采购标准.doc

1.目的 本标准业务程序的目的是用于设立必要的定义和程序以保证佛山市科玛斯有限公司的采购低成本和采购标准的一致性。 2.定义 PR：PurchaseRequestForm采购申请单,公司内部使用； PO：PurchaseOrderForm采购订单，公司对外使用。 3.职责3.1请购人 根据部门需求，提出请购要求，提供采购物资的技术要求，规格型号，填写采购申请单并交相关人员核准； 接收和检验请购的物品和服务。 3.2采购人 根据请购人的采购申请单，订购价格合理并与要求相符合的物品及服务。 生产部采购人员负责物料及与生产制造或与开发有关的各种物资的采购，或对承包商的采购工作进行监督。行政部负责公司办公用品及后勤物资的采购。 各采购人员应对采购物品的价格及质量负责。 3.3物流 保证产品运输的及时、优质，负责进口货物的报关手续办理，及时清关。 3.4生产部 生产部质量人员负责对供方(物料供应商及承包商)的质量保证能力评审标准及评审计划的制定和质量保证能力评审。 3.5财务部 在收到所有需要的文件后进行核对，将供应商的发票与采购申请单PR、采购订单PO、收货清单等相关单据相对照，进行数量和金额的确认。并按时向供货商付款。 4.采购范围 4.1产品：指公司委外加工的产品，采购后即交付给客户。 4.2生产物料：指与产品生产直接相关物料，公司目前生产物料多数由产品生产承包商进行采购。 4.3固定资产：是指单位价值超过人民币1000元以上，同时使用年限超过两年以上的生产、经营设备。如机器、车辆、电子设备等。 4.4低值设备：是指单位价值未能达到固定资产的标准，但其使用年限超过一年的生产、经营设备。在会计处理上可不作为资本性支出而一次费用化，但对其管理应视同固定资产进行。如办公桌椅，实验室用工具。 4.5低值易耗品：是指成批采购的低价值的耗材。如实验室用接插件等。 4.6长期服务的客户：除上述以外，但有长期供货或提供劳务的客户。如快餐，办公文具供应商,电信服务，域名等。 其它非费用报销申请范围内的采购申请。 5.操作过程及操作程序详述 5.1申请 1)请购人负责提供采购物资的技术要求，规格型号，可行或必要时，应给出推荐的供应商及价格。 2)请购人应填写采购申请单，并负责交于相关人员核准。 5.2批准 5.2.1对采购申请单PR的批准 对所有采购申请单，必须严格按以下签字授权进行核准： 所有采购申请单必须有公司总经理的批准及签字； 所有采购申请单必须有财务主管的签字，作为预算、税务、现金流量管理的需要； 任何与生产有关的采购申请单必须还有销售部负责人和营运部负责人批准和签字。 签字流程图：请购人-请购人部门经理-采购人-采购人部门经理-总经理 采购人员只有在取得核准的采购申请单后，才可实施采购。 5.2.2对采购订申PO或合同的申请 5.2.2.1采购订单 如果采购人需要采购订单，采购人可凭已核准的采购申请单，向财务部申请打印采购订单，并由部门经理签字确认后发给供应商。申请人还需负责采购订单的供货方确认，以保证该订单的有效性。 产品及生产物料PO的保存者,应注意该PO为公司保密级别较高之文件,未经授权者不可查阅。 5.2.2.2合同 如果采购人需要合同，需要公司总经理在合同文本上签字和盖上公章后才可对外使用。重要合同内容应经公司法律顾问核对。 5.3报价及磋商 5.3.1物品及服务采购 在任何可能和适用的情况下，采购员应根据下列原则就相同层次的物品或服务取得不同的报价： 采购金额最少报价数量 小于RMB5001 小于RMB2000,大于RMB10002 大于RMB20003 采购员在同供应商进行磋商后，应作好比较记录，主要考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等。在需要的情况下，采购员同请购人应一同参与同供应商的讨论。 在货物及服务质量相同的情况下，原则上选择报价最低的供应商，只有在特殊情况下，如价低者品质有问题，方可选择报价较高的供应商，但必须详细说明原因，以便日后参考。 5.3.2分供方的开发及选择（仅适用于产品及生产物料采购） 由生产部采购人员在实施采购前根据开发部提供的物料清单，将那些认为有能力的供应商初步确定为分供方，并经质量保证人员及开发部审核会签后加入合格供应商名单。 如果是初选的供应商，只有在生产部质量人员、开发部进行首批样品鉴定合格后，才可以接受分供方提供的批量生产品。 生产部根据分供方的物品交付、质量表现、合作态度等按季度评价供方满足要求的能力，并调查、分析、总结。 5.3.3第三方物流的开发及选择 由负责物流的人员在保证产品运输的及时、优质情况下，提供3家以上的货代以竞标的方式进行选择。物流人员根据货运代理商的交付时间、服务质量、合作态度等按季度评价货代满足要求的能力，并调查、分析、总结。 5.4订购 应根据价格，质量和服务等选择供应商。如果采购员所选择的供应商与请购人推荐的不一致，应向请购人发出确认，若请购人仍坚持用推荐的供应商，则需由总经理批准。 订购物品可能有下列两种形式： 凭核准的采购申请单，从供应商处直接购买。 向供应商发采购订单（如需要，可向财务部申请开具采购订单）或合同（重要合同内容应经公司法律顾问核对）。 对于经常性采购的物品，如文具，日用品，午餐等，可以同选择的供应商以签定年度协议的方式根据条款内容直接订购。 择此类供应商应以竞标的方式进行（如果可能，应至少有三个竞争者）且该类协议应至少每年重审一次，既从不同供应商处获得新的报价，并就现行的协议内容进行重新磋商。 5.5接受 订购的非生产性物品送达后，必须验收，且验收人与采购人不能是同一人。验收合格后，应在采购申请单或客户的送货单上签字。 对于生产性原辅包装材料，应由生产部进行质量检验。 若送达的物品不合格，采购员应与供应商联系以寻求解决方案。5.6付款 采购人负责采购物品的付款申请，应在付出传票后必须附上下列单据发票经过核准并已收货签收的采购申请单PR，如有采购订单PO、合同副本和客户送货清单也请附上。 如是预付款，可在付清余款时附上全额发票；如有特殊情况，送货单可以后补，如DELL设备采购的全额预付。对于经常性采购的物品，如文具，日用品，午餐等，应要求与供应商协商月结，以转帐形式支付。 在可能的情况下，付款应始终要求银行转帐，不支付现金。 在可能的情况下，采购员应始终要求供应商提供增值税发票。 6.记录 对于各次采购，采购员应保存下列文件： 1）采购申请单副本 2）报价 3）比价记录 4）采购订单副本或合同 5）付出传票副本 6）收货单副本 8.其它规定: 任何员工不得接受礼物，邀请和类似的好处。 对于任何供应商试图以非正当方式影响采购决定的行为必须立即上报。 任何佛山市科玛斯有限公司的员工应严格遵守公司颁发的上述标准操作程序。1.目的:对采购作业进行指导,使采购作业有序进行.2.范围:公司内物料采购作业.3.请购:3.1各项生产主要材料辅助材料的请购部门为生产与物料计划.3.2请购单的开具与呈交:3.2.1请购人员依存量管制基准用料预算,库存情况计算出请购数量,并填写请购清单,根据请购清单开具请购单.3.2.2请购单应注明材料的品名规格数量需求日期及注意事项等.3.2.3请购单经主管审核后依请购核定权限呈送采购部门.3.2.4需用日期相同且同一供应厂商供应的统购材料,请购部门应以请购单附表,一单多品种的方式,提出采购.3.2.5紧急请购时,由请购部门于请购单的备注栏中说明原因,并加注紧急采购.3.3请购的核定4.采购:4.1采购部门的划分:4.1.1国内采购:由采购部负责办理.4.1.2国外采购:由总经理指定人员负责办理.4.1.3对于重要材料的采购,总经理可直接与供应商或代理商议价.专案用料,必要时由总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业.4.2采购方式:除一般采购作业方式外,采购部门可依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:4.2.1集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利者,可核定材料项目,请购部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购.4.2.2长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,呈准后通知请购部门依需要提出请购.4.3询价比价议价:4.3.1采购人员接到请购单后应依物料的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,除经核准得以电话询价之外,需选择三家以上的供应商办理比价或经分析后议价.4.3.2若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采购人员应附资料并于请购单上注明,经主管核发后,知会使用部门或请购部门签注意见后呈核.4.3.3对于厂商的报价资料经整理后,采购人员应深入分析后,以电话或面议等方式向厂商议价.4.3.4采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件,主管应立即指定采购人员先询价议价,待接到请购单后,按正常程序优先办理.4.4核定:采购人员询价完成后,于请购单详细填写询价或议价结果及拟订订购厂商交货期限经主管审核,并依请购核定权限呈核.4.5订购:4.5.1采购人员接到经核定的请购单后应以订购单向厂商订购,并以传真确定交货日期,同时要求供应商于送货单上注明订购单编号及包装方式.4.5.2若属分批交货者,采购人员应于订购单上分批送货填写分各批次数量.4.5.3采购人员使用现款采购时,应于订购单上注明现金采购,以资识别.5.采购进度控制.5.1采购部门应分询价订购交货三个阶段,以采购进度控制表控制采购作业进度.5.2采购人员未能按既定进度完成作业时,应及时填制进度异常处理单并注明异常原因及预定完成日期,经呈主管核示后转送请购部门,依请购部门意见拟订对策处理.6.整理付款.6.1物料控制部门应按照已办妥收料的请购单连同进货验收单送采购部门,经与发票核对无误,主管审核后送财务部门.6.2财务部门应按付款管理规定办妥付款手续.6.3短交补足者,物料部门应依照实收数量,进行整理付款.6.4超交应经主管核示始得依照实收数量,进行整理付款,否则仅依订货数付款.合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责