采购管理流程附件1.doc

采购管理流程拟制/日期： 审核/日期 批准/日期 生效日期:一 目的：对采购过程进行控制，以确保适时、适价、适量、采购符合要求的物料，以满足公司要求。二 适用范围：适用于生产原材料、辅料、外购件、委外加工、仪器设备、办公用品、低值易耗品、和外发加工（OEM）所有发生采购的行为。三 定义：3.1常规物料采购：指计划内生产物料的采购；3.2非生产性物料采购：指非计划性物料的采购、（如办公用品、仪器设备、固定资产、低值易耗品、设备设施检修维修类备品配件等物料）的采购。四 职责：生产工厂负责生产性物料及生产类的辅助物料及相关物品的采购；研发部负责研发过程使用的相关物品及物料；行政部负责办公用品、低值易耗品及相关物品、 策划部负责企业宣传所用物品及相关物品。（驻外办事处、机构、销售公司按原有规定）五 采购工作程序：采购部门接到PMC发布的经批准的“物料需求计划MRP后”，依以下程序制定采购计划并组织采购；5.1新物料的询价: （驻外办事处、机构、销售公司不在此规定范围按原有流程）5.1.1新物料采购询价确认流程：对需要外购的新物料，采购部门依研发部门（需求部门）确定的技术要求和品质规范，以技术图纸、样品及样品确认书等技术资料，优先从合格供应商一览表或潜在供应商找适合的供应商、确认其质量保证能力、交付能力、及继续满足要求的能力，按适价、适质、适量、适时、适地、原则向至少3家以上供应商同时询价。各采购人员应对所采购物料价格及质量负责。5.2询价纪录：5.2.1 采购人员在同供应商询价后应做好询价比较纪录，主要考虑质量、价格、折扣、交货日期、付款条件等，在需要的情况下采购人员同请购人一同参与供应商的讨论。5.2.2在货物质量、交期、能满足要求的情况下，原则上选择报价最低的供应商，特殊情况下，如价低者质量有问题，方可选择报价较高的供应商，但必须详细说明原因进行审批，以便日后参考。5.2.3议价谈判： 采购人员应选择合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物品的价格、数量、质量、供货方式、货款支付、长期合作意向等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商合作。5.3价格审批：5.3.1 采购人员询价对比后做询价审批表进行审批（附相应表格），OA流程-经部门领导审批-报财务部领导审批或指定相关授权人士审批-呈报总裁（副总裁）或公司总经理进行批准后方可采购。情况紧急的须经部门领导同意后方可采购，于3个工作日内补办询价审批表手续。5.3.2审批时段为提高工作效率避免影响采购计划、规范审批时间，对相关审批时段予以明确，采购人员报价询价1个工作日、部门审批1个工作日、财务审批1个工作日、总裁（副总裁）总经理批准2个工作日。 5.4询价方式：建立广泛的询价渠道和建立价格数据库，包括行业杂志、期刊、互联网、报纸、广播、电视、行业介绍、实地了解等。 5.5 询价书采购人员要结合产品项目特点，根据对项目的分析、论证情况和采购项目清单及有关技术要求编制询价书。完整的询价书或报价函主要应包括以下内容：5.5.1、询价书:包括采购项目简介和内容、报价单位资格要求、报价时间要求、报价地点、报价方式、税率、联系人及联系方式等。5.5.2、采购项目要求:包括采购项目的详细内容和要求、采购项目清单和相关技术要求、报价单位的资质条件、合同条款等。5.5.3、报价单位须知:包括报价的主要内容和具体要求、对报价单位的要求、报价书的格式及内容、报价方式和时间要求、确定成交办法及原则、采购合同的办法等。5.5.4、报价文件格式：主要包括报价书(或报价函)、单价、主要设备及服务说明、交付时间、税率、报价单位的资格证明文件和售后服务承诺以及相关内容等。5.6 采购招标：5.6.1达到下列标准之一的必须进行招标运用公开招标和邀请招标方式或议标（招标流程另行制定）。5.6.1.1重要仪器设备、材料等货物的采购，单项合同价值含税200万元人民币以上的。5.6.1.2施工基建工程单项投资估算价在300万元人民币以上的。5.6.1.3勘察、设计费用、礼品服务的采购单项合同价估算价在100万元人民币以上的。5.6.1.4单项合同估算价低于上述三项规定的标准。但项目总投资额在1000万元人民币以上的。六 生产性新物料采购：6.1.1新物料采购要求确认：对需要外购的新物料，采购部门依研发部门（需求部门）确定的技术要求和品质规范，技术图纸、样品及样品确认书等技术资料，优先从合格供应商一览表或储备供应商找适合的供应商、确认其质量保证能力、交付能力、及继续满足要求的能力，对于列入关键元器件和零部件清单的物料，如果供应商供货时无法提供有效地认证证书，则要提供与已确认的样品一致的供货货物的关键零部件清单，必要时执行“供应商控制程序”。6.1.2供方品质保证能力的确认：6.1.2.1供货质量保证确认：6.1.2.1.1在实施采购前，采购人员必须准备好技术资料或样品，与供方充分沟通。确保供方完全了解本公司对采购物料的技术规范和品质要求。6.1.2.1.2对于列入关键元器件和零部件清单的材料要求供方保证批量供货的物料与以确认样品所用关键材料一致，若供方设计及工程变更，影响所供零部件和材料结构、性能等一致性时，供方必须书面知会我司并提供相关详细变更资料包括变更原因、变更范围、变更后的影响及测试结论，以及第三方认证资料（有效证书、报告）；采购部们在“证产品的变更控制程序”要求未完结前不再进行批量采购。6.1.2.2稳定供货质量协议：采购部门在采购合同书或“品质保证协议”中明确质量验收要求、交付方式、结算方式、违约责任、6.1.2.1.2条款要求、以及对供应商的质量体系的要求等内容，以确定供方品质保证能力。6.1.2.3稳定供货能力确认：依样品确认及管理规定通过样品确认后，采购员向供应商发出供应商存档资料调查表要求供应商填写依供应商存档资料调查表要求，对供应商进行品质保证能力和生产能力的评审确认。6.2旧物料采购准备：对需要外购的旧物料，实施采购前对通过评审已列入合格供应商一览表的供应商，采购员应再次发出询价要求，在同等质量保证的前提下，通过详细比价后进行采购，若价格发生变化做询价审批表按询价流程提交审核执行5.3.1，并存档保存。 6.3采购实施：6.3.1采购计划/订单确定： 采购员依经批准的“物料需求计划” 、“物料需求排期”和技术资料从合格供应商一览表中挑选供应商,根据已批准的价格编制采购订单提交采购主管审核批准，采购订单应详细列明： a)产品名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、交期等事项； b)重要产品或特殊产品的质量要求、验收要求、交付方式； c) 质量保证和货期保证的违约责任协议；6.3.2供货信息确认：采购人员跟踪供应商订单的接收状况，与供应商确定交货期，并要求供应商在采购订单回传单上签名、盖章确认。6.3.3 交货进度的跟催：采购员跟踪物料交货状况，保证物料供应交期。6.3.4收货确认：物料到公司时，送货人或提货人应将“送货单”连同货物一起交收货人员，收货人员将“送货单” 、实物与采购订单或外发加工单进行核对无误后报品质检验。6.3.5采购物料品质检验：接到进料送检单后，依物料紧急程度做出检验安排，检验人员依检验程序，按相关“物料检验标准”及“订单要求”对来料进行品质验证。并将检验结果及时反馈给采购员。6.3.6来料验证结果处理：收料人员依来料结果为“合格/允收”时按仓储管理规定办理入库手续。当检验结果为不合格时，按“不合格品控制程序”要求，相关部门组织做出处理。6.4零星物料采购：6.4.1采购申请：零星物料采购按下列规定提出“物料需求请购表”或“零星物料请购单”交部门领导审核，分管领导批准后, 交采购员做询价审批表执行5.3.1批准后实施采购。a)生产常用物料及常用工具，根据“常用辅料/工具安全库存一览表”规定，申购部门发出需求信息，制定“物料需求请购表/订货单”审批后发送相关采购员。b)办公用品及办公设施设备检修维修类备品配件等，根据“办公用品及办公设施设备类备品配件安全库存一览表”由行政部提出“物料需求请购表/订货单” 审批后发送相关采购人员。c)其它物料由需求部门提出申请。6.4.2采购实施、交货确认及品质验证执行6.3.16.3.5。6.4.3经品质验证后执行6.3.6。6.5设备、仪器采购6.5.1设备、仪器、采购由需要部门填写“请购单”注清楚设备、仪器型号、规格及品牌，经中心总监、财务中心总监复核、呈报总裁（副总裁）或公司总经理进行批准后实施采购。6.5.2采购人员按“请购单”要求及时寻找供应商，货比三家报价，做询价确认流程执行5.3.1。6.5.3设备、仪器、采购回厂后，采购人员提供“请购单”“送货单”数量、型号、参数、技术资料等，确认无误后签字开单送检按相关验收流程验收，办理入库手续。七 商务合同： 7.1 引入合作的供应商供货前必须与我司签订采购协议/售后服务协议和质量保证等协议，有保密要求的签订保密协议，相关文件备份财务部存档，采购合同终止后文件保存期限3年以上以备后续查阅。 7.2 合同条款 7.2.1正式的采购合同必须包括以下主要内容。 1）合同签订双方的姓名、地址和联系方式。 2）采购物品的单价和总价、税率。3）采购物品的数量、规格和型号。4）采购物品的品质和技术相关要求。5）采购物品的履约方式、期限、交货地点。6）采购物品的验收标准和方式。7）付款方式和期限。8）售后服务条款和其他优惠条件。9）违约责任和解决争议的方法。 7.2.2 采购合同的条款和内容必须齐备、明确、具体、有针对性、表达必须严谨。 八 验收：8.1 目的 ：规范公司采购产品的验收活动，明确验收部门职责，保证公司的使用部门使用合格的产品。原则上验收工作由使用部门组织品质部门共同验收。8.2 适用范围 ：8.2.1 采购产品的验收 8.2.2 借用设备返还的验收 8.2.3 调拨设备的验收 8.2.4 返修返还设备的验收 8.3常规验收 ： 验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣，验收合格后，验收部门的人员应对已收物资编制一式多联、事先编号的验收单进行汇签，作为验收和检验的依据。8.3.1采购产品的验收 验收人员对收货区内的采购产品要进行验收，并将验收结论填写在 “送货验收单”上。若合格，由采购员办理入库手续，若不合格，应将产品存放在库房的不合格区，通知采购员处理。 8.3.2借用设备的验收 验收人员对收货区内的借出设备返还时，要进行验收检查，并将验收结论填写在“借用单”上。若合格，由仓库管理员办理借用返还手续，若不合格，应将产品存放在库房的不合格区，通知经手人处理。8.3.3调拨设备的验收 验收人员对收货区内调入的设备要进行验收，并将验收结论填写在 “商品内部调拨单”上。若合格，由仓库管理员办理调入手续。若不合格，应将产品应存放在库房的不合格区，通知调出仓库管理员办理退货手续。8.3.4返修返还设备的验收 验收人员对收货区内的返修返还设备要进行验收，并将验收结果填写在“故障设备测试报告单”上。若合格，通知返修申请部门办理出库手续。若不合格，应将产品存放在库房的不合格区，通知经手人处理。8.3.5退货验收 检验员对于物料退货需进行重新验收。若不合格，应将产品存放在库房的不合格区，通知采购员处理。 8.3.6验收后，检验员应根据验收出现的不合格情况，准确填写“验收不合格记录”。九 付款：9.1 目的： 为加强规范公司采购与付款业务流程，加强采购相关业务管理，保证公司的资产安全。9.2 适用范围： 适用于公司的除费用现金报销外的所有付款，包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产、费用和服务的采购与付款。9.3实施与执行：9.3.1各物资管理部门与使用部门应根据本单位、部门生产经营的范围、特点，保持本单位、部门适当品种和数量的库存物资，并根据物资实际库存情况，在各自的采购权限内做好物资采购的品种、数量和地点及时补充物资库存量。9.3.2物资使用部门应定期向物资管理部门报送本部门的物资使用计划，由物资管理部门填写物资请购单，报有批准采购权限的人士签字批准，再交由采购人员进行采购。无物资请购单的物资，仓库不得入库，财务部门不得给予报账，并按违规追究有关责任人的责任。 9.3.3各物资采购管理权由物资管理部门集中行使，未经部门负责人批准和物资管理部门授权，一律不得自行采购本部门所需的物资，否则仓库不得入库，财务部门不得给予报账。特殊情况经本部门领导审批经总裁（副总裁）批准方可采购9.3.4采购物资到货后，要及时组织物资管理员进行入库前的清点验收，精密仪器、生产设备等固定资产应由固定资产管理部门会同相关专业部门共同进行验收，验收合格后，验收部门的人员应对已收物资编制一式多联、事先编号的验收单进行汇签，作为验收和检验的依据。9.3.5物资验收合格入库后，才能与供货方结清货款，财务部门必须凭借付款通知书才能支付购货款。9.3.6按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供合同复印件并填写付款通知书，注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号，按批准物资采购付款的权限办理付款批准手续后，交公司财务部门办理预付款业务。9.3.7货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，由采购员填写付款通知书并经有权批准付款的人员签字批准后连同发票、入库清单和入库验收单一起交由财务部门办理付款业务；货物已到发票未到的，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经本单位有权批准付款的人员签字批准后，可凭付款通知书支付不超过货物总价值60%的货款，待发票到后再付清余款；对于发票已到货物未到的，不准支付货款。9.3.8物资采购完毕并取得增值税发票后，如发生退货或销售折让，应视不同情况按以下情况办理：9.3.8.1采购后在未付款的并且未做账务处理的情况下，必须由采购员将发票和税款抵扣联退还给销售方，属于采购物资退回的，由采购员与对方协商实物处理退回工作，属于销售折让的，采购员应从销售方重新取得折让后的增值税发票。9.3.8.2采购后已付货款或者货款未付但已做账务处理，发票联及抵扣联无法退还的情况下，由公司财务部门的税务核算人员与当地主管税务机关联系开具进货退出证明单，由采购员送供货方，并取得供货方开具的正规发票后，在交由财务部门进行账务处理，属于采购物资退回的，由采购部门与对方协商实物退回工作。十 检查与监督本公司内部审计人员对采购与付款业务行使检查监督权。对采购与付款业务检查监督的主要内容包括：10.1采购与付款业务岗位设置和批准权限的授权和执行情况。10.2申请物资采购的程序是否正确，审批物资采购是否有越权行为。10.3物资采购合同的订立情况，合同条款是否完整、规范、合法有效。10.4付款环节的控制。重点检查付款通知书填写是否完整，审批手续是否有效。10.5内部审计人员对监督检查情过程中发现的采购与付款内部控制的薄弱环节，应要求被检查单位纠正和完善，发现重大问题应写出书面检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施加以纠正和完善。 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错 C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。C成本报表是对外报告的会计报表。C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。C成本会计的对象是指成本核算。C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。XD当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本 中。D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。F“废品损失”账户月末没有余额。F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。()G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错G工资费用就是成本项目。()G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。()J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。()J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对 J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，XK可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。 S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。 S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。()W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对 Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。XY以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。XY原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。()Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对Z直接生产费用就是直接计人费用。XZ逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)