公司物资资料管理制度样本.doc

物 资 资 料 管 理 制 度1目标： 规范工程项目各阶段物资档案管理，便于物资档案立即整理、归档、移交。2物资档案分类：物资档案分为物资文件、物资统计、物资财务收支存明细帐、财务凭证、归档资料等。3物资文件资料管理内容3.1 管材、型材、板材、焊材应提供出厂材质汇报,合金材料应有光谱分析复试汇报。3.2 水泥出厂合格证必需提供7天、28天抗压、抗折强度试验汇报及复试汇报。3.3 防水材料应提供合格证及复试汇报,内容包含：品种、标号、吸水性、不透水性、耐热度、拉力、柔度和试验批量等内容。3.4 胶结材料应提供出厂合格证和试验汇报，应包含：针入度、软化点、延伸度、出厂日期、生产厂、品种、牌号、数量等内容。3.5 保温材料质证要求：工程主体结构使用保温材料应提供出厂合格证和国家技术检测部门出具性能测试汇报。甲方或监理有复检要求时还应提供复试汇报。3.6 装置性材料如电缆、阀门、管件、弹簧、赔偿器等应提供产品合格证，需要时提供试验汇报。3.7 多种表计、灯具、开关、插座和高、中、低压开关柜（盘）、避雷器、变压器、继电器、电机、散热器、风机、水泵、特殊砌筑材料、铸铁管、硬聚乙烯管等材料(或产品)要有出厂合格证。3.8 提供抄件时应注明抄件单位和抄件人及原件编号(标准上不许可抄件)。提供复印件时应加盖供货单位公章。4 工程项目各阶段物资档案管理4.1 项目成立阶段4.1.1 在成立阶段，物资资办事处要建立、健全以下物资档案、统计（由企业物资部提供）：（1） 物资办事处于该现场受控文件清单（2） 合格分承包方名单（3） 程序文件（4） 物资管理制度（5） 物资标准及物资作业文件4.1.2 依据工程承包特点，对于项目需用而未下发文件，物资办事处可提出申请清单，向企业物资部申请下发。4.2 项目实施阶段4.2.1 物资办事处依据工程项目承包范围，要建立、健全以下质量统计，并注明未包含哪些质量统计：（1） 合格分承包方名单（物资办事处提供调查表报企业，物资部审批后下发）（2） 接收文件记录表（3） 物资协议台帐（4） 物资档案记录表（5） 文件发放记录表（6） 整改通知单（7） 材料需用计划表（8） 采购计划单（9） 检验、测量和试验设备管理台帐及检定汇报（10） 材料到货统计（11） 物资进货检验统计（12） 物资器材盘点表（或盘点统计）（13） 试验委托单（14） 物资辅助跟踪统计或可追溯性物资登记台帐（15） 物资材质台帐（16） 不合格品评审表（17） 不合格品登记台帐（18） 设备到货统计（19） 设备开箱检验统计（20） 设备入库单（21） 设备出库单（22） 设备维护统计（23） 用户提供产品不适用（丢失、损坏）汇报单（24） 设备挪用审批单（25） 紧急放行申请表（26） 降级使用审批表（27） 物资运输统计（28） 焊条库温湿度统计（29） 设备资料移交统计（30） 物资调拨单（统一管理，季度归档）（31） 废旧物资处理凭证（统一管理，季度归档）（32） 物资收支存帐卡 （财务帐本）（33） 资金动态统计表 (月报)（34） 关键物资收支存报表（月报）（35） 机电设备统计报表（六个月、年报）（36） 物资综合指标统计表（月报）（37） 比质比价或招议标情况统计表（季报）（38） 关键材料实际消耗统计分析表（平时编制、汇总）（39） 新增物资编码统计（电子版） （季报）（40） 该地域价格信息（地域中准价信息）4.2.2 办事处应将物资“到货情况、检验情况、库存情况”等相关统计立即上网，做到信息和项目部共享，并将物资材质证实原件立即移交给项目部资料室，方便统一借阅和移交。4.2.3 企业物资部在工程各阶段对各项目物资办事处档案管理情况进行监督、检验、指导,确保物资档案编制、归档符合企业要求。4.2.4企业物资部负责更新、回收下发给物资办事处管理制度、程序文件、作业文件；指导、整理、归档各现场物资财务帐本。物资办事处使用计算机仓储管理软件要定时备份仓储软件收支存数据，年底财务过帐后将手工帐归档、微机数据备份，在工程结尾封帐前要使用磁带、刻录光盘备份全部财务和管理数据。项目结尾阶段对下发文件、质量统计进行归档，整理归档目录，并编制以下质量统计：（1） 工程剩下设备、专用工具、备品备件移交清单（移交业主）（2） 业主提供剩下材料移交清单（3） 工程物资造价明细表（配合项目部）（4） 工程移交投产物资移交资料（按系统工程准备材质单）（5） 资料移交归档统计：业主采购材料、构件、部件、设备出厂证实及质量检定证实。4.3 项目工程移交阶段：项目投产移交时，物资办事处要根据档案管理要求对该工程质量统计进行归档、移交，并编制“关键材料实际消耗统计分析表”，以反应该项目工程多种材料实际消耗情况。4.3.1各物资办事处经过物资部向企业档案室移交以下资料（已移交项目部用移交凭证替换）（1）关键物资供给文件：招标、投标、协议、协议（2）工程材料实际消耗资料（3）统计、报表（4）装箱单（5）设备开箱检验统计（6）物资收支存明细帐4.3.2向物资部移交以下资料：（1）全部供给物资原材材质、质量证实复印件，全部物资调拨单、物资处理单据（或复印件）（2）全部材料收支存明细帐、微机数据备份盘（3）全部下发文件，全部工程质量统计5步骤：6 附表：资料移交归档统计资料移交归档统计序号编号资料名称归档日期保留期限备注移交单位 :物资管理部接收单位:资料管理 移交人:接收人:移交日期：接收日期：