总裁办文秘主管职务说明书样本.doc

总裁办文秘主管职务说明书
岗位编号： 编写日期：
岗位编号：
职位名称：文秘主管
工资等级：
工资水平：
定员人数：1人
所在部门：总裁办公室
直接上级：总裁办公室主任
所辖人员：共2人，机要秘书，打字员
编写人：
审定人：
本职概述： 主管文秘工作，起草集团企业文字材料，负责总裁办公会会务安排和督办工作，负责集团关键接待活动，办理领导交办临时性事务等
职责一：主管文秘工作
平均占工作时间百分比：20%
工作任务

序号
工作内容
工作标准
1
指导文字秘书、机要秘书、打字员工作
文秘工作安排有序，任务完成立即到位
序号
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
续1
领导权
全部
日常
集团领导、主任及下属人员

职责二：起草集团企业文字材料，审核文字秘书和相关部门起草文字材料
平均占工作时间百分比：30%
工作任务
序号
工作内容
工作标准
1
起草集团企业文字性材料
符合领导要求，按时完成任务
2
审核文字秘书和集团相关部门起草文字材料
内容符合企业要求，无重大文字错误
序号
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
续1
实施权
全部
日常
集团领导、总裁办主任等

续2
审核提议权
部分
日常
文字秘书、集团各部门

职责三：总裁办公会会务安排、会议统计，起草会议纪要，督办议定事项
平均占工作时间百分比：30%
工作任务
序号
工作内容
工作标准
1
依据总裁要求安排总裁办公会，作会议统计
会议安排有序，会议纪录正确完整
2
起草会议纪要，会后负责议定事项督办和反馈
会议纪要起草下发立即，督办反馈立即
序号
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
续1
实施权
全部
日常
集团企业领导、各部门

续2
实施、监督权
部分
日常
集团各部门

职责四：负责集团关键接待活动，办理领导交办临时性事务等
平均占工作时间百分比：15%
工作任务
序号
工作内容
工作标准
1
负责集团关键接待活动
接待工作不出大纰漏
2
办理领导交办临时性事务
根据领导要求立即完成任务
序号
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
续1
实施权
关键责任
偶然
集团领导、总裁办人员等

续2
实施权
全部
偶然
集团领导、总裁办主任等

职责五：进行综合调研，搜集、处理职员合理化提议
平均占工作时间百分比：5%

序号
工作内容
工作标准

1
进行综合调研，搜集、整理各类信息，为领导提供参考
客观、全方面、立即

2
搜集、处理职员合理化提议
处理立即，件件有结果，件件有回复

序号
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系

内部关系
外部关系

续1
提议权
关键责任
定时
集团各部门

续2
实施提议权
关键责任
日常
集团领导、相关部门

任职资格（胜任本岗位工作基础要求）：
职业道德
老实可靠，有强烈事业心和责任感
教育水平、职称
国民教育系列本科以文化程度，中级秘书以上资格
参考专业
汉字、经济、管理等专业
工作经验
三年以上文秘工作经验
相关知识
公文写作处理相关知识，企业管理基础理论，行政管理相关知识、档案管理相关知识
相关技能
写作能力，交际能力，组织协调能力，计算机操作技能，学习能力
身体条件
精力充沛，身体健康
年纪条件
35岁以下
其它：
所需工具/设备
计算机
工作环境
独立工作间
工作时间特征
正常工作时间
备注: