公司采购管理制度汇编样本.doc

卡拉实业（深圳）
采购管理制度
（最终版）

加藤松本管理咨询企业
二零一二年十二月

目 录
第一章　总 则 1
第二章　采购组织 2
第三章　采购计划 3
第四章　供给商选定和评定 5
第一节 供给商选定 5
第二节 供给商评价 7
第五章　采购实施 9
第五章　采购监控 13
第六章　采购招标管理 14
第七章　采购平台 19
第八章　附 则 20
附件1：供给商询价方法 21
附件2：供给商自评汇报 24
附件3 新型材料试验汇报（样版） 27

第一章　总 则
第一条 目标
为了加强卡拉实业（深圳）（以下称企业）采购计划管理，规范采购工作,保障生产经营活动正常连续供给，加速资金周转，降低采购成本，特制订本要求。
第二条 标准
(一) 依据生产、经营需要作好物资采购工作，保障原材料和各项物资连续供给。
(二) 在保障供给前提下，选择优质物资，确保采购物资质量合格。
(三) 开拓货源基地，优化供给渠道，降低采购成本。
(四) 实施公开招标、议价、比价采购，杜绝采购活动违规、违法及暗箱操作。
第三条 适用范围
本制度适适用于企业产品、研发所需材料、设备、备品备件及企业办公用具、劳保用具采购(以下除非尤其说明，以上所列物资统称为采购物品)，和需经过协作厂商完成多种成品、半成品、材料、零配件 (统称为外协产品)加工、制造。除非尤其说明，采购物品和外协产品统称为采购。

第二章　采购组织
第四条 物控部负责编制采购计划、组织采购招标、采购物品及外协产品询价及采购实施；制造中心负责对采购物品及外协产品质量检测和验收入库；计划财务部负责对采购预算审核和控制，和采购款项支付。
第五条 各部门职责：
(一) 技术中心：负责依据物料消耗定额编制物料清单，作为采购直接依据；提出对应价格提议；参与供给商甄选。
(二) 物控部：负责依据物料清单、生产需求、库存情况等编制和下达采购计划；负责对符合招标条件采购物品及外协产品招标组织；负责对采购价格审核；负责组织对供给商资格确定和管理；负责采购活动具体实施；对所采购物品及外协产品市场行情、供给商情况进行跟踪搜集；建立采购物品及外协产品价格信息库；负责采购物品及外协产品交货和协调；负责采购物品及外协产品质量问题处理、退货和索赔。
(三) 制造中心品质部：负责对采购物品及外协产品质量检测，建立采购物品及外协产品质量统计；参与对供给商甄选；参与采购物品及外协产品使用过程质量监督和质量问题处理。
(四) 计划财务部：采购计划及采购预算审核；采购物品及外协产品付款凭证审核及采购款项支付。
(五) 仓库：负责采购物品及外协产品验收、存放和发放。
(六) 制造中心：负责将采购物品及外协产品在使用过程中发生其它问题及相关信息立即反馈给物控部。
第三章　采购计划
第六条 物控部负责采购计划编制和下达。
第七条 采购计划制订依据
制订采购计划时应依据生产计划、物料清单、预算、库存情况、企业资金供给情况等确定采购前后时间表，对生产急需物品，应优先考虑。
只有出现下列情况时，才能将成品、半成品或材料外协制造。
(一) 企业人员、设备不足或生产能力负荷已达饱和时。
(二) 协作厂商有专门性技术或特殊工艺，利用外协加工质量较佳且价格较低。
(三) 用户指定专门厂商生产加工物品。
第八条 采购申请提出
(一) 为生产所需备品备件、劳保用具、量检具、测量器具、低值易耗品等，由制造中心提出采购申请。
(二) 为生产、研究开发、打样所需要原材料、辅助材料、包装材料等直接进入产品成本物资，由技术中心提出采购申请；
(三) 生产、基建项目（含设备改造和设备维修）、办公等需要设备和工具，由使用部门根据年度预算，每个月编制设备采购申请。
(四) 一般办公用具、劳保用具、办公家俱由行政办公室依据使用部门需求统一编制采购申请。
(五) 制造中心因本部门生产工艺、技术条件、生产饱和等原因不能对一些产品、半成品或材料进行生产而需进行外协加工由制造部提出外协申请。
(六) 采购申请应注明材料名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途、技术要求、安装尺寸、生产厂家（参考）、交货期。
第九条 采购申请审批
请购人填完采购申请单后交所在部门经理审核。采购申请在预算范围内，由中心总监同意；在预算范围外，按超预算审批程序确定。部门经理姓名和署名样本应在物控部及计划财务部立案以待核实。
负责审批中心总监在签字同意之前应检验请购单内容是否正确、完整，若不完整或有错误则应给予纠正。
第十条 经审批后采购申请表由物控部审核汇总。审核内容包含采购申请各栏填写是否清楚，是否符合项目协议内容、是否在预算范围内、是否有相关责任人审批签字、是否在审批范围内等。
第十一条 采购计划制订
(一) 月度常备用料采购计划：由物控部物料计划员依据营销中心销售估计、对应物料清单（BOM）并依据实际库存情况及当月生产任务制订，经物控部经理审核后报请企业总经理（常务副总经理）同意。
(二) 订单用料采购计划：对于营销中心销售估计以外订单（没有进入销售估计，事前没有估计到订单），由物料计划员依据订单中产品数量、对应产品物料清单（BOM）产生采购申请，经物控部经理审核后，报请企业总经理（常务副总经理）同意。
(三) 其它用料采购计划：由物控部物料计划员依据各部门采购申请制订。经物控部经理审核后报请企业总经理（常务副总经理）同意。
(四) 采购计划应同时报送计划财务部门审核，以利于企业资金安排。
(五) 物料计划员应审查各部门申请采购物品是否能由现有库存满足或有没有可替换物品。只有现有库存不能满足申请采购物品才能列入采购计划中。
(六) 对于无法于需用日期办妥采购申请单，必需立即通知请购部门。
(七) 物品需求单位对于申请采购物品若需要变更规格或数量时，必需立即通知物控部或采购单位，立即依据实际情况更改采购计划。
(八) 未列入采购计划内物品不能进行采购。如确属急需物品，应填写紧急采购申请表，由部门经理审核后，由企业总经理（常务副总经理）同意后才能列入采购范围。

第四章　供给商选定和评定
第十二条 目标
对于供给厂家，标准上全部从经过企业选定和评定既定合格供给商范围中选择，所以物控部在制订采购计划同时还必需确定合格供给商并对其进行定时评定、监控，以提升物料供给质量和立即性。
第一节 供给商选定
第十三条 供给商选定标准
选择合格供给商，企业必需从供给商提供产品质量、立即性、价格和供给商运输、包装、安全等多个方面满足要求要求。
为了加强对关键物料供给商管理，在关键物料供给商选择过程中要求供给商填写《供给商自评汇报》（见附件2），假如供给商生产经营条件发生改变，要求供给商立即对该汇报进行补充和修改。
第十四条 供给商选择工作中，相关各部门职责
1、 物控部职责：负责选择和评价关键采购物料相关候选供给商，组织选择供给商，确定合格供给商名目并实施采购；建立合格供给商档案和供给商业绩台帐统计维护工作。
2、 技术中心职责：负责制订采购物料质量标准；负责对物料质量争议最终裁决；推荐相关候选供给商。
3、 生产中心品质部职责：负责对供给商产品质量进行评定和对供给商质量确保体系进行考评；推荐相关候选供给商；建立合格供给商所供产品质量统计（包含供给商质量认证证实，相关原料检测统计和定时数据统计分析）。
4、 生产中心制造部职责：负责制订本单位生产计划，并提出本单位物料需求计划；负责从物料生产加工方面评价物料是否满足要求；推荐相关候选供给商。
5、 计划财务部：对供给商资信情况进行调研、考评，并负责打分；
6、 营销中心职责：负责用户特殊需求传达。
第十五条 供给商初选为合格必需含有以下条件：
1、 含有正当法人资格；
2、 符合本企业安全、健康等相关方面要求；
3、 含有产品交付能力；
4、 价格满足本企业要求；
5、 质量满足本企业要求；
必需时，物控部、生产中心、计划财务部对供给商实地调查，就工艺技术，质量控制，供货能力等写出调查汇报。
第十六条 供给商选择过程中各部门职责根据下表分工：
项目
生产中心
品质部
生产中心制造部
物控部
计划财务部
技术
中心
营销
中心
供给商自评汇报
C
C
R
I
C
I
新材料试验汇报
C
I
C
I
R
I
新材料质量评定
C
I
C
I
R
I
新材料生产评定
I
R
C
I
I
I
供给商资信评定
I
I
C
R
I
I
供给商档案资料建立
I
I
R
I
I
I
（其中：新材料试验汇报、新材料质量评定、新材料生产评定模版见附件3）
R：工作具体责任人，拥有最终异议裁决权，负责对政策或过程实施监督和修正；
C：在采取行动之前咨询人；
I：行动信息分享人。

第十七条 供给商选择过程
1、 物控部、技术中心共同寻求新材料（新供给商），提起新材料（新供给商）试验；
2、 技术中心对新材料进行技术性能方面测试，起草新材料（新供给商）试验汇报，经技术总监确定；
3、 新材料（新供给商物料）使用汇报经过技术总监评审后，物控部提起对该材料小批试生产；
4、 在材料小批试生产过程中，生产中心品质部起草新材料（新供给商物料）质量评定，制造部起草新材料（新供给商物料）生产评定汇报，全部提交给中心总监进行确定；
5、 生产中心总监对新材料（新供给商物料）生产性能确定后，物控部开始对供给商进行正式全方面考察；
6、 物控部对供给商全方面考察包含供给商供货能力、劳动安全、价格（物控部对供给商价格考察过程遵照附件1：供给商询价方法）、交通环境等各方面，计划财务部对供给商资信评定进行考察，营销中心提供用户方面反馈信息，明确用户对新材料（新供给商物料）认可程度；
7、 新材料（新供给商物料）各个方面全部经过认可后，物控部向企业总经理（常务副总经理）提起对新供给商评审认可；
8、 企业总经理（常务副总经理）对新供给商评审能够采取多个方法进行，但必需将相关部门信息、意见搜集完全，评审应从新材料价格、质量、性能、用户意见、供给商资信等多个方面开展；
9、 当新材料（新供给商物料）经过评审后，企业应和供给商签署合作协议。物控部建立供给商档案资料，列合格供给商名目。
第二节 供给商评价
第十八条 供给行评价标准
考评和评定供给商，确保所采购产品质量、运输服务、包装等满足要求要求。
对供给商评价包含即时考评和季度／年度评定。即时考评是指对发生每一笔采购交易情况进行考评；季度／年度评定是指以季度／年度为周期对供给商进行综合评定。
第十九条 供给商评价工作中各部门职责
1、 企业物控部职责：负责组织供给商目录制订和评审；建立供给商业绩统计（包含按时交货率、违反采购要求统计等）；负责采购物料相关市场调查和信息搜集。
2、 技术中心职责:负责对供给商质量技术异议最终裁决。
3、 生产中心品质部职责：建立采购物料质量统计并将质量情况作为供给商评价输入；对不合格品提出处理方案。
4、 生产中心制造部职责：负责观察监测原材料在使用中情况，立即将问题反馈到采购中心。
第二十条 供给商评价过程中各部门职责根据下表分工：
项目
物控部
生产中心品质部
生产中心制造部
技术中心
计划财务部
供货数量情况
R
I
I
I
I
供货质量情况
C
R
C
C
I
到货立即百分比
R
I
C
I
I
供货安全性
R
I
I
I
I
纠正方法实施情况
R
I
I
I
I
R：工作具体责任人，拥有最终异议裁决权，负责对政策或过程实施监督和修正；
C：在采取行动之前咨询人；
I：行动信息分享人。
第二十一条 供给商评价过程中，各部门以实际数据作为供给商考评依据。
第二十二条 供给商评价完成，物控部负责形成《供给商评价表》，经过企业总经理（常务副总经理）审批后，立即反馈到供给商处。对于供给商考评保露出问题，要求供给商给处理，并检验供给商对问题改善效果。

第五章　采购实施
第二十三条 采购作业实施
采购作业由物控部依据采购计划组织实施。采购应严格根据采购计划按质、按量、按时进行采购。
第二十四条 采购实施
（一） 采购计划确定后，由物控部统一向供给商订购，发出订购单或签署采购协议；
（二） 特殊材料和物品，物控部无法进行采购或无法立即采购时，经企业总经理（常务副总经理）审批后，可委托相关部门进行采购，但应严格实施本措施相关要求；
（三） 采购金额（ ）元以上或有附带条件采购活动应签署协议；
（四） 采购协议必需经过企业总经理（常务副总经理）审批后方可盖章生效。经招标确定采购协议可直接盖章生效；
（五） 审批权限：请参考《卡拉实业（深圳）资金管理措施》；
（六） 采购协议应该经过双方签字盖章，正本各执一份，副本应送计划财务部存档备查。
第二十五条 供给商目录之外采购
当现有合格供给商目录中不能提供采购计划中确定物料时，物控部需要专门针对特定物料确定采购方案，说明备选厂商、各厂家优劣对比、市场价格、倾向供给商等，提交企业总经理（常务副总经理）审核，提出决议意见。企业总经理（常务副总经理）决议后，物控部实施决议，实施采购。
当采购完成，物料验证合格后物控部门将选定供给商添加入合格供给商名目。
第二十六条 交货及验收
订购后采购人员应按采购协议及企业采购计划对供给商交货进行稽催和协调，确保能准期交货。
交货前，物控部向仓库下达接收指令，要求仓库做好物料接收准备。接货时，由仓库管理员负责验收外观品质、规格和数量。由使用单位、制造中心品质部负责具体品质验收。如发觉物料存在问题，应立即通知物控部，由物控做出处理。当仓库管理员和制造中心品质部检验后，方可办理入库手续。
第二十七条 付款及报销
采购款项须按采购协议要求由计划财务部统一支付，支付方法分为月结支付、零碎支付和其它支付方法三种。
第二十八条 月结过程：
（一） 月末物控部门提出付款申请，整理支付款项资料（包含协议、发票、月结单、入库单、入库检验单、供给商货物质量标准、订购单等）；
（二） 申请付款应严格根据采购协议要求进行，分清轻重缓急；
（三） 支付款项资料依次经过物控部经理、计划财务部经理、财务总监审核，由企业总经理（常务副总经理）进行审批，当超出一定权限时，由企业董事长作出审批；（参见计划财务部相关管理制度）
（四） 经过相关人员全部签字后，方可办理付款手续；
（五） 当款项超出（ ）万元时，提议采取银行承兑付款形式；当供给商要求采取其它付款方法，或因付款方法更改价格时，由物控部尤其提出相关要求，交财务总监、企业总经理（常务副总经理）进行审批。
第二十九条 零碎支付：
（一） 付款申请由采购人员提出，并准备相关资料（包含协议、订单等），付款后将发票补交给财务部；
（二） 物控部经理、计划财务部经理、财务总监、企业总经理（常务副总经理）根据以下权限进行审批：
１、 对于价值（ ）以下并在部门预算内支付款项由财务总监进行审批；
２、 对于价值（ ）以上不管是否在部门预算内支付款项全部必需经过总经理（常务副总经理）审批；
３、 对于预算之外和超出预算所用支付款项必需必需说明原因并经过总经理（常务副总经理）审批。
第三十条 其它支付方法
（一） 只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付：
1、 紧急采购且不能立即办理财务支付手续。
2、 在外埠采购且供给商要求立即付款时；
3、 在现场调试期间急需材料采购；
4、 （ ）元以下零星采购。
（二） 报销
因为以上采购发生采购费用由采购人员办理，报销凭证由物控部、资金管理措施要求责任人签字，到计划财务部报销。报销单据应附上采购计划单和其它计划财务部要求提交相关单据。
第三十一条 采购进度控制和事务联络
（一） 采购实施过程中，物控部应分阶段、定时对采购作业制订进度进行回顾河控制。
（二） 如实际采购活动未能按进度完成时，采购人员应快速撰写异常原因分析及确定采购完成变动日期，报物控部经理。物控部经理审核后，由物料计划员修改相关台账和报表并通知相关部门（包含两个制造中心、营销中心），提请相关部门依据物控部物料供给变动情况做出相对应调整。
（三） 当物控部采购计划在实施过程中变动影响到最终订单交货时间，而最终订单交货时间不能变更时，由物控部提出使用代用材料方案，经技术中心总监确定后，提交企业总经理（常务副总经理）审核、同意。
（四） 使用代用材料方案经过审批后，物控部通知相关部门代用材料使用通知，同时对物料仓储台账和相关报表做出处理。
（五） 在采购实施过程中，采购人员发觉所采购物料存在缺货、少货、残次等问题时，采购员应负责联络供货商，对缺货、少货和质量等问题进行处理、退换货、索赔等事宜。
（六） 外协产品生产加工过程中，相关部门应负责对加工单位技术支持和质量监督。

第五章　采购监控
第三十二条 采购活动实施全过程、全方位监督制度。在制订计划、采购运输、交货验收和结帐付款等采购过程每一步骤全部要有监督。监督方法由行政监察、财务审计、制度考评三管齐下，确保没有遗漏，形成严密监督网。
第三十三条 统一采购。企业全部材料、设备、其它物品采购，由物控部统一实施，任何其它部门均无采购权。
第三十四条 不相容职权分离。采购权、价格控制权、质量验收权三权分离，各自负责，互不越位。物料管理人员、检验人员和财务人员实施严格封闭管理，不能和供给用户单独见面。
第三十五条 采购款项由计划财务部统一审核支付。
第三十六条 确定最好库存量。物控部物料计划员应和仓库管理员依据生产计划、物料收发存情况共同制订最好库存量，达成既能满足生产需要，又能降低资金占用。

第六章　采购招标管理
第三十七条 凡符合第十三条所要求物品采购，均需实施招投标采购。
第三十八条 招标工作由物控部负责组织，物控部、物品请购或使用部门、相关中心品质部、计划财务部等部门参与。
第三十九条 招标采购物品范围：
1. 一次采购金额超出以下金额大宗材料和设备
▪ 进口材料和设备 ≥（ ）万元
▪ 国产检测仪表 ≥（ ）万元
▪ 计算机、显示器和附件≥（ ）万元
▪ 生产制造用原材料（包含纸张、电化铝、油墨等）≥（ ）万元
▪ 常见工具、办公用具、劳保用具、耗材等 ≥（ ）万元
2. 关键产品中部分关键材料和设备。
3. 十二个月内可在同一供给商处累计采购金额超出（ ）万元某类物品。
第四十条 招标程序
(一) 招标前，按招标项目管理权限向企业总经理（常务副总经理）提交招标汇报。汇报具体内容应该包含：招标内容、招标方法、分标方案、招标计划安排、投标人资质（资格）条件、评标方法、评标小组组建方案和开标、评标工作具体安排等；
(二) 编制招标文件；
(三) 公布招标信息（招标公告或投标邀请书）；发售资格预审文件；
(四) 按要求日期接收潜在投标人编制资格预审文件；
(五) 组织对潜在投标人资格预审文件进行审核；
(六) 向资格预审合格潜在投标人发售招标文件；
(七) 接收投标人对招标文件相关问题要求澄清函件，对问题进行澄清，并书面通知全部潜在投标人；
(八) 组织成立评标小组，小组组员在中标结果确定前保密；
(九) 在要求时间和地点，接收符合招标文件要求投标文件；
(十) 组织开标评标会；
(十一) 在评标小组推荐中标候选人中，确定中标人；
(十二) 发中标通知书，并将中标结果通知全部投标人；
(十三) 进行协议谈判，并和中标人签订书面协议。
　　　　以上工作在计划财务部监督下，由物控部具体承接。
第四十一条 招标采购分为公开招标采购、邀请招标采购。通常情况下应采取公开招标方法，采取邀请招标方法应在采购汇报中给予注明。
第四十二条 采取公开招标方法项目，应该在相关媒介上公布招标公告，公告应载明企业名称、地址、招标项目标性质、数量、实施地点和时间及获取招标文件措施等事宜。公布招标公告至发售资格预审文件或招标文件时间间隔通常不少于10日。招标公告不得限制潜在投标人数量。
　采取邀请招标方法，应向3个以上有投标资格法人或其它组织发出投标邀请书。
第四十三条 物控部应该组织相关部门对投标人进行资格审查并提出资格审查汇报，经参审人员签字后存档备查。
资格审查不合格者不得参与投标。
第四十四条 招标文件制作和发出
(一) 招标文件关键内容包含：
1． 招标公告或投标邀请书；
2． 投标人须知，关键包含以下内容：招标项目概况；招标项目名称、规格、型号、数量和批次、运输方法、交货地点、交货时间、验收方法；相关招标文件澄清、修改要求；投标人须提供相关资格和资信证实文件格式、内容要求；投标报价要求、报价编制方法及须随报价单同时提供资料；标底确实定方法；评标标准、方法和中标标准；投标文件编制要求、密封方法及报送份数；递交投标文件方法、地点和截止时间，和投标人进行联络人员姓名、地址、电话号码、电子邮件；投标确保金金额及交付方法；开标时间安排和地点；投标使用期限。
3． 协议条件（通用条款和专用条款）；
4． 技术要求及规范（标准）；
5． 货物量、采购及报价清单；
6． 安装调试和人员培训内容；
7． 其它需要说明事项。
(二) 按本制度要求必需进行招标项目，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不应该少于１0日。
(三) 招标文件应该按其制作成本确定售价。
第四十五条 投标人应该根据招标文件要求编写投标文件，并在招标文件要求投标截止时间之前密封送达招标人。在投标截止时间之前，投标人能够撤回已递交投标文件或进行更正和补充，但应该符合招标文件要求。
第四十六条 投标人在递交投标文件同时，应该递交投标确保金（视情况而定）。企业和中标人签署协议后5个工作日内，应该退还投标确保金。
第四十七条 开标
（一） 开标由招标人主持，邀请全部投标人参与。
（二） 开标应该按招标文件中确定时间和地点进行。开标人员最少由主持人、监标人、开标人、唱标人、统计人组成，上述人员对开标负责。
（三） 有下列情况之一投标文件，能够拒绝或按无效标处理：
1． 标文件密封不符合招标文件要求；
2． 逾期送达；
3． 投标人法定代表人或授权代表人未参与开标会议；
4． 未按招标文件要求加盖单位公章和法定代表人（或其授权人）签字（或印鉴）；
5． 招标文件要求不得标明投标人名称，但投标文件上标明投标人名称或有任何可能透露投标人名称标识；
6． 未按招标文件要求编写或字迹模糊造成无法确定关键技术方案、关键工期、关键质量确保方法、投标价格；
7． 未按要求交纳投标确保金；
8． 超出招标文件要求，违反国家相关要求；
9． 投标人提供虚假资料。
第四十八条 评标
（一） 评标工作由评标小组负责。组员人数为五人以上单数，技术性很强招标应邀请相关教授参与。
（二） 评标小组组员不得和投标人有利害关系。
（三） 评标小组组员名单在招标结果确定前应该保密。
（四） 在一个项目中，对全部投标人评标标准和方法必需相同。
（五） 评标标准分为技术标准和商务标准，通常包含以下内容：投标价格和评标价格；质量标准及质量管理方法；组织供给计划；售后服务；投标人业绩和资信；财务情况。
（六） 评标小组经过评审，认为全部投标文件全部不符合招标文件要求时，能够否决全部投标，招标人应该重新组织招标。对已参与此次投标单位，重新参与投标不应该再收取招标文件费。
（七） 评标小组应该进行秘密评审，不得泄露评审过程、中标候选人推荐情况和和评标相关其它情况。
（八） 评标小组按招标文件确定评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标候选人推荐次序。
（九） 在评标过程中，评标小组能够要求投标人对投标文件中含义不明确内容采取书面方法作出必需澄清或说明，但不得超出投标文件范围或改变投标文件实质性内容。
（十） 评标小组完成评标后，应该向招标人提交评标汇报，在评标小组三分之二以上组员同意情况下,经过评标汇报。评标小组组员必需在评标汇报上签字，若有不一样意见，应明确记载并由其本人签字，方可作为评标汇报附件。
第四十九条 中标
（一） 评标小组经过评审，从合格投标人中排序推荐中标候选人。
（二） 中标人投标应该符合下列条件之一：
1． 能够最大程度地满足招标文件中要求各项综合评价标准；
2． 能够满足招标文件实质性要求，而且经评审投标价格最低。
（三） 企业可授权评标小组直接确定中标人，也可由企业总经理办公会或企业总经理（常务副总经理）依据评标小组提出书面评标汇报和推荐中标候选人次序确定中标人。
（四） 中标人确定后，招标组织人应该在招标文件要求使用期内以书面或口头形式通知中标人，并将中标结果通知全部未中标投标人。
（五） 中标通知发出之日起１0日内，招标人和中标人应该根据招标文件和中标人投标文件签订书面协议。招标人和中标人不得另行签订背离招标文件实质性内容其它协议。
（六） 当确定中标人拒绝签署协议时，经企业经理办公会讨论决定，可和确定候补中标人签署协议。
第五十条 定点供给商招标选择应参考本章所要求实施。

第七章　采购平台
第四十三条　　采购人员平时要注意搜集供给商信息。包含：供给商名称、地址、通讯方法、关键产品品名、规格型号、技术指标、价格区间等等。对于日常采购情况随时登记整理，统计造册。在物控部经理组织下，依据以往采购资料和平时搜集数据，分门别类地整理出一套完整价格平台（采购平台），以备设计人员选择。
价格平台应包含以下内容：
（一） 材料（设备）名称；
（二） 规格型号；
（三） 关键技术指标；
（四） 价格区间；
（五） 厂家（或供给商）；
（六） 索引。
　　价格平台应依据情况随时更新，充实。

第八章　附 则
第四十四条　本制度确实定和修改由企业物控部负责，经企业总经理审核后同意实施。
第四十五条　本制度由企业物控部负责解释。
第四十六条　本制度自公布之日起实施。

附件1：供给商询价方法

一、 巡价
采购人员根据采购计划材料清单，参考采购物品及外协产品市场行情、企业相关人员信息提供、过去采购统计、厂商提供价格资料等多种渠道价格信息，对采购物品及外协产品供给商进行充足询价、议价。
(一) 采购人员在询价、议价过程中必需向供给商提供足够信息以使供给商能顺利报价，这些信息包含采购物品或外协产品品名、规格、质量要求、数量、服务、交货期、地点、付款措施等原因。
(二) 询价方法应采取书面询价，要求供给商提供签字或盖章报价单，如只能采取电话询价方法，应取得物控部经理同意。
(三) 采购人员应要求供给商在接到询价资料后７天内以书信或传真形式反馈其报价意向（若供给商拒绝报价，则应将询价资料退还给企业），若询价资料寄出后供给商没有任何回复，采购人员应打电话或电子邮件和供给商联络，问清情况(如收到询价资料是否？)。
(四) 在询价过程中供给商如要求对采购物品及外协产品内容、技术要求、规范等作深入澄清，采购员应该协调相关人员立即作出回复，以使供给商有充足时间作出合适报价。
(五) 属于比价采购物品范围询价，同类、同规格产品应有三家以上供给商价格资料，同时应建立比价采购台帐。台帐内容要包含：材料名称、型号、规格、关键技术参数、分承包方单位名称、企业性质、质量确保体系、价格和运杂费用，并有综合分析说明和比价依据。
(六) 特殊情况下许可对由采购申请人或用户指定供给商物品进行“单一货源”询价。这些物品包含：产品开发过程中先期选点、价值低于（ ）元采购、包含到供给商专利物品、一次性采购、和紧急采购等。必需时物控部应该对单一货源在同类供给商中竞争水准作出评定。
二、 询价资料整理
(一) 采购员接到供给商报价后，要评审报价完整性和正确性，并了解报价具体组成，需要时应经过会议或电话沟通以搞清供给商报价。同时应整理收到询价资料备查。
(二) 若供给商报价物品规格和请购物品规格略有不一样或属代用具者，采购人员应在请购单上具体注明相关信息，并报经物控部、使用部门或请购部门同意并立案。
(三) 采购员应确定一个初始目标价，以利于在随即进行多轮谈判（3–4轮）及每轮谈判后目标价格重新确定。多轮谈判过程中假如需要，可要求供给商用以成本细分方法再次报价。
三、 价格核准：
(一) 企业成立专门评标小组，组员由总经理（常务副总经理）、物控部经理、技术总监、制造中心总监、总监助理、品质部经理等组成。
(二) 招标采购物品价格由评标小组决定。在技术性能、服务标准、付款方法相同情况下，价格最低者中标。如分歧较大，由企业总经理（常务副总经理）决定。
(三) 供给商长久报价采购物品及外协产品，在事先议定价格范围内，由物控部经理核准；超出议定价格范围外，依据超出价格多少，报企业总经理（常务副总经理）审批。
(四) 比价采购物品，一次采购金额小于（ ）万元，由财务总监核准；一次采购金额大于（ ）万元，由物控部经理审查后，呈企业总经理（常务副总经理）核准。
四、 协议签署
(一) 供给商及价格确定后，由物控部通知供给商，签署采购协议。
(二) 采购金额（ ）元以上或有附带条件采购活动全部应签署协议。
(三) 采购协议必需经过总经理（常务副总经理）审批后方可盖章生效。经招标确定采购协议可直接盖章生效。
审批权限：请参考《卡拉实业（深圳）资金管理措施》。
(四) 采购协议应该经过双方签字盖章，正本各执一份，副本应送计划财务部存档备查。

附件2：供给商自评汇报

1、企业名称：
地址：
电话： 传真：
2、企业性质
A 私有 □ 外资 □ 国有 □ 股份制 □
B 分支机构
请附上企业营业执照
3、责任人员
姓名： 职位：
4、提供产品／服务
A、 产品／服务名称和编号：
B、 是否提供产品规格和标准： 是 □ 否 □
C、 可承诺交货期： 天
D、 是否有能力确保运输过程中材料安全、不破损：是 □ 否 □
E、 是否能够提供贵企业关键用户名单：是 □ 否 □
F、 产品重量计量误差承诺不超出
G、 贵企业处理用户投诉机制（请附上相关文件）
H、 运输方法及能力
I、 假如由运输商承运贵企业货物，贵企业怎样选择及管理承运商以满足用户需求，如按时到货等。（请具体说明）
5、生产条件
A、 企业职员总数：
B、 生产职员总数：
C、 质量检验／技术人员：
D、 是否有本企业技术人员开发新产品： 是 □ 否 □
E、 是否能够附上产品步骤图： 是 □ 否 □
F、 现在生产能力：
6、质量体系
A、 是否有质量手册
B、 是否提供用户质量手册复印件
C、 是否有以下认证： ISO9000 □ ISO14000 □
7、进料检验
A、 是否有所购原料相关证书／分析汇报： 是 □ 否 □
B、 是否有专门场地存放不合格原料： 是 □ 否 □
C、 是否标明不合格产品： 是 □ 否 □
D、 原料状态是否和其标明状态相符：
E、 请列举关键原材料及供给商：
F、 请提供贵企业欲供／所供产品质量规格，质量检验汇报，质量控制图
8、检验
A、 检验设备是否有校验制度： 是 □ 否 □
B、 检验设备是否带有标明校验日期： 是 □ 否 □
C、 检验设备是否标明下一次校验日期： 是 □ 否 □
D、 请列举关键检验设备：
9、中间分析
A、 是否进行中间分析： 是 □ 否 □
B、 是否有中间分析统计： 是 □ 否 □
C、 操作工是否在生产每一阶段得到操作手册：是 □ 否 □
10、最终检验
A、 是否对产品进行最终检验： 是 □ 否 □
B、 是否属于随机检验（相对于全检）： 是 □ 否 □
C、 是否保留最终检验统计： 是 □ 否 □
D、 是否对每批产品做备样： 是 □ 否 □
11、不合格产品
A、 是否判定不合格产品： 是 □ 否 □
B、 是否有一个不合产品堆放区： 是 □ 否 □
C、 不合格产品是否返工： 是 □ 否 □
D、 是否对再加工物料进行尤其判定： 是 □ 否 □
E、 是否有再加工统计： 是 □ 否 □
F、 是否有废料处理程序： 是 □ 否 □
12、维修
A、 工厂全部设备是否有预防性维护计划： 是 □ 否 □
B、 维修程序是否编写成指导书并做统计： 是 □ 否 □
13、贵企业现实状况及前景
A、 可否提供贵企业年度财务汇报： 是 □ 否 □
B、 现在贵企业产能为：
C、 贵企业是否有扩产或减产计划： 是 □ 否 □
若有请具体说明
D、 贵企业未来潜在业务增加目标为：
14、备注

署名： 职位： 日期：
附件3 新型材料试验汇报（样版）
新型材料试验汇报
材料名称

供给商

材料型号

规格

试用车间

试用机台

试用人

备注：
试用情况统计（附样品）：

统计人： 年 月 日
试用评审
车间
署名： 日期：
印刷制造部
署名： 日期：
纸品制造部
署名： 日期：
印刷品质部
署名： 日期：
纸品品质部
署名： 日期：
技术中心
署名： 日期：
物控部
署名： 日期：
技术总监
署名： 日期：

新型材料试验汇报（技术中心填写）
供给商：
材料名称：
材料用途：
型号：
试验日期：
试验数量：
试验目标：
试验项目：
试验数据：
存在问题说明：
试验结论：

□ 同意试用 □ 不一样意试用
备注：

新型材料质量评定（品质部填写）
供给商：
材料名称：
材料用途：
型号：
试验日期：
试验数量：
质量评定目标：
质量检验项目：
质量检验数据：
存在