采购管理制1.doc

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采购管理制度（试行）

第一章 总则
第一条 目的
为规范公司采购行为，加强对供应商选择与评价、价格管理、合同管理、订购作业、验收与付款等采购过程的严格控制，保障采购工作高质、高效，并最大限度的降低采购成本，特制定本办法。
第二条 适用范围
1、除烟草原料及生产、技术类仪器设备外各项生产、技术类物料的采购;
2、各项生产、技术类备品备件及外修加工件的采购；
3、各项生产、技术类玻璃器皿、耗材等低值易耗品的采购。
第三条 生产、技术类物料的定义
1、添加类物料：指生产过程中除烟草原料外作为产品的主要实体并能改善和促进产品品质的各类辅料，包括：外纤、添加类化工原料（天然色素及合成提取物）、香精香料、糖等；
2、消耗类物料：指生产过程中耗用的各类辅料，包括：燃煤、酒精、水处理类化工原料等；
3、包装、存储类材料：指用于产品销售和运输存放的纸箱、薄膜袋、地脚板及其他包装标识物。
第四条 采购分类
1、A类采购：所有物料单品采购额由高到低统计，占总采购额达到80%的所有品种的物料，以及采购金额每批次超过10万元以上的备品备件、外修加工件；
2、B类采购：所有物料单品采购额由高到低统计，占总采购额达到95%且除A类物料以外的所有品种的物料，以及采购金额每批次超过1万元但不超过10万元的备品备件、外修加工件；
3、C类采购：A类、B类以外的所有品种的物料，以及采购金额每批次在1万元以内的备品备件、外修加工件、低值易耗品等；
4、以附表列明公司A、B类物料清单。采购部每半年依据物料构成比例的变动情况重新核定并发布经总经理审核的物料分类清单并报备财务部确认。
第五条 职责划分
1、需求申报、技术要求及质量保证条件制定、验收及管理：
1）、添加类物料、包装存储类物料：由计划仓储部提出需求，由产品开发部负责提供技术要求及质量保证条件，由品管部验收，由计划仓储部入库保管；
2）、燃料、水处理等消耗类物料：由计划仓储部提出需求，由公用服务部提供技术要求及质量保证条件，由品管部验收，由计划仓储部入库保管；
3）、生产消耗类物料：由计划仓储部提出需求，由生产部提供技术要求及质量保证条件，由品管部验收，由计划仓储部入库保管；
4）、备品备件、外修加工件：由生产部、公用服务部等提出需求、并按需求的对应部门提供技术要求及质量保证条件并验收，由计划仓储部入库后方可出库；
5）、低值易耗品：由生产部、产品开发部、新技术研究部、品管部、公用服务部等相关部门提出采购申请、提供技术要求及质量保证条件并验收，由计划仓储部入库后方可出库；
2、采购部负责对所有生产、技术类物料、备品备件、外修加工及低值易耗品的供应商选择与评价、价格管理、合同管理、订购作业等采购工作；
3、财务部负责对采购预算、采购付款的审核和业务办理，并参与对采购价格、采购合同的会审；
4、采购部分管领导负责对C类物料供应商选择和采购价格的终审；常务副总负责对B类物料供应商选择和采购价格的终审；总经理负责对A类物料供应商选择和采购价格的终审；常务副总负责采购合同暨用印申请的终审确认；总经理负责对采购计划、资金预算的终审确认。
第二章 供应商管理
第六条 供应商管理原则
1、采购部应对A、B类采购建立《合格供方目录》，并只能向《合格供方目录》内供应商采购相应的物料；
2、为确保货源，采购部对以上A、B类采购选择两家或以上的合格供应商作为储备并交互采购，以稳定货源、降低价格；
3、公司各相关部门可以推荐但不得指定任何物料的采购供应商。
第七条 合格供方基本条件：
1、具备相关资质的所有证照；
2、有符合相关要求的经营场地和生产、技术、检测设备；
3、1年以上连续经营（除集团内供方或集团内指定供方）；
4、具备较完备的质量保障体系；
5、没有在社会上造成恶劣影响的经营问题。
第八条 新物料的索样
1、新物料索样由新物料需求部门填写《物料索样单》，经部门经理审核后交采购部门索样。需求部门在审核时必须同时审核物料的合规性及安全性；
2、索样原则：优先在本公司现有合格供应商中索样，现有合格供应商没有所需品种的，才能在新的供应商中索样；一个品种应至少向2家以上的供方索样（若因行业特殊情况不能实现的，须在价格审批单中加以说明）；采购人员不得向不符合本公司合格供方基本条件的供应商索样；
3、采购人员在索样时必须同时索取原料规格、原料报价等，若所认可的样品属现有合格供方提供，则在供方目录中补充登记新供物料名称及编号；若所认定的样品属新的供应商提供，则在供方目录中注明为“临时”供方。
4、采购部在集团外“临时”供方采购新物料连续三次合格后必须进行新供方的评价与选择。
第九条 新供方的评价与选择
1、由采购部分管领导牵头成立由采购部、技术标准制定部门、使用部门、验收部门及财务部等共同参与组成的新供方评价与选择小组。由新供方填写《供方基本情况调查表》，由采购部门对资料进行核实，由相关部门结合经核实的《供方基本情况调查表》，对其供货能力、信誉度、品质状况、资金状况、服务能力等方面综合评判后，根据《新供方评价与选择表》进行评分评价；
2、《新供方的评价与选择表》按物料所属类别划分经上报分管领导、常务副总或总经理审核批复后，方可确定其为公司合格供应商，并在公司《合格供方目录》中登记录入。
第十条 供方监察
1、采购部门应对所有供方所供产品质量、合同履行及服务质量进行持续监察并记录。物料验收部门负责将物料不合格情况反馈给采购部，由采购人员在供方持续监察记录表中予以记录；采购人员应对所有供货或退换货不及时的供应商，直接在供方持续监察记录表中予以记录；
2、若集团外供方连续出现两批相同供货不合格须退货物料，采购部门应立即停止该物料的采购，取消该物料的供方资格（集团内供方除外），或者建议由供应商评审小组立即组织对供方临时评价与选择。
第十一条 供方定期评价
1、采购部门应于每半年根据上、下半个年度的采购金额统计，将所有物料进行重新分类，并根据物料类别及质量控制、价格控制、供货保障等要素条件制订定期评价计划（特殊情况需要调整评价范围或评价方法的需备注说明），供方评价范围、评价方法、进度安排，逐级报总经理或其授权人审批；
2、定期评价范围：采购数额较大的物料供方（集团内供方及客户指定的香精香料供方除外）每年定期评价一次，若在半年时间内已做过新供方评价或临时评价，则无需做本年度定期评价；采购数额较小的物料供方可不予定期评价，若在《供方持续监察记录表》中被记录出现过问题的供方，则必须纳入到供方评价。若一个供方供应多个品种且属不同评价方法的，原则上采取现场考察后评分评价。
第十二条 后备供方的选择
1、原则上，除集团内供方外所有采购数额较大的A、B类物料（不含备品备件），必须建立1-3个后备供应商，以降低企业经营风险，控制采购成本；
2、后备供方的建立由采购部门发起，即：由采购部门根据索样原则索样，按样品认可方式进行认定，并按《新供方的评价与选择》进行新供方认定后纳入原料供方目录。
第十三条 供方资质的取消
1、当供方评价为不合格或出现连续两次产品不合格需取消资质时，必须用后备供方或重新选择后备供方替换现有供方，同时取消其供方资格，并在原料供方目录中标注“取消”；
2、合格供方由于其自身的原因，如转产、发生经济纠纷或其他不可抗拒的事件而造成无法提供保质、保量的产品时，也应自动取消其合格供方的资格，并在原料供方目录中标注“取消”。
第三章 采购计划管理
第十四条 月度物料采购计划
1、计划仓储部根据公司的《月度生产计划》并结合仓库的库存量、月度物料需求量、物料在途数量、物料安全库存标准等确定物料的品种、规格、数量等方面的实际缺口，编制《月度物料需求计划》，经分管领导审核确认后于每月18日前送交采购部；
2、采购部依据计划仓储部提交的《月度物料需求计划》结合物料的市场行情波动情况、物料的实际包装规格、合格供方的合作情况及后备供方的开发情况等编制《月度物料采购计划》，并于每月20日前报分管领导、常务副总及总经理审批。
第十五条备品备件、外修加工及低值易耗品采购计划
1、生产部、公用服务部等根据备品备件的使用周期、安全库存等编制《月度备品备件采购计划》，其他相关职能部门编制所属部门的《月度低值易耗品需求计划》，经所属部门经理审核、分管领导签字确认后于每月18日前送交采购部；
2、生产及物料需求的其他部门因工作需要送外加工维修的，需填写《送外加工维修单》，并详细注明材料的品名、规格（技术参数、图纸）、数量、需求日期及注意事项等，按申报的外修加工件所属的类别逐级报对应权限的分管领导、常务副总审批后方可交采购部。
第十六条采购计划汇总
1、采购部统计汇总《月度物料采购计划》、《月度备品备件采购计划》、《月度低值易耗品需求计划》及《送外加工维修单》等编制《采购部月度资金预算》并按集团资金预算管理办法于每月20日前将经部门经理审核、分管领导签字确认的《采购部月度资金预算》报送财务部。
2、《月度备品备件采购》、《送外加工维修》按公司核定的额度申报预算，超出核定额度的需追加预算，追加预算在1万元以内的由常务副总审核，1万-10万元的由总经理审核。
3、采购部每月统计上报采购执行情况逐级报总经理审阅。
第四章 采购价格管理
第十七条 采购价格管理权限及原则
1、A类物料初次采购价格申报、采购价格调整由总经理终审确认；B类物料初次采购价格申报、采购价格调整由常务副总终审确认；C类物料初次采购价格申报、采购价格调整由采购部分管领导终审确认；
2、除价格锁定的物料外，所有物料必须比价采购，所有比价采购的物料必须进行严格的价格谈判，以最大限度降低采购成本。
第十八条 价格调查和研究
1、对于已审批价格的物料，采购部必须经常分析或收集资料进行价格调查和研究，A类物料每月至少一次、B类物料每季度至少一次、C类物料定期收集价格信息，并进行价格研究和将相关信息予以记录，作为控制采购成本的依据；
2、本公司各有关部门，均有义务协助提供价格信息，以利采购部比价参考；
3、采购部应随时掌握采购物料的市场行情波动数据，并与集团内各关联兄弟单位形成良好的互动机制，资源共享、相互促进。
第十九条 采购的询价与议价
1、A、B类物料采购，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象（如市场上提供该物料的供应商不到3家，需加以说明）。在得到供应商的报价信息后，采购人员应核对供应商报价之品种、规格、数量、质量要求等，以保证供应商可以提供的物料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、付款条件、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商；
2、采购人员要评审供应商报价的完整性和准确性，并了解报价的详细构成，作为比价、议价依据。采购人员经比价、议价后填制《采购价格审批单》按“采购价格管理权限”逐级申报审批；
3、财务部可参与采购询价并可依据采购部的价格申报检查核实；
4、审批后的《采购价格审批单》一联交财务，一联由采购部门存档。
第二十条 价格调整
1、已核定之物料采购价格发生变动时，应以《采购价格调整审批表》说明原因并按“采购价格管理权限” 逐级申报审批后方可执行采购作业；
2、除价格审批时间不足半年的物料外，所有A、B类物料采购价格必须在每年12月底前重新审批一次才有效。
第二十一条 价格锁定
对经常性使用，且使用量较大宗的A、B类物料，采购部门应于《合格供应商目录》中事先选定的厂商，议定长期供应价格，并签订合同予以约束。若物料属有价格变动规律的，可通过签订阶段性合同锁定一定阶段内的采购价格；若物料属价格波动不规则的，可不锁定采购价格。
第二十二条 招标采购
对于单品年采购额在100万元以上（含100万元）的大宗物料（集团内供方及客户指定香精香料供方除外），如适用招标采购模式的，应通过招标方式降低采购价格。具体见《招标采购管理办法》。
第五章 采购的实施
第二十三条 采购合同签订的范围
1、合格供方目录中A、B类物料采购（集团内部交易除外）必须签订年度采购合同，年度采购合同可以不明确数量、不锁定价格；
2、新A、B类物料采购必须签订采购合同，在连续三次采购合格后，必须协商签订年度采购合同；
3、C类物料采购可以不签订采购合同，但预付款达到或超过5000元的采购必须签订采购合同；
第二十四条 采购合同的重要条款
1、账期要求：A、B类采购合同的付款帐期原则上为货到或货到、票到90天付款，有特殊帐期的，需由采购人员填写货款帐期审批单，按供应商选择及价格管理权限逐级审批；
2、违约责任：所有采购合同要明确质量保证条件及交货期等违约责任条款，添加类物料要补充签订质量保证协议。
第二十五条 合同审批
标的额200万元以上（含200万元）的采购合同，须逐级报集团审批；其余所有采购合同经采购部经理、分管领导审核，并经财务部会签后报常务副总终审确认；
第二十六条 合同归档
采购合同一式四份，第一份正本存公司档案室，第二份正本存供应商，第三份副本存采购部，第四份副本存财务部。（合同管理详见《合同管理制度》）
第二十七条 采购订单
1、采购订单适用于已与供应商签订长期采购合同的物料采购；
2、采购订单应详细列明采购物料的品名、型号、规格、订单采购的数量/重量、单价及到货时间等，分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量；
3、采购订单经采购经理审核后，加盖公司“采购订单专用章”后生效。采购部负责采购订单的跟踪和存档；
第二十八条 无合同采购
预付款金额不足5000元且未签合同的C类物料采购，由采购部依据价格审批表和付款流程逐级申报审批，由财务部统一转账支付，由采购经办人员凭到货入库验收单和发票冲抵预付款。
第六章 验收、退货与付款
第二十九条 货物进厂验收
1、供应商到货时采购部门应通知计划仓储部，由计划仓储部实际清点件数或称重，对货物携带的有关单据进行验证，如发现件数、重量、单据不符时，及时通知采购部会同处理；
2、所有到货物料，计划仓储部按第一章“物料的分类及职责划分”原则及时通知相关责任部门检测验收，验收合格后仓库出具收料单并由库管员签章入库。
第三十条 采购物料退货
1、采购到货物料经验收部门判定为不合格的，由验收部门依不合格品处理流程申报处理意见。确认退货处理的，由验收部门将处理意见书面通知采购部协调供应商退货；
2、采购部需限定期限要求供应商退货并将退货信息及时告知物料管理部门办理有关退货手续。
第三十一条 付款结算
所有采购付款按集团资金预算管理办法和公司资金审批管理办法执行。
第七章 采购部工作纪律
第三十二条 供应商考察需两个部门以上人员同行，与供应商商务谈判需两人以上进行，不得一个部门单独进行供应商考察，不得一人单独接触供应商，不得一人单独与供应商进行商务谈判；
第三十三条 采购过程中要严格遵循保密的原则，不得将与公司关联的供应商资料、价格信息、技术条款等向其他第三方提供；
第三十四条 采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受群众监督。采购人员需签定《廉洁自律承诺书》，供应商需签订《廉洁承诺函》。

第八章 附 则
第三十五条 公司行政采购参照本管理制度执行。
第三十六条 超出本管理制度的事项呈总经理核准后实施。
第三十七条 本采购管理制度自2011年11月1日执行。

3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)