20150428印刷版-基建工程资料与档案管理细则doc.doc

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目 录

第一章 总则………………………………………………………………………………01
第二章 管理体制、组织机构及职责……………………………………………………01
第三章 项目文件编制要求………………………………………………………………06
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目 录

第一章 总则………………………………………………………………………………01
第二章 管理体制、组织机构及职责……………………………………………………01
第三章 项目文件编制要求………………………………………………………………06
第四章 各单位归档文件内容……………………………………………………………25
第五章 竣工文件审查与移交……………………………………………………………33
第六章 项目电子文件的归档与整理……………………………………………………38
第七章 工程质量相关实物的收集………………………………………………………40
第八章 项目照片、声像资料收集与整理………………………………………………40
第九章 附则………………………………………………………………………………45
附件1：华电国际十里泉发电厂6-9大类档案分类及保管期限划分表………………46
附件2：华电国际十里泉发电厂“上大压小”2×600MW级超超临界机组
工程文件编码管理规定…………………………………………………………96

华电国际十里泉发电厂
“上大压小”2×600MW级超超临界机组工程
文件收集与档案管理实施细则

第一章 总则
第一条 为加强华电国际十里泉发电厂“上大压小”2×600MW级超超临界机组工程档案管理（以下简称“项目档案”），保证项目档案的完整性、准确性和系统性，真实地反映工程项目建设期的实际情况，充分发挥项目档案在工程前期准备、建设、生产和管理等工作中的作用，确保工程项目竣工档案符合达标投产及创优要求，特制定本细则。
第二条 本细则引用《中华人民共和国档案法》、GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、DL/T241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》、《中国华电集团公司火电工程达标投产考核办法（2008年版）》、DL5277-2012《火电工程达标投产验收规程》、DL/T 5229-2005《电力工程竣工图文件编制规定》、GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》、GB/T11821-2002《照片档案管理规范》、GB/T10609.3-2009《技术制图复制图的折叠方法》。
第三条 本细则适用于华电国际十里泉发电厂“上大压小”2×600MW级超超临界机组工程档案全部项目文件的编制、整理及竣工验收、移交工作，各参建单位均按照本细则执行。

第二章 管理体制、组织机构及职责
第四条 工程建设项目文件管理工作应纳入十里泉发电厂工程建设基建工作程序；纳入工程建设工作计划；纳入工程建设相关部门和相关人员的职责范围。
第五条 建立由厂长任组长，基建各部门负责人、各参建单位负责人及技术专工、档案员组成的基建工程项目档案管理网络。
第六条 按照统一领导、统一管理的原则，由十里泉发电厂档案室全面负责协调各参建单位项目文件的收集、整理、审查、验收、归档、移交等工作，确保项目档案完整、规范、统一。
第七条 建设单位各部门档案管理分工按照“谁管理谁负责、谁使用谁监督”的原则做好工程项目档案管理工作，负责本部门工程建设任务范围内的竣工档案的收集、整理、移交厂档案室，对责任范围内竣工档案的真实性、准确性负责。
十里泉发电厂各部门工作职责：
（一）档案室职责
1、厂档案室是基建项目工程档案唯一归口管理部门。档案管理人员的配备应满足工作需要，由具备档案专业知识或工程技术专业知识、有一定工作经验的专业人员担任。
2、认真贯彻执行国家和上级主管部门有关档案工作的方针、政策、法规，制定本项目的档案规章制度，明确 部门及相关单位收集、积累项目文件归档的范围、时间、注意事项和要求。
3、定期对参建单位进行档案有效的监督、检查、指导，督促检查责任部门及单位的档案管理工作，有权对不符合档案管理要求的部门及单位提出整改、考核意见。
4、负责组织监理单位对各参建单位提出的设计更改执行情况进行审核，并提交设计单位编制竣工图。
5、负责收集、整理本单位各部门在项目建设活动中形成的文件，负责对监理、设计、施工、调试等参建单位移交的竣工档案汇总整理、系统编目、编制检索工具。
6、负责组织项目档案的移交审查、申报及档案专项验收工作，对归档的项目档案的完整、准确、系统、有效利用与安全保管负责。
7、参与合同条款的审查，在合同中明确各参建单位竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。
8、参与设备开箱、基建项目竣工验收等，并做好相关文件的收集工作。
9、负责工程项目施工图发放给监理、各参建单位、调试单位及本厂相关部门。
10、负责施工过程中施工文件资料、设计变更、工程联系单等的登记、传递、复制、整理、归档工作。
11、负责接收工程的全部档案，汇总、整理后进行编目、上架、编制检索工具，提供利用。
12、建立符合要求的工程项目档案保管库房，集中统一保管档案，配备必要的设备，其费用列入工程总概算，为工程建设提供有效服务。
（二）工程建设部职责
1、负责对各参建单位提交的工程竣工资料的技术标准进行确认，对各专业竣工资料及竣工图的完整性、准确性、有效性以及单位工程工期、工程量变化、未完工记录及关闭记录等进行审核，并签署审查意见。
2、负责对各专业设备开箱资料进行确认，如发现不全则应根据技术协议负责追交,以确保设备资料齐全、完整、准确。
3、负责监管设备监造、检测、调试、试验、施工单位对工程达标投产、创优、质量监督过程中的工程档案收集、整理和归档。
4、负责重要会议材料和纪要的收集、整理和归档。
5、负责设备投标文件的收集、整理和归档。
6、竣工图由档案室直接收集、归档，其真实性由工程建设部负责。
7、负责各专业工程过程性检查照片及工程建设大事记的收集、整理和归档。
8、负责审查竣工移交的责任范围内竣工档案的真实性、准确性。
（三）项目发展部职责
负责工程前期文件的收集、整理和归档。
（四）工程技经部、财务部职责
1、负责工程各类合同、协议、招投标文件、工程概预算和决算等资料的收集、整理和归档。
2、在与各参建单位签订合同、协议时，应当列出专门条款，明确对项目档案的收集、整理的具体要求。
3、负责工程总决算、审计报告和请示、批复等文件材料的收集、整理和归档。
4、负责审核合同付款、结算，同时实行工程结算档案验收支付制度，工程技经部、财务部应在见到档案部门的签字后方可与工程各参建单位进行资金结算。
（五）物资部职责
1、负责设备开箱资料、进口设备报关文件、物资管理台帐的收集、整理和归档。
2、设备资料由物资部组织开箱验收收集，其齐全性由工程建设部负责，移交到资料室整理归档。
3、负责设备、材料招、投标及合同等文件的收集、整理和归档。
（六）安监部、保卫部职责
1、负责安全（职业健康）预案、管理制度、措施、方案、安全检查与整改记录等文件的收集、整理和归档。
2、负责收集整理职责范围内产生的并且办理完毕的具有保存价值的、符合档案管理要求的文件材料，及时移交厂档案室。
（七）生产准备、生产技术部职责
1、负责整套启动及试生产期间文件材料的收集、整理和归档,包括试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析和结论及生产准备和试生产总结等文件,负责主要设备及主要辅助设备台账。
2、负责生产准备文件的收集、整理和归档,包括现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施、生产人员培训教材、运行系统图等。
第八条 十里泉发电厂各部门均为项目文件归档的责任部门，各部门设兼职档案员，负责本部门的文件形成、收集、整理等工作，部门负责人是本部门归档文件的审核人，应对项目文件的完整和质量负责。
第九条 其它工程文件，各部门均有责任负责组织协调、收集、整理、移交。
第十条 设计单位职责
（一）明确项目负责人，负责本单位档案管理工作，并指定专职人员负责项目文件的收集、整理、移交工作。
（二）负责项目前期勘测活动中形成的工程地质、地形测量、水文、气象等设计基础文件；项目可行性研究阶段、项目初步设计阶段形成的文件；设计交底及图纸审查、设计优化形成的文件；施工图等文件资料的收集、整理和归档。
（三）按照《电力工程竣工图文件编制规定》(DL/T5229-2005)的要求，负责编制设计范围内与建设项目实际情况相符的竣工图，并在规定时间内移交建设单位。
（四）工程竣工验收后按创优工程评审要求，出具工程质量检查报告并移交建设单位归档。
（五）负责电子文件的收集、整理、移交。
第十一条 监理、监造单位职责
（一）明确负责人负责本单位档案管理工作，并指定专职人员负责项目文件的收集、整理、移交工作。
（二）编制针对本项目工程的归档制度，明确本单位监理文件的归档范围，编制监理文件归档计划。
（三）负责收集、整理监理工作过程中形成的文件资料，按照本实施细则，对工程各类监理文件在规定的归档时间内按文种组卷，移交建设单位。
（四）应按DL/T5434-2009规定，将设计、施工、调试单位形成文件质量和案卷质量纳入工程质量监控范围，对参建单位整理和移交的竣工资料及竣工图质量情况负责审查，并签署审查意见，以确保竣工资料与竣工图完整、准确、系统。协助建设单位做好项目文件的验收及移交工作。
（五）监理、监造单位负责本单位声像、照片、电子文件的收集、整理、移交。
（六）设计监理负责收集、整理在设计监理活动中形成的文件，在规定的归档时间内按文种组卷，移交建设单位。
（七）设备监造负责收集、整理在设备监造活动中形成的文件，在设备投运后，移交建设单位。
（八）负责配合建设单位达标投产验收、档案专项验收及工程创优验收工作。负责补充、完善各类检查、验收过程中发现的问题和缺陷，并限期整改，保证竣工档案的完整性、准确性。
第十二条 施工单位职责
（一）施工单位应指定一名项目负责人，负责本单位的项目文件管理工作，并设立与工程建设相适应的档案室并配备专职档案人员。
（二）按照国家、行业有关规定及本细则负责收集、整理各自承建范围内形成的施工、调试项目文件，经监理审核后在规定时间内向建设单位移交。
（三）施工单位应对分包单位形成的文件质量审核确认，履行签章手续。
（四）负责承建标段范围内形成的施工、调试项目文件收集、整理、归档、移交，编制针对本项目的文件归档制度、归档范围及计划。
（五）负责收集承建标段范围内形成的施工文件，检查其内容是否齐全、完整及符合档案保管要求，并按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《火电建设项目文件收集及档案整理规范》、《华电国际十里泉发电厂基建工程资料与档案管理细则》等要求进行整理。
（六）负责收集、整理施工过程中已实施的设计更改及闭环文件和质量验收不符合项及整改闭环文件，经监理单位审查后，移交建设单位。
（七）负责施工过程中施工文件资料、设计变更、工程联系单等的登记、传递、复制、整理、归档工作并做好技术、设备资料、施工图纸的发放工作。
（八）负责承建标段的声像、照片、电子文件的收集、整理、移交。
（九）负责配合建设单位达标投产验收、档案专项验收及工程创优验收工作。负责补充、完善各类检查、验收过程中发现的问题和缺陷，并限期整改，保证竣工档案的完整性、准确性。
第十三条 调试、试验单位职责
（一）负责提交所承担项目的调试方案、措施及调试报告等。
（二）负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。
（三）负责提交调试质量验评表。
（四）负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。
（五）负责项目整套启动试运及系统调试期间形成的文件，按要求整理、组卷和归档。
第十四条 供货厂家职责
（一）编制移交清册,在设备开箱验收前移交建设单位档案部门。
（二）各供货厂家负责按照合同、协议中规定的设备、材料的资料内容和数量,向用户提供完好、合格的图纸、文件技术资料。提供装箱单、产品质量证明书、合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料。
（三）对于进口设备还须向用户提交商检证(报关材料)、出厂证明书以及材料原产地证明书。
第十五条 质监单位(质量监督中心站、现场质量监督站)
（一）负责提交本项目质量监督检查大纲所规定的文件材料。
（二）负责审核施工单位提交的项目文件。
（三）工程各阶段形成的质监检查记录、纪要、报告、整改及其闭环文件、结论等文件。

第三章 项目文件编制要求
第十六条 项目文件收集范围及收集时间
（一）收集范围：凡是反映与工程有关的重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入项目档案。
（二）收集时间：各类文件形成之后立即收集。
1、项目前期文件、合同文件、收资、调研文件、工程管理类文件应随时收集，分阶段、分专业整理。
（ 1）工程合同或协议签订后二周内归档。
（2）参加会议或考察收集的文件材料在返厂后一个月内归档。
（3）参加有关专业会议收集的文件资料应返厂后即归档。
2、设计资料：初可、可研、初设、司令图在各阶段审查结束后收集、整理、归档。
3、施工图随工程进度随时收集，更新升版,随时归档。设备图纸升版后，原版本由各参建单位负责收回存放。
4、竣工图在工程竣工完成后,竣工图编制、审查、整改结束后整理、归档。
5、监理（监造）、设计等单位形成的项目文件，应在工作完成后及时收集。
6、施工文件，按标段、分专业、单位工程完工后及时收集,按文件的形成规律及因果顺序、施工工序收集。
7、设备资料，设备开箱随机图纸、说明书等在开箱后即时归档。具体要求如下:
（1）重要的引进技术、设备的随箱文件,开箱验收后应首先登记归档,再进行复制和分发使用。
（2）设备安装文件在设备投入使用后归档。
（3）设备采购和制造记录、随设备交付同时归档。
第十七条 项目文件编制及页面格式要求
（一）完整性要求
凡直接记述和反映项目建设中形成的所有文字、图表以及音像等各种载体形式的文件，均应列入归档范围。各参建单位主要项目文件归档范围及归档责任见附件1：华电国际十里泉发电厂6-9大类档案分类及保管期限划分表。
（二）准确性要求
1、项目文件必须做到文图一致,图实相符,真实地反映项目竣工时的实际情况和建设过程。技术数据准确可靠,签字手续完备。需整改闭环或回复的项目文件（如设计更改的执行、工程质量监督不符合项的整改、设备缺陷的消缺等），执行单位应在完工后按质量管理要求编制相对应的闭环文件。
2、项目文件的文字、符号、计量单位应符合国家标准或国际标准。
3、项目文件应字迹清楚,图样清晰、整洁,手续完备、有效。
4、所有表式应符合现行电力建设施工质量验收及评价规程。
5、采用统一的制表,形成文件的责任人应为亲笔签署。
（三）系统性要求
1、项目文件应遵照文件材料的自然形成规律,保持工程项目文件之间的历史联系和科技文件材料的成套性特点进行整理,使之系统化。
2、卷内文件应保持有机联系,档案分类应科学,组卷合理,法律性文件手续齐备。
（四）页面格式要求
1、页边距
竖排页面：左侧20mm，右页边距为15 mm，上页边距为20 mm，下页边距为20mm。页码格式：页面底端居中，小五号宋体。
横排页面：左侧（装订侧）20mm，上侧页边距25mm，右页边距为20 mm，下页边距为15mm。
2、字体、字号
（1）公文、报告、总结类。标题为宋体二号（加粗），正文仿宋三号，标题正文左空二个字符。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。一般一级标题为黑体三号；二级标题为“楷体-GB2312”三号，三级标题为“仿宋-GB2312”三号加粗。成文日期为汉字，与正文间隔四行，右空二个字符，括号后面不再加标点符号。
（2）方案、指导书等文件。标题为宋体二号，正文为宋体小四号，标题正文左不空字符。结构层次序数依次为“1”，“1.1”，“1.1.1”，“1”，“1）”……依次顺排。
（3）报审文件表格内文字：宋体小四号或五号。行间距1.5磅（倍），如果字数较多，行间距可改为1磅（倍），但必须做到整个页面统一。如果文字太多，表格不够，可加附页，附页需签字盖章。
（4）质量验评表格内文字：宋体小五号，强制性条文加黑。
3、空白表格的处理:用于记录的专业施工与验收表格式文件,应符合现行电力行业标准的格式,没有填写内容的空白格应划线(如图,对角线)或加盖“以下空白”章以示闭环。划线格式为小斜划线，如图：
4、签字及日期要求
各类表式签字栏须有符合规定的亲笔签名，所有人员签名必须使用符合档案管理要求的碳素墨水或兰黑墨水，不得代签或打印；签字栏中如涉及多个专业工程师或分管主任签字，应在左侧空白处签署，并注上所属专业，不得出现多个名字签在一个签名处，或将名字签出框外。签名须清晰，容易辨认，不得潦草，并且签名后必须附带8位数日期，如2015.01.01。所有文件资料中机打日期标准格式为2015年1月1日和2015.01.01。
5、公章要求
表格中需要要加盖公章栏，必须加盖具有法律效力的公章。加盖公章必须清晰齐全，无残缺、模糊现象。加盖公章不能压边框线。
（五）项目文件资料、图纸页面质量要求
1、项目文件应为原件、正本归档，因故无原件归档的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位应在复印件上加盖公章。项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，其载体、书写及制成材料应符合GB/T1182《科学技术档案案卷构成的一般要求》。
2、所有文件材料、图、表等，一律使用电脑激光打印，不得使用喷墨（或彩色喷墨）和针式打印机打印，需永久、长期保存的文件不得使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。热敏纸传真件不得作为原件归档，应由接收单位复印后签字并加盖单位公章。
3、归档项目文件不得任意涂改和涂抹。
4、归档的文件材料应统一使用70～80克、A4版面的优质纸张，特殊情况大于A4版面的必须折叠成A4版面，小于A4版面的必须裱糊到A4纸上。装订的案卷需裱糊时，原件的底边、右边应与衬纸对齐。
5、设备厂家提供的产品合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录等文件材料必须为原件，且用合格的纸张和书写材料。有些尺寸过小的证看，如产品合格证等应统一粘贴在A4幅面的纸张上，粘贴从左上至右下，均匀黏贴，留出标准而边距。
6、非纸质载体文件归档时，应由整理单位编制文字说明与载体一起移交，并应在备考表填写互见号。
7、图纸会检、施工交底等会议纪要原件必须要与会者双方（或多方）主要人员的亲笔签名，且签字页必须与正文在同一页（如与会人员太多，可另附名单），重要文件的每一页需与会各方代表小签。
8、由分包单位形成的文件，发包单位应负责审核并签字。
9、使用无酸牛皮纸封面及档案盒（由十里泉发电厂档案室统一发放），案卷装具应根据案卷的厚度选择。
第十八条 竣工图编制要求
（一）竣工图应齐全、完整，修改到位，签章手续完备，应与项目竣工验收时实际情况相符。
（二）设计单位应按DL/T5229-2005规定及合同要求编制竣工图，建设单位对竣工图编制深度和出图范围有特殊要求时，应在合同中约定。竣工图必须使用经审查签字的全新施工蓝图编制，不得使用未经审查签字、褪色、有污点的施工图编制。
（三）设计单位编制竣工图时，应编制“竣工图编制总说明”在说明中应有竣工图的编制原则、各专业的竣工图卷册目录以及编制情况。对每册修改图纸，应编制分册说明（包括修改内容、修改原因、修改依据文件等）。凡四级图有修改的，又需要修改五级图或清册的，设计单位应修改并编制相应的竣工图。
（四）竣工图的修改部分须用碳素墨水更改，改图工整、清晰。若修改部位狭小，可引至空白处绘制，在修改部位旁加盖“修改依据”章，标出“变更单”编号；凡结构形式、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图，重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”。
（五）有变更修改内容，且重新绘制出图的竣工图是采用竣工图图标，由责任人在图上签署，图号由设计代号“S”改为“Z”。没有变更内容的施工图，竣工图编制单位必须逐张审核，确认与现场相符后方可在原图标题栏正上方空白处或其它空白处加盖、签署“竣工图”章（格式如下），盖印材料应用红色印泥。
（六）竣工图编制完成后，应对竣工图的内容是否与“设计变更通知单、提问单、工程联系单”和设计更改的有关文件，以及施工验收记录、调试记录相符合进行审核。
（七）竣工图应按GB/T 10609.3 《技术制图复制图的折叠方法》规定折叠，图纸折叠图幅向里，图标栏应外露。
（八）竣工图应加盖竣工图章。竣工图章应按DL/T5229-2005 《电力工程竣工图文件编制规定》执行。

第十九条 项目文件组卷方法
（一）项目前期文件、项目管理性文件、竣工验收文件及生产准备文件,按阶段、问题、来源组卷。
（二）设计文件（初可、可研、初设、司令图、施工图、竣工图阶段）按阶段、分专业, 根据图纸卷册编号组卷。设计变更文件按专业、图纸卷册编号、时间顺序组卷,变更文件卷册应在单位工程竣工文件整理之前完成,建立索引,并互见,以方便查询。
（三）监理文件,按文件种类、专业、时间特征组卷。为避免出现文件内容与案卷题名一致的现象,分专业、按监理师的名称或时间段题名。
1、监理管理文件。包括监理规划、监理实施细则、施工阶段质量评估报告等专题报告、监理工作总结等。
2、监理审查文件。是监理按国家相关建设法规及合同要求,对项目造价、进度、质量等进行监督管理而形成的一系列文件
3、监理记录文件。主要包括监理日志、监理旁站记录(见证记录)监理工程师通知单、监理工作联系单。
4、监理其他文件。主要包括监理月报、监理会议纪要、简报。
（四）施工文件的组卷
1、根据单位工程划分表（单位工程质检计划），按单位工程整理组卷。以单位工程为单元，按照文件形成规律整理组卷。单位工程一般由综合管理文件、施工记录文件、质量验评文件三大部分组成。
2、综合管理文件应包括：开工报告，图纸会审（检）、施工方案（措施）、作业指导书及技术交底、设计更改、设备与原材料质量证明、计量器具检验登记表等。
3、施工记录文件包括：施工（安装）记录、检测、检验记录、隐蔽工程记录等。
4、质量验评文件包括：单位工程、分部、分项、检修批质量验评表等。
要注意根据单位工程形成文件的多少组成一卷或多卷，保证单位工程文件归档的完整与成套。
（五）质量验收文件的整理。
1、单位工程施工质量验收范围划分表应与质量报验单及验收文件一起整理与组卷,并排列在案卷号之首。
2、隐蔽工程签证作为单位工程施工质量验收支撑性文件,附在相应的验收表之后与质量验收表一同整理。如地基验槽隐蔽工程检验记录应附在相对应的地基质量验评表之后一同整理；钢筋工程隐蔽工程检验记录应附在相对应的焊接质量验评表之后一同整理。
3、单位工程质量验评记录的卷内排列，应以单位工程质量验收及评定划分依次按单位工程质量验评记录（含单位工程竣工验收记录、质量控制资料核查记录、工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录、工程感观质量检查记录）、分部、分项、检验批工程的顺序排列。报监理单位的报验单应放在每份报验文件（单位工程、分项、分部工程质量验收评定表）前面。可根据文件多少组成一卷或多卷,独立成一卷的文件之间应是一个有机联系的整体。
4、检验批的排列，应按单位工程施工质量验收范围划分顺序，注意检验批归档的齐全完整。
（六）多个施工单位共同承包的单位工程的整理。
1、按合同规定范围收集、整理其承建部分的竣工文件。
2、按分部、分项顺序排列,组成一个完整的单位工程。
3、汇总排列时应保持各施工单位案卷的相对独立性,不能拆卷重组。
（七）工程联系单按文件保存价值和文件性质分类整理。
1、与设计有关的工程联系单,按专业土建的归入8403；机务等专业的归入8503类目。
2、与工程量有关的联系单,如果是附在支付报审文件之后的应与结算支付文件一起归入8314类目，如果是附在财务结算单后面的，应归入财务档案。
3、与管理要求有关的联系单,归入各专业综合类目，即土建专业的归入8401，机务等专业的归入8501类目。
4、与行政事务有关的联系单不属于归档范围。
（八）原材料质量证明文件，应按类型、品种、型号等特征及原材料管理台帐编制原材料质量跟踪记录，并标注相应的案卷档号，建立单位工程文件与原材料之间的有机联系（原材料跟踪编制的具体内容应包括品种、编号、厂家名称、到货日期、规格、数量、出厂合格证编号、报验单、复试报告编号、领用单位、数量、使用部位及对应单位工程档号等）。
（九）施工检测用的计量器具必须经过检验,并在使用检定有效期内,组卷时按专业、类型排列。计量器具组卷应在单位工程竣工文件整理之前完成,建立索引,并互见,以方便查询。
（十）调试文件按系统、阶段、专业整理组卷。
（十一）质量监督中心站形成的文件,按阶段、专业整理组卷,现场质量监督站形成的文件,按专业组卷。
（十二）设备文件,按设备成套性特点,分专业、系统按台件组卷,并应与DL/T 241-2012《火电企业档案分类表(6—9)》中的九大类目相符合。
（十三）生产准备、试运行文件按文件类型、产生的规律组卷。
（十四）卷内文件不重复,尽量保持保管期限一致,如不一致,保管期限从长。
第二十条 项目文件的排列
（一）项目档案案卷应按分类表类目顺序依次排列。卷内应按文件的形成规律、问题、时间(阶段)或重要程度排列。
1、项目前期、项目管理、项目竣工阶段形成的文件,卷内文件应批复在前,请示在后；译文在前,原文在后；正文在前,附件在后；审批文件在前,报审文件在后；文字在前,图纸在后排列。
2、施工图、竣工图，应分专业按卷册号顺序排列；卷内文件按图号顺序排列。
3、设备文件，应分专业、系统、台件按质量证明文件、开箱验收、设备技术文件及随机图纸、安装调试（测试）和运行记录顺序排列。卷内文件应遵循文字在前，图纸在后的规律排列。
（二）竣工资料排列及要求
1、施工文件的排列。
一是注意按文件形成的前因后果顺序排列。以施工方案（作业指导书）、措施与技术交底的排列为例，按照施工管理规定，施工技术人员在单位工程开工前应向施工人员作技术交底，施工方案（作业指导书）、措施是交底依据性文件，而技术交底记录是交底过程中形成的记录，两者之间是一对有紧密联系的文件。施工文件卷内文件排列时，应按文件形成的前因后果关系排列，而不能把这一对有密切联系的文件分开排列，违背文件的排列原则。
二是注意文件在结构上的隶属关系，分清主次按文件的重要程序排列。施工单位形成的施工文件有许多要经过监理的审批，如单位工程开工报告、施工方案（作业指导书）、措施、施工质量验收等，要填写报审单、报验单与相应的施工文件一起报审或报验，它们构成了施工文件完整的整体，案卷文件排列应将报验或报审单排列在前，报验或报审文件排列在后，不适合按时间顺序排列。
三是注意按施工工序和过程顺序排列，保持工序与文件形成之间的有机联系。如混凝土质量检验检测文件，应根据质量检验程序，按混凝土强度统计、混凝土试块试验报告、混凝土质量检验评定记录顺序排列，不能打破混凝土度验文件之间的有机联系。
四是注意工作程序的衔接关系，保持文件之间的内在联系。如混凝土质量检验检测文件，应根据质量检验程序，按混凝土强度统计、混凝土试块试验报告、混凝土质量检验评定记录顺序排列，不能打破混凝土试验文件之间的有机联系。
五是注意卷内文件按文件排列问题。有些施工单位经常按传统习惯将卷内文件按文种集中排列，卷内目录中用同一文件名称作为一个条目录入，如将所有施工方案（作业指导书）、措施、作业指导书和技术交底记录分开集中各自作为一个条目，将隐蔽工程签证与相关施工记录或验收记录分开集中各自作为一个条目等，将有密切联系的文件割裂成两部分，违反了文件形成规律。
六是注意卷内文件排列的随意性问题。单位工程文件一般包含单位工程综合管理文件、施工记录记录及相关试验报告、质量验收文件三部分内容。施工单位在按单位工程整理时，应根据组卷情况进行排列，组成一卷的卷内文件应按单位工程综合管理文件、施工记录及相关试验报告、质量验收文件顺序排列。由于不少施工对卷内文件的排列比较随意，不太注意按施工工序及文件形成规律排列，有时将同一工序形成的文件分散在几个案卷里，这样就破坏了文件的形成规律和成套性，即影响了案卷的质量，又不方便查询和利用。
土建及水工专业组卷内容及顺序
（1）管理性文件（前面增加审查签字页见附表1、卷内目录）
1）工程概况（见附表2）
2）工程开工/复工审批
3）施工图会检记录
4）会议纪要（与本单位工程有关的会议纪要）
5）施工方案、措施（作业指导书）及报审文件
6）技术、安全交底记录
7）单位工程强制性条文执行计划
8）单位工程施工管理检查记录
9）单位工程竣工图册汇总表（见附表3）
10）单位工程设备、材料出厂试验报告及质量证明材料登记表（见附表4）
11)单位工程设计更改及材料代用通知单登记表（见附表5）
12）单位工程所用计量器具登记表（见附表6）
13）单位（子单位）工程质量竣工验收记录
14）单位（子单位）工程质量控制资料核查记录
15）单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录
16）单位（子单位）工程观感质量检查记录
17）单位工程总结
18）竣工验收文件（包括竣工报告、签证）
19）中间交付验收交接表
（2）施工记录（前面增加签署页、卷内目录）：按施工工序排列（按附件1列表中顺序排列）。强制性条文执行记录如不作为验收记录支撑文件应当排列在相应的施工记录之后。
（3）施工质量验收文件（前面增加签字页、卷内目录）
1）单位工程划分表
2）单位工程、分部工程、分项工程、检验批质量验收排列。（质量验收记录的报验单、验收表在前，与之相应的支撑性记录附后，如：隐蔽工程签证作为单位工程质量验收评定支持性文件，应附在相应的评定表之后与质量评定表一同整理；与施工质量验收有关的强制性执行情况检查表应作为验收支撑性文件一起整理与组卷；沉降观测文件应提供测量人员的资格证复印件、测量仪器计量检测的合格证复印件，附于正式报告之后以保证所记录数据的有效性。）
（4）专业技术和管理文件独立组卷（见“附件1”土建及水工专业内容8401）
1）设计更改及工程联系单文件，应分专业按流水编号顺序排列。卷内文件应按设计更改执行情况汇总表，设计更改文件、执行情况记录依次排列。
2）原材料质量证明文件，应分专业按材料种类组卷、排列。卷内文件按原材料汇总表、跟踪台帐、原材料进场报审表、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺序排列。
2、机组调试文件，应分专业按管理文件、调试记录（报告）、调试质量验收文件排列。（前面增加签署页、卷内目录）
（1）调试大纲、调试阶段的所有调试措施和调试报告。
（2）调试质量验评表及验收签证单。
（3）调试单位签发的及其有相关单位反馈意见的工程联系单。
（4）调试单位主持的调试协调会的会议纪要。
（5）调试过程中变更设计资料及调试工作总结。
3、监理竣工资料组卷内容按文种组卷，卷内文件按问题、时间排列。（每卷前面增加签署页、卷内目录）
（1）监理规划、监理实施细则、监理机构任命名单、批准文件。
（2）监理月报、月工程概况、进度、质量、工程月付款审批。
（3）监理会议纪要（含设计交底、图纸会检纪要）、来往函件。
（4）监理工程师通知单及回复单、不合格项通知单、监理工作联系单、质量事故报告及处理意见、开（停、复、返）工令。
（5）监理日志、监理旁站记录（见证记录、平行检验记录）。
（6）施工、设备及材料供应单位的资质审核、设备、材料报审。
（7）监理签审：施工组织设计、施工方案及计划、技术措施审核、进度、延长工期、索赔及付款。
（8）计量器具、施工机械报审、特殊工种报审。
（9）工程安全、质量控制文件、监督报告、安全教育、文明施工措施、通知、指令。
（10）工程评价意见报告（分阶段、专题、标段）。
（11）备忘录、监理工作总结。
第二十一条 项目文件的形成要求
（一）质量验收文件
1、各参建单位应使用监理、建设单位统一下发的工程报审表,用于施工记录及质量验收表的格式文件,应符合现行电力行业标准的最新版格式,凡质量验收及评价规程中所列表,注明表号的,质量验收表也应标明与验收规范统一的表号,且注明验收表编号,编号应与质量项目划分表相对应。检验批的统计清单由施工单