公司采购合同管理规范样本.doc

1．0目标：为明确要求企业协议管理程序，特制订本管理要求。
2．0适用范围：本管理手册适适用于企业采购部门全体职员。
3．0相关文件
3．1 《供给商管理规范》 GH-PU-WI-004
4．0名词解释
（无）
5．0职责
5．1 职责：
严格审查 供给商资格，确定双方合作内容和条款，维护企业利益，遵守审批手续，加强供给商协议管理。
6．0作业程序
6．1采购协议签署标准：
6．1．1 签署协议供给商必需含有法人资格。
6．1．2 采购协议必需正当。
6．1．3 签署协议必需坚持平等互利，充足协商标准
6．1．4 签署协议必需坚持等价、有偿标准
6．1．5 采购协议应该采取书面形式
6．1．6 采购协议应该双方协议公章方才有效
6．2 采购协议内容：
6．2．1 协议标：设备、商品品名
6．2．2 商品条形码、品种、数量、规格，此项数据通常附在价格表上，如此，采购协议上必需注明价格表为协议附件
6．2．3 使用电脑系统超市一定要求供给商商品带有条形码（部分生鲜食品除外）
6．2．4 商品品种应具体，避免使用综合品名
6．2．5 商品规格应要求具体颜色、式样、尺码和牌号等
6．2．6 商品数量必需以超市实际销售单位为最小单位
6．2．7 商品质量和包装：协议上必需注明商品包装方法，协议上应有具体质量确保条款。
6．2．8 协议上有明确包换、包修、包退条款
6．2．9 商品价格和结算方法：
A． 不管以何种方法报价，价格表上必需注明确切商品进价
B． 协议上必需要求明确商品结算方法和程序
6．2．10 交货期限、地点和送货方法：
A． 协议上必需明确注明交货时间、地点
B． 有配送中心超市可注明送货至配送中心
6．2．11 对于新供给商，通常先签署3个月试销协议，如三个月内销售情况良好再续约
6．2．12 商品验收方法：协议上必需注明验收标准，协议上必需注明验收方法、期限和地点
6．2．13 违约责任：注明违约行为，通常以下三种行为为违约行为：
A． 不按协议要求商品数量、品种、规格供给商品
B． 不按协议中要求商品质量标准交货
C． 逾期发送商品
D． 注明违约责任
6．2．14 协议变更和解除条件
A． 协议中应要求在什么情况下可变更或解除协议，什么情况下不可变更或解除协议
B． 协议中应注明经过什么手续来变更或解除协议
6．3 采购协议签署程序：
供给商提供样品、
资料经过审核
供给商经过谈判，
符合我方各方面要求

采购主管填写采购
协议申请单

供给商填署空白超市采购协议，并和价格表一并盖章

采购员审核署名并将采购协议上交采购经理

采购经理审核并署名，
呈交采购总监审核

采购总监审核、署名

协议生效

6．4 采购协议归档管理和跟进
6．4．1 采购协议归档管理：
A． 根据商品种类分类归档
B． 采购协议复印件和供给商档案归档
C． 采购协议原件单独归档、统一管理

6．4．2采购协议跟进：
A． 以采购协议条款检验供给商表现
B． 采购协议期限预警
C．在采购协议期限前30天对供给商表现做综合评定以确定是否续约
D．可在电脑系统中设定协议期限预警程序