建筑工程资料管理的主要问题与优化路径.pdf

中国科技期刊数据库 工业 A 收稿日期：2023 年 12 月 22 日 作者简介：杨玉梅（1982），女，汉族，广州潮安人，本科，广州市第三建筑工程有限公司，助理工程师，研究方向为从事现场施工资料管理工作。-119-建筑工程资料管理的主要问题与优化路径 杨玉梅 广州市第三建筑工程有限公司，广东 广州 510000 摘要：摘要：建筑工程是一个综合性强、环节繁多的工程项目，往往需要大量的计划、资料和文档来支撑工程的各个阶段。而建筑工程资料管理的主要问题就是如何高效地收集、存储、管理和利用这些资料和文档。当前，建筑企业在资料管理方面面临了较多问题包括，针对这些问题，建筑企业可以采取一系列优化路径来提高资料管理效率和质量，希望本文的研究成果能为读者提供一定的参考价值。关键词：关键词：建筑工程；资料管理；主要问题；优化路径 中图分类号：中图分类号：TU7 0 引言 建筑工程的资料管理是工程工作管理中的重要组成部分之一，也是每一个资料管理人员需要引起高度重视的管理内容。特别是如金融建筑工程发展速度较快，工程资料管理的内容越来越复杂，资料越来越多，就需要进行全面完善的管理工作。针对一些常见的工程资料管理问题提出优化的解决对策，这是每一个管理人员应该重点思考的内容。1 建筑工程资料管理的重要意义 建筑工程资料管理是建筑项目管理的一个重要组成部分，它是指对建筑工程项目中相关的各种资料、文档、图纸等进行收集、整理、存储、维护和利用的过程。建筑项目需要大量的资料和文档来支撑各个阶段的管理和决策。资料管理不到位会导致人员对工程实际情况了解不足，进而影响工程的质量和安全。资料管理可以帮助管理者及时获得信息，明确任务目标，合理预算，提高管理效率，保证建筑工程按时、按质、按量完成1。资料管理的规范、高效、科学有助于企业做出科学决策，并能够帮助企业节约时间、减少成本，提高业务效率和管理水平。良好的资料管理可以提高企业的对外形象和声誉，树立企业诚信、规范、责任的形象和品牌形象，形成良好的市场口碑。在工程完工后，资料管理能够为后续的维护保养、改造升级、技术创新等提供支持和保障。有效的资料管理可以为工程运营管理的顺利开展提供基础和便利。在建筑工程项目管理中，建筑工程资料管理扮演着至关重要的角色，科学规范的资料管理能够有效地支持工程的各项管理工作，有助于提高管理水平和效益，为企业的健康发展提供坚实的基础和保障。2 建筑工程资料管理的主要问题 2.1 资料整理不规范与不完整 在建筑工程资料整理过程中，缺乏统一的标准和规范，导致不同人员的资料整理方式不一致。有些人可能对于同一类资料的分类和命名方式存在差异，使得查找和管理资料变得困难。部分人员在资料整理过程中缺乏科学的方法，没有明确的计划和流程，导致资料整理混乱。有时候，资料可能会被存放在不合适的位置或者用不合适的方式进行存档，使得后续的管理变得困难。由于不规范的整理方式或者工作疏忽，一些重要的资料可能会遗失或者存档不完整。这种情况下，当需要使用这些资料时，将会出现无法及时找到或者无法获取完整信息的问题，影响了工程管理的顺利进行。很多建筑工程资料以电子形式存在，但是在存储介质选择和管理方面存在问题。可能出现没有按照规定备份和归档、存储设备不规范等情况，这样一来，一旦存储介质损坏或者丢失，资料将无法恢复或者被访问，造成重要信息的丢失。2.2 整理资料与实际不符 建筑工程资料管理中的一个主要问题是整理的资料与实际情况不符，这种情况往往发生在施工过程中，由于各种原因导致实际施工过程与计划中的资料不一中国科技期刊数据库 工业 A-120-致，包括图纸、工艺文件、技术规范等。造成整理资料与实际不符的原因有多种，首先是图纸和设计文件的不准确。在工程设计阶段，图纸和设计文件可能存在错误或遗漏，导致施工过程中出现与实际情况不符的情况。其次是施工过程中的变更和调整，由于工程施工中可能会出现各种问题和调整需求，施工方可能会进行变更和调整，而这些变更和调整未能及时更新到相关的资料中，导致资料与实际不符2。还有一种情况是施工现场出现的非计划性事件，比如意外损坏、配合问题、材料不符合规定等，这些事件也会导致资料与实际情况不一致。整理资料与实际不符的后果是严重影响工程的质量和进度，如果在施工中发现资料与实际不符，施工方需要及时停工或调整，这将导致工期延误和成本增加，特别是施工单位在整理资料时，忽略了现场的实际情况，资料收集和现场的施工情况对应不上，可能会对工程的质量产生负面影响。2.3 竣工资料归档中存在的主要问题 建筑工程资料管理中的一个主要问题是竣工资料归档中存在的问题。竣工资料归档是建筑工程项目的最后一个重要环节，它涉及到工程的验收、交付和后期运营管理的各种资料、文档和记录。然而，在实际操作中，竣工资料归档中的资料往往不完整，这可能是因为某些关键资料丢失、遗漏或未及时添加到归档中，也可能是因为资料整理和归档的过程中出现错误导致某些资料被误删或漏掉。竣工资料归档中的资料之间应具有逻辑性和连续性，应能够清晰地反映工程的设计、施工、验收和运营情况。然而，由于资料整理和归档的不规范或不严密，可能导致资料之间的逻辑关系和连续性不清晰，给后期的资料查询和利用带来困难。竣工资料归档中的资料格式和规范不一致也是一个常见问题，不同项目或不同部门可能采用不同的格式和规范进行资料归档，导致资料的统一性和规范性受到影响，这给后期的资料管理和利用带来了困扰，增加了工作量和风险。由于资料归档时未进行适当的分类、标识和索引，或者采用了不适合长期保存的介质和存储方式，导致资料的可读性和可查性受到了威胁，影响了资料的实际价值。3 建筑工程资料管理的优化路径 3.1 资料应分类整理，建立卷内文件目录 建筑工程资料管理的优化路径之一是对资料进行分类整理，并建立卷内文件目录，这一方法能够有效提高资料管理的效率和准确性，为后续的资料查询和利用提供支持。根据建筑工程项目的特点和需要，将资料按照一定的分类原则进行整理和分类，如按照工程阶段、专业分类、文件类型等进行分类。通过合理的分类，可以使得资料更加有序和规范，方便后续的管理和利用。对于每个分类的资料，可以为其建立一个卷内文件目录，明确记录每个卷内包含的文件和文档。目录中可以包括文件名称、编号、版本、日期、责任人等信息，以及文件的存放位置和格式要求等。这样可以方便后续的资料查询和查找，提高工作效率。在建立卷内文件目录时，有几个关键的注意事项需要考虑。目录的命名方式应具有一定的规范性，最好使用简洁明了的词语或缩写，以减少歧义和混淆。目录应根据实际情况和需求进行动态调整和更新，以保持与资料实际情况的一致性，对于重要的文件和资料，可以建立索引或清单，进一步提高资料的可读性和查找效率。在实施资料分类整理和建立卷内文件目录时，建筑企业应制定资料分类和整理的标准和规范，明确分类的原则和标准。其次，加强资料整理和归档的培训和管理，确保资料的准确性和完整性3。采用统一的命名和编号规则，确保目录和文件的一致性和规范性，建立资料管理软件或系统，提供方便的资料查询和利用功能，提高工作的效率和便捷性。通过合理的分类和目录建立，可以提高资料的管理效率和准确性，为后续的资料查询和利用提供支持。建筑企业应根据项目的实际情况和需求，制定相应的分类和目录标准，加强培训和管理，建立合理的命名和编号规则，最终实现资料管理的规范化和科学化。3.2 施工材料试验部分整理 施工材料试验记录是建筑工程中非常重要的一部分资料，它记录了施工材料的性能、质量和合格情况，对工程质量的控制和后期的运营管理起到了关键作用。因此，对施工材料试验部分的整理进行优化，可以提高资料管理的效率和准确性。根据不同类型的施工材料，制定相应的试验记录表格，明确记录试验项目、试验方法、试验结果等内容。试验记录表格的设计应符合国家标准或行业规范，并与实际施工材料的性能要求相匹配。合理的试验记录表格可以提供清晰和准确的信息，方便后续的资料整理和查询。对试验记录中国科技期刊数据库 工业 A-121-的填写和归档流程进行规范，明确试验记录的填写责任人和填写要求，确保试验记录的及时、准确和完整。试验记录应按照一定的顺序和规范进行编号，便于后续的整理和查找。同时，建立试验记录的归档机制，确保试验记录能够长期保存并易于查询和利用。在实施施工材料试验部分整理时，试验记录应链接到具体的施工材料批号和供应商信息，以便追溯和排查质量问题，试验记录应与其他相关资料进行关联，如采购合同、验收记录、质量检测报告等，形成完整的资料体系。对于重要的试验记录，应进行备份和存档，以防止资料丢失和损坏4。在优化施工材料试验部分的整理中，建筑企业应加强对试验记录填写人员的培训和管理，提高填写记录的准确性和规范性。建立标准化的试验记录整理和归档流程，确保试验记录能够按时、准确、规范地完成整理和归档，采用数字化管理技术，将试验记录进行电子化归档，提高试验记录的保存和利用效率。3.3 施工试验报告部分管理 施工试验报告是建筑工程的质量保障工具之一，在建设过程中，施工试验报告对于材料的质量、施工方案、工程造价、安全保障等方面都起到了非常重要的作用。施工团队应建立科学、合理的试验报告管理制度，建立科学、合理的试验报告管理制度是施工试验报告管理中的关键之一。制度的建立需要结合项目的具体情况来规定相应的管理制度，并且要注重操作性、全面性、审查性和实用性。其中，制度中应包括试验报告的编制范围、形式、时间、审核要求、修改要求等，确保试验报告的编制规范、审核及时、修改及时、有效性高。及时编制试验报告是保证施工过程质量的重要保障。试验报告应当根据试验计划及时编制，确保试验报告与具体施工工序紧密结合，做到及时、准确、全面，不留死角，使施工过程可操作性更强。同时，在编制试验报告时应注意严格按照规定的程序进行，尽可能地规避试验报告过程中出现的错误和偏差。施工试验报告的审核是保证试验报告准确性和可靠性的关键，在试验报告编制完成后，应当进行严格的审核。试验报告审核应当明确审核人员的职责和审核标准，以审核表的形式进行记录，确保审核全面、有效。同时，在试验报告审核后，对于出现的问题、不足之处应当及时纠正，确保试验报告的准确性和真实性。在现代信息化技术的基础上，现代采用电子化的方式对试验报告进行管理，实现了试验报告的快速检索、数据分析、数据挖掘等功能。同时，采用数字签名、防篡改技术，保证试验报告的真实性和有效性，使得试验报告管理更加规范化、便捷化、高效化。3.4 施工资料必须具有真实性 施工资料的真实性是指资料的内容、数据和事实要与实际的情况相符，不能虚构、篡改或者随意修改。具有真实性的施工资料对于建筑工程的质量、安全、环保等方面都有很大的作用。施工资料必须具有真实性才能保证建筑工程的质量，施工资料中包含了建筑工程的设计、施工、验收等环节的各种文档和记录，如果这些资料不真实，将会对工程的整个过程产生影响5。例如，设计图纸虚构或错误会导致建筑工程出现设计缺陷，从而影响建筑质量；工程报告随意修改或虚构会掩盖工程质量问题，导致问题得不到及时解决，从而对工程质量产生不良影响。施工资料必须具有真实性才能保证建筑工程的安全，在建筑工程施工过程中，存在着很多安全风险。为了减少事故发生的可能性，施工管理人员需要根据实际情况制定相应的安全措施并对工程进行记录。如果这些记录不真实，将会给安全管理带来很大的风险。例如，如果安全管理人员虚构工程安全情况，可能会导致重大事故的发生，给人员生命和财产带来损失。在建筑工程施工过程中，可能会产生一些有害的废弃物，如果不能做好环保方面的管理，将会对环境和人民的健康造成不良影响。施工资料中必须对这些环保方面的问题进行记录和说明，确保废弃物的处理符合相关法律法规和环保要求。3.5 强化资料管理人员的培训工作 建筑工程资料管理涉及到多个方面的知识，包括法律法规、工程管理、信息管理等。因此，培训资料管理人员需要针对这些方面进行系统、全面的培训。通过学习法律法规，资料管理人员能够熟悉资料管理的法律要求，了解相关风险和责任；通过学习工程管理知识，资料管理人员能够了解建筑工程的施工过程和各个环节的资料管理要求；通过学习信息管理知识，资料管理人员能够掌握现代信息化技术在资料管理中的应用等。随着信息技术的不断发展，建筑工程资料中国科技期刊数据库 工业 A-122-已经从传统的纸质资料向电子化、数字化方向转变。因此，资料管理人员需要熟练掌握信息管理的相关技能，如电子文档管理、数据分析和挖掘、信息安全等。培训资料管理人员掌握信息管理技能，能够利用现代信息技术对资料进行规范化、便捷化、高效化的管理，提高资料的整体管理水平。资料管理人员在工作中需要与各个相关部门和人员进行沟通和协调，包括设计人员、施工人员、监理人员、验收人员等。因此，培训资料管理人员的沟通协调能力非常重要。通过培训，资料管理人员能够学习到沟通技巧和协调能力，能够有效地与各个相关方进行沟通和合作，确保资料管理工作的顺利进行。建筑工程资料往往涉及到诸多敏感信息，如设计方案、施工图纸、材料配比等。培训资料管理人员的责任心和保密意识能够让他们更加注重资料管理的保密性和安全性，严格遵守相关的法律法规和规章制度，确保资料不被泄露、篡改或丢失。4 结束语 工程材料管理工作是工程项目中不可或缺的一环，也是获取第一手资料的重要途径。它涉及到各个方面，贯穿整个项目实施的全过程。为确保建筑工程质量，并使各项技术指标达到最佳水平，必须做好工程资料整理工作。这需要确保科技文件和质量保证资料的全面、真实和完整，以真实反映主体施工阶段的工程质量和施工管理情况。只有这样，才能确保归档文件、材料和图纸的准确、齐全和规范，也能保证施工技术资料的完整记录和完备签署，从而为工程项目争创一流提供组织保证。参考文献 1韦一玲.建筑工程资料管理中常见问题及规范管理措施J.大众标准化,2023(16):60-62.2李小琴.建筑工程资料管理中存在的问题及改进策略J.现代营销(上旬刊),2022(8):109-111.3马静枝.建筑工程资料管理的问题与优化措施研究J.住宅与房地产,2022(13):170-172.4李瑞娜.简谈建筑工程资料管理中存在的问题和对策J.大众标准化,2022(4):49-51.5马宁.建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施探讨J.中国住宅设施,2021(10):145-146.