公司档案管理制度模板样本.doc

档案管理制度第一章 总则 第一条 为了加强企业系统档案管理，实现档案管理规范化、制度化、愈加好地为企业各项工作服务，依据中国档案法相关要求，结合企业实际情况，特制订本措施。 第二条 凡企业各部门在工作活动中形成，含有查考利用价值文件材料，必需按要求定时向企业档案室移交，集中管理，任何部门和个人不得据为已经有。 第三条 各部门领导应重视本部门文件资料管理和文书立卷工作，配置专职或兼职人员负责此项工作。 第四条 企业系统文书立卷工作和档案管理工作由企业办公室负责监督和指导。第二章 归档范围 第五条 通常反应企业工作活动、含有查考利用价值文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。 第六条 上级机关文件材料应归档有：（一）上级机关颁发需要企业落实实施文件材料；（二）党和国家领导人及上级机关相关领导视察、检验企业工作时关键指示、讲话。题词、照片和有特殊保留价值录音、录像等声像材料及登载相关内容报刊。（三）代上级机关草拟并被采取为文件定稿和印本。（四）其它文件材料。 第七条 企业文件材料应归档有：（一）企业颁发（包含转发及其它部门联合颁发）多种正式文件签发稿、印本、关键文件修改稿。（二）企业请求和上级机关批复文件，各部门、各专业企业、各子企业及其它各所属企业请求和本企业批复文件；（三）企业及各部门工作计划、总结、汇报；（四）企业召开多种会议全套文件和会议形成声像材料；（五）企业领导公务活动形成关键文件、电报、电话统计，从外部带回和企业相关文件材料；（六）企业领导或各部门相关责任人代表企业对电视台、广播电台及报刊记者新闻公布稿和声像材料、撰写专题文章及在外部关键讲话稿本；（七）反应企业经营和管理专业文件材料，如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生多种文件、资料、协议、样票等；（八）企业或企业汇总统计报表和统计分析资料；（九）企业及各部门成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；（十）企业及各部门制订规章制度等；（十一）企业历史沿革（包含企业介绍）、大事记、年鉴，反应企业关键活动、事件剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性实物及展览照片、录音、录像等文件材料；（十二）企业编印企业要闻、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物定稿、样本；（十三）企业及各部门干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职员录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成文件材料；（十四）企业干部、职员、党员、团员名册、报表；（十五）企业外事活动中形成请示、汇报、计划、考察总结、关键简报、会议纪要、会谈统计、声像材料、有参考价值材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（十六）企业处理法律纠纷问题形成文件材料；（十七）企业或部门和相关部门签署多种协议、协议书等文件材料；（十八）企业固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；（十九）企业购置大型设备和基建工作中形成凭证、协议协议、图纸文件材料。 （二十）质量体系运行中全部技术文件和资料。第八条 同级机关和非隶属机关文件材料应归档有：（一）同级机关和非隶属机关颁发非本企业经营范围但需要实施法规性文件；（二）相关业务机关检验本企业工作形成关键文件；（三）同级机关和非隶属机关和本企业联络、协商工作来往文件。第三章 立卷归档要求 第九条 企业各部门应在每十二个月3月底以前将上年度办理完成、需归档文件材料整理、立卷，向企业办公室移交。 第十条 各部门必需严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。 第十一条 各部门向企业办公室移交档案时，要严格推行移交手续。 第十二条 归档案卷总要求是：遵照文件材料形成规律和特点，保持文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：（一）归档文件材料种类、份数和每份文件页数均应齐全完整。归档项目档案应包含以下文件：项目提议书、可行性研究汇报、立项批复、项目评定汇报、同意项目文件、协议、协议、营业执照（复印件）、章程、项目人员任免文件，相关项目业务多种意向书、纪要、备忘录、电话统计、请示、汇报、批复及其它相关项目业务音像制品等。（二）在归档文件材料中，应将每份文件正件和附件、印件和定稿、请示和批复、转发文件和原件、多个文字形成同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。（三）卷内文件材料应区分不一样情况进行排列，密不可分文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（四）卷内文件材料应按排列次序依次编写页号或件号。装订案卷，应统一在有文字每页材料正面右上角、后面左上角填写页号；不装订案卷，应在卷内每份文件材料右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料后面编号。（五）永久、长久和短期案卷必需按要求格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有虽有题名无实质内容也应重新拟写：没有责任者、年、月、日文件材料要考证清楚，填入相关项内；卷内文件目录放在卷目。（六）声像材料应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点、中心内容和责任者。（七）本企业各部门及各专业企业立卷所需案卷封皮、卷内文件目录表由企业办公室统一发给。第四章 档案保管期限 第十三条 文书档案保管期限定为永久、长久和短期三种。长久为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。 第十四条 确定企业档案保管期限标准（一）通常反应企业关键职能活动和基础历史面貌，对本企业有长远利用价值档案，列为永久保管。（二）通常反应企业通常活动，在较长久时间内对企业工作有查考利用价值文件材料，列为长久保管。（三）通常在较短时间内对企业有参考价值文件材料，列为短期保管。第五章 档案判定和销毁 第十五条 企业办公室秘书处对所保留档案定时进行判定，对于保留期限已满档案材料，按要求进行销毁。 第十六条 档案判定工作由办公室主持，相关部门参与，组成档案判定小组，对被判定档案进行逐件审查，提出存毁意见。 第十七条 档案材料判定小组审定，并经企业相关领导同意后，方可销毁。 第十八条 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。第六章 档案借阅 第十九条 企业各部门因工作需要，借阅本部门业务档案需经本部门领导同意，然后到企业办公室填写档案借阅单，方可借阅。 第二十条 企业各部门借阅非本部门业务档案须经档案所属部门同意或企业领导同意。 第二十一条 借阅档案必需严格推行登记手续，归还档案要进行检验、清点，并在登记薄上注销。 第二十二条 借阅人不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任同意。 第二十三条 借阅档案用完后，应立即归还，借用时间通常不得超出十天。 第二十四条 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章第三十一条进行处罚。 第二十五条 凡借阅档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按企业相关保密要求办理。第七章 罚则 第二十六条 企业各部门凡违反制度第三章第九条，无故延期或不交应归档文件材料，一经发觉，限期上交，经催交仍拖延不交，除责令其文件责任人和部门领导写出书面检验外，各罚款100元500元，并给予通报批评。 第二十七条 企业各部门凡违反制度第六章第十四条，泄露秘密，按企业保密工作条例）进行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导同意转借、复印或携带档案外出；视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元1000元，并给予通报批评。 第二十八条 企业各部门凡违反本制度第六章第二十五条，不按借阅期限归还，限期归还并责令其当事人写出书面检验。 第二十九条 企业各部门凡违反本制度第六章第二十六条，遗失档案，应立即汇报。因遗失档案，泄露秘密，按企业保密工作条例进行处理。第八章 附则 第三十条 本措施由企业办公室负责解释。 第三十一条 各部门应依据本措施，结合本部门实际情况，制订具体实施细则。 第三十二 企业以往相关要求和本措施不一致，以本措施为准。