企业行政事务管理制度样本.doc

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企业行政事务管理制度
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第一条 总则
1.为加强企业行政事务管理，理顺企业内部关系，使 各项管理标准化、制度化，提升办事效率，特制订本要求。
2.本要求所指行政事务包含档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办 公及劳保用具管理、库房管理、报刊及邮发管理等。
第二条 档案管理
1.归档范围：
企业计划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情 况、人事档案、会议统计、决议、决定、委任书、协议、协议、项目方案、通 告、通知等含有参考价值文件材料。
2.档案管理要指定专员负责，明确责任，确保原始资料及单据齐全完 整，密级档案必需确保安全。
3.档案借阅和索取：
(1)总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可经过档案管理人 员办理借阅手续，直接提档；
(2)企业其它人员需借阅档案时，要经主管副总经理同意，并办理借阅手续。
借阅档案必需珍惜，保持整齐，严禁涂改，注意安全和保密，严禁私自翻 印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必需由 总经理同意方可摘录和复制；通常内部档案经总经理办公室主任同意方可摘录 和复制。
4.档案销毁：
(1)任何组织或个人非经许可无权随意销毁企业档案材料；
(2)若按要求需要销毁时，凡属密级档案须经总经理同意后方可销毁；通常内 部档案，须经企业办公室主任同意后方可销毁。

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(3)经同意销毁企业档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专员监督销毁。
第三条 印鉴管理
1.企业印鉴由总经理办公室主任负责保管。
2.企业印鉴使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖 章，如违反此项要求造成后果由直接责任人员负责。
3.企业全部需要盖印鉴介绍信、说明及对外开出任何公文，应统 一编号登记，以备查询、存档。
4.企业通常不许可开具空白介绍信、证实，如因工作需要或其它特殊情况 确需开 具时，必需经主管副总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必需向企业汇报 其介绍信用途，未使用必需交回。
5.盖章后出现意外情况由同意人负责。
第四条 公文打印管理
1.企业公文打印工作由总经理办公室负责。
2.各部室打印公文或其它资料须经本部门责任人签字，交电脑部 打印，按价计费。
3.企业各部、室全部打印公文、文件，必需一式三份，交总经理办 公室留底存档。

第五条 办公及劳保用具管理
1.办公用具购发：
(1)每个月月底前，各部、室责任人将该部门所需要办公用具制订计划提交总 经理办公室；
(2)总经理办公室指定专员制订每个月办公用具计划及预算，经主管副 总经理审批后负责将办公用具购回，依据实际工作需要有计划地分发给各个部、室，由部、 室主任签字领回

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(3)除正常配给办公用具外，若还需用其它用具须经总经理办公室主任同意方可领用；
(4)企业新聘工作人员办公用具，办公室依据部、室责任人提供名单和用具 清单，负责为其配齐，以确保新聘人员正常工作；
(5)负责购发办公用具人员要做到办公用具齐全、品种对路、量足质优、库 存合理、开支合适、用具保管好；
(6)负责购发办公用具人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要 由领取人员签字；
(7)办公室用具管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格根据 规章制度办事，不许可非工作人员进入库房。
2.劳保用具购发：
劳保用具配给，由总经理办公室依据各部、室实际工作需要统一购置、统 一发放。
第六条 库房管理
1.库房物资存放必需按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
2.采购人员购入物品必需附有合格证及入库单，收货时要当面点 清数目，检验包装是否完好，如发觉短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发觉实物和入库 单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知相关责任人。
3.物资入库后，应该日填写帐卡。
4.严格实施出入库手续，物资出库必需填写出库单，经企业办公室 主任同意后方可出库。
5.库房物资通常不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理同意 ，办理外借手续。

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6.严格管理帐单资料，全部帐册、帐单要填写整齐、清楚、计算 正确，不得随意涂改。
7.库房内严禁吸烟，严禁无关工作人员入内，库内必需配置消防 设施，做到防火、防盗、防潮。
第七条 报刊及邮发管理
1.报刊管理人员每六个月根据企业要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理相关订阅手续。
2.报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记， 并分别送到相关部门。相关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一 保管、存档备查。
3.任何人不得随意将报刊挪作她用，若需处理，需经总经理办公 室主任同意。
第八条 附则
1.企业办公室负责为各部室邮发信件、邮件。
(1)私人信件，一律实施自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局；
(2)全部公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；
(3)控制各类挂号信。凡因公需挂号者，须经各部室主任同意，总经理办公室登记后方可邮发。
2.本要求如有未尽事宜或伴随企业发展有些条款不适应工作需 要，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。
3.本要求解释权归总经理办公室。
4.本要求从公布之日起生效。

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