饮食服务公司采购管理制度手册样本.doc

机密 采购管理手册北大纵横管理咨询企业修 改 记 录页数修改后版本修改日期修改说明备注 目 录第一章总则2第二章组织职责分配4第三章采购模式及标准6第四章采购管理制度和标准8第一节供给商引进和管理8第二节采购和验收12第三节价格管理15第四节采购招标管理17第五章采购管理步骤22第一节原料采购申请步骤图22第二节物料采购申请步骤24第三节供给商引进步骤26第四节采购验收管理步骤28第五节价格变动程序30第六节采购招标管理步骤32附则 关键表单341.供给厂商调查表342.供给商样品检验表353.供给商业绩评价打分表364.供给商评价原因表375.供给商现场评审表386.供给商清单397.采购原料质量标准408.原料采购申请单419.提货单4310.库存采购申请单4411.物料采购申请单4512.原料采价单46第一章 总则第一条 目标为了加强北京机场饮食服务（以下简称企业）采购活动规范化，针对采购活动各步骤、各岗位管理，特制订本手册。第二条 使用对象企业采购储运部、各分、子企业单店及相关作业人员全部采购活动。第三条 手册管理（一） 管理责任企业计划经营部负责手册发放、借阅、回收和手册版本等管理工作。采购储运部负责本手册实施、修订和完善，对手册内容拥有解释权。（二） 发放管理计划经营部经过建立手册发放、借阅、回收登记统计来实现对手册管理。发放根据要求范围实施，采购储运部、计划经营部发放完整手册，其它部门和人员依据业务需要提出申请经计划经营部经理审批，可领用和其作业相关部分。（三） 版本管理计划经营部负责本手册版本管理。版本号为：版次/修订号。手册初始公布版本为A/0版。以后年度内对手册相关内容每进行一次调整时，修订号递增，同时在手册修改统计中加以统计。修改内容以补充文件形式向相关部门公布。补充文件要求进行编号管理，发放范围及发放回收管理和手册管理相同。手册每十二个月12月底，由计划经营部组织一次修订，到时将年内全部补充文件修改内容，分类归并到手册各章节。同时版次向上升一级（比如由A到B）。计划经营部负责收回全部发出原版本文件，加盖作废印章，同时发放新版本文件。（四） 保密要求手册保管和使用应作好保密工作。严禁私自对手册进行拷贝和复印。如工作需要能够办理申请，由计划经营部审批后，进行借阅或领用。第二章 组织职责分配第四条 组织结构 第五条 总经理职责1. 负责企业采购管理制度审批；2. 负责企业采购工作计划、费用预算、采购合相同审批；3. 负责各类供给商最终审批确定；4. 负责各类高级原材料采购审批。第六条 采购管理委员会（以下简称采购委员会）为很设机构，是由总经理、副总经理、计划经营部、采购储运部、厨政部、财务部和单店经理代表等人员组成。计划经营部经理作为采购委员会牵头组织者，决定召集委员会会议还是采取联签形式，确定供给商和采购价格。采购委员会职责为：1. 负责审议和同意采购管理制度，并监督实施；2. 负责进行招标采购和议价采购中供给商选择评审；3. 审议和同意采购储运部编制标准原材料清单；4. 负责审议确定采购工作中采购价格、协议特殊条款和其它重大采购事项等；第七条 采购储运部职责 （一） 经理1. 负责组织制订和完善企业采购管理制度，监督制度实施情况；2. 负责组织质量管理体系中采购管理程序实施、监控和改善；3. 监督各分、子企业采购管理，监控和指导其制度实施情况；4. 组织和参与供给商选择、考评、评审等工作，管理和供给商关系；5. 负责组织搜集、整理供给商供货服务质量信息，为采购委员会定时考评评价供给商提供依据；6. 负责组织采购协议谈判、审核和特殊条款提请采购委员会审议，和授权下协议签署等工作；7. 负责组织对原材料市场信息跟踪，帮助采购委员会进行价格决议；8. 负责组织原料、物料申购计划审核工作，组织日常采购工作；9. 负责组织仓储管理工作，降低仓储成本，提升服务质量；10. 负责组织采购工作中食品原料安全管理。（二） 采购管理员1. 负责组织企业所需原料、物料市场行情调查分析；2. 依据单店采购申请和库存补充申请，编制采购计划，立即下单采购，组织采购实施；3. 负责企业质量管理体系中采购管理程序日常运行检验监督职责，检验采购表单统计填报规范性、完整性；4. 对供给商货物交期、质量和服务等进行监督控制；5. 处理采购原料、物料品质和数量异常事项；6. 负责采购原料食品安全管理；7. 帮助储运主管对存货进行计划和控制，以确保正常周转率和存货量。（三） 采购员1. 负责实施企业采购工作制度、步骤、标准，完成日常采购任务；2. 根据采购申请定购相关原料，确保质量、规格、数量等正确无误；3. 负责联络供给商处理退换货和其它验收不合格等事宜；4. 负责采购工作中索证等工作；5. 负责根据企业质量管理体系要求进行日常采购、填报保留采购统计。第三章 采购模式及标准第八条 企业下属各单位采购工作，全部必需根据企业采购制度要求标准、步骤和标准进行。企业采购储运部作为企业采购职能管理部门，负责管理和监督各单位采购制度步骤实施情况。第九条 关键原材料、统一采购（一） 关乎企业品牌形象布草、瓷片类、餐座椅等物料，统一由企业采购；（二） 适合集中采购、通用性原料（比如：酒水饮料等），统一由企业采购；（三） 企业采购储运部负责建立统一采购物料、原料清单，依据各单位实际情况，对有条件下属单位逐步实施统一配送。第十条 当地统一采购、外埠同意立案（一） 企业本部及当地直营单店所需原料、物料、设备全部由采购储运部统一采购。采购价格由企业确定。其它部门均无采购权。（二） 外埠采购采取同意立案制度，下属分企业除第九条关键原材料以外材料，能够根据企业采购管理制度要求程序和要求，自行确定供给商、商洽价格，上报企业同意立案后开始采购。分企业将相关供给商调查评审和定价资料，上传企业采购储运部，由采购储运部检验、监督和指导其操作规范性。（三） 下属子企业在其董事会同意授权下，采购储运部对其行使指导、监督等管理职责。管理方法依据授权程度确定。第十一条 分类采购、周期定价将采购原料分为：果蔬鲜活类、干货冰冻、酒水烟茶等三大类（具体分类详见表41）。采购物料是指企业经营所需低值易耗品、办公用具、服装纺织品、固定资产等。依据原料、物料性质不一样，其价格波动频率和幅度各自不一样，从而采取不一样采购方法和变价机制。各自订货价格在约定周期内相对稳定，不再浮动改变。第十二条 采购管理标准（一） 优质优价。采购物品应本着“优质优价”标准，对供给商必需经过“公平竞价、比质比价”选择程序。优质优价是每一个采购人员必需严格遵守工作准则，必需将这种意识渗透到每一个单品采购中。（二） 老实守信。企业期望经过和供给商良好合作，实现真正共赢。果断杜绝采购人员、验收人员和供给商之间发生任何损害企业利益行为。采购和验收人员全部应恪守职业道德，为企业共同利益而勤奋工作，老实守信。（三） 规范透明。企业致力于采购工作规范化、透明化管理，最大程度降低采购成本。采购不仅要仰仗于采购人员忠于职守，而且要依靠严格制度、规范程序来规范透明管理，将集中权利分散化、隐蔽权利公开化，确保企业利益不受损害。（四） 多家供货。标准上企业达成一定采购规模原材料采购，全部应有两家以上合格供给商，确保供货质量、价格稳定性和良好性价比。（五） 信息通畅。企业发给各供给商采购指令必需立即正确地传达，保质保量完成供给任务，并立即将到货信息传达至企业。各分、子企业单店采购信息，必需根据要求立即地、如实地向企业采购储运部传输，以确保企业立即正确地掌握管控信息。（六） 合理库存。企业采购配送针对不一样原料、物料，合适保持一定存货量，以确保机场突发事件和单店经营供给稳定性。采购储运部组织确定原料物料安全库存量和采购时机、批次采购量等，达成既能满足应对突发事件和营业需要，又能尽可能降低资金占用。（七） 采购监督。企业及下属单位全部采购活动实施全过程、全方位监督制度。在原料申购、供给商选择、价格确定、质量验收、结算、付款等采购过程每一步骤全部要有监督。监督方法由集体决议、财务审计、制度考评三管齐下，形成监督网。第四章 采购管理制度和标准第一节 供给商引进和管理第十三条 管理职责供给商选择确定由企业采购委员会负责，采购储运部作为采购委员会日常办事机构。负责对有供货意向供给商进行初审，考察认定其资格，搜集、汇总、整理供给商相关信息，提交采购委员会决议。负责在日常采购中统计供给商业绩，对供给商进行定时考评、评价和淘汰。第十四条 成为企业供给商必需满足以下基础条件：（一） 持有要求资质证书，是独立法人实体或含有经营资格个体经营者； （二） 财务情况良好，企业资信良好；（三） 含有严格质量、安全管理方法，有良好安全统计，未发生重大质量和安全事故；（四） 其经营商品符合国家质量、卫生、食品安全、检验检疫等相关标准和要求，含有国家权威机构颁布合格证书；（五） 愿意为企业提供优良商品和服务，实现采供双方共赢。供给商含有以下条件能够优先考虑：（一） 负担过大型特级餐饮企业原料供给相关工作，含有良好工作业绩统计；（二） 含有较强质量、服务、价格和交付保障能力；（三） 含有优质农副产品、肉禽等原材料供给基地（合作也可）；（四） 含有大型保鲜库房、运输车辆等设施；第十五条 供给商引进时机日常采购在现有供给商范围内进行。但出现以下情况就需要重新确定新供给商。（一） 原有供给商业绩考评不佳或现场评审不合格立即被淘汰，需要增加新供给商。（二） 开发新产品和技术改造需用新物资。（三） 新供给商物资更适合企业需求。（四） 企业采购委员会认为需要引进新供给商其它情形。第十六条 新供给商引进方法新供给商引进方法分为招标采购和询价比价采购两种。满足以下条件采取招标采购形式选择供给商，达不到以下条件采取询价比价方法确定。（一） 一次采购金额超出 10 万元设备设施。（二） 企业统一采购酒水、饮料和服装、布草等物料定制。（三） 十二个月内累计采购金额超出 300 万元物料类别。（四） 采购委员会认为需要招标确定原料供给商时。招标采购引进供给商程序详见第四节。第十七条 询价比价引进供给商程序为：（一） 进行供给厂商调查，开发潜在供给商；采购储运部应亲密关注餐饮原材料供给市场动态及产品质量，搜集市场信息，和符合企业要求厂商进行接洽，考察和审查其资信情况和资格条件。调查内容填报供给厂商调查表（附件1）；对于上门推销新品，由采购储运部评定其是否适合单店经营，决定是否引进，必需时征求单店和厨政部意见。对于需要引进，考察、接洽供给厂商，填报供给厂商调查表。（二） 检验厂商提供样品；申请成为企业供给商，在经过资格审查后应提供样品以供评审。提供样品同时应附带完整质量规格、等级说明、自检汇报或合格证实等资料。送检样品应经过单店试用和厨政部质量检验和评价认可。分别填写供给商样品检验表（附件2）中试用意见和检验情况相关内容，并由厨政部给出评价结论。（三） 询价和比价1. 采购储运部应依据充足了解企业所购物资品名、规格、质量要求及其它尤其要求。采购人员向供给商具体说明采购质量要求、采购批量、交货期、交货地点、付款方法等，要求对方按期提交合理报价；2. 为了方便采购委员会确定供给商，采购储运部对于含有一定批量同规格产品，最少应取得三家以上供给商报价，或其它替换品报价。3. 采购储运部应进行认真市场价格调研，充足考虑市场供求、采购批量、采购质量要求等原因对价格影响，进行具体成本分析，设定议价目标，做好价格洽谈准备工作。4. 采购储运部和各供给商进行商务洽谈，针对双方交易条件进行议价，争取最好交易条件。评审经过样品检验合格和询价比价后，由采购储运部提交相关统计、比价结论和选择提议，给企业采购委员会作为选择供给厂商参考。5. 采购委员会审查采购储运部提交供给商调查和询价比价相关资料，选择确定供给商。选择依据包含：供货质量规格适用性、商品性价比、资信实力、服务保障能力、付款方法等。（四） 签署采供协议。1. 由采购储运部和确定供给商起草采供协议。协议中明确双方权力义务，明确约定采购原料标准、双方议定事项、违约责任等条款。协议中折扣、促销等特殊条款确实定需要提请采购委员会审议决定。2. 对于供货信誉好、资信度高供给商，企业采购储运部能够和其签署长久（以十二个月为限）供货协议，以确保供给商稳定。3. 假如是代理商，须和其签署质量确保协议。4. 草拟好采购协议应提交企业法律顾问审核后，报请总经理审批生效。总经理可授权采购储运部经理直接签署例常性采购协议。第十八条 供给商业绩考评（一） 采购储运部依据采购验收统计，每三个月对供给商进行一次业绩评价，组织采购人员、单店人员和储运库房人员等共同参与，根据供给单品评价打分，填写供给商业绩评价打分表（附件3），再计算出各供给商平均分。供给商考评标准原因参见供给商评价原因表（附件4）。（二） 依据打分将供给商划分为“A、B、C、D”不相同级，定时更新供给商质量档案，并对供给商实施分类管理：1得分在90100分者为A级，为优异供给商，一样情况下可加大采购量。2得分在7089分者为B级，B级为合格供给商，可正常采购。3得分在5069分者为C级，C级为应教导供给商需进行指导，减量采购或暂停采购。4得分在49分以下者为D级，D级为不合格供给商直接给予淘汰。（三） 每十二个月有三次以上评为A级供给商，年底企业将授予“优异供给商”称号，同时给一定奖励。奖励方案由采购储运部经理提出专题汇报，经总经理审批后实施。第十九条 供给商现场评审（一） 采购储运部定时组织对供给商进行全方面现场评审，对供给商质量、食品安全、服务管理等管理体系、确保能力等进行现场考察评审。评审完成填写供给商现场评审表（附件5）。评审周期通常十二个月一次，在以下情况时能够临时增加评审次数：1. 假如供给商在供给工作中数次出现差错，需要对其管理控制体系及成效重新认证时；2. 在当地域内、相关行业内发生重大公共卫生事件，企业认为有必需对关联企业进行评审时；（二） 对供给商现场评审结束后，采购储运部将评审结果和经典事例通知供给商。评审得分不足70分时，采购储运部要给供给商提出改善要求和期限，在要求时间内不能改善采购储运部能够提出淘汰该供给商提议。第二十条 供给商淘汰和降级（一） 假如供给商出现供货不合格或供货不立即现象时，采购储运部通知其进行整改。出现两次质量波动或供货不立即事故时，供给商等级降一级。整改不立即或原C级供给商再次降级，视对单店经营影响情况对其处以100050000元罚金或直接取消其供货资格。（二） 对于经过供给商现场评审中发觉有以下问题，给予淘汰。1. 评分70分以下需要整改供给商，在要求时间内仍不能对提出问题进行改善；2. 得分不足50分时供给商直接淘汰。第二十一条 建立供给商档案（一） 采购储运部负责建立供给商档案。对每个选定供给商必需保持完整供给商档案。对于每三个月考评评价在供给商清单（附件6）中统计其评价等级。（二） 供给商档案包含：供给商调查表、供给商清单、供给商业绩评价打分表和供给现场评审表、供给商所提供合格证实、报价表及相关资料。（三） 供给商档案由采购管理员负责管理，其它人员未经采购储运部经理许可，不得随便查阅。第二节 采购和验收第二十二条 采购规范建立企业采购规范包含采购原料技术标准、标准物料清单等（一） 采购原料技术标准：是对包含原料质量、规格、等级等原料参数明确要求，由企业厨政部负责制订。厨政部应组织编制和定时修订企业厨政系统统一技术手册，对所需多种原材料技术要求给出明确描述（格式参见附件7），为采购工作询价、订货、验收、退换货等提供明确操作标准。（二） 标准原材料清单（BOM）是对物料进行统一归类，明确采购品牌、质量、规格参数和单耗等，同一类物料品种、质量等级、产地和生产厂家、包装应尽可能统一，降低单品采购品种规格数量，便于规模采购，降低成本。标准物料清单由采购储运部负责确定，提交企业采购委员会讨论确定。（三） 库房需要储存原料、物料品种、数量，由储运主管提出，报部门经理审批决定。储运主管会同采购管理员、仓库管理员依据各单店经营消耗情况、多种库存原物料采购周期历史数据情况，共同制订多种库存原料物料安全库存量和采购点、单次采购量等，满足确保经营需要，达成库存最优。第二十三条 采购申请和审批企业各部门全部物资采购全部必需填具采购申请单，办理审批手续。（一） 采购申请提出1. 单店天天需要采购果蔬鲜活类原料、和在库房不设库存其它原料时，单店填报原料采购申请单（参见附件8），经厨师长审批后，在16：00之前传报采购储运部。高级原料上报总经理审批。2. 单店需要库存原料，直接填报提货单（参见附件9），餐食类原料经厨师长审批，其它原料经单店经理审批后，交库房办理领用出库手续。3. 库管员对库房库存原料、物料数量进行监控，确保安全库存，需要补充时由库管员提出库存采购申请单（参见附件10）。4. 物料采购由使用部门依据经营情况和需要，提出采购申请，填报物料采购申请单（参见附件11），经店经理审核后上报计划经营部、总经理审批。（二） 采购申请审批1. 在标准采购清单内，单店日常经营所需原料采购申请，原料直接由采购管理员负责审核后，即行组织采购。2. 未列在标准清单中原料采购申请，需要首先提交企业厨政部审批后，报采购储运部经理审批，采购管理员组织采购。3. 多种物料和高级原料采购申请应提前一周提出申请，提交企业总经理负责审批，为采供储运部预留采购周期。（三） 采购申请变更采购储运部如接到使用部门撤销或调整采购申请单变更通知时，应优先处理，立即通知供给商并在采购计划中给予调整。因为采购申请变更所造成损失和责任由使用部门负责。第二十四条 订购（一） 采购申请单审批无误后，采购人员即向供给商发送采购指令。具体说明采购原料、物料要求。采购人员应要求供给商立即对所采购原料、物料能否保质保量供给以确定；（二） 对于无法确保根据质量、数量和期限要求按时交货原料、物料，采购部门应和供给商充足沟通，了解原因，督促其想方设法确保供给；确实因为客观原因无法确保时，采购储运部必需立即通知申购单位，同时采取对应补救方法。（三） 采购人员应向供给商索取必需合格证实、使用说明等资料。第二十五条 紧急采购（一） 当机场临时出现大面积飞机停飞、晚点延误等紧急情况造成客流激增时，采购部门需要紧急采购以满足单店经营需要，完成机场餐饮服务任务；由单店确定紧急采购品种数量，店经理经过电话通知采购储运部采购管理员，说明紧急情况，立即组织采购。需要审批步骤经过电话请示得到同意，事后办理采购申请单。（二） 在当日提交采购申请单中未申报原料采购事项，假如确属紧急需求，由单店经理电话通知采购管理员，经审查后先行采购，事后补办采购申请单。（三） 采购管理员接到紧急采购请求时，即行安排采购。采购人员和供给商联络，根据单店要求到货时间、数量，要求供给商备货送货。假如现有供给商不能确保立即供货，能够在现有供给商之外临时购置，采购管理人员能够参考现行价格，免经询价比价手续，但紧急采购供给商也必需是符合企业相关要求，同时采购货物也需含有检验检疫等合格证实。第二十六条 验收入库（一） 采购到货后必需经过验收合格签字，才能办理入库手续。（二） 不设库存原料（果蔬鲜活类）验收，由采购员、使用部门、库管员三方共同进行，现场确定，三方一致认定合格，签字后方可入库。假如验收中三方不能达成一致时，提交厨政部进行仲裁。（三） 库存原料、物料必需经过验收才能入库。验收由采购员、库管员共同进行。一致同意合格，经双方签字入库。必需时由采购人员邀请使用部门参与验收。假如验收中出现分歧时，提交厨政部（原料）、或计划经营部（物料）进行仲裁。（四） 验收关键内容包含采购原料、物料数量、质量、规格、价格等和采购订单、协议和约定标准是否一致，票据和实物是否相符。（五） 验收中假如出现来料质量和采购标准不符、被判定为不合格时，由使用部门决定是否降级使用，能够降级使用时由采购人员和供给商交涉，确定降价处理、换货或退回。假如出现来料分量不足时，由采购人员和供给商联络立即补齐。（六） 对于不需要超量进货、未经同意采购（非紧急采购）、质量或规格和采购要求不符原料、物料，库管员有权拒收。对于价格和数量和采购单上不一致立即进行纠正。（七） 验货结束后库管员根据实际收货重量、数量、单价和金额，填报采购申请单中验收栏目，验收人员在要求地方签字。库管员办理入库手续，验收中如有不合格情况，应统计并汇总向上汇报，作为供给商考评评价依据。第二十七条 付款结算（一） 验收结束后库管员办理入库手续，录入员录入到货商品信息，储运结算员依据验收入库数量汇总对帐，正确无误后每个月25日前上报财务部；（二） 抵达约定结算期后，供给商提交发票，由结算员审查发票台头、商品名称数量、金额及其它内容是否正确无误，是否需要扣款等。经储运主管和部门经理审批，到财务部办理结算手续。采购款项由财务部统一安排支付。第三节 价格管理第二十八条 价格管理职责（一） 采购委员会负责确定和调整企业采购全部原料和物料价格。（二） 采购储运部跟踪市场价格改变，组织共同采价询价，立即正确提供价格变动信息，提出价格调整提议。（三） 厨政系统派人和采购人员共同市场采价，立即了解市场行情，确保原料价格监督和透明。第二十九条 定价机制（一） 果蔬鲜活类原料采取每七天为一个周期确定该类原料供货价格。采购储运部依据市场行情改变情况，向供给商发送报价通知。每七天一采购委员会确定本周供货价格，从周二至下周一实施。（二） 干货冻品类原料每个月重新确定一次价格。上月末最终一周周一确定下一月该原料价格，价格从1日至31日实施。（三） 酒水类原料价格相对稳定，通常年度内保持价格不变，在采购协议中确定采供价格。但如遇市场不可估计原因价格发生较大波动（通常上下10之内）。本着双方共盈宗旨，另行议定价格，重新签署协议。（四） 物料类价格每六个月重新确定一次。确定程序方法同上。（五） 临时采购多种材料，采取议价采购方法，由采购储运部和供给商商议确定，确定后直接采购实施，后报采购委员会立案。表41原料分类种 类价格特征定价周期果蔬鲜活类水果、蔬菜、海鲜肉禽等常常改变上下幅度大每七天重新确定一次价格干货冰冻粮油调味品类冰冻、干货、粮油、调味品等价格改变缓慢每个月确定一次价格酒水烟茶酒水饮料、咖啡烟酒、茶糖等价格基础稳定协议约定物料类厨具餐具、筷子纸巾、台布餐布、电器桌椅等价格基础稳定每六个月确定一次价格临时需求多种材料议价采购第三十条 价格确实定（一） 采购人员要建立和跟踪自己市场价格信息渠道（农业部信息中心、北京市大型农批市场、大型蔬菜生产基地等），掌握即时市场价格信息。（二） 每七天四需要定价原料供给商提出下一周原料报价。采购人员审查供给商报价，选出价格较高品种作为关键调查品种。（三） 采购人员组织采价小组共同到市场采价。采价小组人员由采购人员、厨政部人员和单店后厨人员共同组成，各单店轮番派人参与采价，便于单店立即了解原料市场行情。（四） 采价小组设定部分原料品种，作为市场抽查采价品种，选择标准为：1. 单店需要数量较大品种；2. 单店比较关心品种；3. 市场价格较为敏感品种；4. 供给商报价较高品种设定采价品种数量通常为所采购品种2030。采价结束后，填制原料采价单（见附件12），参与采价人员联合签字。（五） 采购人员依据采价结果比价，分析抽查品种市场价和供给商报价之间差异比率，和供给商进行价格磋商，初步确定供货价格。确定价格和采集到价格最高不得超出 。（六） 采购管理员将采价人员联签采价单、原料供给商报价及价格磋商结果、市场价格跟踪信息、定价提议等，一并提交采购委员会审批，作为确定价格参考。（七） 计划经营部经理作为采购委员会牵头组织者，决定召集委员会定价会议或采取联签形式，确定采购价格。如其公事外出，提前委托其它人员主持。（八） 例行采购委员会会议安排在每七天企业总经理办公会后进行。（九） 假如采购储运部提供价格信息、供给商报价之间存在较大差距，磋商无法达成意见时。采购委员会应分析价格差异原因，帮助采价人重新确定采价渠道、采价方法。第四节 采购招标管理第三十一条 需要引进新供给商时，又满足本章第一节第十六条条件，通常应经过招标确定供给商。有些情况不适合招标采购时，视实际情况由采购储运部取得企业总经理同意后，能够不经招标直接经过询价比价方法确定供给商。第三十二条 招标具体工作由采购储运部负责组织，采购委员会负责招标过程中评标决议等。第三十三条 招标程序（一） 招标前，采购储运部组织做好招标准备工作，做好招标工作计划，向上级主管领导提交组织招标活动申请，经同意后实施。招标申请包含：招标采购内容、招标方法、分标方案、招标计划安排、投标人资质（资格）条件、评标方法、和开标、评标工作具体安排等；（二） 编制招标文件，经企业总经理审批后生效；（三） 公布招标信息（招标公告或投标邀请书），接收和处理投标人对招标文件相关问题进行咨询；（四） 接收招标报名，组织对欲投标人资格进行审核，向预审资格合格发售招标文件；（五） 采购储运部在要求时间和地点，接收符合招标文件要求投标文件；（六） 采购委员会举行开标评标会，确定中标单位；（七） 采购储运部将中标结果通知全部投标人。（八） 进行协议洽谈，确定协议细节，和中标人签订书面协议。第三十四条 招标方法选择招标采购分为公开招标采购、邀请招标采购。第三十五条 招标文件制作和发出（一） 招标文件内容包含：1. 招标公告或投标邀请书；2. 投标说明书，关键包含以下内容：1) 招标项目概况、名称、规格、型号、产地厂家、数量和批次、质量标准和技术要求、运输方法、包装方法、交货时间地点、验收方法等；2) 相关招标文件澄清、修改要求；3) 投标人须提供相关资格和资信证实文件格式、内容要求；4) 投标样品及报价要求、报价编制方法及须随报价单同时提供资料；5) 标底确实定方法，评标标准、方法和中标标准；6) 投标文件编制要求、密封方法及报送份数，递交投标文件方法、地点和截止时间；7) 投标联络人员姓名、地址、电话号码、电子邮件；8) 投标确保金金额及交付方法，履约担保；9) 开标时间安排、程序和地点，投标使用期限等。3. 协议条件（通用条款和专用条款）；4. 技术要求及规范（标准）；5. 货物量、采购及报价清单；6. 其它需要说明事项。（二） 招标文件发出1. 公开招标时应该在相关媒介或网上公布招标公告，公告应载明企业名称、地址、招标项目标性质、数量、实施地点和时间及获取招标文件措施等事宜。公布招标公告至发售资格预审文件或招标文件时间间隔通常不少于10日。招标公告不限制投标人数量。采购储运部接收招标咨询，对投标人进行资格审查。合格者发售标书，不合格者不得参与投标。2. 采取邀请招标方法时，采购储运部应提交三个或以上含有投标资格和项目能力候选厂家名单，经采购委员会同意后，向其发出投标邀请书。3. 招标文件应该按其制作成本确定售价。第三十六条 审查标书接收（一） 按本制度要求必需进行招标项目，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不少于十日。（二） 投标人在递交投标文件同时，应该递交履约确保金（采购储运部视情况而定）。企业和中标人签署协议后10个工作日内，应该退还投标确保金。（三） 投标人应根据招标文件要求编写投标文件，并在招标文件要求投标截止时间之前密封送达招标人。在投标截止时间之前，投标人能够撤回已递交投标文件或进行更正和补充，但应该符合招标文件要求。（四） 采购储运部在接收投标人投标文件同时，接收其样品，并委托厨政部进行样品质量检验。第三十七条 开标（一） 开标由采购储运部指定人员主持，开标人员最少由主持人、监标人、开标人、唱标人、统计人组成，上述人员对开标负责。开标应该按招标文件中确定时间和地点进行。邀请全部投标人参与。（二） 有下列情况之一投标文件，能够拒绝或按无效标处理：1 投标文件密封不符合招标文件要求；2 逾期送达；3 投标人法定代表人或授权代表人未参与开标会议；4 未按招标文件要求加盖单位公章和法定代表人（或其授权人）签字（或印鉴）；5 招标文件要求不得标明投标人名称，但投标文件上标明投标人名称或有任何可能透露投标人名称标识；6 未按招标文件要求编写或字迹模糊造成无法确定关键内容、关键质量确保方法、投标价格；7 未按要求交纳投标确保金；8 投标人提供虚假资料。第三十八条 评标（一） 评标工作由采购委员会负责。招标中包含技术性问题如有必需，可再邀请其它相关教授参与。（二） 在一个项目中，对全部投标人评标标准和方法必需相同。评标标准通常包含以下内容：投标价格和评标价格、质量标准及质量管理方法、组织供给计划、售后服务、投标人业绩和资信、财务情况。（三） 假如采购委员会经过评审，认为全部投标文件全部不符合招标文件要求时，能够否决全部投标。采购储运部重新组织招标。对已参与此次投标单位，重新参与投标不应该再收取招标文件费。（四） 采购委员会组员不得泄露评审过程、中标候选人推荐情况和和评标相关其它情况。（五） 采购委员会按招标文件确定评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标候选人推荐次序。在评标过程中，采购委员会能够要求投标人对投标文件中含义不明确内容采取书面方法作出必需澄清或说明，但不得超出投标文件范围或改变投标文件实质性内容。（六） 采购委员会完成评标后，在采购委员会三分之二以上组员同意情况下,经过评标结果，形成评标汇报。采购委员会组员必需在评标汇报上签字，若有不一样意见，应明确记载并由其本人签字作为评标汇报附件。第三十九条 中标（一） 采购委员会经过评审，从合格投标人中直接确定中标人和候补中标人。（二） 中标人（供给商）投标应该符合下列条件之一：1 能够最大程度地满足招标文件中要求各项综合评价标准；2 能够满足招标文件实质性要求，而且经评审投标价格最低。（三） 中标人确定后，采购储运部应该在招标文件要求使用期内以书面或口头形式通知中标人，并将中标结果通知全部未中标投标人。（四） 中标通知发出之日起10日内，采购储运部和中标人应该根据招标文件和中标人投标文件签订书面协议。（五） 当确定中标人拒绝签署协议时，经企业采购委员会讨论决定，可和确定候补中标人签署协议。第五章 采购管理步骤第一节 原料采购申请步骤图步骤说明步骤步骤工作内容简明描述关键输入关键输出相关表单1单店天天需要采购果蔬鲜活类原料时，提出原料采购申请原料采购申请单原料采购申请单2高级原料报总经理审批高级原料采购申请同意采购申请单采购申请单3原料假如有库存，单店直接去领用采购申请提货单提货单4没有库存原料（包含鲜活果蔬类和其它原料），报采购主管审核后采购采购申请订货通知5供给商接到订货通知后，组织货物并送货订货通知送货单第二节 物料采购申请步骤步骤说明步骤步骤工作内容简明描述关键输入关键输出相关表单1物料采购由使用部门依据经营情况和需要，提出采购申请物料采购申请单物料采购申请单2物料采购申请报财务部、总经理审批采购申请单采购申请单采购申请单3有库存物料到库房办理领用出库手续领用申请提货单提货单4库管员对库房库存原料数量进行监控，确保安全库存安全库存5需要补充时，库管员提出库存采购申请领用申请库存采购申请库存采购申请单6提出库存采购申请，经储运主管审查后，由采购人员订货库存采购申请采购通知7供给商备货送货采购通知送货单第三节 供给商引进步骤步骤说明步骤步骤工作内容简明描述关键输入关键输出相关表单1需要引进新供给商时，采购储运部决定采购方法，是否需要招标2供给商期望为企业提供服务采购申请单采购申请单采购申请单3采购储运部对供给商进行资格审查供给商申请、提交资质证实等资格审查结论供给商调查表4申请成为企业供给商，在经过资格审查后应提供样品以供评审。初审合格结论提交样品5送检样品应经过单店试用和厨政部质量检验和评价认可。提交样品样品试用、检验结论供给商样品检验表6采购储运部进行供给商调查、市场行情调查和询价比价工作比价结论7采购储运部提交相关统计、提议，给企业采购委员会作为选择供给厂商参考。调查结论、行情信息询价比价结论8采购委员会审查供给商调查和询价比价相关资料调查结论、行情信息询价比价结论审查结论9采购委员会对供给商进行必需考察考察结论10选择确定供给商审查、考察结论供给商选择结论11总经理同意采购委员会选择供给商供给商选择结论12采购储运部和确定供给商起草采供协议，关键条款提请采购委员会审议，协议经企业法律顾问审议后总经理同意。采供协议第四节 采购验收管理步骤步骤说明步骤步骤工作内容简明描述关键输入关键输出相关表单1当供给商原料、物料到货时，由库管员通知使用单位、采购人员到位验收供给商送