行政管理部与各部门工作流程.docx

行政管理部与各部门工作流程一、 公章的使用（1） 工作关系 使用公章：各部门因公使用公章，首先需填写用章审批表，交主管行政副总审批签字，方可到印章管理处（行政管理部）盖章。出具证明：因员工个人需要公司出具各类证明，应先到人力资源部开具证明，填写完整用章审批表交主管行政副总审批签字后，到印章管理处（行政管理部）盖章。借用公章：各部门因公借用公章外出，需填写借章审批表，交主管行政的副总审批签字后，到印章管理处（行政管理部）借用并 签字认可。归还公章时签字认可。（2） 工作方式用章审批表、借章审批表均通过纸质流转。（3） 责任划分分管行政副总经理：负责监督印章使用情况；负责对使用、借用印章的审批。行政管理部经理：负责公司公章、合同章、与原件一致章、再次复印无效章等的保管及维护；负责各类公章的正确使用；负责对使用、借用公章的登记存档。人力资源部经理：负责审核员工因需要开具证明时提供的材料，并开具使用公章证明。（4） 公章使用流程二、 固定资产申领（1） 工作关系各部门需申领固定资产的，由部门经理填制固定资产申请单，交行政部审核，如库存已有，经主管行政副总审批，各部门经理在资产领用表签字并领用。如库存没有，由行政部填写采购申请，经主管行政副总审批，交商务购买，各部门经理在资产领用表签字并领用。（2） 工作方式固定资产申请单、资产领用表均通过纸质流转；采购申请通过OA流转。（3） 责任划分分管行政的副总经理：负责审批固定资产申请单；负责审批电子版采购申请；负责对行政管理部资产管理过程进行监督。部门经理：根据工作需要，合理安排部门内的资产；因工作原因需增加办公用品的固定资产时填制固定资产申请单；行政管理部经理：负责资产的调配、购买、仓储；保证办公过程中各类资产的正常使用，负责审核固定资产申请单并监督执行。行政助理：负责个人资产领用表的管理、存档；负责自用类的资产采购申请的填写、报销；商务：负责资产的采购；（4） 固定资产申领流程三、 固定资产借用（1） 工作关系如因工作需要，员工需借用公司固定资产，由部门经理填写资产借用申请单，交由行政管理部经理审批，行政管理部经理流转至行政助理处确认，行政助理将资产交借用人签字并领用。（2） 工作方式 资产借用申请表通过纸质流转。（3） 责任划分各部门经理：根据工作需要，合理安排部门内的资产；因工作原因需借用公司资产时填制资产借用申请表。行政管理部经理：负责公司资产的管理、监督； 负责审核资产借用申请表并监督执行。行政助理：负责个人资产借用表的管理、存档；（4） 资产借用流程四、 固定资产报修（1） 工作关系各部门如固定资产需要维修，则由部门经理填写故障报修单交行政管理部经理，行政管理部经理通知应用推广部经理，应用推广部经理安排人员检修，如能修好则返回各部门继续使用，如不能修好，由商务送外检修。（2） 工作方式故障报修单通过纸质流转。（3） 责任划分各部门经理：如部门内固定资产发生故障时，应填制故障报修单，交行政管理部经理处理。 行政管理部经理：各部门报修固定资产故障时，负责通知应用推广部检修；负责审核故障报修单，并监督执行。应用推广部经理：负责安排人员对故障报修单中描述的问题进行处理并跟踪。商务：应用推广部不能修好的固定资产，负责送外检修、跟踪。（4） 固定资产报修流程五、 固定资产报废（1） 工作关系各部门如发现固定资产出现故障，应通知行政管理部，行政管理部通知应用推广部经理安排人员查看，如不能修，则由行政管理部填写办公设施报废单，应用推广部检修人员填写报废原因及签字确认，（2） 工作方式办公设施报废单通过纸质流转。（3） 责任划分行政管理部：各部门报修固定资产故障时，负责通知应用推广部检修；负责填写、审核办公设施稿费单，并监督执行。应用推广部：负责安排人员对固定资产的故障进行检修，并在办公设施报废单上填写原因、签字确认。商务：对已报废的固定资产进行处理。（4） 固定资产报废流程六、 低值易耗品请领（1） 工作关系各部门需要领用低值易耗品时，可向行政助理提出申请，行政助理提供所需物品，领用人在资产领用表上签字确认并领用。（2） 工作方式资产领用表通过直至流转。（3） 责任划分行政助理：负责为员工提供低值易耗品； 负责资产领用表的存档、保管。（4） 低值易耗品申领流程七、 员工出差（1） 工作关系各部门因公需派遣员工出差，应由派遣人填制出差派遣单，出差员工填制订票申请交行政管理部，由行政管理部安排订票、订酒店，出差员工如需借款需填写借款单由主管行政副总审批后到财务室借款，最后到人力资源部登记出行登记表。出差人员返回时，可填写订票申请交行政管理部，由行政管理部订票（火车票自行购买），返回公司后人力资源部登记出行登记表，再到财务管理部核算出差费用。（2） 工作方式出差派遣单、订票申请通过OA流转，借款单、出行登记表通过纸质流转。（3） 责任划分主管行政副总：负责对出差费用的审批各部门经理：负责填写出差派遣单行政管理部经理：负责对订票申请的审核，安排机票酒店的预定事宜。财务管理部：负责发放借款人力资源部：负责出行登记表的存档、保管，做好员工的考勤工作行政助理：负责机票、酒店的预定。（4） 员工出差流程八、 员工使用车辆出差(1) 工作关系各部门因公需用车的人员填写派车单，由本部门经理审批后交行政管理部，行政管理部经理审批后，交主管行政副总审批，行政管理部经理安排车辆和司机，出差人员到行政管理部登记出行登记表（2）工作方式派车单、出行登记表均通过纸质流转。（3） 责任划分各部门经理：负责审批派车单。主管行政副总：负责审批派车单并监督车辆使用。行政部经理：负责审批派车单并合理安排车辆和司机。人力资源部：负责出行登记表的存档、保管，做好员工的考勤工作。（5） 员工出差使用车辆流程九、 合同交接（1） 工作关系市场营销部与客户签署合同后，交行政助理处，行政助理对合同进行交接登记、编号、存档，再交一份原件到财务部存档。各部门如需借阅合同，需在行政助理处填写借阅卡方可借阅。（2） 工作方式合同记录需填写电子版与纸质。借阅卡通过纸质流转。（3） 责任划分市场营销部：负责与客户签订合同后，交原件到行政管理部。行政助理：负责对合同的登记、编号、留一份存档并妥善保管，如有需要调取查阅。财务部：负责一份原件的存档与保管。各部门：妥善保管借阅的合同。（4）合同交接流程十、 名片申领（1） 工作关系各部门因公需要申领名片，应先填写名片申领表电子版和纸质各一份，纸质名片申领表交部门经理处审批签字，再交行政管理部经理签字，需要印名片的人员将名片申领表电子版发行政助理处，行政助理根据电子版名片申领表印制名片，纸质名片申领表交行政助理处存档，名片印制完毕后，各部门在名片领用单处签字并领用。（2） 工作方式名片申领表需填写电子版与纸质，名片领用单通过纸质流转。（3） 责任划分各部门经理：负责对本部门名片申领表的审批。行政管理部经理：负责对名片申领表的审批。行政助理：负责名片的印制工作，名片申领表、名片领用单的存档。（4） 名片申领流程十一、物品出入库（1） 工作关系商务采购回物品回到公司，首先填写入库单，行政助理点清物品后，将物品登记入库，各部门如需领用物品，填写领料单和资产领用表后领用。（2） 工作方式入库单、领料单、资产领用表均通过纸质流转。（3） 责任划分商务：负责物品的采购，填写入库单。行政助理：负责物品的登记入库、存放保管以及发放， 负责入库单、领料单、资产领用表的归档、保管。（4）物品出入库流程