物资验收质量反馈制度.doc

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物资验收、质量信息反馈、跟踪制度
目的 为完善采购流程，确保到货物资的安全可靠；加强对供应商（制造商）的评估，建立物资质量信息档案，有针对性的对物资进行追踪查询，完善物资保供体系，提升服务质量，特制定本制度。
验收
基本原则
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物资供应公司
物资验收、质量信息反馈、跟踪制度
一、 目的 为完善采购流程，确保到货物资的安全可靠；加强对供应商（制造商）的评估，建立物资质量信息档案，有针对性的对物资进行追踪查询，完善物资保供体系，提升服务质量，特制定本制度。
二、 验收
（一） 基本原则
物资验收遵循的基本原则是：严肃性、及时性、准确性
（二）验收程序
(一)进总库物资的验收
1. 业务员签订合同后，将合同复印件送达质检部；
2．质检中心接合同后，进行分类编号，并同步将物资明细录入电脑，建立电子档案，对国家要求强制取证的物资，接到合同时网上进行资证查询；
3.物资到总库后，业务员第一时间通知保管员的同时，通知质检中心，并说明到货的主要物资的名称及其合同号，或供应商名称，开具验收单时，验收单上须注明合同号；
4.质检中心接到验收通知后，查找合同和准备必要的验收工具，到现场与保管员（或业务员）一起进行实物验收；有异常及时与业务员沟通，必要时上报部室负责人或分管领导处理；
5.将验收情况在电脑上登记，完善电子档案；验收通过的在业务员后期开具的验收单上盖验收章并编号，以示验收通过；
6.如遇特殊情况，到货物资还未签订合同，业务员说明情况后，出示物资明细，质检中心先受理该物资的验收，待合同送达时补录合同建立电子档案；
（二）到供应站物资验收 直接到各供应站（部、点），进入分库的物资，各供应站（部、点）实行就地现场验收。物资到达站时，供应站（部、点）及时与业务部室业务员联系，确定到货物资对应的合同，传该批物资的订货参数（供应商、制造商、名称、品牌、规格、数量、特殊要求等），各站按照此信息进行验收，并做好记录；必要时建立电子档案。
（三）验收内容 实物验收时要求查看外包装的完好性、物资的外观有无损坏，及对照合同参数内容验收，特别是设备、钢材、安全仪器、等重要材料的等随货同行的质量证明文件，技术资料等是否齐全。
三、 质量信息反馈
（一） 物资质量信息定义 指供应公司所采购的物资在各环节的基本情况，包括运输、使用及后期供应商服务等。
（二） 反馈原则 质量信息的收集需要实事求是、客观公正、严肃认真，深入各使用班组及保管员收集。
（三） 收集内容 各供应站（部、点）在物资验收过程中发现的；各区（队）的使用班组在安装、使用过程中发现的；包括 1.到货时外包装完好程度；2. 运输装卸对质量的影响；3.实物外观是否正常；4.设备在安装调试以及运行过程中状况；5.物资的适用性；6.物资的耐用性；7. 物资的材质、加工工艺方面；8.供应商的售后服务情况等。所指信息，不管是正面的、负面的，对确实存在质量稳定、或瑕疵、或某物资的质量变化趋势、或质量问题有针对性的如实说明。反馈表按物资性质分9类，就需要说明的物资在相应栏目内说明。
（四） 制度化反馈机制
各供应站（点、部）指定专人负责此项工作，每周五下午2:30前，各供应站将收集的信息反馈到质检中心。如遇节假日周五串休，则顺提到前一天下午反馈。对出现问题的物资，一定要清楚供应商（或制造商），领用时间，物资规格及问题描述；“处理结果”是与供货商（制造商）沟通后的处理情况，是否弥补缺陷达到使用要求；每次可以就某一物资做重点反馈。
（五） 反馈方法
质检中心是物资质量信息收集、归档的联系部门；各供应站负责到使用基层单位收集信息并由专人反馈到供应公司质检中心，可用以下方式反馈：
1. 电子邮箱：各反馈单位将质量信息反馈表填写好发送到383994599@，同时用电话、短信告知。
2. 传真 可将反馈表填好后发到公司办公室，号码0858-5323344 同时要电话短信通知质检中心查收传真。
3. 电话或短信 办公室电话 [phone]
手 机 18084104115
四、质量跟踪
（一）根据收集的质量信息，进行汇总筛选，对通用物资存在的共性问题，及时上报领导，与业务部室协同，对供应商进行换货预警或淘汰；
（二）对大型设备，在投入使用后，主动与使用单位联系，掌握其运行情况及供应商的售后服务质量。

附：物资质量信息反馈表

物资质量信息反馈表
反馈单位： 公司 联队 供应站 填报人： 年 月 日
序号
物资类别
质量情况
处理情况
1
金属类(黑色金属材料 有色金属材料 金属制品 金属支护用品等)

2
木材和非金属建材类（木材 塘材非金属建材 石棉及制品 耐火材料 橡胶、纤维及橡塑制品等）

3
危险品（火工品 硫酸盐酸烧碱硝酸铵水银等化工材料）

4
化工产品（液体燃料及润滑油脂 涂料 其他化工产品 封孔材料 水质化验 选煤材料 瓦斯泵清洗剂等运输胶带 胶管 其他橡胶制品）

5
设备类（采煤设备 掘进设备运输设备电气设备 提升设备 排水设备 通风设备 压风设备 矿井安全设备 选煤设备 通用设备等）

6
配件类（采煤配件 掘进配件 运输配件 电气设备配件 提升设备配件 排水设备配件 通风设备配件 压风设备配件 矿井安全设备配件 选煤设备配件 通用设备配件等）

7
五金交电（低压电器及附件 照明电器 仪器仪表 电子元件 蓄电池紧固件 轴承 阀门金属管件 轨道附件 电线电缆 电工器材 小五金焊机焊条 简易起重机具工具类 煤三类等）

8
劳动保护用品及其他杂品（劳动服 头手呼吸足登高防坠等劳动保护用品 消防器材 洗浴用品 杂品等）

9
办公用品（办公设备 整机外设 办公耗材 办公用纸 案头桌面 文件管理 书写工具 会议展示 印后装订 纸制簿本 胶粘包装 账务用品 办公家具 数码产品 印刷品）

备注：

说明：1. 在验收过程或使用过程中收集的有瑕疵或异常的物资，请在相应物资类别的“质量情况”栏说明物资的名称、规格、供货单位、制造单位、到货时间或使用时间等物资情况，存在的质量问题，处理情况等； 2.经使用确认质优、耐用的，物资名称、规格、制造商、供应商等正面质量信息；
3. 正常情况各站（点、部）每周五14:30前用电子文档填写发送到383994599@或传真[phone]或电话短信18084104115反馈。
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物资验收、质量信息反馈、跟踪制度
目的 为完善采购流程，确保到货物资的安全可靠；加强对供应商（制造商）的评估，建立物资质量信息档案，有针对性的对物资进行追踪查询，完善物资保供体系，提升服务质量，特制定本制度。
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基本原则
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