企业行政事务管理制度样本.doc

制度名企业行政事务管理制度电子文件编码GLZD208页码4-1第一条 总则1.为加强企业行政事务管理，理顺企业内部关系，使 各项管理标准化、制度化，提升办事效率，特制订本要求。2.本要求所指行政事务包含档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办 公及劳保用具管理、库房管理、报刊及邮发管理等。第二条 档案管理1.归档范围：企业计划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情 况、人事档案、会议统计、决议、决定、委任书、协议、协议、项目方案、通 告、通知等含有参考价值文件材料。2.档案管理要指定专员负责，明确责任，确保原始资料及单据齐全完 整，密级档案必需确保安全。3.档案借阅和索取：(1)总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可经过档案管理人 员办理借阅手续，直接提档；(2)企业其它人员需借阅档案时，要经主管副总经理同意，并办理借阅手续。借阅档案必需珍惜，保持整齐，严禁涂改，注意安全和保密，严禁私自翻 印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必需由 总经理同意方可摘录和复制；通常内部档案经总经理办公室主任同意方可摘录 和复制。4.档案销毁：(1)任何组织或个人非经许可无权随意销毁企业档案材料；(2)若按要求需要销毁时，凡属密级档案须经总经理同意后方可销毁；通常内 部档案，须经企业办公室主任同意后方可销毁。签发人责任人署名制度名企业行政事务管理制度电子文件编码GLZD208页码4-2(3)经同意销毁企业档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专员监督销毁。第三条 印鉴管理1.企业印鉴由总经理办公室主任负责保管。2.企业印鉴使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖 章，如违反此项要求造成后果由直接责任人员负责。3.企业全部需要盖印鉴介绍信、说明及对外开出任何公文，应统 一编号登记，以备查询、存档。4.企业通常不许可开具空白介绍信、证实，如因工作需要或其它特殊情况 确需开 具时，必需经主管副总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必需向企业汇报 其介绍信用途，未使用必需交回。5.盖章后出现意外情况由同意人负责。第四条 公文打印管理1.企业公文打印工作由总经理办公室负责。2.各部室打印公文或其它资料须经本部门责任人签字，交电脑部 打印，按价计费。3.企业各部、室全部打印公文、文件，必需一式三份，交总经理办 公室留底存档。第五条 办公及劳保用具管理1.办公用具购发：(1)每个月月底前，各部、室责任人将该部门所需要办公用具制订计划提交总 经理办公室；(2)总经理办公室指定专员制订每个月办公用具计划及预算，经主管副 总经理审批后负责将办公用具购回，依据实际工作需要有计划地分发给各个部、室，由部、 室主任签字领回签发人责任人署名制度名企业行政事务管理制度电子文件编码GLZD208页码4-3(3)除正常配给办公用具外，若还需用其它用具须经总经理办公室主任同意方可领用；(4)企业新聘工作人员办公用具，办公室依据部、室责任人提供名单和用具 清单，负责为其配齐，以确保新聘人员正常工作；(5)负责购发办公用具人员要做到办公用具齐全、品种对路、量足质优、库 存合理、开支合适、用具保管好；(6)负责购发办公用具人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要 由领取人员签字；(7)办公室用具管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格根据 规章制度办事，不许可非工作人员进入库房。2.劳保用具购发：劳保用具配给，由总经理办公室依据各部、室实际工作需要统一购置、统 一发放。第六条 库房管理1.库房物资存放必需按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。2.采购人员购入物品必需附有合格证及入库单，收货时要当面点 清数目，检验包装是否完好，如发觉短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发觉实物和入库 单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知相关责任人。3.物资入库后，应该日填写帐卡。4.严格实施出入库手续，物资出库必需填写出库单，经企业办公室 主任同意后方可出库。5.库房物资通常不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理同意 ，办理外借手续。 签发人责任人署名制度名企业行政事务管理制度电子文件编码GLZD208页码4-46.严格管理帐单资料，全部帐册、帐单要填写整齐、清楚、计算 正确，不得随意涂改。7.库房内严禁吸烟，严禁无关工作人员入内，库内必需配置消防 设施，做到防火、防盗、防潮。第七条 报刊及邮发管理1.报刊管理人员每六个月根据企业要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理相关订阅手续。2.报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记， 并分别送到相关部门。相关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一 保管、存档备查。3.任何人不得随意将报刊挪作她用，若需处理，需经总经理办公 室主任同意。 第八条 附则1.企业办公室负责为各部室邮发信件、邮件。(1)私人信件，一律实施自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局；(2)全部公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；(3)控制各类挂号信。凡因公需挂号者，须经各部室主任同意，总经理办公室登记后方可邮发。2.本要求如有未尽事宜或伴随企业发展有些条款不适应工作需 要，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。3.本要求解释权归总经理办公室。4.本要求从公布之日起生效。签发人责任人署名