各部门报销流程.doc

部门报销制度及报销流程 2010-05
报销流程
第一部分 总则
第一条 目的
为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条 涉及范围
本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，该报销流程涉及业务、工程相关支出、专项支出及日常办公费用等。以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

第二部分 出差人员借支规定及流程
第三条 借款管理规定
(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理
报销还款手续。
(二) 其他临时借款，如业务费，借款人员应及时报帐。借款不允许跨月借支。
(三) 各项借款金额超过2000元应提前一天通知财务部备款。
(四) 借款销账规定：
Ø 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则
财务人员有权拒绝销帐；
Ø 借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
(五) 除特殊情况批示准允下，借款未还者不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

第四条 借款流程
(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或
现金。
(二) 审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。
(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

第三部分 日常费用报销制度及流程
第五条 日常费用
主要包括差旅费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

第六条 费用报销的一般规定
(一) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度)，且发票背面有经办人签名。
(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。
(三) 按规定的审批程序报批。
(四) 报销2000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

第七条 费用报销的一般流程:
报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。

第八条 差旅费报销制度及流程。
(一) 费用标准
职务
省外交通工具
住宿标准
伙食标准
外埠市内交通费用
一般员工
火车硬卧
150元/天
30元/天
30元/天
部门主管
火车硬卧
200元/天
40元/天
50元/天
总经理助理
飞机
250元/天
50元/天
50元/天
总经理及以上
飞机
实报实销
实报实销
实报实销
Ø 费用标准的补充说明：住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补
偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间
为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到
达）以一天计。
Ø 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，
特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。
Ø 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出
差人当天的伙食补贴。
Ø 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
(二) 报销流程
Ø 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具
及预计差旅费用项目等，出差申请单由部门经理审核后交总经理批准。
Ø 借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部，按借款管理规定办理借款手续，出纳
按规定支付所借款项。
Ø 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（机票一律用支票支付，特殊情况不能
用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。
Ø 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报
销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；前款未清者不予办理新的借支，因特
殊情况，需经总经理批准。

第九条 交通费报销制度及流程
(一) 费用标准：
Ø 员工应优先使用公共巴士和火车座位交通方式。
Ø 员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员确
认后可以乘坐出租车;
Ø 出租车搭乘规定：
u 适用于室外出差者
u 需搭乘出租车者应事前填写派车申请单，说明事由，由部门负责人确认。车辆管理部门确认公司车辆使用情况后由行政部门负责人确认方可搭乘公司车辆。
u 搭乘者返回公司后应填写出差费用报销单，并附上派车申请单，依实报销。
u 适合以下情形者，可申请搭乘出租车：
l 携带贵重物品及大额现金者；
l 有紧急事项发生时；
l 在外地出差者；
l 业务需要外出遇恶劣天气时（大雨、沙尘、暴风雪）；
l 因公司要求加班超过晚上9：00者；
l 例外情况下可视具体形式后批准；
Ø 市内因公公交车费应保存相应车票报销。
(二) 报销流程
Ø 员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确
认，按规定填好《交通费报销单》。
Ø 审批:按日常费用审批程序审批。
Ø 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。

第十条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程
(一) 管理规定
为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。
(二) 报销流程
Ø 购置申请: 公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写
购置申请单按资产管理办法规定报批。
Ø 报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及
原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
Ø 费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存
用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

第十一条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程
(一) 费用标准
Ø 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。
Ø 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求
应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。
Ø 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填
写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面
签字)。
Ø 其他费用：根据实际需要据实支付。
(二) 报销流程：
Ø 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
Ø 培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
Ø 资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手
续。
Ø 其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

Ø
第十二条 其他专项支出报销制度及流程
(一) 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员
工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。
(二) 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目
可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审
批。
(三) 财务报销流程
Ø 审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。
Ø 签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合
　　　　　　同应注明付款方式等）。
Ø 付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规
　　　　　　定）；（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批；（3）财务部根据
　　　　　　审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内
　　　　　　办理报销手续。
第六部分 报销时间的具体规定
第十三条 报销时间
　　　　为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：
(一) 财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了
　　　　便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。
(二) 借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。
第七部分 附则
第十四条 本制度解释权归公司行政部。

本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
第十五条
鑫睿节能
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