健康中国背景下职业健康检查档案管理现状调查分析_张莉.pdf

调 查 报 告112档案管理2/2023总第261期健康中国背景下职业健康检查档案管理现状调查分析张 莉，李 雯，钱鸣崎，潘红英摘 要：职业健康检查工作是健康中国战略的重要组成部分，职业健康检查档案记录了职业健康检查工作中的重要信息和数据，是衡量职业健康检查工作水平的重要指标之一。因此，规范职业健康检查档案管理，能够更好地提升新时期职业健康检查工作水平。本文以苏州大学附属第二医院的职业健康检查档案管理作为研究对象，分析了职业健康检查档案管理中存在的问题，并提出了档案规范化管理的具体对策。关键词：健康中国；职业健康检查；档案Abstract:Occupational health examination is an important part of the healthy China strategy.Occupational health examination archives record important information and data in occupational health examination and are one of the important indicators to measure the level of occupational health examination.Therefore,standardizing the management of occupational health examination archives can better improve the level of occupational health examination in the new era.This paper takes the management of occupational health examination archives of the Second Affiliated Hospital of Suzhou University as the research object,analyzes the problems in the management of occupational health examination archives,and puts forward specific measures for the standardized management of archives.Keywords:Healthy China strategy;Occupational health examination;Archives1 引言2019年，国务院印发了关于实施健康中国行动的意见并成立了健康中国行动推进委员会，制定和发布了健康中国行动(20192030年)，1强调人民健康是民族昌盛和国家富强的重要标志。其中，“职业健康保护行动”举措体现了国家对于职业健康的重视。据统计，我国是世界上劳动人口最多的国家，2017年我国就业人口为7.76 亿人，占总人口的55.8%。职业健康检查正是职业健康工作的重要内容之一。为了规范和提高职业健康检查质量和服务水平，2019年5月，国家卫生健康委办公厅印发了关于贯彻落实职业健康检查管理办法的通知，同时，中国疾控中心也出台了职业健康检查质量控制规范，对职业健康检查质控工作提出具体标准，其中明确将职业健康检查档案管理作为职业健康检查质量管理体系建设的内容之一。本文结合苏州大学附属第二医院(以下简称：苏大附二院)职业健康检查档案管理现状，探讨职业健康检查档案规范化管理的对策，以期充分发挥档案价值，增加职业健康检查管理的规范化与透明度，切实发挥其对劳动者职业健康的保障作用，助力健康中国建设。2 职业健康检查档案管理现状调查苏大附二院始建于1988年，又名核工业总医院，是一所集医疗、教学、科研、预防、核应急等为一体的三级甲等医院。目前，医院共设床位2050张，现有临床科室34个，医技科室14个，教研室26个，在职员工3300人。医院于2009年取得职业健康检查机构资质，体检中心是医院内部承担职业健康检查的科室，体检场所占地面积约1800平方米，负责职业健康检查的工作人员有60余名，医院主要开展接触粉尘类、接触化学因素类、接触物理因素类、接触放射因素类、接触其他类(特殊作业类)作业人员的上岗前、在岗期间和离岗时的职业健康检查。2018年-2021年每年完成职业健康检查分别为14261、13613、10211、15027人次。2022年初，随着职业健康检查业务量的增加，职业健康检查档案也越来越多，档案有序管理的迫切性逐步显现。在此背景下，本文对医院职业健康检查档案的管理现状开展了调研。2.1 档案管理意识淡薄。医院业务部门对档案管理的重要性认识不足，重业务发展、轻档案管理，对档案管理所需的人、财、物投入有限，没有意识到职业健康检查档案里蕴含的信息资源价值，从而忽视了档案管理的规范性和有效性要求，难以发挥档案作用。2由于职业健康检查工作主要由医院体检中心负责，而体检中心大部分工作人员缺乏档案技能培训，档案专业知识匮乏，加上缺乏有效约束，造成职业健康检查档案管理水平较低，客观上造成职业健康检查档案工作被边缘化、孤立化。2.2 规章制度不够健全。随着健康中国战略的实施，国家层面针对职业健康检查工作制定了不少管理规定，如职业健康检查管理办法(国家卫健委令2019第2号)、职业健康检查质量控制规范(中疾控公卫发201945号)等。这些管理规定中的部分内容提及档案管理，但这些相关条款仅对职业健康检查档案提出了总体管理要求，到目前为止，尚未有国家层面统一的职业健康检查文件材料归档标准具体细则和操作规程。在地方层面，出现过具有职业健康检查档案管理针对性的规章制度，如：2006年9月浙江省颁布实施浙江省职业健康检查档案管理规定，但该规定距今已经16年，无法适应新的形势。因此，缺乏统一的具有针对性和操作性的职业健康检查档案管理参考标准，也导致了职业健康检查档案管理的不规范。2.3 档案管理质量有待提高。以苏大附二院为例，职业健康检查档案长期存放在体检中心，而体检中心工作人员DOI:10.15950/ki.1005-9458.2023.02.018 调 查 报 告113档案管理2/2023总第261期档案管理投稿信箱：缺乏专业档案知识，且身兼数职，投入时间精力不足，往往只是将文件材料放入文件盒中集中存放。而职业健康检查工作具有持续性的特点，这决定了职业健康检查档案的内容也是不断动态更新的，如不及时按规定收集整理归档，势必会对档案的完整性、准确性、系统性和有效性造成影响，最终导致档案管理质量不高。2.4 管理手段落后。目前医院的职业健康检查档案仍在采用传统的纸质档案管理模式，但随着国家对于职业健康的重视，参加职业健康检查的劳动者数量在逐年递增，产生档案数量也越来越多，这种情况下传统的管理模式显然无法满足现代管理的需要，很容易出现档案错乱遗漏、查阅检索不便、利用率低、实时动态信息更新困难等问题。3与此同时，随着信息化技术不断普及，医院已经采用了职业健康检查管理系统，但却忽略了该系统中电子文件的归档问题，并未将文档管理模块提前嵌入职业健康检查业务系统。因而，可能会导致业务系统产生的电子文档信息处于无序或失控状态，不利于对电子档案信息资源的后续开发和利用，难以发挥档案信息服务的功能。3 职业健康检查档案规范化管理对策3.1 加强宣传，营造规范管理氛围。医院上下首先要认识到职业健康检查档案规范化管理的现实意义，才能共同促进职业健康检查档案工作的顺利开展。首先，要从增强核心管理者的档案意识入手，增加医院领导对职业健康检查档案管理的重视度，将档案工作与职业健康检查工作同时部署、同时检查和同时考核。其次，应当增强档案工作者的责任感，主动学习了解职业健康检查工作相关业务知识，深入职业健康检查档案业务指导工作当中，规范归档工作。最后，还应当提升档案形成者，也就是体检中心工作人员的档案收集意识，做好档案前端控制，使档案从产生开始就纳入规范管理的轨道。3.2 建章立制，夯实规范管理之基。建立健全职业健康检查档案工作相关管理制度，可以为档案规范管理奠定基础。首先，国家和地方卫生及档案行政管理部门加强顶层设计，制定统一的职业健康检查档案管理制度。其次，医院体检中心和档案管理部门可以依据上级部门颁布的标准，联合制定医院内部的职业健康检查档案管理制度，明确归档范围、职责划分和管理措施，使职业健康检查档案管理的各个环节都有章可循，保证从签订职业健康检查委托合同或协议开始，到健康检查结束出具报告各阶段形成材料的收集齐全，规范管理，从而推动职业健康检查档案管理工作落地落实。以江苏省为例，根据江苏省职业健康检查机构重点职业病监测及信息报告质量控制考核表中对建立档案遵循的“一企一档”的要求，为了与之相匹配，职业健康检查档案可以参照科学技术档案案卷构成的一般要求(GBT 11822-2008)进行组卷整理，按“一个单位为一卷”的原则进行组卷，案卷名称由“用人单位全称-年度”组成，用人单位全称后可以注明“社会统一信用代码”，便于后续检索利用，案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列。由于职业健康检查工作是定期开展的，随之产生的档案材料也是不断增加，内容不断增长丰富。而职业健康检查管理办法中规定职业健康检查档案保存时间应当自劳动者最后一次职业健康检查结束之日起不少于15年，因此无法设定具体的保存年限，建议将保存期限设为长期。3.3 优化协同，明晰规范管理之径。首先，要落实档案管理责任，明确分工，共同协作，从职业健康检查准备阶段、实施阶段、总结阶段、立卷归档阶段明晰档案管理流程，明确每一个环节的具体工作要求，对阶段性产生的文件资料的完整性、真实性、合理性及合规性等进行检验，保障档案管理质量。体检中心可以指定一名兼职档案员，将其纳入医院档案管理网络，并组织其参加档案知识培训，及时收集整理职业健康检查工作过程中产生的文件资料。同时，为了满足此类档案日常利用和实时更新的需求，可根据实际灵活选择档案集中存放地点。如果档案实体由体检中心保存，可由体检中心定期向档案管理部门报送目录，便于医院层面掌握档案整体情况。档案部门则可定期开展业务指导和检查，将档案管理纳入部门考核工作，对归档材料质量进行把控，及时提出整改意见并督促改进，全面提高职业健康检查档案管理水平。3.4 信息化管理，探索科学管理之路。“推进信息化建设，提升职业健康管理效能。”是国家职业病防治规划(2021-2025年)的主要任务之一，其中特别指出：要“规范职业健康信息管理，保障数据安全。强化数据统计与分析，充分发挥数据在职业健康监管决策中的作用。”而职业健康检查档案中包含的信息数据正是职业健康大数据的重要组成部分。因此，医院应当主动思考如何实现将档案管理系统与职业健康检查管理系统的有效衔接的问题，理顺档案数字化建设思路。4档案管理部门、体检部门和信息部门要协作沟通，制定方案实现业务系统与档案系统之间的信息交互和集成，确保职业健康检查管理系统中产生的电子文件安全可控、科学规范。同时，遵循“存量数字化，增量电子化，利用网络化”的思路，逐步完成存量纸质档案的数字化扫描与挂接，实现其从纸质向电子形式的转换，建立健全职业健康检查基础数据库，为全国职业健康管理信息平台建设奠定基础，最终能够向社会提供客观、真实、准确的数据，提升职业病患者保障水平，为劳动者提供精准健康服务。不但以关系图谱的形式表现人物收发信函、电报的往来关系，而且上载了馆藏盛宣怀档案扫描件供读者查阅利用。1.4“记忆高迁”数字记忆。“记忆高迁，爰得我所高迁数字记忆”项目依据“多维叙事”的理念，以“前站后库”架构同步建设“记忆高迁”网站和“高迁数字资源库”，设计相关数字创意产品，旨在对高迁古村历史文化进行数字化保护与传承。8“高迁数字资源库”中的数字资源分别以文献遗产、建筑空间、家族先贤和精神文化等主题进行分类管理，并以关联实体方式对文本资源进行深度标签化，为更深层次的文本挖掘和数据关联奠定基础。项目利用知识图谱工具Protg软件创建本体网络-高迁古村文脉图谱，实现了面向内容的语义组织，形成古村落实体库，并以可视化的形式呈现。9参考文献：1李涛,李霜.健康中国战略与职业健康保护J.中国职业医学,2020,47(05):505-511.2张伟娟.医院健康体检档案规范化管理刍议J.浙江档案,2019,(01):62-63.3黄升,封承勇,高恩革,等.攀钢(集团)公司职业卫生档案的管理系统J.职业与健康,2010,26(08):933-937.4陈娜,李静芸,樊晶光,等.我国职业健康信息系统建设现状及对策研究J.中华劳动卫生职业病杂志,2021,39(04):274-277.（作者单位：1.苏州大学附属第二医院 张莉，硕士，副研究馆员；李雯，硕士，馆员；钱鸣崎，学士，医师；2.苏州市卫生健康委员会职业健康处 潘红英，处长 来稿日期：2022-10-24）