公司财务费用报销制度样本.doc

企业财务费用报销制度为了加强企业财务管理工作，完善企业报销程序及要求，合理控制企业经营费用，依据国家相关财务法规要求及企业对财务规章制度要求，制订本制度。1、 总则第一条 费用审批及报销步骤。各项费用开支，必需经部门经理以上人员和财务审核后，报总经理（分管副总经理，以下同）同意，并按以下具体各项费用报销步骤办理：总经理（分管副总经理）签字财务预审财务部经理签字系统责任人签字部门责任人签字粘贴相应票据未经过第二条 费用报销期限。 现金日常费用报销（用于零星购物或支付零星费用）：每七天由各部门、各分企业交由财务部门审核，每七天星期二或星期五两天由总经理审批办理报销手续，其它时间不予报销。 差旅费报销：全部些人员差旅费报销填制统一“差旅费报销单”。企业职员出差回来后一周内报销，外地人员于每个月5日前连同上月报销单据（以开票日期为准，日期范围为上月1日至月末）交回总部核销。 每次核销全部必需附 “差旅费报销单”和“出差申请汇报”,每七天只许可报销一次(除特殊情况外)，差旅费用报销不得跨月；未能按时将报销单据交回总部，则报销费用累计到下月,并接收当月费用指标考评,若超出当月二十日上交，则不予报销。第三条 通信补助、市内交通费报销实施实报实销及限额报销制。根据等级要求限额报销，不足限额根据实际发生费用报销。第四条 原始凭证有效性要求：（1）经办人员在费用支出时，应取得真实正当原始凭证。以下凭证视为正当凭证，准予报销： 税务机关同意带防伪水印底纹和全国统一发票监制章税务发票； 财政机关同意并统一监制行政事业性收据； 邮政、银行、铁路系统各类带印戳收据、支出证实单；（2）经办人员取得正当凭证时，应按要求规范填写，不然，视为无效凭证，不予报销。（3） 经办人取得报销凭证时，凭证内容应填写完整；住宿发票填明起止日期及天数，不然不予报销（除特殊情况外）。（4）经办人报销支出费用时，报销内容应符合报销凭证使用范围及性质。第五条本制度适用对象为企业全体人员。2、 各项费用报销制度2.1 借款报销及审批制度第六条 企业职员因公出差借款或报销，应据实认真填写借款单，由各部门经理审签，总经理确定以后，报企业财务部门审核。借款清帐联在报销完成后退还给借款人。第七条 职员出差预借差旅费应填写“借款单”，并注明借款事由，按要求程序审批后，到财务部门预借差旅费。第八条 借款人须在公务完成后7个工作日内到财务部结清借款，前款不清后款不予办理借款手续。每十二个月12月31日前，除12月下旬借支款项外其它全部个人借支备用金全部必需结清归还，逾期不还，一次或分次从工资中扣回。2.2 企业内部采购报销制度第九条 企业各部门应该对需要物资定时编写采购计划，由分管行政责任人组织采购。采购发生费用根据正式发票上显示金额实报实销（采购金额超出10000元需要签署采购协议）。第十条企业各部门对于急需物资，由各分企业责任人向企业材料部门提供物资需求申请函，由系统责任人依据企业仓库内相关物资贮备情况决定，待各分企业返还收到物资回执单后，由材料部门相关责任人持申请函、回执单及相关费用正式发票依据报销程序进行报销。第十一条 采取预付款方法采购物资，由采购人员凭采购协议或供给商提供报价单，填写借款单，经财务部经理审核、总经理同意后办理预付款手续。第十二条 采购人员在报销时，需由主管部门经理审核，经手人将手续齐全“报销单”及物资入库单交财务部主管会计审核并进行账务处理，冲销预付款项，并开具收据。第十三条 采取除预付款方法之外方法付款采购物资，在采购物资到企业入库后，由采购人员凭采购协议或供给商报价单、物资入库验收单和购货发票，交由财务部经理审核，总经理同意后办理报销付款手续。第十四条 同城采购要求采购人员自借款日起十个工作日内报销；异地采购要求自借款日起十五个工作日内报销。第十五条 采购发生运费，由经手人填写报销单，部门经理审核，财务部门主管会计审核后，实报实销。第十六条 企业资产及低值易耗品标准上采购由总经办负责，工作中所需办公用具标准上向总经办领用并进行内部结算。若遇特殊情况，部门要求自行购置，据实报销。资产采购管理参考企业财产管理制度实施。（附表二）2.3 职员出差费用报销制度第十六条 本制度所指出差是指企业职员受企业主管责任人派遣在企业办公所在地城市以外地域推行公务。出差职员依据本制度要求享受对应标准住宿补助、伙食补助和交通补助；在企业办公所在地城市市内推行公务不享受出差补助、伙食补助和交通补助。第十七条 职员出差分为“长途”和“短途”两种，即三天往返为“短途”，出差时间在三天以上为“长途”。第十八条 企业各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管责任人汇报，对因公出差人员，按对应标准报销出差费用。第十九条 企业职员出差应严格推行报批手续，而且必需填写出差审批表（见附件一），未经同意不得自行出差，自行出差或因私出差所发生旅差费均由其本人自行负担，企业不予报销。第二十条 职员出差地点分为类地域、类地域，其中类地域包含经济特区、北京、上海、天津、南京、广州及其它省会城市；类地域是除类地域以外城市。第二十一条 职员出差乘坐交通工具时，企业总经理及副总经理能够乘坐飞机、软卧；部门经理等级能够乘坐软卧、硬卧，如有特殊情况必需乘坐飞机时必需由总经理审批；通常职员出差能够乘坐硬卧、硬座，如必需乘坐飞机时需要有部门主管及总经理审批。第二十二条 总经理及副总经理出差费用实施实报实销制度，其它职员出差补助实施全额包干制，具体包干标准见下表（元/日）： 管理人员出差补助：地域类别补助名称类地域类地域住宿标准220元/天160元/天其它补助（含出差当地交通、餐费及本市往返机场、车站交通等）100元/天100元/天累计320元/天260元/天 操作层职员出差补助地域类别补助名称类地域类地域住宿标准160元/天120元/天餐费补助60元/天60元/天累计220元/天180元/天第二十三条 操作层职员和管理层职员一起出差时，由带班管理人员控制各项开销，不得超出根据人员出差补助标准，费用报销时凭发票报销。第二十四条报销凭据必需是出差地实际发生票据，费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准按标准报销，发票金额小于费用包干标准按实际金额报销）。第二十五条 出差天数以出发之日（含）起至回城之日（含）止；住宿补助按实际住宿天数计算。第二十六条 司机带车出差且当日不能返回，实施天天住宿、生活补助包干，不享受交通补助，标准参见操作层职员出差补助。2.4 职员探亲费用报销制度第二十七条 职员根据要求探亲，一律凭办公室同意探亲申请表（见附件二）。探亲结束后，能够于探亲假休完回企业报到五日之内，到人事部相关责任人处填写探亲报销单，人事专员、财务会计审批后能够实报实销。第二十八条 探亲路途交通工具乘坐标准，请参考第二十条相关要求实施。2.5 职员本市交通费用报销制度第二十九条 凡市内办理公务业务经理及以下人员，特殊情况下需要乘坐出租车，事先必需取得部门经理同意，实施实报实销。第三十条 全部因公报销出租车费用职员，必需在出租车票后面注明往返地点及用车事由。第三十一条 职员需要坐公交车上下班，需向部门经理说明情况，部门经理确定报销限额，并上报总经办同意以后，给定时报销。2.6 职员通信费用报销制度第三十二条 因公发生通信费用报销实施限额实报实销制度。企业领导通信费用实施实报实销制；部门经理通信费用最高限额是每个月300元；其它管理人员报销标准由部门或分企业经理依据职员工作实际需要确定，总经理同意后，报总经办备档留存实施。假如因公超出最高限额报销，需要写出书面汇报，交由总经理审批。第三十三条 报销人员在实际报销时，需要向财务部提交正规通信费缴费发票。第三十四条 各部门要严格控制办公室电话使用情况，职员除了因公业务需要之外，不得使用企业电话另作她用。2.7 企业业务招待费用报销制度第三十五条 各部门人员因公接待外单位人员，需要到外面宴请，须事先取得部门经理、系统责任人同意，不然不予报销。部门需安排接待工作餐，须经部门经理、分管财务副总经理同意，记入部门招待费。第三十六条 各部门人员因公出差确需应酬，须事前电话请示部门经理同意，限额接待。第三十七条 招待费发票日期栏必需填写清楚并说明招待事由。2.8 其它福利费用报销制度第三十八条 企业从外地招聘应届大学生，自到企业报道之日起，5日内凭有效票据报销路费及行李托运费。路费报销参考一般职员出差相关要求实施。第三十九条 其它卫生费、住房费等福利费用报销参考中建一局集团建设发展相关要求实施。3、 附则第四十条 本措施中未做出要求，根据企业相关要求办理。第四十一条 本措施由财务部及总经理办公室制订并负责解释。第四十二条 本措施自9月1日起实施。附表一：出差申请表出差人职务计划出差日期年 月 日至 年 月 日出差地点出发时间暂借旅费交通工具出差事由企业分管领导部门经理经办人日期日期日期附件二：企业财产申购单 部 门： 年 月 日序号采购物品名称及规格生产厂家及供给商计量单位数 量单 价金 额原购入价现预算价总计总经理同意： 使用单位责任人审核： 申请人：附表二：企业财产管理要求1. 目标为有效管理本企业固定资产、无形资产和可反复使用物品，特制订本管理要求。2. 适用范围适用本企业及下属子企业。3. 定义3.1. 企业财产包含固定资产、无形资产和低值易耗品。固定资产是指单位价值在两仟元以上，使用年限超出十二个月房屋、汽车、设备、工器具等；无形资产是指专利和非专利权、商标权、著作权等知识产权、土地使用权；低值易耗品是指除固定资产以外，能反复使用基础保持物体原状物品。4. 职责4.1. 使用单位经办人提出企业财产购置申请，提议供给商。4.2. 使用单位财产责任人负责本部门财产实物管理，包含建立财产台账、办理财产变动手续等。4.3. 使用单位责任人审核固定资产和无形资产购置申请、同意低值易耗品购置申请。4.4. 总经理同意固定资产和无形资产购置申请；同意企业财产购置价格。4.5. 企业采购主管负责财产购置价格比价和招标、承接采购协议和采购、办理财务报销；办理施工设备、检测设备和工器具数据库编号及入库。4.6. 综合管理部信息主管办理无形资产、办公设备和办公用具及其它财产数据库编号及入库，按要求同意后报废、变卖财产数据库销账。4.7. 仓库管理员负责施工设备、检测设备和工器具实物编号，建立管理台账和卡片，财产转移立即录入数据库，对库存财产进行保养和维修。4.8. 财务总监同意财务报销。5. 管理要求5.1. 管理标准最大程度利用、保护本企业财产资源。5.2. 企业财产通常采购程序5.2.1. 申请购置；5.2.2. 同意购置申请；5.2.3. 比价或招标；5.2.4. 同意购置价格；5.2.5. 签署采购协议（协议需要评审）或向供给商下达定单；5.2.6. 办理入库；5.2.7. 财务报销；5.2.8. 领用。5.3. 申请购置及同意购置申请5.3.1. 企业及下属单位购置固定资产由使用单位填写企业财产（固定资产）申购单（附件一），经使用单位责任人审核后，报企业总经理同意。5.3.2. 企业及下属单位购置无形资产由使用单位填写企业财产（无形资产）申购单（附件二），经使用单位责任人审核后，报企业总经理同意。5.3.3. 企业及下属单位购置低值易耗品由使用单位填写企业财产（低值易耗品）申购单（附件三），使用单位责任人同意。5.4. 比价或招标5.4.1. 有历史采购统计且一次采购不超出2万元单件或累计5万元多件财产采购，采购主管依据使用单位及领导或总经理同意企业财产（固定资产）申购单、企业财产（无形资产）申购单或企业财产（低值易耗品）申购单，采购不高于历史最高价格物品，能够越过5.2.3、5.2.4程序直接进入5.2.5程序。采购价格若高于历史最高价格，须按5.4.2条进行比价采购。5.4.2. 无历史采购统计且不超出2万元单件或累计5万元多件财产采购应该采取比价采购。采购主管应该选择二家以上供给商向她们发出采购信息并要求以书面形式报价，采购主管取得书面报价并签署自己意见后送企业总经理同意购置价格。5.4.3. 一次性采购超出2万元单件或累计5万元多件财产采购应该采取招标采购。招标采购由采购主管、使用单位和计划财务部参与组成招标小组，采购主管任组长。由招标小组经过书面形式进行技术比较和价格比较，并集体形成采购意见，企业总经理同意购置价格。5.4.4. 供给商确实定。合格供给商是企业财产采购优先考虑单位，合格供给商评定和考评参考企业相关要求办理；若比价或招标采购供给商只有一家，且未列入企业合格供给商，企业采购主管须对该供给商进行调查，调查内容参考合格供给商评定标准，并形成书面调查汇报，由采购主管、使用单位经理和计划财务部经理集体形成是否向该供给商采购意见5.5. 同意购置价格比价采购和招标采购由采购主管填写企业财产申购价格审批表（附件四）、经企业总经理同意购置价格。5.6. 签署采购协议或向供给商下达定单5.6.1. 符合下列条件之一，需要签署采购协议：5.6.1.1. 供给商不能立即供给；5.6.1.2. 需要分期付款；5.6.1.3. 五万元以上财产；5.6.1.4. 采购部门认为有必需签署协议；5.6.1.5. 供给商要求签署协议。5.6.2. 采购主管依据使用单位填写企业财产（固定资产）申购单、企业财产（无形资产）申购单或企业财产（低值易耗品）申购单及同意购置价格负责拟订协议文本。5.6.3. 协议文本由协议承接人送使用单位及责任人、企业法律顾问、财务总监或总经理审查和会签。协议审查和会签表见附件五。5.6.4. 经过会签协议，由协议承接人签署协议。5.6.5. 正式协议文本送达计划财务部一份。5.6.6. 采购部门在5.6.1条情况以外能够直接向供给商下达定单。5.7. 办理入库企业采购主管凭报销凭证办理施工设备、检测设备和工器具入库手续；综合管理部信息主管凭报销凭证办理无形资产、办公设备和办公用具及其它财产（包含汽车）入库手续，按财产类别分类编号录入企业财产数据库。5.8. 财务报销5.8.1. 采购主管填制财务报销凭证及附件，附件包含发票、入库单、企业财产（固定资产）申购单、企业财产（无形资产）申购单或企业财产（低值易耗品）申购单、企业财产申购价格审批表，假如有协议，需填写协议编号。5.8.2. 使用单位责任人或仓库管理员负责审核购入财产实物数量及质量。5.8.3. 计划财务部经理负责审核价格。5.8.4. 财务总监依据总经理同意企业财产（固定资产）申购单、企业财产（无形资产）申购单、企业财产申购价格审批表或使用单位责任人同意企业财产（低值易耗品）申购单及采购程序和财务制度同意报销。5.9. 财产管理5.9.1. 综合管理部负责全企业（包含下属企业）财产数据库管理，财产数据库统计应和对应实物情况一致；明确财产使用责任人；指导使用单位管理财产；处罚违反本要求责任人。5.9.2. 计划财务部负责建立企业财产明细账，根据财务制度确定固定资产原值、残值、使用年限和折旧率，按月计提折旧；低值易耗品一次性摊销后仍须建立财产明细账，确保账账、账表相符。5.9.3. 使用单位负责使用财产完整和安全，规范操作，妥善保管，如有损坏或灭失要立即查明原因，并向主管领导汇报，相关责任人要酌情赔偿。财产丢失或失窃由责任人在第一时间向公安机关报案，并取得公安机关受理单，不然责任人按该财产原价赔偿。5.9.4. 企业财产实物盘点由计划财务部会同综合管理部和使用单位进行，每十二个月不得少于一次。5.9.5. 各使用单位确定财产专门责任人，对财产进行实物管理，定时对本部门全部财产进行核查，同时建立部门管理财产台账，做到账、卡、物一致。5.9.6. 使用单位之间转移财产或使用单位内部财产使用人变动，须由使用单位财产责任人在发生财产变动三个工作日内到综合管理部或仓库办理财产信息变动手续，综合管理部信息主管或仓库管理员须在两个工作周内办理好数据库信息变动（财产变动审批表见附件六）。5.10. 财产保养和维修5.10.1. 库存财产分别由综合管理部、仓库负责日常保养和维修，并确保出库财产完好和安全使用。5.10.2. 使用中财产日常保养和维修由使用部门负责。如使用部门无法修复，由综合管理部或仓库联络维修单位或聘用专业人员进行修复。5.11. 企业财产处理5.11.1. 企业财产损坏严重，不能修复，由使用单位提出报废汇报、综合管理部确定，经企业总经理同意后报废；不需用企业财产进行变卖，由综合管理部提出变卖意见，并经企业总经理同意。（报废、变卖审批单见附件七）。5.11.2. 企业财产灭失，由综合管理部查明原因，属不可抗拒自然灾难等很损失造成，经企业总经理同意作报废处理；属渎职造成则由责任人赔偿。非正常损坏责任人负担修复费用，无法修复或丢失赔偿标准：责任人按数据库净值赔偿，财务账和数据库差额由使用部门负担，无净值按原值10%赔偿。5.11.3. 计划财务部、综合管理部和使用单位依据企业总经理同意报废、变卖意见，办理企业财产销卡、销账手续。5.11.4. 已得到赔偿财产报废，由计划财务部确定后办理注销。6. 违反本要求处罚6.1. 财产数据库统计编号和对应实物编号不一致,属数据库统计错误，每发觉一次扣罚数据录入责任人50元；属实物标识错误，每发觉一次扣罚使用单位责任人50元。6.2. 计划财务部未按5.9.2条建立企业财产明细账，根据财务管理措施确定固定资产原值、残值、使用年限和折旧率，按月计提折旧，每发觉一次扣罚责任人50元；6.3. 使用单位或使用人违反5.9.3条要求,企业能够依据丢失或失窃财产价值确定赔偿金额。6.4. 使用单位未按5.9.5条确定财产专门责任人，建立部门管理财产台账或账、卡、物不一致，每发觉一次扣罚责任人50元；6.5. 使用单位违反5.9.6条要求，使用单位之间财产转移或财产使用人发生变动，未按要求立即办理财产信息变动手续，每发觉一次扣罚责任人50元；6.6. 使用人或使用部门未按要求保养或使用，使财产损坏或报废，则使用人或使用部门应按5.11.2负赔偿责任。7. 本要求自公布之日起实施。8. 相关文件财务报销相关要求、措施9. 统计9.1. 企业财产（固定资产）申购单9.2. 企业财产（无形资产）申购单9.3. 企业财产（低值易耗品）申购单9.4. 企业财产申购价格审批表9.5. 协议审查及会签表9.6. 企业财产变动审批表9.7. 企业财产报废（变卖）审批单附件二：企业财产申购单 部 门： 年 月 日序号采购物品名称及规格生产厂家及供给商计量单位数 量单 价金 额原购入价现预算价总计总经理同意： 使用单位责任人审核： 申请人：附件二：企业财产（无形资产）申购单部 门： 年 月 日序号采购物品名称及规格生产厂家及供给商计量单位数 量单 价金 额原购入价现预算价总计总经理同意： 使用单位责任人审核： 申请人：附件三：企业财产（低值易耗品）申购单 部 门： 年 月 日序号采购物品名称及规格生产厂家及供给商计量单位数 量单 价金 额原购入价现预算价总计使用单位领导同意： 申请人：附件四： 企业财产申购价格审批表部 门： 年 月 日采购物品名称及规格采购数量生产厂家报价单位报价金额提议采购单位及原因 总经理审批： 经办人：附件三：协议审查及会签表协议名称协议编号协议金额协议期限送审时间承接部门承接人协议对方单位有没有资质许可是否符合经营范围银行信誉有没有和本企业往来协议审查人及会签意见会签人使用单位责任人 署名： 年 月 日法律顾问 署名： 年 月 日财务总监 署名： 年 月 日总经理 署名： 年 月 日附件六：企业财产变动审批表填制日期： 年 月 日财产名称编号原使用部门（人）接收部门（人）变动原因原部门责任人意见接收部门责任人意见企业分管领导意见注：此表由原使用部门填制部门间变动：原部门、接收部门、综合管理部、计划财务部各一份部门内变动：使用部门、综合管理部各一份附件七：企业财产报废（变卖）审批单填制日期： 年 月 日财产名称财产编号购置时间购置原值计划使用年限已使用时间报废（变卖）原因经办人签字年 月 日使用部门责任人意见年 月 日综合管理部经理意见年 月 日总经理意见年 月 日