管理规则环境管理规则环境是指一种规范管理行为的指令序列，比如会计制度和准则安排、信息道德和伦理信条、企业管理制度和规范等。该环境是组织结构和信息化环境有机结合发挥组织功能的导向标，全面有效的规则环境促进信息化管理的发展，而规则失灵或制度缺失都会导致所谓的“信息孤岛”和“信息化黑洞”，给企业带来巨大损失。其他和谐环境其他和谐环境是指处于企业经营管理内部的运行机制、企业文化、组织架构等所有有利于企业和谐人机模式有效运行的促成要素的集合体。在信息化环境下，企业组织的会计功能即组织信息和运用信息的能力得到了很好的发挥，但是在市场一体化和竞争全球化的生存空间里，仅有会计信息或财务信息是不够的，信息资源管理领域的麦特卡夫定律告诉我们，信息的决策价值随信息共享和交换的信息成员数量的增加呈指数级关系递增，这就要求组织内部系统之间保持一种和谐的沟通机制和交流文化。该要素最能体现人与系统之间的和谐机制和和谐程度。三、和谐人机模式下会计信息行为规范所谓规范，是指应当遵守的行为规则和标准。为保证信息化环境下会计管理活动的有效开展，要制定相应的规则和标准，这是建立人机模式不可缺少的重要一环。根据信息行为特征和要求，行为规范主要包括会计法律规范、会计制度规范和会计信息伦理规范三方面内容。会计法律规范与传统会计一样，信息化环境下的会计管理同样离不开会计法规，这是从事各种会计活动必须遵守的基本规范，主要包括会计法律和各种规章等。会计制度规范会计制度是组织和从事会计工作所遵循的规范。对以通信网络为代表的信息化环境下的会计管理活动而言，需要制定新的游戏运行规则，以适应信息时代信息化会计的管理需要。基于信息化环境的和谐人机会计模式所需要的行为规则规范应遵循如下要求和原则。1. 简化会计核算和整理规则，建立管理规则体系。即对目前存在的统一会计制度和会计准则进行梳理和整合，简化核算流程，同时对会计分析、会计控制等管理功能逐步加强并提出规则要求。整合会计制度和统计规则。在信息技术武装起来的现代会计系统中有一个指标不可忽视，那就是“快捷性”或“及时性”。各种信息化会计软件提供的会计信息可以跨越时空、同步反映，非常及时，但不可否认的是快速提供的会计信息在信息的精确度和准确性方面必然受到冲击，对一些需要快速反映的果断决策，有时不能等到局势明朗，信息非常可靠时再“确认、计量、记录和报告”，我们容忍所提供的信息快捷但“不太精确”，甚至有一定的估计成分。3. 突破传统理论局限，面向企业管理目标。制定会计管理规则要突破传统会计理论中的限制。传统会计理论的某些核算和管理规则的前提和假设，在信息时代已经或正在消失，几百年的会计史建立起来的理论大厦也已不能完全适应信息化会计的发展需要。所以，设计人机模式下运行的会计制度规范应注意对传统会计理论继承基础上的发展和完善。会计信息道德伦理规范和谐人机模式的和谐之处就在于调和会计模式中各要素的软约束具备了充分的硬功夫。这种软约束不仅包括上面提到的制度层面的法律和规章，还包括施效范围更加宽泛的道德伦理体系。信息时代提倡的道德伦理规范是指遵守信息活动中的各种法律规范和行为准则以及尊重知识产权、具有良好道德水准和自觉意识的行为框架。信息道德伦理规范是伴随信息时代到来而被日益重视的行为要求，主要约束以下行为：信息产权问题、信息犯罪与信息安全、信息的相对性与正常竞争失序、信息隐私、信息过载及信息污染等行为。四、和谐人机会计模式的设计和实现和谐人机模式设计是企业构建信息系统、升级管理手段、最后达到信息化管理目标的必不可少的工程环节，是实现全面信息化的关键工作。其实质是为将要实现的信息系统或管理系统进行定位，对信息化环境中的人员、组织、技术和管理等要素之间的关系进行综合平衡和运筹优化，达到相互融合、彼此协调、优势互补的战略目标。设计和实现和谐的人机会计模式没有固定步骤，往往要依据企业目标和具体需求具体安排，但如下步骤应是实现和谐人机会计模式所共同遵守的。第一步，和谐要素的需求分析企业的需要是构建任何模式或系统的直接原因，是避免轻率投资或盲目上线的有效步骤，构建何种人机会计模式，何时实施、如何实施等关键问题都要根据需求分析结果来决定。需求分析的主要内容是设计和实现某种人机模式的必要性和可行性，其结果是需求建议书或可行性分析报告。第二步，和谐人机模式类型选择根据企业的战略目标和竞争性质，一般存在三种基本的信息化人机模式。1.技术型人机模式。该模式下的信息环境更强调技术因素和技术效果，自动化程度高，人的干预程度低，一旦运行得当，处理效率将明显提高。2.决策型人机模式。该模式注重系统的决策功能，其中的技术因素对决策来讲是“支持”而不是“代替”，人在管理过程的决策作用是最关键的，企业的作业层、战术层和战略层等不同层次都需要决策，高层决策所需要的信息、技术以及人的智慧、经验和胆略是IT工具所无法替代的，因此重视决策的企业管理系统对人机模式的选择应该是决策型的。3.综合型人机模式。该模式是未来的一个发展方向。随着信息化程度的不断提高，企业经营流程各个层面的物流、资金流、人力流、商务流和作业流等都要通过信息流进行表达，因此信息的处理、传输和利用日益普及，任何企业构建的信息化系统都会将信息技术和管理方法以及人的管理才能结合起来，共同发挥综合管理功能。第三步，和谐人机模式的实现根据企业需求选择相应的模式类型后，就可以围绕如何实现而展开工作。1.根据选择的模式类型，定义功能清晰的会计管理流程，主要包括传统直线型、流程型和网络型等多种形式。2.根据企业信息化程度和水平，设计合适的会计组织结构。初级阶段的信息化企业，可选传统组织形式作为过渡，待到条件成熟后，向流程型或网络型会计组织转化。3.制定会计管理所遵守的信息行为规范，包括人机模式下的管理方法、技术、规则等具体规范以及会计法规和信息伦理等内容。4.建立维护和监管机制，保证人机模式的先进性和适应性，并持续可调。【主要参考文献】1 美Gahes C.会计系统模式的解释M.北京：清华大学出版社，2005.美小詹姆斯I卡什，罗伯特 G埃克尔斯.创建信息时代的组织M.大连：东北财经大学出版社，2006.王凡林. 人机会计模式之我见J.山东经济，2005，.