建设项目档案管理创新策略研究_李敏.pdf

2672023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE建设项目档案管理创新策略研究李敏（国能准能集团有限责任公司，内蒙古 鄂尔多斯 010300）摘要：本文探究新时代建设项目档案管理的措施，从不断提升档案管理人员专业能力和整体素质、积极选择先进的建设项目档案管理方式、保证建设项目档案管理信息化发展、努力创新建设项目档案管理工作思维等多个方面出发，实施针对性的管理对策，期望能够与时俱进，在新时代下推动建设项目档案管理工作更好发展。关键词：建设项目档案；档案管理；创新策略项目档案主要以图表、影像、文字等形式对整个项目建设的调试、运行、验收、前期准备和开工建设工作等进行详细的记录，可作为项目日后维修、重建、扩建等的关键参考依据。新时代，大数据获得广泛发展和应用，有很强的处理能力，存取速度较快，容量较大，可在数据的分析和挖掘层面释放出较高的价值。随着互联网的发展数据量不断增加，通过应用大数据技术有效处理数据，可实现专业化对数据信息的处理，更深入地挖掘数据。在建设项目档案管理中，大数据技术能够改善建设项目档案管理的方法以及简化流程，并实现对档案材料的整合，带给档案信息资源快速查询更多便利，提升档案管理效率和质量。新时代，建设项目档案管理工作应当逐渐突破旧有模式的束缚，树立创新发展意识，紧随时代发展脚步，针对工作中的实际问题，寻求全新的管理方式和模式，以期可以提升建设项目档案管理工作水平和技能，实现信息化发展。当前，我国大力开发可再生、清洁能源，倡导低碳经济，相关项目随着社会对电力资源需求的增大，表现为高速发展的趋势。因此，要加强重视、提高和完善建设项目档案管理的措施。一、不断提升档案管理人员专业能力和整体素质在国能准能集团有限责任公司有关项目的建设过程中，存在缺失专门档案管理部门、不重视档案管理工作的情况，加上一些人员素质有限，为档案资料的管理带来随意性，无法高效完成档案管理工作，对档案管理工作整体的效率和质量产生严重影响。此外，很多项目档案管理工作一般由临时人员或其他职能人员兼职代管，并未设立专职人员，因其缺失专业的档案管理能力和知识，使得整个档案管理工作漏洞百出，不利于档案管理工作质量的完善和价值体现。因此，国能准能集团档案馆想要顺利开展工程项目建设档案管理工作，需要明确工作人员的专业能力和综合素质，这将对档案管理工作的质量和效率产生直接影响。例如，国能准能集团应结合创新工作和发展变化等实际需求，不定期或在规定的时间内举办一些档案管理培训课程，以便档案管理人员能够获得丰富的专业知识，接受正规化的专业学习，从而提升管理能力。不仅如此，档案管理人员更应当努力学习新的管理知识和理念，注重提升自我的专业能力，增强自身的主观能动性，为档案管理工作创新打下坚实的基础。二、积极选择先进的建设项目档案管理方式建设项目档案管理工作需引起高度重视。但是需要注意的是，档案管理中资料编制工作基于实际工作的开展中并不科学和规范。被收集之后的建设项目数据信息资料，作为档案管理人员应当依据一定的原则、程序和相关标准对其进行归档保存。然而，一些档案管理人员在实践中管理和责任意识较为淡薄，表现为不清楚档案资料编制规则，工作消极怠工缺乏动力，无法深刻认知档案资料关键价值，以至造成实际工作中整理修改需要耗费很多时间，在资料分类时存在不合理和不科学性，归档存在较大的随意性等问题，导致档案资料查阅不便，降低了建设项目档案的系统性和规范性。此外，一些建设项目档案管理工作依旧选择人工劳动等方式，存在信息化建设滞后的问题，无法提升档案管理的质2682023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE量和效率。因此，国能准能集团在实际档案管理工作中，需要投入大量的财力和物力，积极改进和健全新时代档案管理的方式。例如，国能准能集团档案管理人员需要广泛学习先进的档案管理技能和设施，积极加大计算机设备和网络信息技术的投入和引进等。另外，需要将档案馆中的档案资源进行详细的归纳，实现和其他部门互通有无，实现良好的互相影响、补充的目的。此外，在档案馆实际的档案管理工作进程中，通过对互联网和信息技术的广泛应用，便于国能准能集团档案馆向着信息和数字化趋势前进，充分体现其存在价值。同时要保障档案管理工作信息不外泄，强调科学合理的档案管理工作有序实施，充分应用国能准能集团档案资源实现对信息资源的优化整合。三、保证建设项目档案管理信息化发展大数据时代给社会各方面带来较大的变化，人们的思维方式、工作和生活均发生了转变。需要通过在建设项目档案管理工作中引入大数据技术，积极解决新时代非结构化数据处理难题。大数据中包含半结构化、非结构化和结构化数据，其中占据较大比例的是非结构化数据，这些快速增长的文件带给建设项目档案管理人员极大的挑战。而数据库的建立，能够有效解决非结构化电子文件的问题，实现对庞大数据量的处理。通过应用大数据技术的强大功能，可实现对海量系统数据的收集和对应用大数据软件进行有效处理，建立索引，促使其成为能够搜索的链接，并强化建设项目档案管理数据分析能力，避免丢失海量数据及信息。档案数据库是基于大数据技术构建起来的，具有较大的存储容量，能够实现有效对海量档案数据资源的存储。而在当前各行业中，数据存储空间问题是主要问题，而在建设项目档案管理中这一问题更显突出。例如：因为受到自身载体性质的影响，电子文件极易发生损坏等问题，所以国能准能集团档案馆通常会依据相应的要求，在输入计算机信息管理网前进行文件转换，以便保证格式的统一，方便管理。另外，档案馆还要实现和其他相关部门的协商，共同制定相应的规范和要求，统一归档文件的格式。为了保证数据真实有效，在归档时要由业务部门传输相关文件，档案部门不可自行操作。电子文件归档工作和其他相关部门有极为紧密的关联，并非单纯是档案管理部门的责任。国能准能集团档案馆应协调好计算机管理、提供文件、档案部门三者间的关系，实现有效协作，促进共同发展。作为档案管理部门，需要充分履行统筹管理，熟练掌握归档的要求标准；文件提供部门有极强的鉴定工作价值的责任；计算机管理部门要能够提供有效的技术支撑。在具体的工作过程中，上述三个部门的职能交叉联系，只有履行各自的责任，发挥自身的优势，才能顺利实现档案信息化管理工作。四、创新建设项目档案管理工作思路当前，一些建设项目的档案管理部门存在责任感较低、工作缺失主动性和积极性、管理意识较为薄弱等问题，难以有效落实和完成档案管理工作，无法保证档案资料的如期归档，给工作带来负面影响。不仅如此，一些项目单位更为重视项目建设，主观上认为档案管理工作无实质用处，对建设项目档案管理工作的发展不够支持。在这种错误思想的影响下，许多单位建设项目档案管理模式和思想无法获得大的发展和进步。直接后果是，建设项目档案管理的效率低下，数据信息的整理、查阅和搜集工作等存在滞后性，无法从根本和实质上为建设项目的发展提供帮助。因此，国能准能集团档案管理人员需要具备对知识经济趋势发展的正确判断能力，能够具备对档案资源综合整理和分析的能力，能够根据实际问题提出创新性设想，明确社会对档案信息的需求，在对知识的不断积累中利用档案资源为社会服务。例如：对于国能准能集团档案管理人员来说，良好的职业道德是他们所应具备的，要爱岗敬业，有足够的责任心，忠于职守。良好的职业道德可助于档案管理人员提出创新性建设主张，并积极思考及时发现问题。不仅如此，负责认真、精益求精的职业道德也是档案管理人员应具备的。档案管理技术及操作性要求较高，需在实际的工作过程中做到一丝不苟、精益求精，踏实认真地完成自己本职工作。创新思维能力也是档案管理人员需具备的。要善于进行思考和发现问题，不能够墨守成规，具备独立思考问题的能力。五、大力推行建设项目档案管理目标化工作机制想要顺利实施和开展一项工作内容，均需加以规范，不能够脱离规章制度的制约。而对于建设项目档案管理工作也是如此。基于实践情况来说，档案管理人员需遵循建设项目验收标准和主要规律，完善好档案管理工作。但是在制度建设中，存在的一些漏洞将对档案管理工作的质量产生影响，很多2692023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE宝贵的档案资料管理混乱，未能够及时归档或存在遗失的情况，难以有效约束和规范项目建设档案管理行为，无法实现对建设项目全貌的全面反映，企业难以有效应用档案，不利于企业后续建设和发展。国能准能集团档案馆在实际管理工作中，应当积极推行目标化管理模式，坚持以工作结果为导向。这种管理模式重点注重于突出目标的价值和主要作用，以最终实际工作成效为导向。例如：在开展各项工作的过程中，国能准能集团档案馆应通过坚持以档案管理工作目标为指向，认真详细地安排每天、周和每月的预期目标和工作计划，记录和监督好各项流程。通过结合国能准能集团档案馆管理工作的实际情况，设计出相应的工作绩效评价体系以及科学合理的激励机制，注重档案管理的结果和成效。为有效提升档案管理工作的效率，国能准能集团档案馆需要保证其档案管理目标符合未来自身发展需求，构建出完善的档案管理制度。通过全面了解国能准能集团档案馆管理工作特点，明确档案制度创新方式和方向，构建出科学合理的管理制度。同时注意在实际的创新过程中，一定程度上约束单位领导，同时能够制约档案管理人员，保证其工作的规范性和独立性。不仅如此，为了能够促进档案管理人员工作的持续稳定、有效开展，需要积极实施有效的奖惩措施。六、有效创建建设项目档案管理软硬件建设工作在新时代背景下，构建电子信息化档案管理模式应当加强硬件和软件设施建设，为档案的有效管理提供良性支撑。需要明确的是，在电子信息档案管理模式中，网络档案系统是其得以运行的基础，所以应建立统一的标准和系统，加强做好网络档案系统构建成为必然选择。同时，要实现“文档一体化”，进一步健全档案管理体系，融入数字化档案信息平台，有力促进档案管理的规范化、制度化和数字化水平，为企业高质量发展提供有力的档案资源支持。例如，国能准能集团档案馆首先应当实现对档案录入数据格式的统一，实现归档的规范化管理。其次，对档案资料实现分级管理，切实保证其安全性，设置出档案管理规范制度加以约束。在管理和使用档案的过程中，加快信息化建设速度，所有用户均应规范性和科学性的使用，遵循既定要求和规范。最后，要从构建档案服务网络平台方面入手，更好地实现应用档案管理电子信息化系统，充分发挥出档案管理电子信息化系统的作用和价值。在具体的实施过程中，“文档一体化”是实现文秘管理与档案管理高效结合的必由之路，推进“文档一体化”能够有效保证文件内容的完整性、原始数据结构的一致性，实现文件生成、办理到档案归档的全过程管理。针对当前国能准能集团的工作实际，应积极推进 OA 办公系统调试应用，确定 OA 系统管理员按照要求完善文档处理流程，充分发挥 OA 办公系统潜力，促进文档信息化管理水平的提升，实现 OA办公系统与数字化档案馆顺利接口，为有序推进数字化档案管理奠定坚实的基础。此外，国能准能集团档案馆应充分利用摄影、扫描等器具，开展数字化档案信息的制作、归类、录入等方面的工作，同时进一步扩大档案信息资源收集范围，让档案资源逐步拓展到语音、视频、图形图像等方面，切实做好档案数字化的基础性工作，保证数字化档案建设工作稳步实施。新时代，国能准能集团有限责任公司档案馆管理工作应当按照行业发展实际情况和建设项目的特殊性，注重档案管理体系和制度建设，积极探索新的档案工作方式和管理模式，提升档案管理效率和质量，充分发挥信息技术的优势和作用，进一步提升公司档案馆的档案管理工作水平，促进企业在激烈的市场竞争中实现高质量的发展。参考文献 1 李善.科学化管理在医院建设项目档案管理工作中的应用 J.城建档案,2021(10).2 王金财.企业建设项目档案管理工作中存在的问题与解决方法 J.机电兵船档案,2021(05).3 李玲霞.水利工程建设项目档案管理常见问题及解决对策探讨 J.海河水利,2021(02).4 曹倩.新时期建设项目档案管理工作方法创新思路探讨 J.办公室业务,2021(07).5 曹丙贵,巫彩云.水利水电工程档案管理工作研究评水电建设项目档案管理实务J.人民黄河,2020(08).6 张绍斌,潘叶辉,李军,巫建文.广东省普通公路建设项目档案管理存在问题及对策 J.广东公路交通,2020(03).责编：蒋立民