工程档案培训.docx

火电建设项目档案培训
主要讲六方面的内容：
1、 什么是档案、什么是项目档案等基本概念
2、 企业档案的分类及档案的作用
3、 文件与档案 资料与档案的关系
4、 项目档案的重要性
5、 项目档案的收集、整理
6、 数码照片档案

一、什么是档案、什么是项目档案等
1) 档案（档案法）：就是指过去和现在国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
2) 项目文件:指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。
3) 项目档案 :指经过鉴定、整理并归档的项目文件。
4) 归档：是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案部门保存的过程。
5) 整理：是指按一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
6) 分类 :根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的分类。
二、企业档案分类及作用
1）档案从形成的领域不同分为：普通档案与专门档案。
2）档案从载体类型不同分为：纸质档案与特殊载体档案。
档案的主要作用
1）工作的凭据
2）参考依据
三、文件与档案的关系 资料与档案的关系
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
文件转化为档案有两个条件：
1）必须是办理完毕的文件；
2）必须是经过系统整理与鉴定的文件。
资料与档案的关系
相同点：档案和资料都是知识的载体，在一定条件下两者可以相互转化。
不同点：
1、同本单位关系不同。档案是直接记述和反映本单位活动并应归档保存的；资料是为了工作参考收集购买的材料。
2、对本单位发挥的作用不同。档案是本单位活动的直接记录，具有历史查考和凭证作用。资料是收集或利用各种手段索取来的材料，对本单位的活动不具有凭证作用。
四、项目档案的重要性
项目档案记录了项目活动的全过程，反映了工程质量的全貌。一方面它是考核项目建设成果、检验项目设计、施工、管理等工程质量见证和依据；另一方面，它又是项目竣工验收、机组达标投产考核和工程创优等活动被考核的对象。
《火电工程达标投产验收规程》（DL/T5277-2012）对档案这部分也提出明确的要求，共检查十项，这十大项是（主控项目7项）
1、机构人员施设；（主控有1.2 持证上岗；主控1.3档案库房“九防”即：防火、防盗、防虫、防鼠、防光、防尘、防潮、防有害气体和防温湿度偏差影响。）
2、管理职责（主控有2.2 制定归档制度，切实可行，有可操作性）
3、项目文件收集（主控有3.2 项目文件与工程建设同步收集）
4、项目文件编制（主控有4.1项目文件为原件，如无原件的依据性文件，必须盖提供单位公章）
5、项目文件整理（主控有5.3案卷要保持专业性、成套性和系统性、不能重复组卷）
6、照片收集与整理
7、电子文档归档与整理
8、实物档案收集与整理
9、项目档案移交（主控9.3应检查档案的完整性，准确性和案卷质量，合格后办理移交手续）完整准确：就要求文件要闭环，有请示要有批复，事事要有结果。
10、档案专项验收与评价
验收结果分符合、基本符合、不符合
要求：1、主控项目应全部 “符合”
2、一般项目“基本符合”率不大于5%
3、不能存在“不符合项”
4、强条验收结果 全部“符合” 才能通过达标投产验收。

工程档案评价的内容：
评　价　内　容
应得分
不符合项
内容
实得分
档案
工作
基础
管理
档案工作制度，建立管理体系健全
实行领导负责制，统一领导、分级管理
建设单位对参建单位的业务监督、指导有效
档案工作与建设过程同步进行
5

归档工作纳入合同管理,有考核措施
归档工作纳入有关部门及人员的岗位职责
5

档案管理信息化, 检索、利用快捷
设施、人员配备满足安全、保护、现代化管理需要，人员持证上岗
20

归档时间
投产后45天内全部档案移交建设单位
5

归档
范围
归档文件完整、准确、系统、有效
保管期限划分准确
30

案卷
质量
项目文件收集、整理（分类、组卷、排列、编号、编目）归档规范，移交手续完备
20

竣工图编制规范，符合实际
5

载体耐久、字迹清晰，签字、印章完备
10

评价得分
占工程权重15 分 （档案单项应该得到92分及以上）

五、项目文件收集、整理（主要）
收集时间：与工程建设同步进行。
收集的内容：根据《火电建设项目文件收集及档案整理规范》
收集与归档是两个概念。收集是以全部形成的文件为基础，广泛的收集。只有具有保存价值的文件，经鉴定、整理后才可进行归档。
1、 设计单位形成的主要文件（不限于此）
施工阶段：施工图会审文件、设计变更（变更设计）、材料使用单、工程联系单等
竣工阶段：竣工图、设计总结、工程质量评价等
2、 监理单位产生的主要文件（不限于此）
施工阶段：
1）施工进度计划报审表、项目开（停、复工）令、工程延期申请表、监理工程联系单等；
2）设备材料供应单位资质报审表、进场材料设备报验单、隐蔽工程及单位工程分部分部工程质量检验报验单等
3）工程计量单、工程款支付证书、竣工结算审核意见书等、
4）材料代用审查单、索赔及付款报审表、
竣工阶段：
1）对竣工文件及竣工图纸的审核意见
2）监理工作总结、工程质量评价报告等
3）单机及整套工程质量评价报告
3、监造单位产生的主要文件（不限于此）86
1)监造大纲、监造实施细则、设备制造检验计划和检验要求
2）监造日志、监造工程师通知单及回复单、监造工作联系单，监造会议纪要、检验记录和试验报告、分包单位资格审查表、原材料、零配件等质量证明文件和检验报告，月报、简报、工作总结（按台件）等
4、施工单位产生的主要文件（不限于此）
施工准备阶段：
1） 施工组织总设计及审批文件及各专业施工组织设计
2） 强制性条文清单及实施细则
3） 绿色施工及水土保持方案措施
施工阶段（各专业施工文件）
1） 开工报告、工程技术要求、交底、图纸会检记录
2） 施工方案及报批文件
3） 设备、材料及构件出厂质量证明
4） 材料试验报告
5） 设计变更通知单、材料代用核定审批单、技术核定单、设备缺陷等
6） 施工定位测量、复核记录
7） 施工技术记录
8） 工程施工检测检验报告、设备运转记录
9） 隐蔽工程验收记录
10） 工程质量验收记录、中间交接记录
11） 工程小结
12）单位工程竣工验收报告
竣工验收阶段：
1） 施工工程总结
2） 竣工档案移交签证
5、调试单位产生的主要文件（不限于此）
施工阶段：
1)调试项目的调试大纲、调试方案与措施、调试记录、调试验评、调试报告等调试技术文件；2)设备缺陷处理记录；
3）调整试运质量验评及报告，性能试验，环保测试方案、方法，仪器、测点布置、分析及计算结果；
4）调试过程中变更设计资料
竣工阶段
1)调试工作总结
6、设备厂家提交的主要文件
1） 设备移交清册，在设备开箱验收前移交建设单位档案部门；
2）提供产品质量证明书、合格证、设备出厂说明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证、维护运行手册等文件材料及至少三套设备图纸（合同另有规定的除外）等技术文件；
3） 材料装箱单、设备开箱验收记录表、工具单、备品备件单、检测记录、设备整体检修文件、设备监造文件等。
收集的份数：
1、竣工图一般归档三套；
2、各参建单位移交竣工档案两套（正本、副本各一套）及对应的电子光盘三套，
3、设备厂家提供设备相应合格证等开箱验收资料原件至少一套、设备图纸三套，
4、照片纸质一套，电子光盘三套。
项目文件质量要求
1、 项目文件应齐全、完整、字迹清楚、图样清晰，签章手续完备（签名应是亲笔签全名并带日期）；其内容真实、可靠，与工程实际相符合。
2、项目文件一律采用70gA4中性纸，激光打印机打印（黑色碳素墨水或兰黑墨水书写亦可），不能使用圆珠笔、红色笔、铅笔，幅面小于A4的要粘贴在A4纸上。
主要有：工程变更单、建设工程质量报告书、图纸会检记录、设计变更（洽商）单、工程定位测量（80g是城建档案馆要求）
3、项目管理性文件应为原件。因故无原件的合法性、依据性、质量证明文件等永久保存的文件，原件提供单位应在复印件上加盖公章，便于原件的追溯。
4、由分承包单位形成的文件，总承包单位应负责审核签字。
收集的方法
为了真正做到项目文件的收集与工程建设同步进行，应建立文件包管理制度，进行收集。
1）文件包准备
工程在开工前根据监理单位划分的单位工程名称及本单位所承包的工程，确立自己单位承包的单位工程名称，按单位工程（或专业）编制“文件包名称一览表”，“文件包名称一览表”应明确文件的名称、施工项目、所属专业及技术负责人，由质量部门（工程技术部门）负责审核，由项目总工确认签字认可。
2）文件包运行的一般程序。
①文件包名称一览表经审批确认后，由档案室（资料室）统一编号登记，
②统一制作文件包的封面：封面包括文件包名称、编号、技术负责人、建包时间
③每个文件包要有文件目录清单（列出该包应该有的文件）。
④单位工程（专业）开工前，文件包技术负责人应收集开工必备的资料，并自检确认齐全，方可填写开工报告
⑤施工过程中随时将产生的资料存入文件盒中，并做登记。
⑥单位工程（专业）全部完成后，技术负责人及时整理文件包，编制竣工资料经有质检部门、档案人员检查检查、审核后，交档案部门存档。
⑦文件包内容如抽出另作它用，必须注明去向。
⑧质量部门（工程技术部门）、与档案人员不定期对文件包内容进行检查，发现问题及时整改。
3）文件包的内容一般包括（但不限于）
1、开工文件材料
开工报告、安装许可证、施工图会审、技术交底、工程技术要求。
2、施工组织设计、施工工艺卡片。
3、施工方案、计划、措施，施工安全措施、含调试措施。
4、施工记录
含工程测试、原材料检验、工程质量评定、质量问题处理。
5、设计变更
含工程洽商单、材料代用核定审批。
6、工程日志、大事记、工程情况汇报。
7、施工总结
含工程总结、调试总结。
8、竣工报告
含单位工程竣工报告。
9、工程（机组）竣工验收文件
含整套试运行文件，工程竣工验收会议纪要。
10、竣工技术资料（施工技术记录）汇编。
各专业按卷、册编制。
11、工程创优评定
申报材料、评定通知、结论、证书、奖杯等。
12、文件包管理检查、考评记录。
项目文件的编制
1）项目文件应为原件，因故无原件的，文件提供单位应在复制件上加盖公章。
2）需要闭环的项目文件，应在项目完工后由执行单位按质量管理要求编制相应的闭环文件
3） 原材料质量证明文件，应分门别类按原材料品种、型号等特征及原材料管理台帐编制原材料质量跟踪记录。
4）设计变更单，应按专业编制设计变更执行情况汇总表（有样本）。
5）照片、光盘归档，要编制文字说明与载体一起归档，并在备考表中填上互见号。
6） 竣工图应按《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229-2005）要求进行编制，按《技术用图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3—2009），“手风琴式”反白折叠，统一折叠成210㎜×297㎜（A4）图幅，图标朝外。
项目文件整理
1、分类
科技档案用6-9类表示
6——电力生产（包括168试运行及生产考核期）
7——科学技术研究
8——建设项目 分到四级类目
一号燃机用0101，二号燃机0102 ，公用汽轮机用0100表示。
9——设备仪器
2、组卷
1) 项目前期文件、项目管理性文件、竣工阶段文件及生产准备文件，按阶段、问题、文件来源整理组卷，案卷不宜过厚，一般不超过20mm。
2)施工文件，应按单位工程组卷。
3 )设计文件，应分阶段、专业卷册号组卷，设计变更文件应按专业、时间组卷。
4）调试文件，按系统、阶段、专业组卷。
5) 监理文件，按专业、时间、文种组卷。
6) 质监中心站形成的文件，应按阶段组卷；现场质量监督站形成文件，应按专业组卷。
7) 原材料质量证明文件，按专业、材料品种、型号组卷。
8) 设备文件，应按设备成套性特点，分专业、系统按台件组卷。
卷内文件的排列
1) 卷内文件，应按文件形成规律、问题、时间（阶段）或重要程度排列。
2) 项目前期、施工管理、竣工验收文件，按问题、文件重要程度排列。批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；审批文件在前，报审文件在后；文字在前，图样在后。（发文：正稿（红头）—签发—底稿（有领导修改的）
收文：领导批阅单—收文：签报、函：签发单+正文）
3) 单位工程文件，分专业按工程管理文件、施工记录及相关试验报告、质量验收文件顺序排列。
① 单位工程管理文件，应按审核签字页、开工审批、施工方案（措施或指导书）、技术交底、设计、原材料、计量登记表、竣工验收报告等顺序排列。
② 施工记录，应按施工工序（程序）排列。相关的试验报告、设备缺陷通知单及消缺签证单、强制性条文执行记录依次排列在施工记录之后。
③ 施工质量验收文件，应按单位工程质量验收划分表、单位工程质量验收、分部、分项、检验批质量验收排列。报验单在前，验收表在后；质量验收文件在前，支持性记录在后。
4）机组调试、试验文件，应分专业按调试管理文件、调试阶段（系统）调试记录（报告）、调试质量验收文件排列。
5）监理文件，应按管理文件、监理记录、监理日志、监理会议文件、监理月报、监理总结顺序排列。
6) 原材料质量证明文件，应分专业按材料种类排列。依质量跟踪记录（汇总表）、原材料进场报验单、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺序排列。
7) 设计变更文件，分专业按流水编号顺序排列。依执行情况汇总表（一览表）、设计变更文件、执行情况记录顺序排列。
8) 设备文件，应分专业、系统、台件按质量证明文件、开箱验收、设备技术文件及随机图纸、安装调试（测试）、运行记录顺序排列。文字在前，图纸在后。
3、案卷的编号与编目
（1）卷内文件页号的编写
1）卷内文件应以有效内容的页面编写页号；
2）成套文件或印刷成册已有页号的文件可不再重新编写页号；
3）卷内目录、卷内备考表不编写页号；
4）页号编写位置：单面书写的在文件右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸的页号编写在标题栏外右下角，各卷（件）之间不连续编页号。
（2）案卷封面的编制
案卷封面内容包括档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。案卷封面格式(基建档案管理标准中有样本)。
1）档号，填写由项目代号、分类号和案卷流水号组成的三段号（暂时先用铅笔标注）；
2）案卷题名，包括项目名称+单位工程名称+卷内文件类型。
① 项目名称：北京东北热电中心京能燃气热电厂工程。
② 归档外文资料的题名应将标题译成中文，并与外文一并填写。
3）立卷单位，填写案卷整理单位全称。
4）起止日期，填写卷内最早形成文件日期与最终形成文件日期，用8位数标识，即年度用四位阿拉伯数字标识，月、日均用两位阿拉伯数字标识，如2009年2月21日写为2009.02.21。
5）保管期限，按基建项目档案管理标准中划定的保管期限填写，如同一案卷内有不同保管期的，保管期限从长。
6）密级，暂时不填。
（3）卷内目录编制
卷内目录排在文件首页，不编页号。卷内目录格式（有样本）。
1）序号，用阿拉伯数字从“1”依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。
2）文件编号，填写文件文号或图样的图号。
3）责任者，填写文件形成单位全称或规范性简称；合同文件填写主要责任方；报验文件填写委托报验单位。
4）文件题名，填写文件标题全称。按单位工程组卷的竣工文件，每份文件题名应填写单位工程名称；文件没有标题或标题不完整、不准确的，应由立卷人根据文件内容拟写标题。
5）日期，填写文件最终责任人签署的日期，用8位数字标识。
6）页数（号），以卷装订与以件装订格式分别填写。装订成卷的，填写每份文件的起始页，最后一个文件填写起止页号；按件装订的，填写每份文件的总页数。
7）备注，根据实际情况填写与本条目有关需要说明的情况。
（4）卷内备考表
备考表应填写卷内文件的总件数和总页数以及在组卷和案卷提供利用中需要说明的问题。
1）立卷人及日期，由案卷整理责任人签名，并填写完成立卷日期。
2）检查人及日期，由案卷质量检查人签名，并填写检查日期。
3）互见号，填写反映同一内容而载体不同且另行保管的档案档号，同时还要注明其载体形式。
（5）案卷目录编制
（6）案卷脊背的编制
（7） 案卷装订
1）案卷装订应结实、整齐、美观，便于利用与档案数字化。
2）案卷装订可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，施工文件以卷装订，图纸可不装订。对于永久与30年保管的档案要去除金属物，采用三点一线线装。
项目档案移交
项目档案移交审查分技术审查和档案审查。
技术审查应对竣工档案的完整性、准确性、有效性进行审查（建设、监理、参建单位专业技术人员负责）
a)审查施工文件形成的完整性；
b)审查施工记录内容的真实、可靠程度以及竣工图的质量；
c)审查施工用表、施工文件签署程序。
档案审查是对竣工档案的齐全、完整、成套、系统整理、归档文件质量和有效性进行审查。
a) 审查齐全、完整、成套及归档文件质量；
b)审查分类、组卷、排列的合理性、编目的规范性；
c)审查文件形成、编制等情况。
六、照片、声像档案
工程项目建设前期准备阶段
1）工程建设项目开工原始地貌、拆迁情况及重要历史文物、古迹等；
2）工程项目选址、规划方案论证及评审活动；
3）工程项目立项、可行性研究、方案设计、审查批准等重要活动内容；
4）工程项目的招投标活动（包括勘察、设计、施工、监理）；
5）工程项目重要招商引资、签约仪式；
6）工程项目重要会同签字仪式；
7）工程开工、奠基、剪彩、仪式；
8）工程设计中标模型。
项目建设施工阶段
1) 工程形象进度（地基与基础、主体结构、装饰装修、屋面及市政配套基础设施）；施工重要阶段、重要工序、隐蔽工程、施工工艺等；
2）工程建设施工过程中采用或引进的新技术、新工艺、新设备、新材料应用情况；
3）工程项目中主要的质量检查、验收活动；
4）工程质量事故及分析处理情况（事故第一现场、事故指挥和处理措施、结果）。
工程建设竣工阶段
1）工程项目竣工验收、仪式；
2）工程项目竣工后新貌（包括从不同角度的重要布局，交通设施、夜间照明）；
3）配套工程设施；
4）绿化、雕塑等环境工程。
重要活动、重要会议
1）集团及以上领导、著名人物、专家等视察、检查工程；
2）在现场举办的各种重要会议。
归档时间
及时收集、整理、归档。
照片档案归档要求
1）照片内容要求真实、准确、与实际工程相符，主题鲜明、影像清晰、画面完整；
2）具有永久保存价值的照片（国家领导人视察、重大事件、活动）应翻拍成胶片，制作底片与数码照片一同收集归档。
3）照片应由摄影者编写说明，反映同一内容的若干张照片应选择主要照片（5-7）张归档(包括全景、主要领导、主要活动内容、细节等)。
4）纸质照片为5寸光面(感光胶片应附底片)；数码像机拍摄的照片，可以采用JPG或TIFF格式，要求达到500万像素（其中JPG格式大小需达到3M以上），数码照片必须是没有经过任何修饰的，存储照片的光盘使用不可擦除型光盘。
电子文件整理
电子文件按《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-20020）进行整理，集中存放。
光盘号表示方法：年度+载体种类+序号。
每张光盘的装具应贴标签，标签注明光盘号、光盘套别、题名、保管期限等。

文件资料收集注意的事项
依据《火电工程达标投产验收规范》（DL 5277-2012）和《火电建设项目文件收集及档案整理规范》(DL/T 241-2012)规定（以上两个标准2012年4月1日发布，2012年7月1日实施，目前标准还没有正式出版），并结合我们公司目前文件收集的情况，特对今后文件形成、收集、积累等需注意的事项，一点是新标准增加（或特别强调的），另一点易被忽视的内容：
一、达标创优新增加（或特别强调）的内容：
1、达标创优策划应具体明确，达标创优策划应是正式发布的文件。
2、各种报告、招标书应加盖编制单位章（各位在从别的单位收各种报告时要检查一下签字、盖章）
3、招标的相关批复应是原件。
（目前集团给的是传真件，需协调要原件或是在传真件上加盖。
4、合同会签单是合同不可分割的部分，合同会签单要与合同一起归档。
（注意合同签订时间与会签单时间，程序先后要正确）
5、一项工作既有送审稿，又有报批稿的，要将送审稿与报批稿一同收集归档。
（旧标准只归最终稿）
6、竣工图折叠应反白折叠成手风琴式。
（以往是蓝图在外，新标准要求蓝图在内，折叠成手风琴式）
7、增加设计优化、设计交底审查、施工图、施工组织总设计文件的归档。
二、 易被忽视的内容：
1、文件（包括函与复函）请示与批复要一一对应，且为原件。
（文中文及文件后面提到的附件要齐全；如果没有原件，让复印件提供单位盖章，并注明复印件存在单位名称）。
2、文件一定要闭环。
（请示要有批复，函要有回函，变更要有执行的结果等）
3、方案、措施与技术交底要一一对应。

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