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档案管理制度

第一章 总则
第一条 为加强协会档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护协会正当权益，特制订本要求。
第二条 本要求所称档案是指过去和现在协会各级部门及会员从事协会相关活动中所直接形成对协会有保留
价值多种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不一样形式历
史统计。
第三条 协会及各部门、会员有保护档案义务。
第四条 档案工作实施统一领导，分级保管、分级查阅标准，进行科学化、网络化管理。
第二章 档案机构及其职责
第五条 协会各部门指定专员负责档案管理工作（即资料员）。
第六条 档案工作由会长统一领导，办公室负责接收，搜集、整理、立卷、保管，并监督各部门档案工作。
第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采取科学手段，逐步实现档案管理科学化。
第三章 档案管理
第八条 整理措施：
1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。
2. 步骤：
A. 搜集
文书档案：立年卷，当年立前十二个月卷，并预立当年卷。
活动档案：立项目卷，项目完成立卷归档，未完成项目资料整理成册。
B. 整理 依据类别和时间整理。
C. 分类 依据各部门工作性质分类。
D. 立卷 区分不一样价值确定保管期限：永久、长久、短期。
第九条 过程管理：
1. 属于协会保管档案：协会各部门资料员做好平时文件预立卷工作，并在项目结束后或在每学期第
十八周本学期需归档预立卷文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。
2. 属部门保管档案：各部门保管者在每学期第十八周将档案总目录、预立卷材料目录汇编成册上交办
公室。
第十条 监督：办公室依据各部门和各部门上报档案总目录、预立卷材料目录，进行定时或不定时检验，监
督各部门及各部门档案管理工作。
第十一条 销毁：须报执委会同意，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
第十二条 协会档案分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按相关档案分类及编号要求操作。
第十三条 在业务中对外签署多种经济协议按《协议管理要求》处理。
第十四条 借阅：因协会工作需要借阅文档，应填好档案查阅单，会员不得随意外带相关协会关键文件材料，
确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必需妥
善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
第十五条 分级查阅：具体查阅分档，协会拥有绝正确制订权。
第四章 档案备份制度
第十六条 企业全部有价值文件、报表、业务统计等必需备份。
第十七条 各部门应尽可能采取电脑管理和工作，便于业务资料数字化处理和保留。对存入电脑资料、档案，按
《计算机管理措施》管理。
第十八条 备份盘和源盘应分开存放，协会备份盘应在协会外由会长保留。
第五章 处理条例
第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给对应处罚并报学校管理部门。
1. 毁损、丢失或私自销毁协会档案
2. 私自向外界提供、抄摘协会档案
3. 涂改、伪造档案
4. 未立即上报归档或管理不善档案管理者
5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）
第六章 责任
第二十条 本制度监督责任部门为协会办公室，第一责任人为各部门指定资料员；第二责任人为资料员所在部门
部门责任人。
第七章 附则
第二十一条 本制度适适用于蓝色力量协会各会员各部门。
第二十二条 本制度由蓝色力量协会执委会审定，办公室制订补充实施。