内部控制视角下高校财务信息化建设探析_刘耀阳.pdf

收稿日期:2 0 2 2-0 5-1 8作者简介:刘耀阳(1 9 8 8),男,中级会计师,管理学硕士,研究方向:财务管理,财务分析。内部控制视角下高校财务信息化建设探析刘耀阳(辽宁师范大学 计财处,辽宁 大连 1 1 6 0 2 9)摘 要:文章阐述了高校内部控制的内涵与要求,结合内部控制工作实际情况,剖析了财务信息建设缺乏顶层设计、投入有限、缺少数据共享机制等问题的原因,提出了财务信息化建设改进措施,以期促进高校财务治理能力的提升。关键词:内部控制;政府会计;高校财务;财务信息化 中图分类号:G 6 4 7.5 文献标识码:A 文章编号:1 0 0 76 9 2 1(2 0 2 3)0 20 0 7 80 4 内部控制的建设、实施与评价已成为行政事业单位日常工作的重点。近年来,在党的领导下,内部控制逐步成为构建国家治理体系、实现治理能力现代化的重要组成部分。2 0 1 2年,财政部颁布 行政事业单位内部控制规范(试行)(财会2 0 1 22 1号),明确行政事业单位建立与实施内部控制体系的原则、方法,详细描述了单位层面、业务层面内部控制的内容。2 0 1 5年,财政部针对行政事业单位内部控制实施的初步情况,依据党的十八届四中全会会议精神,制定 财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见,指明了行政事业单位内部控制建设的具体要求以及建设期限。2 0 1 7年,财政部发布 政府会计制度:行政事业单位会计科目和报表,规定2 0 1 9年1月1日起正式实施新政府会计制度。政府会计制度改革的落地,提升了行政事业单位财务信息质量标准,进一步促进了内部控制与政府治理体系建设。高等学校,作为运行上具有一定自主权的事业单位,提升自身治理能力的需求更为迫切。2 0 1 6年,教育部出台 教育部直属高校经济活动内部控制指南(试行),促进教育部直属高校开展内部控制建设工作,也为地方高校提供了借鉴。近年来,各地方财政、教育部门相继颁布内部控制指南文件。在内部控制的建设、实施与评价过程中,信息系统起到经济活动数据汇总归集、风险识别、信息传递、制度落地的枢纽作用,是将制约内部权力运行嵌入内部控制各环节的重要媒介。财务信息系统在高校信息体系中举足轻重,负责财务数据生成,反映经济业务情况,影响风险的识别、政策的制定,一定程度上决定了内部控制的质量。因此,在内部控制视角下,高校财务信息建设研究具有现实意义。1 高校内部控制的内涵1.1 高校内部控制的概念与企业相比,行政事业单位内部控制发展较晚,相关理论研究与实务研究较少。行政事业单位内部控制规范(试行)明确了行政事业单位内部控制的概念,即“单位为实现控制目标,通过制定制度、实施措施和执行程序,对经济活动的风险进行防范和管控”,但未针对行政事业单位类型进行区分或扩展。高等学校内部控制以目标作为导向,按照一般内部控制流程,依据国家教育发展部署确立愿景、战略目标,将战略目标层层分解,识别组织架构及运行体系存在风险,围绕存在的风险点构建内部控制体系,开展控制活动、评价、反馈。相比于其他行政事业单位,高等学校业务活动复杂、自主经营权力宽泛、经济体量大,其内部控制内涵与其他事业单位有所不同。高校的业务活动不等同于经济活动,二者是同一管控系统中相互联系、相互影响的两种控制类型(商思争等,2 0 2 1)。高校的职能是教育培养、科学研究及社会服务,其业务活动也是围绕这三项社会公益活动开展的。高校内部控制中的经济活动主要体现为对资产、资金的利用情况。高校的职能决定其运营是非营利性的,更多地体现为公益性,因此需要对内部控制中的业务活动和经济活动加以区分。高校内部872 0 2 3年1月内 蒙 古 科 技 与 经 济J a n u a r y 2 0 2 3第2期 总第5 1 6期I n n e r M o n g o l i a S c i e n c e T e c h n o l o g y&E c o n o m yN o.2 T o t a l N o.5 1 6控制的参与人具有复杂性。内部控制的建立、实施以及评价,需要高校领导到每一位普通教职工全体人员的共同执行才得以实现。这一过程要求高校全体满足“理性人”的基本假设,有效执行行政控制。同时,高校教师肩负教书育人、学术研究的使命,如果内部控制给予过多行政控制压力,会约束教师拓展知识边界的发散性,影响教育事业的发展。基于高校教师“知识人”的假设,尊重教师自我管理和学术管理,可能会促进人才培养、教育发展(商思争等,2 0 2 1)。高校具有一定的自主管理权限,过多偏斜“知识人”假设,可能造成高校内部控制意识薄弱,内部控制文化缺失的局面。甚至有的高校领导不重视内部控制工作,将内部控制建设简单等同于内部检查报告,指定财务或者审计部门填报,草草应付上级检查。因此,高校内部控制实施过程中需要兼顾参与群体的复杂性,防止控制过度或不足。1.2 高校内部控制对信息化建设的需求高校内部控制的建设、实施与评价离不开信息系统的支持。高校内部控制的工作重点是固化内部控制流程,通过“制度流程化、流程表单化、表单信息化、信息智能化”的方式将作业流程、制度规则嵌入到信息系统,实现信息互享共通,利用信息化的方式把内部控制实施落地。高校的内控环境、内控活动、信息沟通、内控评价,各环节都需要信息化的渗透融入。杨从印等(2 0 1 9)通过对7 4个高校样本内部控制现状进行研究,指出信息化建设有待进一步加强,各信息系统功能单一、未实现资源共享和相互制约。并提出应加强内部控制信息系统建设,整合现有各信息系统。张滢等(2 0 2 1)认为信息化系统实时监控数据功能较弱,内部控制自动化程度低,导致控制环境风险增加。王雁等(2 0 2 1)研究指出,高校内部控制存在信息化障碍,虽然制度层面指明了信息化建设的方向,但在实施层面,信息系统缺少统一建设,存在信息化投入资金不足、业财不融合、数据不共享等问题。总体来看,我国高校信息化建设普遍未满足内部控制的内在需求。2 高校财务信息化建设存在问题及分析财务信息系统是高校信息化体系的重要组成部分,包括会计核算系统、预算管理系统、收费管理系统、网上报销及审批系统、个税计税系统等。其中,会计核算系统对经济业务进行核算、记录,是财务基础数据的重要来源;预算管理系统对预算的填报、审批、下达、评价进行闭环管理;收费管理系统记录学生个人信息,学生学费、宿费等收费项目的初始管理、缴费管理等;网上报销及审批系统将业务审批权限嵌入到系统中,流程化管理,进而减少人为干预;个人计税系统按税法规定,综合计算本校师生取得薪酬、劳务等收入缴纳个人所得税情况。结合内部控制工作,笔者从以下几方面分析高校财务信息化建设存在的问题。2.1 财务信息化建设缺乏顶层设计高校财务管理工作越来越精细化、规范化,不仅需要财务知识的支撑,还需要计算机技术、网络技术的支持。秦锂等(2 0 2 0)对教育部直属高校财务人员发放1 7 9份调查问卷,仅有1.1 2%的高校自行开发财务信息软件,5.0 3%受调研者认为本校信息化水平高,研究得出高校整体信息化水平不高的结论。针对高校的财务软件供应商已形成寡头垄断,软件版本的更新主要考虑会计制度、相关政策更迭以及部属院校的需求。地方院校数量多、经济体量小,且各省、市财政部门要求各不相同,软件供应商几乎不会针对地方院校的财务信息系统个性化需求而对软件进行二次开发。因此,高校财务信息系统普遍存在被动更新财务软、硬件的情况,没有结合自身实际需求从整体上设计财务信息化建设规划。随着大数据、人工智能、物联网等技术的兴起,财务智能化应用愈发成熟,高校财务信息化建设可选择内容更加丰富。在新兴技术应用涌现的形势下,高校财务信息建设未纳入学校整体发展战略、缺乏对财务管理建设的统筹布局,将无法转变财务管理单一、低效的现状与师生追求高效、便捷的财务服务需求不匹配的局面。2.2 财务信息化建设投入有限财务信息化建设投入有限,主要体现在以下几方面。高校领导普遍对财务信息化建设不够重视。高校领导多为业务出身,很少有校领导具有财经背景,统筹学校发展中更关注学科建设、教学管理、科学研究等与学生培养直接相关的业务活动,认为财务管理是单一记录经济活动、报送财经数据的辅助工作,容易忽视财务信息化建设。财务管理工作重核算轻管理,现有信息化系统基本满足核算要求,缺乏财务信息化建设投资动力。高校财务部门重视核算工作,提高核算报销效率是信息化建设的基础内容。2 0 1 9年初,全国行政事业单位完成政府会计制度改革,绝大多数高校通过财务系统升级,能够完成双体系、双基础的会计核算工作。高校业务相对复杂,向上级管理部门报送的财务报97刘耀阳 内部控制视角下高校财务信息化建设探析2 0 2 3年第2期表、预算会计报表及其他财经报表,很少能够直接由财务系统一键生成,但财务人员可以手动完成填报工作。大多数高校财务部门尚未建立参与决策的管理职能,角色尚未从财务会计向管理会计转变,已有信息化水平能够满足财务核算需求,缺少进一步提升财务信息化的内生动力。财务信息化建设成本高,高校预算紧张,投入不足。高校财务信息化投入成本逐年升高,一套功能齐全的网上报账系统报价已接近百万元。近年来受疫情影响,多地方出现财政吃紧的情况,鼓励财政单位提高资金使用效率过苦日子。资金紧张的情况下,高校可用于财务 信 息 化 建 设 的 预 算 明 显 不 足。秦 锂 等(2 0 2 0)调查研究显示,9 3.7%的高校认为自行承担财务信息化建设面临较大或很大的压力。2.3 缺少与其他部门系统数据共享机制,财务数据与业务数据未融合高校各部门根据自身业务开展需求,建立相应的信息管理系统,如教务处的教务管理系统、学生处的学生信息管理系统、资产处的资产管理系统等。各部门的信息管理系统具有业务针对性,一般采用不同的供应商或自行开发,各信息系统独立生成数据库。加之各信息系统建立时期不同、数据库版本不一致、数据库接口标准有差异,不同信息系统之间很难实现数据共享,容易形成“信息孤岛”。以财务处的收费管理系统为例。该系统与学生处的学生信息管理系统、后勤部门学生住宿管理系统无法实现数据共享。学年伊始,财务人员按照学生处、后勤部门从各自管理系统导出的数据,对收费管理系统的收费项目初始化处理。其间,发生学生转专业、降级、调整寝室等情况时,学生处、后勤部门需单独提交变更说明给财务处,财务人员在收费管理系统手动调整收费项目。收费系统无法自动处理地方助学贷款、入伍学费代偿,需财务人员根据学生处提交的说明在收费管理系统中手动处理。此外,学生处及后勤部门负责催缴任务,但无法实时掌握学生的缴费情况,影响工作效率。各部门间依靠线下手动传递数据,降低了数据准确性,考验工作细致程度;各数据库无法同步数据,增加各部门沟通成本,有损效率。高校各部门系统间数据孤立、同步率低,甚至出现数据冲突,导致财务数据与业务数据相分离。缺少与教学、科研、资产等相关数据的关联性,单一的财务数据信息量过于单薄,很难作为治理数据为学校决策提供准确依据。2.4 网络风险防范能力有限财务数据对数据的安全性、可靠性、保密性具有极高的要求,财务信息系统建设依赖安全的网络环境。单一的财务信息系统使用内部局域网络,网络风险较低。加载了网上报销及审批系统的财务信息系统,需通过网闸联通内部局域网与移动互联网。方便付款的银校直连系统,连接了内部网络与银行专网。搭建丰富财务信息系统的同时,财务部门面临财务数据被窃取、收费信息被篡改、银行账户被挟持等网络风险。高校网络管理部门偏重网络安全指导与管理,缺乏应对安全事故经验,网络安全防范能力有限。3 基于内部控制的高校财务信息化建设思考与建议笔者针对高校财务信息化建设存在的问题,基于内部控制角度,提出以下几点思考与建议。3.1 加强顶层设计动力与能力高校领导层应转变观念,增强财务信息化顶层设计意识,将财务建设纳入学校发展战略。培养通晓财务、计算机、网络、信息技术的复合型财务人才,充分考虑本单位信息化状况、内部控制要求,深度挖掘信息化建设需求,了解信息技术应用市场,选取切合需求的产品,从会计和信息技术相结合角度为财务信息化建设提出建议与规划方案。建立高校联盟,增加与软件供应商谈判沟通中的话语权,为满足内在需求对财务系统进行二次开发。尤其同一主管部门所属的地方院校,财务部门共性问题较多,具有类似的个性化需求,可通过高校联盟,争取财务系统的二次开发以契合信息化顶层设计方案。3.2 增强信息化建设投入力度转变高校领导轻视财务管理的观念,逐步建立财务部门参与学校决策的管理职能,认识到财务信息化建设的重要性。在智慧校园信息化建设过程中,强化财务信息化建设必要性,由校领导牵头成立财务信息化建设小组,督促信息化建设工作有序开展。加大信息化建设投入力度,开拓多元资金来源。财务信息化建设投入成本高,高校自身资金压力较大。在信息化建设过程中,高校应积极寻求多方面资金来源。在学校年度预算中,积极争取财务信息化建设预算;利用战略合作方式,借助“校园一卡通”合作银行等第三方力量,弥补财务信息化建设资金不足。3.3 建立财务数据共享平台,促进“业财融合”建立财务数据共享平台,将学生管理数据、人08总第5 1 6期内 蒙 古 科 技 与 经 济事数据、资产数据等与财务信息数据对接共享,通过数据的实时共享互通简化跨部门业务办理流程,有利于避免师生数据重复录入、同步不同系统中数据变动、提高数据准确性,进而提高工作效率和数据治理有效性。优先选择有成熟产品的软件供应商,建立学校整体数据共享平台。同一家服务商建立的数据共享平台下,不同部门子系统兼容性强、数据稳定性高,能有效避免数据重复建设,促进财务数据与业务数据合而为一。此种做法必然打破高校各部门信息系统各自为营的局面,大多数部门需要更换信息系统,无形中增大工作量,面临的阻力较大。高校有的部门使用信息系统是上级主管部门指定的,可以考虑开放数据对接接口,联通不同系统间数据共享渠道。例如,资产管理部门一般按照上级部门要求使用统一的政府资产管理系统。此种情况下,可考虑实施资产管理系统与财务管理系统数据对接,实现资产折旧、摊销、处置信息推送至财务系统并自动生成相应凭证,简化跨部门业务的办理程序,提高资产数据准确性、财务数据与资产数据的匹配性。延伸财务信息数据共享范围,将内部控制业务流程设计嵌入财务信息系统集群,促进财务管理由事后记录向事前、事中控制推进。例如,商旅平台的应用。差旅业务在发生前,需在商旅平台提交申请,相关责任人审批通过后,出差人方能在平台下单机票火车票、预定住宿。平台垫付资金,定期将票据推送给高校,由高校统一结算。商旅平台将差旅业务活动的事前申请审批、事中执行、事后报销嵌入信息系统,减少人为干扰,利于内部控制的实施。3.4 推进信息安全建设加强信息安全制度建设,从制度层面强化信息安全重要性。高校应当引进网络安全方面专业人才,加强人才队伍建设。此外,做好数据备份、网络实时监控、网闸设置等安全措施,保证财务信息系统安全运行,降低财务数据运行风险。参考文献1 商思争,宣昌勇.高校内部控制建设与运行若干 问 题 思 考 J.中 国 高 等 教 育,2 0 2 1(2 2):4 7-4 9.2 杨从印,刘晓华.高校内部控制建设现状、困难及对策 基于高校内部控制建设自评报告的分析J.财会通讯,2 0 1 9(1 1):1 2 2-1 2 5.3 张滢,孟海峰,王旭彤,等.高校财务内部控制存在的问题 与建议 J.石家 庄学院学报,2 0 2 1,2 3(5):3 4-3 7.4 王雁,文兴斌,刘东,等.高校内部控制可持续性改进的障 碍与策略分 析 J.会计之友,2 0 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