行政管理部制度[1].doc

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行
政
部
管
理
制
度

目 录

n 办公用品、设备管理制度
n 办公用品领用流程
n 办公用品申购表
n 电话管理制度
n 手机卡领用流程
n 移动通话费报销标准
n 公务车管理规定
n 车辆使用流程
n 油料领用流程
n 车辆维修流程
n 用车申请单
n 公文管理制度
n 联拓集团请示报告
n 影像资料管理制度
n 声像资料借阅流程
n 声像资料借阅审批表
n 空调使用规定
n 礼品管理制度
n 礼品登记表
n 固定资产管理制度
n 新增固定资产采购流程
n 固定资产报废流程
n 电脑维修流程
n 电脑维修单
n 卫生管理制度
n 员工宿舍管理制度
n 集团食堂管理制度
n 保安工作管理制度
n 安全消防管理制度
n 关于水、暖、电、办公设备、网络及小型工程的维修管理规定
n 品牌公司4S店值班人员工作职责
n 关于员工工服定制的管理规定
n 饮用水管理规定
n 客户用餐费管理规定
n 差旅费管理规定

办公用品、设备设施管理制度

一、目 的：加强办公用品、设备管理，提高办公用品、设备使用效率
二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门（以下简称“各公司”）
三、定 义：
3.1办公用品及设备：指办公用文具、名片、报纸、书刊、计算器、接待用品会议（活动）用品、清洁卫生用品、办公设备耗材、电话机、接线板、电脑等
四、权 责：
4.1综合管理部：负责宣导、解释及日常管理
4.2主管副总裁：负责办公用品、设备购置（维修）费用审核
4.3各部门：负责执行
五、内 容：
5.1配备与采购
5.1.1由综合管理部统一采购办公用品，经行政总监批准执行。确属工作需要但未列入《岗位用品配备标准》的用品，依照《固定资产采购制度》有关规定及程序办理。
5.1.2综合管理部应根据当地普遍价格，拟订办公用品采购价格，经行政总监准执行。
5.1.3各公司应于每月25日前根据岗位用品实际需要，在月度计划额度内，编制《月度办公用品计划表》，经部门负责人、财务主管审核签字后，由综合管理部汇总，由采购部组织采购，并依照《财务审批制度》有关规定及程序核报。
5.2使用与管理
5.2.1办公用品应遵循“按需”、“节约”的原则领用和使用。
5.2.2办公设备和可重复使用的办公用品应编制《更换用品目录表》，实行以旧换新。
5.2.3办公设备和可重复使用的办公用品损坏，若具备维修条件，应修复使用，不予重新购买。
5.2.4办公用品、设备，应实施台账管理，做到账、物相符。
5.2.5公用办公设备须由专人负责管理及日常养护。
5.2.6自然损坏并无法修复使用的办公设备，由使用部门和综合管理部负责人共同鉴定后，依照《办公用品报废制度》有关规定办理报废手续。
5.3回收与赔偿
5.3.1离、调职人员须于办理离、调动手续时按《员工办公用品领用表》内容，将个人领用并可继续使用的办公用品退还。没有及时办理物品交接手续处罚责任人500元，造成物品损失责任人按物品原值1~5倍处罚。
5.3.2遗失或人为损坏可重复使用的办公用品，根据实际使用情况，参照采购时入库价格进行1-5倍赔偿。
5.3.3因使用或养护不当造成人为损坏的办公设备，由当事人按物品原值1~5倍赔偿。

六、附件：1、《办公用品领用流程》
2、《办公用品申购表》

附件1：
办公用品领用流程
各部门提报
《办公用品申请表》
综合管理部汇总
采购部请款
行政总监批示
副总裁批示
采购部采购
综合管理部入库
各部门领用

综合管理部出库

附件2：
部 月份办公用品申购表

序号
办公用品名称
规格
数量
单位
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

注：1、《办公用品申购表》于每月25日前交到集团综合管理部。
2、《办公用品申购表》上报前必须有部门经理签字确认。
3、集团将根据各部门每月领用的办公用品核算费用成本。
4、如公司或部门有活动，请在备注中说明。
制表人： 部门经理签字： 制表日期：

电话管理制度（试行）

一、目 的：规范集团电话管理，规定话费报销办法
二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门（以下简称“各公司”）
三、定 义：
3.1座机：指办公场所固定电话
3.2手机：指由公司配发给移动电话卡的移动电话
3.3话费：指由公司制订标准、给予报销的电话费用
四、权 责：
4.1 综合管理部：负责宣导、解释如何执行
4.2 各部门：负责执行
五、配发范围：
5.1 集团公司领导
5.2 集团各职能部门的领导
5.3 各品牌公司、部门 、维修站、室经理、主任、站长
5.4 维修站备件经理、技术总监、服务总监
5.5 分期部清欠员、保险部外勤员、装饰部进货员、广告公司各总监
5.6 集团公司及各品牌公司有关行管人员、司机
六、内 容：
6.1座机电话
6.1.1座机电话由使用部门指定专人负责管理。
6.1.2禁止使用座机拨打娱乐、信息类电话，如发现违反规定者，按其拨打娱乐信息类电话产生话费的双倍处以罚款。
6.1.3因工作需要开通长途电话，须由使用部门申请，经部门负责人审核签字后，报综合管理部审批，经集团主管副总裁审批。开通长途电话的部门，须指定专人管理，并实行长途电话拨打登记。
6.1.4综合管理部须对各部门座机电话使用情况进行检查，对违犯规定者每次处罚100元。
6.1.5 接听座机电话应使用标准用语：“您好！联拓XX店XX为您服务”，违反规定者每次处罚100元。

6.2手机管理
6.2.1各部门人员因工作需要配备手机卡，由本人向所属部门申请，经部门负责人批准后，上报综合管理部经行政总监审批，综合管理部统一配发。
6.2.2由集团配发给手机卡的人员，因工作变动到外地或离职，须于工作移交时向综合管理部交回手机卡。手机卡遗失，由综合管理部补发，费用加倍处罚。
6.2.3由集团配发给手机卡的人员，须在全天24小时内保持通讯联络畅通。 发现手机不通，将视情节轻重对责任人每次处以100~500元处罚。
6.3话费管理
6.3.1座机话费由综合管理部审核、交缴并按《财务审批制度》报销。
6.3.2只有集团配发给手机卡人员方可享有可予报销的话费标准。话费由
综合管理部统一交缴，按标准报销。
6.3.3话费标准由各部门根据岗位工作实际需要制订，由综合管理部备案，经行政总监审核、副总裁审核批准执行。
6.3.4因特殊原因造成话费超标，超标部分可由本人申请，部门负责人签署意见，由综合管理部审核，经行政总监审核批准执行报销。
七、附 件：
7.1 《手机卡领用流程》
7.2 《手机话费报销标准》

附件1：
手机卡领用流程
使用人提出申请
综合管理部签字
行政总监审批、签字
副总裁审批、签字
请总裁批示
使用人领用

综合管理部
登记出库
本部门经理审批签字
交到综合管理部

联拓集团移动通讯器材使用管理及费用

为加强集团移动通讯器材的使用管理,提高办事效率，统一通讯工具的使用和费用报销标准，特制订本管理规定。
一、 移动电话配发范围
1、 集团公司领导
2、 集团各职能部门的领导
3、 各品牌公司、部门 、维修站、室经理、主任、站长
4、 维修站备件经理、技术总监、服务总监
5、 分期部清欠员、保险部外勤员、装饰部进货员、广告公司各总监
6、 集团公司及各品牌公司有关行管人员、司机
二、 费用月报销标准
1、 集团公司副总裁
① 集团副总裁（2人）：350元。
② 总监（2人）：260元
2、 销售部门
① 品牌公司经理（6人）：350元。
按照完成销售任务比例，完成50%以上的（含50%）按实际数额报销手机费，最高限额为350元，完成50%以下的按实际完成比例报销（特殊情况另行调整）。
② 销售经理（6人）：260元。
按照台数完成任务比例，完成80%以上的（含80%）按实际数额报销手机费，最高限额为260元，完成80%以下的按实际完成比例报销。
③ 市场部门经理（3人）：160元。
按照台数完成任务比例，完成50%以上的（含50%）按实际数额报销手机费，最高限额为160元，完成50%以下的按实际完成比例报销（特殊情况另行调整）。
④ 提车员（6人）：按照提车任务数量，上汽、一汽品牌按照100%完成任务报销160元手机费，其他品牌报销110元手机费。超额完成任务按照超额比例报销，未完成任务的按照相应比例扣减。
⑤ 销售业务员（100人）：一律不配备手机号，普通品牌按照每销售一台车报销10元电话费；M6、奥迪、丰田销售一台车12元的标准报销手机费，报销的最高限额为160元。
注：销售主管按照销售业务员的标准报销手机费；车管员不报销手机费。
3、 维修站
① 维修站站长、副站长（6人）：260元
② 维修站备件经理、技术总监、服务总监（18人）：110元
③ 各维修站的救援手机（6部）：160元。救援手机费用超过160元的，扣减站长工资。
4、 分期部
① 经 理（2人）：200元
② 清欠员（10人）：110元
5、 租赁部
经 理（1人）：200元
业务员（2人）：110元
6、 广告公司
① 经 理（1人）：260元
② 各总监及业务员（8人）：110元
备注：
1、维修站、分期、保险、租赁、装饰部以及广告公司所有报销话费人员，均按任务完成情况报销话费，本部门任务完成到50%的，按实际发生金额报销手机费，最高限额均为以上规定的数额，未完成到50%的，以实际完成比例报销话费。
2、公司不再为销售业务员统一配备手机号，业务员名片上一律只印公司座机号

7、 职能部门
① 资金管理小组成员（1人）：200元
② 集团办公室：主任260元（1人），集团车管员160元（1人），集团采购员、通讯管理员、网络管理员、行政管理员160元（3人），司机110元（1人）；分公司办公室主任160元（6人），分公司行政管理员110元（6人）。
8、 人力资源部
经 理（1人）：200元
9、 商务中心
经理：200元
10、 财务中心
经理：260元（注：出纳1名，50元）
分公司财务经理或主管：110元
11、 采购部经理：160元
采购员：110元
三、 费用管理办法
1、 费用额度指的是北京区内费用。关于出差产生的长途和漫游费和联系业务产生的长途话费由主管副总裁审核签字后方可报销；允许发生长途和漫游费的人员各单位应上报，经主管副总裁和总裁批准后备案。
2、 办公室在每月29日前将上个月每个人的电话费通知各单位、人力资源部。
人力资源部根据核定的额度进行审核，超出标准的部分从工资里扣除，商务中心进行检查。
3、 由于执行特殊任务，使话费突增的，应由当事人写出书面报告，由主管副总审核签字并报总裁批示。
四、 上述规定与以前集团下发文件有冲突者，以本规定为准。
五、 本规定自公布之日起执行。
凡离职人员必须将手机卡及时交回，否则一天扣罚100元，并对单位负责人处予同等的处罚。

附件2：
公务车辆管理规定（试行）

一、目 的：加强集团公务车辆的管理，提高车辆有效使用率，节约油料，控制成本
二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门（以下简称“各公司”）
三、定 义：
3.1公务车：指集团为各部门、各品牌公司、各营业部统一配备的工作车辆
3.2油料：指公务车使用的汽油数量
四、权 责：
4.1 综合管理部：负责本部门的公务车调配及集团各部门油料的领取和登记
4.2财务部：负责油料的结款
4.3各部门：负责执行本规定
五、内 容：
5.1 车辆的使用与管理
5.1.1 集团各部门、各品牌公司、各营业厅公务车辆由本部门统一管理，实行专人负责制，如发生同一车辆月度违章超过两次（不含）者，将对其负责人处以500元罚款。
5.1.2 公务车辆由专职司机驾驶，专职司机应每周实行定期车辆检查及保养，确保行车安全。
5.1.3 公务车辆的有关证件及保险资料统一由本部门专人保管，分车建立资料及费用档案。
5.1.4 需要到综合管理部申请用车的单位，需填写《用车申请单》，经本部门经理签字后，由综合管理部审批调派。综合部负责人依工作重要性顺序派车，不按规定办理申请手续者，不予派车。
5.1.5 行车前应进行安全检查，车辆行车途中应安全行驶并严格遵守交通规则，如有违章罚款，应由驾驶人负担，公司不予报销。
5.1.6 公务车应建立《车辆行驶记录表》，应该记录：使用时间、地点、用途、驾驶人。以便综合管理部更好的了解车辆的使用状况及车况。
5.1.7 节日期间所有公务车一律不许离京，办公室将在节日期间进行检查，如未按规定执行，对品牌总经理、部门负责人予以1000——2000元的处罚。
违反以上任一条款者，将视情节轻重对责任人处以100~500元处罚。
5.2 车辆油料的领用
5.2.1 车辆油料消耗实行定额管理。根据车辆实际情况，合理确定车辆百公里耗油标准，按照行车里数和耗油标准发放油料指标。超出部门本部门自理。
5.2.2 建立油料领用登记表，由集团各品牌公司、各营业厅本部门设立专人负责油料的领用及登记。每月将集团各部门、各品牌公司、各营业部的用油情况汇总，登记。
5.2.3 集团综合管理部设专人负责集团财务部、投资开发部、采购部、综合管理部等部门油料的领用及登记。每月将集团各部门、各品牌公司、各营业部的用油情况汇总，登记。
5.2.4车辆在外地加油，须经乘车领导或电话请示综合管理部，经批准后，方可报销油料费用。
违反以上任一条款者，将视情节轻重对责任人处以100~500元处罚。

5.3 车辆维修
5.3.1 公务车辆应由专职司机进行，车辆日常维护。
5.3.2 集团各品牌公司、各市场，车辆需要修理时，由专职司机填写《车辆维修申请表》由本部门负责人审批签字。说明需要维修的项目、损坏程度及原因，并进行维修询价。在月度计划内，由副总裁审批后，方可进维修厂维修。
5.3.3 集团财务部、投资开发部、采购部、综合管理部等部门车辆需要修理时，由专职司机填写《车辆维修申请表》提报到综合管理部。说明需要维修的项目、损坏程度及原因，并进行维修询价。由行政总监审批签字后，方可进维修厂维修。
5.3.4 凡车辆的保险、年检、保养、购置零配件和车辆辅助用品，由专职司机填写《车辆维修申请表》申报到综合管理部。由行政总监审批签字批示后，方可执行。
5.3.5 车辆维修实行定点维修厂维修，维修费用由修理厂提供项目费用明细表，由行政总监审批签字后，由副总裁审批签字，由财务人员和综合管理部负责人共同与维修厂结算。
5.3.6 车辆维修属于正常机械故障的，费用全额报销。如属于驾驶员违章操作、保养不当，维修费用由驾驶员承担100％
5.3.7车辆在外地维修，维修项目及费用经乘车领导请示行政总监电话批准后，由副总裁电话批准后，方可维修，否则不予报销。
5.3.8 驾驶员不得擅自拆除车辆配置的零部件。如遇特殊情况需拆除的，经由综合管理部批准、由行政总监审批签字后、由副总裁审批签字，方可拆除。
违反以上任一条款者，将视情节轻重对责任人处以500~5000元处罚。
5．4 旧车管理规定

5.4.1 销售流程图

旧车档案建立

旧车市场询价

旧车询价分析

车辆相关资料上报

集团办公室再行询价

集团办公室最终定价

领导审核

N
Y
集团OA销售发布

旧车销售

销售提成

销售过程结束

5.5旧车销售流程详细说明：
5.5.1 旧车档案建立：
各品牌公司要将出售的车辆包括：车型、车号、注册日期、公里数、维修记录、保养时间、车辆有无事故和计划处理时间等相关手续。
5.5.2 旧车询价：
各公司品牌上报集团的旧车将被用作二手车销售，各品牌店应先多询问几家旧车公司，并对各类价格进行分析与比较。
5.5.3 旧车价格分析：
各品牌分公司对各类要出售的旧车的询价信息汇兑，建立旧车建议销售价格表。
5.5.4旧车价格档案上报：
各品牌分公司将旧车档案和旧车建议销售价格表一并上报集团办公室。
5.5.5 再次询价：
集团办公室，根据各品牌公公司上报旧车建议销售价格，再行通过相关汽车二手市场进行再次询价。
5.5.6 旧车销售价格的确定：
根据各品牌公司建议销售价格和集团公司再次询价的旧车价格进行比较，最终确定旧车销售价格。
5.5.7 旧车销售价格审核：
集团办公室价格确定后，要上报集团领导进行销售价格的审核。
5.5.8 集团OA销售信息发布：
集团将把旧车销售价格、车辆配置、照片在集团OA上进行公布，每次公布时间有效期以情况而定。
5.5.9 销售提成：
旧车由集团办公室通过各种销售途径进行旧车的销售；与此同时，集团全体人员都可以参与销售，价格高出集团办公室核定的价格，可按照高出部分的30%作为奖励提取给单位或个人，所销售金额全部进账上报单位后进行销售奖励的提取。

六、附件
6．1 车辆使用流程（集团综合管理部使用）
6．2 油料领用流程（集团各部门使用）
6．3 车辆维修流程（集团总部各部门使用）
6．4 《用车申请单》（集团综合管理部使用）

附件1：
车辆使用流程

完成此单行程
回公司交车
综合管理部
负责人安排出车
使用人填写
《用车申请表》
综合管理部
负责人审批签字
本部门负责人
审批签字

附件2：
油料领用流程

车辆使用人申请
综合管理部根据车辆用油标准
开据加油单
使用人
持加油单到
指定加油站加油

综合管理部与财务部共同与加油站核帐、结款

使用人
持加油单到
指定加油站加油

附件3：
使用人日常维护
车辆维修流程

需要维修时填写
《车辆维修申请表》
行政总监审批签字
主管副总裁审批签字
请总裁批示
车辆进行维修
正常机械故障
到指定维修厂
违章造成的故障
外地维修
集团结算费用
个人承担费用
行政总监电话批示
主管副总裁电话批示
请总裁电话批示
车辆进行维修
集团结算费用

附件4：
用车申请单

申请日期

申请部门

申请人

用车事由：

驾驶人：
乘车人：
乘车路线（全程）：
往返时间： 时 分至 时 分

用车部门经理签字： 综合管理部签字：

公文管理制度（试行）

一、目 的：规范公文管理，规定公文办理程序
二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门（以下简称“各公司”）
三、定 义：
3.1外单位：指联拓集团以外所有单位
四、权 责：
4.1 综合管理部：负责宣导、解释并指导如何执行
4.2 集团各部门、各品牌公司、各营业厅
五、内 容：
5.1 公文应按照“拟写—校对—编制文号—审核—呈报—审批—登记—行发—存档”的程序办理。
5.2外单位给集团的来文，由总裁办公室负责办理；给所属各公司的来文，由各公司办公室负责办理。
5.3 以公司名义向联拓集团及外单位发文，由各公司办公室负责办理，总裁办备案。
5.4各公司向联拓集团发文，由综合管理部负责汇总上报。
5.5公文呈报须使用统一格式，部门负责人须对公文内容的准确表述及文字、文号的正确无误负责，并应签报必要的意见或建议。
5.6公司、公司各部门、所属各公司发文须使用规范文号及格式。
5.6.1文号格式：
1、集团董事会 联董字[年号，下同]×××号
2、集团总裁办公室 联总办[ ]×××号
3、运营管理部 联运管[ ]×××号
4、综合管理部： 联综管[ ]×××号
5、人力资源部： 联人力[ ]×××号
6、财务部: 联财务[ ]×××号
7、采购部 联采购[ ]×××号
8、资金动作部 联资运[ ]×××号
9、战略计划部 联战略[ ]×××号
5.2.2所属各子（分）公司文号由各公司编制。
5.7公文呈报
5.8.1 公文应按“阅件”、“批件”分卷呈报。
5.8.1.1阅件：无须或未明确请求上级批复的公文。
5.8.1.2批件：请求上级批复的公文。
5.8公文审批
5.9.1审批人应对阅件给予签阅或批示
5.9.2审批人应对批件给予批复
5.9.3 遇审批人外出，急件可用电话、手机短信、电子邮件等方式请求批复
5.9公文登记与行发
5.9.1公文行发前，须使用统一格式的《公文登记簿》登记
5.9.2公文须使用《发文登记簿》行发（临时性公文可采用原稿背书方式行发）。收文人须在《发文登记簿》上签收。
5.10公文存档
5.10.1行发后的公文按《档案管理规定》存档
六、附 件：公文格式

[ ]联集字 号

联 拓 集 团 请 示 报 告

总批

裁示

副批
总
裁示

总批
监示

集团职
能部门

部门

意见

请示内容：

申请单位：
年 月 日

声橡档案资料制度(试行)

一、目 的：加强集团声橡档案资料的及时归档和妥善保管
二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门（以下简称“各公司”）
三、定 义：
3.1声像档案:是指集团各部门、各品牌公司、各营业厅或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录影、照片、影片等辅以文字说明的历史记录
3.2声像档案:一般由录音带、录影带、摄像带、照片(含底片)及文字说明等组成
3.3声像档案：是公司卷宗的组成部分，必须由档案员集中统一管理
四、权 责：
4.1 总裁办：负责宣导、解释及日常管理
4.2 集团各部门、各品牌公司、各营业厅：负责执行
五、内 容： 
5.1 声像档案资料的收集
5.1.1 收集范围：
（1）反映公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；
（2）各级领导人和着名人物叁加的与公司有关的重大活动的声像资料；
   （3）集团有关人员组织或叁加的重要会议的声像资料；
（4）涉及公司权益的声像资料；
（5）其他单位形成的与公司有关的重要声像资料；
（6）其他具有保存价值的声像资料；
5.1.2  收集时间：
（1）声像档案资料由各部门兼职档案员负责收集，应在档案资料形成後一周内交予集团档案室。
（2）档案员有责任随时徵集具有保存价值的声像档案资料。
5.1.3   收集要求：
（1）录音带、录影带、摄像带、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；
（2）接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
（3）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
5.2 声像档案的整理
 5.2.1 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便於保管和利用。
5.2.2 声像档案的整理由摄录人员负责，相关的兼职档案员协助。
5.2.3 分类、编号：
（1）照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号。格式：卷宗号-流水号。
（2）录音带、录影带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视爲一个案卷，编一个案卷号，然後每盘再依次编排序号。
（3） 编注与其他载体档案相联系的叁照号。格式爲(档案形态)档号/(档案形态)档号。
5.2.4   保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
5.2.5   文字说明的编写：
（1）文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
（2）编写文字说明的要求：
A、准确揭示档案资料的内容，概括其反映的全部资讯，标注专案正确齐全；
B、照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录影带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：
C、文字简洁、语言通顺；
D、时间用阿拉伯数字表示。
5.2.6   编制格式：
（1）照片编制采用横写格式。其格式爲照片/底片号-文字说明-叁见号-摄制时间-摄制者。
（2）录音带、录影带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
5.2.7   案卷要求：
（1）将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
（2）卷内目录：照片、底片以自然张爲单元填写卷内目录；录音、录影带、摄像带以盒爲单元填写卷内目录。
（3）卷内备考表，用於说明卷内声像资料的整理、变动情况。
5.3 声像档案的保管
  5.3.1  声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
5.3.2  保存条件：（1）底片、胶片保存温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；
（2）照片保存温度应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录影带保存温度应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
5.3.3底片册、录音、录影带、摄像带应立放，磁带库必须避开磁场，磁场盒与盒的间距不小於3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
5.3.4 对库存的照片档案，要两年检查一次。
5.3.5 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经技术总监审批，登记造册。
5.3.6 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
5.4 声像档案的借阅
5.4.1 建立声像档案借阅、利用流程，严格审批手续，根据声像档案的秘密程度，确定利用范围。
5.4.2具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。

5.4.3声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经行政总监、
主管副总裁、总裁批准，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由行政总监、主管副总裁、总裁批准批准，档案员具体办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，借用单位负赔偿责任。
5.4.4 在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。
违反以上任一条款者，将视情节轻重对责任人处以100~1000元处罚。

六、附件：
1、《声像资料借阅流程》
2、《声像资料借阅审批表》

附件：1、 声像资料借阅流程（试行）
使用部门填写
《声像资料借阅审批表》
行政总监审批、签字
副总裁审批、签字
请总裁批示
档案保管员按
总裁批示执行
总裁批示同意借阅
申报部门领用

保管员办理借阅手续
归还

保管员办理归还手续
总裁不同意借阅

附件：2、
声像资料借阅审批表

借阅部门

借阅人

借阅日期

归还日期

借阅档案明细：

借阅事由：

部门负责人签字：

行政总监审批 ：

主管副总裁审批：

请 总 裁 批 示：

空调使用规定（试行）

一、目 的：加强企业内部勤俭节约、降低能耗、确保公司正常用电需要
二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门（以下简称“各公司”）
三、权 责：
3.1 集团综合管理部负责检查本制度的执行情况
3.2 各部门：负责执行此管理制度
四、内 容：
4.1 空调作为办公设施，仅用于各办公室在办公期间使用，不允许在非办公时间使用空调，办公人员离开或办公室无人的情况下应关闭空调器，严禁室内无人空调机照常使用开机；下班后，一律将空调关闭，晚上非工作加班不能开机。
4.2 使用空调，应注意节约，夏天在30℃以上方可开启空调制冷（按照当地的气象预报公布的气温为准），制冷温度设置不应低于26℃左右，下班前半小时将空调关闭。
4.3 开启空调器时，要正确操作，准确设置，合理选择。避免因误操作而使主机长期通电工作，损坏主机。
4.4 各部门使用空调期间，以确保空调器的使用效果，要将办公室的门窗关闭，以免冷气流失，保持室温。为降低能耗，禁止开窗使用空调器和私自接照明电使用空调。
4.5 雷雨天气应立即关闭空调，切断电源，以免遭受雷击。
4.6 落实空调使用管理责任制，单间办公室谁使用谁负责，综合办公室由指定责任人管理。
4.7 任何人不得随意移动空调机位置及随意打开机壳或拆卸机件。要注意对空调的合理使用和维护，有异常须速报知集团综合管理 部，由综合管理部派专业维修人员进行修理。
4.8 人为因素造成空调器或遥控器损坏，所发生的维修费用由当事人承担。
违反以上任一条款者，将视情节轻重对责任人处以100~1000元处罚。

礼品管理制度（试行）

一、目 的：加强联拓集团企业内部管理、内部廉政建设
二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门（以下简称“各公司”）
三、定 义：
3.1礼品：包括礼金、礼物、食品、酒类、茶类等。
3.2 外单位：指联拓集团之外的所有单位。
四、权 责：
4.1商务部：负责对外单位馈送的所有礼品进行收缴、登记、保管
4.2各部门：负责执行此管理制度。
五、内 容：
5.1联拓集团全体员工在与外单位工作交往中，会收取到一些外单位馈赠的礼品。自礼品收受之日起3日内，由收受本人如实填写《礼品登记表》，由本部门负责人签字确认后，与礼品一并上交集团商务部。
5.2商务部礼品管理员在礼品上交时严格按《礼品登记表》的内容验货，认真检查质量并清点数量，同时填制《礼品登记表》。
5.3 商务部经理应及时将收受到的礼品向集团领导汇报，便于集团领导及时与馈赠单位进行沟通、回访。
5.4商务部礼品管理员要定期对礼品进行清点，每季度要进行一次全面盘点，并将盘点情况通报综合管理部并向集团领导汇报。
5.5 对于员工在收受礼品后在规定期限内不登记或不如实登记、不上交的，一经发现，由所在行政部门或负责人责令其登记、上交，并给予批评教育，情节严重者集团将追究其经济责任和刑事责任。
违反以上任一条款者，将视情节轻重对责任人处以500~10000元处罚。

六、附件：
附件：
 礼 品 登 记 表

登记部门

登 记 人

登记人职务

登记日期

礼品名称

礼品数量/单位

规格/型号

价 值

备 注

 送礼单位

礼品人姓名

送礼人职务

送 礼 时 间

送礼事由

备 注

(以下由商务部填写)
收 件 人

收件日期

礼品名称

规格/型号

数 量

礼品完好程度

备 注

上交礼品人签字： 部门负责人签字： 商务部收件人签字：

固定资产管理制度
一、目 的：为了加强联拓集团固定资产管理，维护资产的安全和完整，提高固定资产使用效益，促进集团事业发展，特制定本制度。
二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门购买及外单位赠送的资产。
三、定 义：固定资产是指一般设备（含办公用及通讯设备、部分后勤设备、其它设备）单位价值在500元以上，专用设备（含交通运输设备、汽车维修设备、部分后勤服务设备）单位价值在800元以上，使用期限在一年以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，作为固定资产管理。
四、固