河北省土地整治项目档案收集与管理.doc

河北省示范建设项目档案收集与管理培训班

培 训 讲 义

河北省土地整理服务中心
2013年3月

总目录
一、示范建设项目工程档案资料收集、归档的基本要求、项目立项、验收和招投标资料收集、归档的基本内容、形式和要求
二、项目监理、工程施工资料收集、归档的基本内容、形式和要求
三、项目工程变更、后期管护及村民监督资料收集、归档的基本内容、形式和要求

第一部分、示范建设项目工程档案资料收集、归档的基本要求、项目立项、验收和招投标资料收集、归档的基本内容、形式和要求

主讲人：郑小刚
河北省土地整理服务中心

目 录
第一部分 档案资料收集、管理整理基本要求 1
一、 项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义 1
二、当前档案资料管理主要存在的问题 1
三、项目档案的归档 2
四、项目档案归档原则 3
五、项目档案归档文件 3
六、归档质量要求 5
七、资料组卷及编码要求 5
八、项目档案资料目录 6
第二部分 项目立项、实施前准备、验收档案内容和要求 10
一、项目立项资料审批资料 10
二、项目实施前准备资料 11
三、项目报验资料 15
四、项目后期管护资料 17

a)
为规范示范项目档案内容和规范管理，依据是河北省土地整治项目管理办法》（冀国土资发〔2013〕4号）、《土地开发整理项目验收规程》（GB/T1013-2000）等。编制此次授课讲义，和一起学习沟通，有不妥之处，请大家指正。

第一部分 档案资料收集、管理整理基本要求
土地整治信息档案管理是指对项目运行和积累的文件资料进行收集、整理、归档、保管、移交、利用等一系列工作。信息档案是项目管理工作的重要组成部分。《土地开发整理项目管理暂行办法》规定：“项目申报单位应做好项目成果有关档案管理工作，从项目申报到验收通过的有关文件和资料，要收集整理，立卷归档，妥善保管。”土地整治项目信息档案是土地整治项目验收及后评价必不可少的材料。
同时，国土资源信息化建设不断推进，土地整治也需要建立完善信息系统，实现土地整治规划以及项目管理的数字化、信息化，而项目管理的数字化、信息化需要以大量的项目信息档案资料为基础。
一、 项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义
1、重要性
项目资料的重要性表现在一下几个方面：
（1）项目资料是项目全过程的真实写照，也是将来接受各级部门检查、审计和处理经济纠纷的重要凭证；
（2）项目资料是工程质量控制的重要依据，对工程质量审查及工程质量事故的追查起查考作用；
（3）项目资料对工程建设的审计及惩治腐败起查考作用；
（4）对其他工程起借鉴参考作用。
2、重要意义
全面反映项目管理的过程，及时了解工程建设情况，为工程建设管理提供必要的工程决策信息，有利于加强对工程的监督，有助于提高以后项目的工程管理水平。
二、当前档案资料管理主要存在的问题
1、部分文件原件不齐全
个别行政部门、设计、监理、施工单位下发的重要文件是复印件，难以满足工程资料档案管理的质量标准要求。
2、部分档案资料填写存在误差
有的原始资料不能做到与工程同步进行，导致档案资料与事实产生误差，造成了各种建材的质保书和合格证不全，不能全面的反映工程的建设和质量；有的原始资料不按分类要求成册，成册的缺少目录或目录不准确。
3、原始签证资料格式不规范
部分监理和施工单位原始资料未统一内容和格式，而是在施工过程中，不断增添内容和更换种类，资料格式不统一、不规范，不便统一装订组卷。有的资料员在资料编制过程中，一方面由于对工程进度不了解，资料的内容不能与实际的施工进度情况相符；另一方面，不熟悉施工工艺操作过程，在资料表格编制的过程中，出现该有的项目内容没有填，不该有的项目内容却填了。原始资料的文字字迹潦草，使用不规范的汉字，甚至还有错别字，修改后不加盖单位章或没有修改人的签字，给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。
4、竣工资料移交不及时
不能按规定及时移交工程竣工资料，造成统一管理的时间延误，甚至导致竣工资料丢失。
5、档案管理混乱，无专人负责
主要表现在档案收集存档时档案资料杂乱混杂，不能分门别类归档；无专人管理，或管理人员无相关管理知识，只是对资料进行简单的罗列和存放。
三、项目档案的归档
项目档案是指从项目前期工作、实施管理、竣工验收到交付使用及后期管护各阶段所形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，所以必须建立项目档案管理制度。
项目建设过程中，项目承担单位、设计单位、施工单位、监理单位等应在各自得职责范围内负责项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作，属于项目承担单位归档范围的档案资料，有关单位应按时、保质、保量移交项目承担单位，项目承担单位应对移交档案资料的单位技术负责人履行审核签字手续。
项目资料可以按文书类、技术类、财务类和其它类进行分类；也可以按立项阶段、实施准备阶段、施工阶段、验收准备阶段、验收阶段和后续利用管护阶段等分类。项目档案资料登记应按性质和时序分别进行。
项目档案归档时间，可分阶段在单位工程或单项工程完工后进行收集、整理，项目竣工验收后，一个月内应完成档案的归档工作。
四、项目档案归档原则
1、档案资料应“便于检索”。
2、档案资料应分门别类归档。
3、卷内文件材料排列有序以保持文件之间的有机联系。
4、案卷标题简明扼要能充分说明卷内文件的主要内容。
5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整；卷内文件无金属物，破损的文件必须立即修复。
6、案卷装订牢固、美观；档案分类、组卷科学便于保存和利用。
五、项目档案归档文件
《土地开发整理项目验收规程》（GB/T1013-2000）附录中规定了土地整治项目技术档案的基本内容。主要包括：①反映工作过程的主要文献。其中又包括反映任务来源的主要文献，如有关上级部门批准的规划、项目设计、项目实施方案、等有关文件、项目实施部门上报的申请书和上级的批复、项目批准部门与项目实施部门之间签订的合同、项目批准部门下达的项目任务书及其它重要文件。反映部署的主要文件，如土地整治实施过程中的重要会议纪要、重要问题的书面汇报、有关领导检查指导工作的谈话记录等。反映验收情况的重要文献，如规划、项目设计等成果、竣工验收和评审验收的会议记录、总结纪要与材料以及验收部门的意见书和竣工验收结论等。②各个工作环节的主要信息技术成果。包括土地整治规划成果；土地整治项目规划、设计成果；各个工作环节的辅助性信息技术成果等。
根据《土地开发整理项目验收规程》（GB/T1013-2000）附录C、《河北省土地整治项目管理暂行办法》对与项目建设有关的重要活动、记载项目建设主要过程的文件和具有保存价值的各种载体均属于归档范围。主要包括：
1、前期工作文件 项目踏勘、立项报卷、审批、招投标等项目准备阶段形成的文件。
2、监理文件 监理单位在工程施工监理过程中形成的文件。
3、施工文件 施工单位在工程施工中形成的文件。
4、检查、竣工验收文件 在项目检查、竣工验收活动中形成的文件。
5、后期管护文件 在项目竣工验收交付使用后的后期管护活动中形成的文件。
备查资料表
序号
分类
内容
1
项目立项
审批资料
项目建议书及申报文件，可研报告及入库批准文件、报部备案文件，规划设计及投资预算，项目计划和预算批准文件，资金拨付文件，项目核查有关文件。
2
招投标资料
招标公告，招标文件，投标文件，评标报告，招标标底编制文件，中标通知书。
3
实施管理资料
项目实施方案，领导机构文件，管理制度，会议纪要，项目建设大事记，设计变更资料、竣工报告。
4
合同协议资料
设计、监理、施工、勘测合同，补偿协议，管护协议，其他协议。有关单位资质材料。
5
监理资料
监理规划、细则、月报、日记，质量、进度、投资控制资料，监理工作总结报告。
6
施工管理资料
施工组织设计，施工月报、日记，质量事故记录，单元工程质量评定资料，施工质量检测资料，工程计量原始记录，竣工图纸，施工管理工作总结报告。
7
权属管理资料
权属调整公告、方案、协议，权属管理工作总结报告。
8
财务档案
竣工决算资料
9
验收资料
历次验收成果资料。
10
影像资料
照片，录像。
11
其  他
审计资料，工程管护资料，设计工作总结报告。
六、归档质量要求
1、归档的项目文件应为原件。
2、归档文件材料的内容、形式及其深度必须符合国家及省有关项目设计及预算、制图、招投标、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3、归案文件的内容必须真实、完整、准确、清晰、系统。
4、归档文件应文字清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。
5、归档文件应采用能够长期保存，耐久性强不易褪色的书写材料书写、绘制，图纸为计算机出图。
6、按施工图施工没有变动的，利用施工图改绘竣工图，必须在施工图上加盖并签署竣工图章。
7、归档的声像资料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。
七、资料组卷及编码要求
档案文件组卷应遵循下述要求：
（一) 组卷方法 卷盒内同一类型连续文件的排列严格按文件的时间自然形成规律排列。卷内文件的排列原则：
①文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。
②图纸按专业排列，现状图、规划图和竣工图在前，施工设计图在后，
设计图中同专业图纸按图号顺序排列。
③既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
（二) 编制卷内文件页号应符合下列规定：
①卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”
开始。
②页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在下角。
③成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
（三) 卷内目录的编制应符合下列规定：
①卷内目录式样应写明序号、文件编号、文件题名、日期、页次。
②序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1 依次标注。
③文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。
④文件题名：填写文件标题的全称。
⑤日期：填写文件形成的日期。
⑥页次：卷内文件次序页码。
⑦卷内目录排列在卷内文件首面之前。
八、项目档案资料目录
土地开发整理项目档案资料目录
编号
档案内容
承担
单位
监管
单位
建设
单位
监理
单位
施工
单位
备注
项目立项设计阶段
1
项目呈报书
√
√
√

2
项目设计书（设计文本和预算）及电子文档
√
√
√

3
项目单体工程图及电子文档
√
√
√

4
项目规划图（比例尺1:2000-5000）；
√
√
√

5
标注项目区的土地利用总体规划图或者土地整治规划图及电子文档
√
√
√

6
勘测定界图和勘测定界技术报告及电子文档
√
√
√

7
标注项目区的标准分幅土地利用现状图及电子文档
√
√

8
有关农村集体经济组织的意见
√
√

9
省国土资源厅、省财政厅下发的建设任务和投资预算通知
√
√

10
省中心下发的项目建设任务和投资预算的函
√
√
√

项目实施阶段
一、前期准备阶段资料
1
项目实施方案
√
√
√

附审查意见
2
组织实施资料

2.1
项目实施领导机构及办事机构设立文件

√

2.2
领导机构及办事机构制度

√

2.3
领导机构及办事机构会议记录

√

2.4
实施宣传、征求意见相关资料

√

3
项目公告资料

√

二、项目招投标资料
1
招投标领导小组文件

√
√

2
招标公告
√
√
√

3
招标文件

√
√

4
中标单位投标文件

√

5
评标文件

√
√

6
中标通知书
√
√
√

7
其他

√

三、项目合同资料
1
项目测量合同
√
如由市统一签订的合同，则市中心需全部存档，否则只存施工合同和协议
√

2
项目设计合同
√
√

3
招投标代理合同
√
√

4
施工合同和协议
√
√

5
监理合同
√
√

6
工程结算审计合同
√
√

7
工程移交及管护协议
√
√

8
其它合同及协议
√
√

四、监理资料
1
监理工作总结
√
√
√
√

单独装订
2
项目工程质量评估报告
√
√
√
√

3
综合性文件
成果资料
3.1
监理工作指导文件
3.1.1
项目监理规划
√
√
√
√

3.1.2
监理实施细则
√
√
√
√

3.2
监理工作记录文件
3.2.1
第一次工地会议纪要

√
√

3.2.2
监理例会会议纪要

√
√

3.2.3
专题工地会议纪要

√
√

3.2.4
专题报告

√
√

3.2.5
监理工程师通知单及其回复单

√
√

3.2.6
监理工作联系单

√
√

3.2.7
监理月报
√

√
√

3.3
监理合同
√

√

备查资料
3.4
施工承包合同以及合同变更的补充协议文件
√

√

3.5
施工招投标文件

√

3.6
项目实施管理机构与第三方签订的材料采购、设备订货等合同

√

3.7
规划设计及其批复文件
√

√

3.8
施工设计及其说明文件（如有）

√

3.9
设计交底与图纸会审会议纪要

√

3.10
其他监理工作指令文件及来往函件

√

3.11
项目现场监理机构设置及人员配置文件

√

3.12
项目监理日志
√

√

3.13
监理人员监理日记
√

√

3.14
监理巡视记录
√

√

3.15
旁站监理记录
√

√

3.16
收发文登记

√

4
质量控制文件
成果资料
4.1
工程材料／构配件／设备报审表
√

√
√

4.2
工程施工测量、放线报验申请表
√

√
√

4.3
不合格项目通知
√

√
√

4.4
质量事故报告和处理意见
√

√
√

4.5
工程材料、构配件、设备进场报审表及附件

√

备查资料
4.6
工程施工测量、放线报审表附件

√

4.7
见证取样送检试验报审文件

√

4.8
工程项目质量验收划分报审文件

√

4.9
分项工程质量报验申请表、工程验收记录（含评定表）
√

√

4.10
分部、单位工程质量报验申请表、工程验收记录（含评定表）
√

√

4.11
合同段工程竣工报验单、合同段工程竣工验收申请报告、质量评定表、竣工验收记录、质量控制资料检查记录
√

√

4.12
隐蔽工程质量报验申请及验收记录
√

√

4.13
其他有关工程质量控制的文件

√

编号
档案内容
承担
单位
监管
单位
建设
单位
监理
单位
施工
单位
备注
5
进度控制文件
成果资料
5.1
施工组织设计（施工方案）报审表
√

√
√

5.2
施工进度计划报审表
√

√
√

5.3
工程开工/复工审批表及项目开工令
√

√
√

5.4
工程暂停令
√

√
√

5.5
工程总进度调整计划和阶段性进度计划报审文件
√

√
√

5.6
工程延期报告及审批
√

√
√

5.7
现场组织机构及主要人员报审文件

√

备查资料
5.8
施工组织设计、施工方案、施工总进度计划

√

5.9
重要、复杂的专项工程施工方案报审文件

√

5.10
其他有关工程进度控制的文件

√

6
投资控制文件

6.1
工程竣工结算审核意见书
√

√
√

成果资料
6.2
费用索赔报告及审批

√

备查资料
6.3
工程款支付申请及工程款支付证书（含工程款支付申请表附件）
√

√

6.4
工程竣工结算报批文件及附件

√

6.5
工程量申报及审批文件
√

√

6.6
工程变更文件（含工程变更申请、批复及费用报审与签认）
√

√

6.7
设计变更申请及批复
√

√

6.8
其他有关工程造价控制资料

√

五、施工资料
1
施工技术准备文件（监理签认）
成果资料
1.1
施工组织设计报审表（附施工组织设计）
√

√

√
1.2
设计交底有关记录及会议纪要
√

√

√
1.3
施工方案（措施）报审表（附施工方案）
√

√

√
1.4
合同段、单位、分部工程开工令（附合同段、单位、分部工程开工报审表）
√

√

√
1.5
施工测量、放线报审表
√

√

√
2
工程变更文件（含工程变更申请、批复及费用报审与签认）
√

√

√
3
设计变更申请及批复（含图、工程量、预算及单价分析表）
√

√
备查资料
4
施工材料质量证明文件及复试试验报告
成果资料
4.1
钢材、水泥、红砖（空心砖）、其他材料、构件出厂质量证明文件、现场见证取样送检委托单、试验报告

√

√
4.2
砂、石现场见证取样送检委托单、试验报告

√

√
4.3
砂浆实、混凝土验室配合比委托单、实验室配合比通知单

√

√
4.4
砂浆、混凝土试块强度试压试验报告

√

√
4.5
路基压实度等相关试验报告（如有）

√

√
4.6
检测单位资质证明（复印件盖章）

√

√
5
工程质量验收文件

5.1
分项工程质量报验申请表、工程验收记录（含评定表）

√

√
成果资料
5.2
分部、单位工程质量报验申请表、工程验收记录（含评定表）

√

√
5.3
合同段工程报验申请表、工程验收记录（含评定表）

√

√
5.4
质量控制资料核查记录

√

√
5.5
隐蔽工程质量报验申请及验收记录

√

√
5.6
输水工程通水试验记录、水源工程的防渗试验记录、设备安装试运行记录

√

√
编号
档案内容
承担
单位
监管
单位
建设
单位
监理
单位
施工
单位
备注
6
施工记录

6.1
质量缺陷和事故处理文件（如有）
√

√

√
成果资料
6.2
会议纪要
√

√

√
6.3
施工月报
√

√

√
6.4
施工日记
√

√

√
备查资料
7
结算资料
成果资料
7.1
工程竣工结算报批文件及附件
√

√

√
7.2
工程计量表
√

√

√
7.3
费用索赔报告及审批(如有)
√

√

√
7.4
工程款支付申请表（附已完工并验收合格的工程量汇总表）及工程款支付证书
√

√

√
7.5
工程款结算单
√

√

√
7.6
移交证书
√

√

√
7.7
质量保修书
√

√

√
7.8
标段工程竣工报告
√

√

√
7.9
施工合同及协议
√

√
备查资料
8
项目实施管理机构对施工单位的实施管理资料
√

√

√
成果资料
项目竣工阶段
1
项目初验及工程初验申请报告

√

2
工程结算审计报告
√

√

√

3
项目竣工报告及表格(部、省验收办法中附具的4张表格)
√

√

4
设计、预算变更申请及批复文件(含图册)
√

√

5
合同段工程竣工图
√

√

6
竣工实测资料
√

√

7
实测项目竣工图(注:应与设计图同一比例尺，符合制图规范)
√
√
√

8
整理前土地利用现状图(万分之一国际分幅数据库图)
√

√

县级国土资源部门出具
9
整理后土地利用现状变更图(万分之一国际分幅数据库图)
√

√

10
土地权属调整报告
√

√

11
土地权属调整后的土地权属界线认定书
√

√

12
土地变更调查记录表
√

√

13
项目投资预期效益情况报告
√

√

14
设计执行情况评价报告
√

√

15
项目财务决算报告(注:项目实施管理机构本级预算的财务决算报告)
√

√

16
影像资料及电子文档
√

√

17
工程验收申请报告
√
√
√

18
市局项目初验意见
√
√
√

19
市中心工程初验报告
√
√
√

20
整改意见及回复（如有）
√
√
√

21
项目验收申请报告
√

√

22
工程验收报告
√

√

23
资金审计报告项目财务决算报告[附件:(承担单位本级预算的财务决算报告)]
√

√

24
项目验收意见
√

√

第二部分 项目立项、实施前准备、验收档案内容和要求
一、项目立项资料审批资料
项目立项审批资料主要有：
（一）《河北省土地整治项目管理办法》第五条规定的立项报件资料、项目立项批复、预算批复资料。
《河北省土地整治项目管理办法》第五条规定的立项报件资料包括以下八条内容和要求。
1、项目呈报书；
2、项目设计书；包括项目设计文本和预算，装订一本成册。
3、项目总体设计图和单体设计图册；
项目总体设计图体现项目工程规划布局，制图符合制图规范，平原区项目根据规模大小，项目规划图比例尺范围在：1:2000-5000；丘陵区项目规划图比例尺为1：2000；单体工程制图中单项工程量要上图，单体图尺寸、制图比列要标注清楚，制图符合相关规范，签字为手签，并盖制图单位公章。
4、标注项目区的土地整治规划图；
最新的土地整治规划图，在图上标注项目范围
5、标注项目区的土地利用现状图；（第二次全国土地调查成果及其变更调查成果）
6、勘测定界图（标出现有基础设施，比例尺1:2000-5000）和勘测定界技术报告；
平原区项目根据规模大小，项目规划图比例尺范围在：1:2000-5000；丘陵区项目规划图比例尺为1：2000。
7、土地分类面积汇总表和项目坐标成果表（txt格式）。根据《关于建设用地报批材料中增加项目坐标的通知》的要求对项目坐标经行报备。
8、有关农村集体经济组织的意见。意见中应指出项目区涉及的各村对项目设计的具体意见和建议。
总量平衡项目还应当提交县级政府申请文件和乡（镇）政府支持项目建设承诺书。
（二）项目立项批复、预算批复和拨付文件资料
项目立项批复文件、专家评审意见（附专家名单）、预算批复、拨付文件。文件为指示文件。
二、项目实施前准备资料
（一）组织管理资料
组织管理资料主要包括：项目承担单位编制的项目实施方案、项目领导、组织机构成立文件、各项规章制度文件、有关重大决策的会议纪要、会议记录文件、有关项目检查资料。
项目实施方案包括的内容：
1、建设任务目标：项目范围、项目建设规模、投资规模、新增耕地面积、建设工期、建设任务目标等；
2、组织机构设置方案：领导机构、项目管理机构、技术指导机构；
3、管理制度实施方案：“七项”制度、现场管理制度实施方案等；
4、工程管理方案：工程数量、质量标准、质量监督控制方案；
5、进度管理方案：工程进度计划、资金使用计划等；
6、资金管理方案：资金风险防范方案、资金管理机构建设方案、资金管理方式；
7、权属管理方案：权属调整工作方案、权属调整协议等；
8、文件资料管理方案：建立专管制度，落实专管人员；
9、工程后期管护方案：确定管护主体、管护资金来源；
10、项目验收方案：确定中间验收、初步验收、竣工验收、财务决算、竣工审计方案等。
项目领导、组织机构成立文件：包括项目领导小组成立文件、项目具体指挥领导小组成立文件，应明确领导小组的职责和分工。
各项规章制度文件：
1、基础管理制度 包括岗位职责、报告报表制度、会议制度、考勤制度、财务管理规定、固定资产管理制度等
2、七项制度 包括法人制、合同制、招投标制、监理制、公告制、村民监督制和审计制的执行的详细制度规定。
3、监督保障制度 项目实施动态信息上报制度、招标监督制度、跟踪审计制度、廉政工作责任制、廉政建设规定等
有关重大决策的会议纪要、会议记录文件 主要是项目领导小组、项目法人在遇到重大需要商量决策时的会议记录。
有关项目检查资料 主要是指国土部门、或者相关部门在项目实施期间进行了例行检查形成的资料。
（二）合同协议资料
涉及项目勘测、设计、招标代理、施工、监理、供货、工程变更补充协议、设计、权属调整、管护移交、补偿等合同协议。
根据以往验收、检查查看资料存在的问题，强调一下几点：
1、合同类型不全 如缺少审计合同 工程变更补充协议，凡是项目承担单位委托其他单位做的事情，都应有合同或协议。
2、合同双方签约代表的不具备资格
合同是具有法律效力的法律文件，因此，要求签订合同的双方都必须具有签约资格。在检查中发现很多项目在合同上签字的人不具备签约资格，这样的项目即使签订合同，也是无效的合同。对国土资源部门而言，在河北省土地开发整理项目现在的承担单位是土地整理中心，实行法人制后，项目法人应为土地整理中心主任，应具有事业单位法人资格证书或由国土局出具文件委托其为项目法人。在签约时，要调查对方的信资情况，应该要求当事人相互提供有关法律文件，证明其合法资格。
3、合同内容的规范性 根据中华人民共和国合同法规定，合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。只有以上内容齐全才能算得上是一份规范的合同。
4、合同内容的齐全性 如施工、监理合同中施工、监理内容比较笼统，施工时间、监理时间模糊、违约裁定不明、无合同签订日期、签字等
（三）项目公告资料
包括：项目招投标公告资料、项目基本情况公告资料、土地权属调整公告资料、拆迁补偿公告资料等。
1、项目招标公告 包括招标人的名称和地址、招标项目的名称、内容、规模、资金来源、招标项目的实施地点和工期、获取招标文件或者资格预审文件的地点和时间、对招标文件或者资格预审文件收取的费用、对投标人的资质或专业技术方面的要求。
2、项目基本情况公告 包括项目名称、建设位置、建设规模、新增耕地面积、项目总投资、建设工期、土地权属现状、主要工程内容、项目承担单位、项目管理单位、项目施工单位、项目组织单位、项目工程监理单位、项目设计单位等。
3、土地权属调整公告 包括土地权属现状、土地权属调整原则、权属调整总体思路、权属调整步骤、权属调整具体要求、土地权属确认和土地权益分配等内容。
4、拆迁补偿公告 包括项目名称、建设位置、建设规模、新增耕地面积、项目总投资、建设工期、土地权属现状、补偿主要内容、项目承担单位、项目管理单位、项目施工单位、项目组织单位、项目工程监理单位、项目设计单位。
项目标志牌的设定 项目竣工后在项目区设立的标志牌制作一是要符合标志牌管理办法；二是标示内容中项目区工程布局图应为竣工图，工程量应为竣工工程量。
（四）招投标资料
主要包括：委托招标代理协议、代理单位资质证书、营业执照、项目批复文件、招标公告、招标文件、招标报名表、投标文件；开标、评标、定标资料、评标报告、中标公告、中标通知书等
1、土地整理招标代理核备资料 招标代理机构填写招标代理机构审核备案表，提供工程招标代理机构的资格证书、 企业法人营业执照（初始登记时提供）；加盖招标代理机构单位公章的拟派本招标代理项目的招标代理经办人员组成名单及有关资格证书原件及复印件 （每个代理项目都必须提供）。
2、招标公告 主要包括招标人的名称和地址；招标项目的名称、内容、规模、资金来源；招标项目的实施地点和工期；获取招标文件或者资格预审文件的地点和时间；对招标文件或者资格预审文件收取的费用；对投标人的资质或专业技术方面的要求。
3、招标文件 主要包括招标通告或投标邀请书；投标人须知；合同主要条款；投标文件格式；采用工程量清单招标的应当提供工程量清单；技术条款；设计图纸；评标标准和方法；投标辅助材料及其他。
4、投标文件 主要包括投标函； 投标人概况；施工组织设计； 投标报价、报价细目及与报价有关的技术文件；招标文件中要求的其他内容。
关键要件包括：（1）投标报价书（2）投标保证金（3）投标委托书（4）已标价的工程量清单（5）投标辅助资料（6）资格审查资料（7）投标人按投标须知要求提交的其它材料（包括工程建设的建议、创建文明工地的措施等）
5、开标、评标、定标资料 主要包括投标文件送达及开标签到记录、监督人员签到表、开标会议议程、会议纪律、投标文件密封确认表、评委抽取资料、评委签到表、评委打分表、评标报告。
评标报告 评标报告是定标的重要依据，包括以下主要内容：
（1）开标记录表，主要包括开标的时间和地点，开标会议召开情况等；
（2）对投标人承担能力与工作基础评价；
（3）投标人投标价格情况，以及修正后按投标价格的排序；
（4）评标的标准和方法，以及投标条件的具体规定；
（5）评标委员会的组建情况；
（6）具体评标过程和情况总结；
（7）经评审的投标价格的计算结果；
（8）对满足评标标准的投标人按照得分进行排序；
（9）推荐中标候选人及选定的原因；
（10）在合同签订前需解决和澄清的问题。
6、中标公告、中标通知书
注：根据《河北省国有投资工程建设项目招标代理机构比选指导意见》第三条规定，由发展改革部门核准实行委托招标组织形式的总投资五千万元以上的国有投资(全部或部分使用国有资金)工程建设项目招标代理机构的选择，应当采用比选方式。招标代理机构比选档案资料，按河北省国有投资工程建设项目比选文件示范文本（2011年版）要求，组卷归档。包括招标代理机构比选公告、委托招标代理项目概况、申请人须知、评比标准和方法、招标搭理合同、代理申请书等。

三、项目报验资料
根据河北省土地整治管理办法第20条，主要包括以下资料。
（一）项目验收申请书
主简要概述项目基本情况、制度执行情况、工程完成数量、质量情况、权属调整和自验等有关情况。
（二）县级初验报告
报告内容应明确一下几点：项目基本情况、项目工程完成情况和工程质量情况、项目资金管理使用情况、项目资料管理情况、项目工程管护情况和初验结论，并附验收组名单。
（三）项目竣工报告
主要包括项目基本情况、制度执行情况、工程设计、变更和完成情况，工程质量情况、预算批复情况、执行情况、权属调整情况、效益情况和存在的问题。
（四）项目建设情况表
座落

土地编号

地籍图号

比例尺

项目承担单位

项目实施起止时间

完成整治总面积(公顷)：
新增耕地面积：
工程设计
计量
验收数量
工程量(立方米)
备 注
单位
计划数
变更数
完成数
土方
石方
砼方
土
地
平
整

开发
公顷

整理
公顷

复垦
公顷

其他
公顷

合计
公顷

农
田
水
利　

输排水工程
新挖沟渠
公里

埋设管道
公里

…
…

水源工程
井
眼

…
…

建
构
筑
物　
桥
座

涵
座

闸
座

蓄水池
个

泵站
座

机井房
座

…
…

电
力
工
程
高压线
公里

低压线
公里

电线(缆)
公里

变压器
台

田间
道路
田间道
公里

生产道
公里

其他工程
农田防护林
棵

水土保持林
棵

…
…

（五）项目竣工图；
竣工图工程内容应与实地、实际完成工程量位置和数量一致，制图符合相应制图规范。
（六）项目决算报告；
报告内容主要包括项目概况、竣工财务决算编制依据、项目预算情况、资金使用管理及投资完成情况（资金管理机构、项目资金预算计划和安全风险防范方案、资金管理方式、资金使用管理、主要合同、资金使用情况）、资产移交及债权、债务、其它需要说明的事项和项目财务决算表。
注意事项：对不可预见费的使用，一定要说明出处，备查资料中应有相处手续