项目档案编制与管理办法.doc

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项目档案编制与管理办法

第一章 总 则

第一条 根据《公司档案管理暂行办法》，结合公司的实际经营特点，制定本办法。
第二条 公司所有项目档案均属密级档案，依项目的技术先进性和时效性保密期至少3年。
第三条 公司项目档案管理由综合管理部负责。
第四条 综合管理部设专职档案员负责项目档案的管理工作。
第五条 本办法适用于公司全体员工。

第二章 档案管理

第六条 文件资料交接要求
1、业务人员接受企业资料，应及时移交档案员，移交前应填写归档文件移交清单(移交清单由档案员设计)。确认无误后，双方签字，以备查考。
2、企业送交资料规格应符合要求，即纸张规格为A4。
3、文件资料应完整、不掉页少张，不破损，不缺头少尾。
4、所送文件资料中，需加盖公章的材料应盖公章。
5、档案员接收资料后，应及时登记整理、分类、归档。
第七条 文件资料的整理与归档
档案员接受企业所送交的完整资料(一式三份)，应按规定整理顺序进行整理。一份归档；一份用于业务员借阅使用；一份银行备用。
(一)排列顺序
Ⅰ类企业申请贷款担保基本资料
根据业务部门所拟定的“企业申请担保需提交的文件清单”，结合文件的内容，制定归档资料的排列顺序：
(1)委托担保申请书。
(2)企业申请担保推荐信。
(3)项目可行性报告、项目建议书(包括：企业概况、技术和管理人员介绍、机构设置、投资项目或产品介绍〔技术和市场分析〕及销售预测成本预测、项目的回报率及经济效益初步分析)。
(4)企业营业执照副本及复印件(应有当期的工商年检章)；
(5)企业法人代码证书复印件或组织机构代码证复印件；
(6)企业税务登记证；
(7)企业贷款证复印件数；
(8)新技术企业认证书；
(9)公司章程及复印件；
(10)注册验资报告复印件；
(11)近两年会计(审计)事务所验证的财务报表；
(12)近期三个月的资产负债表；
(13)近期三个月的损益表；
(14)近期三个月的现金流量表；
(15)期末会计科目余额表；
(16)财务报表编制说明；
(17)用款商业计划；
(18)企业主要产品技术专利证书，获奖证书等复印件；
(19)企业土地使用证或租赁合同；
(20)有效期内的未完成的和将要发生的业务合同复印件；
(21)企业法人资格证明及身份证复印件；
(22)具体经办人员授权书及身份证复印件；
(23)董事会决定的对外借款、担保抵押、质押等决议；
(24)与申请担保项目有关的其它材料。
注：以上资料中(3)、(9)—(17)、(20)项为“机密级”文件。
Ⅱ类评审期间的文件资料
(1)评审报告及到企业收集的文件报表；
(2)专家委员会意见；
(3)决策委员会决定；
注：以上资料中(1)—(4)项为“机密级”文件。
Ⅲ类签约阶段形成的资料
(1)《项目担保意向书》复印件；
(2)项目贷款承诺书；
(3)被保证人交纳担保费、评审费收据；
(4)抵押物、质押物的清单、权属凭证、证明性文件、保险单据；
(5)抵押物、质押物权属凭证收据；
(6)担保合同：保证合同、委托担保合同、反担保抵(质)押合同；
(7)贷款展期：展期还款协议书及反担保文件；
(8)注册资金担保：注册资金保函复印件、注册资金担保协议书；
(9)合同文本审批呈报单；
注：以上资料中(1)—(10)项为“机密级”文件。
Ⅲ类监管期文件
(1)企业资金状况表；
(2)企业工商、税务变更、经营、人事管理变化迁址的说明；
(3)监管记录；
(4)担保项目监管意向书；
(5)担保项目后评价报告；
注：以上资料中(1)—(5)项为“机密级”文件。
Ⅳ类代偿、追偿阶段的文件资料
(1)代偿通知(贷款银行向本公司发出)；
(2)《担保项目代偿通知书》复印件(本公司向被保证人发出)；
(3)项目监管记录；
(4)追偿诉讼申请表；
(5)诉讼中形成的法律文件；担保物、追偿物日常管理处分记录；第三方保证人履约记录；
(6)坏帐核销申请表；
(7)担保项目后评价；
注：以上资料中(1)—(7)项为“机密级”文件。
(二)文件编页号
卷内每一份文件均应编页号(只对有文件内容的页面进行编号)。
(三)卷内目录的填写
卷内材料经过分类排列后，应逐类、逐份、逐项进行目录登记，目录登记应注明材料的名称，材料的形成时间，材料的份数，页数，密级，保密期限(保密期限自归档时标明的制发日算起，未标明制发日的自到密级或保密期限确认通知之日算起)。
(四)装订
用装订机将已整理好的材料打眼(左边1cm处，三个，眼距9cm)，穿线。
(五)填写案卷封面
内容包括：企业名称或项目名称、档号、时间。
(六)资料装盒
将装订好的材料放入档案盒中。
(七)填写脊背标签
内容包括企业名称或项目名称、档号。
(八)排架
按照分类排架法进行排架，档案柜外标明柜号。
(九)填写案卷总目录
内容包括：总顺序号，资料接收日期、企业名称或项目名称、项目领域、担保/投资金额、归档时间、份数、页数、档号、档案柜号、已做项目编号、备注。
(十)填写分类目录
内容包括：分类序号、归档时间、企业名称或项目名称、项目领域、担保/投资金额、份数、页数、档号、已做项目编号、档案柜号、备注。
(十一)编制档号
根据××市科学技术委员会编辑的《促进高新技术产业发展政策文件汇编》中“××市高新技术及其产品的认定原则和目录”，结合担保公司代码编制方法及本单位具体业务情况，制定三级档案分类系统：①以企业申请担保或投资两种不同业务作为一级分类；②担保业务以申报项目所属领域(或产业类别)作为二级分类。投资业务：项目投资以投资项目领域为二级分类；金融投资以投资管理方式(长期投资、短期投资)为二级分类。③以归档先后顺序排列顺序号。
一级分类：担保或投资
D-担保
T-担保
二级分类：
(一)担保项目所属领域
D-01——电子信息技术及产品
D-02——激光、光电子技术及产品
D-03——机电一体化技术与产品
D-04——生命科学和生物工程技术
D-05——新材料技术及其产品
D-06——新能源技术和高效节能技术及产品
D-07——环境科学和劳动保护新技术
D-08——新型建筑材料结构体系施工技术
D-09——精细化工技术
D-10——新药物及生物医学工程
D-11——核应用技术
D-12——地球科学、空间技术、海洋技术及其产品
D-13——有高效益的新技术及上述领域之外的高新技术
D-14——非新技术
(二)投资项目所属领域
T-01——电子信息技术及产品
T-02——激光、光电子技术及产品
T-03——机电一体化技术与产品
T-04——生命科学和生物工程技术
T-05——新材料技术及其产品
T-06——新能源技术和高效节能技术及产品
T-07——环境科学和劳动保护新技术
T-08——新型建筑材料结构体系施工技术
T-09——精细化工技术
T-10——新药物及生物医学工程
T-11——核应用技术
T-12——地球科学、空间技术、海洋技术及其产品
T-13——有高效益的新技术及上述领域之外的高新技术
T-14——非新技术
(三)金融管理投资方式
T-15——长期投资
T-16——短期投资
三级分类：以归档的顺序流水排列
如：某企业申请650万贷款担保用于一环保项目产品开发，该企业为接受同类业务档案流水排列的第五位，其档案号D-06005。
第八条 资料归档制度
1、归档范围：按照我公司制订的“企业申请担保需提交的文件清单”中所规定的文件及项目初审、评审、后监管过程中形成的有效文件一律归档。
2、归档时间：接到企业资料后即清点、分类、整理、归档。初审、评审、后监管等文件应随时归档。
3、归档份数：每种材料归档一份。
4、归档要求：文件要先用优质材料，不用铅笔、普通圆珠笔书写，应用计算机打印，或复印件，纸张规格要求为A4纸。传真文件应复印后归档复印件。
第九条 项目档案查阅制度
1、本公司项目档案服务对象为公司内部工作人员，原则上一律不对外借阅。特殊情况需向外单位提供时，必须经总经理批准。公司档案不对公司外的任何个人借阅。
2、查阅档案时要按要求办理查阅手续。查阅时应填写查阅登记单，档案管理员将核对所查文件的查阅范围、密级、份数、明细目录后提供查阅。
3、查阅范围：查阅机密级档案必须由具体项目负责人经所在部门经理签字，再由总经理核准后方可查阅；查阅秘密级必须由具体项目负责人经所在部门经理签字，再由主管副总经理核准后方可查阅。
4、查阅其他部门的档案必须经归档部门同意并由本部门经理及档案所属部门经理签字批准后，再根据查阅手续进行查阅。
5、查阅专柜保管的法律反担保文件、档案必须由法律监管部项目负责人经部门经理或总经理批准后方可查阅，未经批准不对任何人提供查阅服务。
6、所借档案材料只限在单位查阅，不允许带出单位。
7、所查阅档案材料中凡涉及机密级文件内容，不允许复印。因业务需要，确需复印不涉及机密内容的部分资料，应由项目负责人经部门经理或总经理批准后交档案员进行登记复印。
8、查阅时间：每天上午8：30—下午5：30，如特殊需要须主管领导签批。
9、档案应按时归还，归还时档案员与查阅人双方应核实档案份数、明细目录，检查档案有无损坏，填写交还登记后由档案员收回。
10、对于所查档案，应注意爱护保管，不得批划、污损、涂改、抽拆等，如有以上行为将按泄密进行处罚。

第三章 附 则

第十条 本办法经经理办公会讨论通过，补充、修改时同。
第十一条 本办法由综合管理部负责解释。
第十二条 本办法自下发之日起施行。

附件(1)：
资料移交清单

企业名称

序 号
资 料 名 称
份数
页数

移交人： 接收人： 2000年 月 日

附件(2)：
卷 内 目 录

类别
序号
资 料 名 称
资料制成时间
份数
页数
备注
年
月
日
I

类

类附件(3)：
项目档案查阅单
年 月 日
所在部门

查阅人

查阅档案名称

部门签字

公司领导签字

归还时间

归还校验

备 注

档案员：
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)

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